Resumo Executivo

Rafael Machado Bonvino; Everton Dias De Oliveira

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

A gestão de projetos consolidou-se como uma disciplina fundamental no ambiente corporativo contemporâneo, sendo definida como a aplicação sistemática de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades de um projeto para atender aos requisitos e objetivos finais estabelecidos (PMI, 2000). No cenário atual, marcado pela rápida transformação digital, a eficiência operacional depende da capacidade das organizações em adaptar seus processos comerciais a soluções tecnológicas que otimizem a integração entre sistemas e a experiência dos usuários. A evolução da internet revolucionou os processos de envio, consumo e recepção de informações, tornando a gestão eletrônica de documentos e pedidos de compra elementos essenciais para o êxito das transações entre empresas, conhecidas como Business to Business (Evans; Wurster, 1997). Esse contexto de influência comercial digital, caracterizado pela agilidade, é observado com intensidade na indústria do varejo, onde as compras online deixaram de ser uma atividade minoritária para se tornarem predominantes em menos de duas décadas (Experian, 2012).

Dentro da gestão de projetos, o planejamento constitui uma das áreas mais críticas, abrangendo estimativas precisas de tempo, trabalho, recursos e, primordialmente, o escopo. A estimativa representa uma etapa fundamental que serve de base para um planejamento conciso e completo, permitindo a identificação de gargalos e a adoção de ações corretivas antes da ocorrência de problemas críticos (Heerkens, 2007). A especialização na gestão de cronogramas contribui diretamente para a eficácia organizacional, assegurando que as entregas ocorram conforme o planejado e atendam às expectativas das partes interessadas. A implementação de novas ferramentas de vendas B2B configura-se como um tema de elevada relevância, especialmente em organizações com longa trajetória de atuação e presença global, que enfrentam o desafio de modernizar sistemas legados para manter a competitividade no mercado da América Latina, onde o comércio eletrônico representa uma parcela significativa do volume total de transações.

A estruturação de um projeto de substituição tecnológica exige o uso de ferramentas robustas para a definição de prioridades e responsabilidades. A Estrutura Analítica do Projeto constitui um dos conceitos mais relevantes para a organização inicial, estando diretamente relacionada ao controle de todas as atividades e recursos necessários (Kenley; Harfield, 2014). A importância atribuída às tarefas e entregas torna essa ferramenta imprescindível para o planejamento e controle dos ciclos de execução (Kolltveit; Karlsen; Gronhaug, 2007). Complementarmente, a Matriz de Responsabilidade é utilizada para a identificação clara de papéis, evitando ambiguidades durante a execução (Elisabete, 2013). De acordo com as diretrizes do guia de conhecimento em gerenciamento de projetos, essa matriz especifica quem executa, aprova, auxilia, orienta e recebe informações em cada processo (PMBOK, 2021). Para a gestão de problemas e priorização de decisões estratégicas, a Matriz de Gravidade, Urgência e Tendência permite avaliar a importância do problema, a rapidez necessária para sua resolução e a probabilidade de agravamento (Jaime; Blumenschein, 2023).

A pesquisa foi caracterizada como um estudo de caso descritivo, com foco na implementação da ferramenta SINB2B em uma empresa pioneira no varejo tradicional de jeans, que possui 172 anos de atuação e presença global, incluindo escritórios em São Paulo, San Francisco e Bruxelas. O escritório brasileiro, localizado na região da Berrini, conta com aproximadamente 300 colaboradores. O objeto de estudo foi a substituição da plataforma Wise pela SINB2B, motivada pelas limitações da ferramenta anterior que impactavam a eficiência e a experiência do usuário. A nova solução oferece uma integração mais robusta com sistemas de planejamento de recursos empresariais, como o Linx, permitindo a sincronização de dados de clientes, pedidos e inventário, além de funcionalidades para importação de pedidos em massa. A escolha entre abordagens qualitativas ou quantitativas em um estudo de caso está intrinsecamente relacionada à complexidade e à natureza do objeto de estudo (Bluhm, 2011).

O processo operacional de coleta de dados qualitativos ocorreu durante a fase de implementação, utilizando um questionário estruturado na plataforma Microsoft Forms. O instrumento foi aplicado a sete participantes estratégicos das áreas de Tecnologia da Informação, Atendimento ao Cliente, Atacado e Franqueados. O objetivo consistiu em coletar percepções sobre a ferramenta vigente, o desenvolvimento do projeto de implementação e a transparência das responsabilidades. O questionário incluiu nove perguntas, sendo oito obrigatórias com escalas de classificação de um a cinco ou opções de múltipla escolha, e uma pergunta opcional de texto livre para sugestões de melhoria. Paralelamente, foram validadas informações quantitativas sobre a execução das tarefas em relação ao planejado, o tempo de execução e o status das atividades, classificadas como atrasado, no prazo ou adiantado, permitindo mensurar a eficiência do cronograma.

A metodologia adotada foi híbrida, combinando elementos da abordagem tradicional e do Scrum. Essa escolha justificou-se pela variação no nível de precisão sobre o tempo necessário para a execução das diferentes tarefas. Para as atividades previamente identificadas e com menor incerteza, aplicou-se a metodologia tradicional; para as fases que apresentaram maior grau de imprevisibilidade, como a fase de testes, empregou-se o Scrum para minimizar perdas de tempo e garantir entregas assertivas. A utilização de uma abordagem híbrida permite a integração dos pontos fortes de cada metodologia, mitigando limitações e maximizando a eficiência (Hayata, 2011). O ciclo de vida do projeto foi estruturado em cinco fases principais: iniciar, planejar, construir, testar e implantar.

O detalhamento da fase de iniciação envolveu a elaboração do Termo de Abertura do Projeto, documento que oficializa o início dos trabalhos e comunica sua existência às demais áreas da organização (Terribli, 2000). O documento autoriza formalmente o projeto, documentando necessidades, metas, entregáveis e recursos, além de identificar padrões aplicáveis e restrições (ISO 21500, 2021). No caso estudado, o termo esclareceu o escopo, incluindo requisitos técnicos e de qualidade, definindo a missão do projeto e as responsabilidades do gerente e dos participantes (Rocha et al., 2025). A equipe principal foi composta por posições como Patrocinador do Projeto, Proprietário de Tecnologia, Líder de Negócio e Líder de Entrega.

Na fase de planejamento, a Estrutura Analítica do Projeto foi construída de forma colaborativa em junho de 2024, envolvendo todas as áreas impactadas. O objetivo principal foi a implementação da nova ferramenta de B2B, desdobrada em frentes como Contrato, Infraestrutura, Integração, Cibersegurança, Configuração, Testes e Encerramento. A decomposição hierárquica do trabalho permitiu tornar o projeto quantificável em termos de tempo e recursos, viabilizando o controle rigoroso da execução (Heldman, 2018). Cada pacote de trabalho foi associado a uma área responsável, utilizando uma codificação visual por cores para evitar ruídos de comunicação. A área de Tecnologia da Informação foi a primeira impactada pela nova arquitetura, enquanto as áreas de Atacado e Franquias atuaram como aprovadoras finais e responsáveis pelo suporte aos clientes.

Para a definição das responsabilidades, a Matriz RACI foi alinhada às tarefas da Estrutura Analítica do Projeto. Em uma reunião colaborativa, foram atribuídas as funções de responsável, aprovador, consultado e informado para cada atividade, visando eliminar gargalos operacionais. A adoção de métodos adaptáveis de gestão de recursos, como essa matriz, mostra-se eficaz para a distribuição eficiente entre projetos distintos (Brahmandam, 2024). O uso da ferramenta permitiu estabelecer a hierarquia de aprovações e os responsáveis pela consulta de informações, aumentando a colaboração entre os departamentos (Putri, 2022). Um exemplo prático ocorreu na tarefa de criação do ambiente B2B, onde inicialmente a responsabilidade foi atribuída à Tecnologia da Informação, mas, após análise, definiu-se que a execução caberia ao fornecedor externo, permanecendo a equipe interna como aprovadora.

A priorização das ações foi realizada por meio da Matriz de Gravidade, Urgência e Tendência em junho de 2024. Cada tarefa recebeu coeficientes de um a cinco para as três dimensões, cujo produto resultou em uma pontuação de prioridade. Essa técnica orienta decisões complexas e define prioridades entre diversas alternativas de ação (Bastos, 2014). A matriz é amplamente utilizada para priorizar problemas que devem ser enfrentados pela gestão e analisar a rapidez necessária para a execução das atividades (Periard, 2011). Tarefas como a validação do processo de integração e o preenchimento de parâmetros receberam pontuações elevadas, como 75 e 125, indicando a necessidade de atenção imediata para evitar o agravamento do cronograma.

O cronograma inicial foi estruturado no software Microsoft Project, seguindo o modelo tradicional para as fases de início, planejamento e execução. No entanto, ao atingir a fase de testes, a imprevisibilidade dos eventos levou à adoção de sprints do Scrum. A divisão em sprints permitiu a definição de objetivos de curto prazo e a identificação ágil de desafios que emergiram durante o desenvolvimento. Considerando que tanto a abordagem tradicional quanto a ágil apresentam vantagens e desvantagens, a combinação híbrida revelou-se a solução mais adequada para o contexto (Špundak, 2014). A eficiência do cronograma foi mensurada pela razão entre as tarefas concluídas no prazo ou antecipadamente e o total de tarefas, resultando em um índice de 93,3%. Esse valor indica um cronograma altamente eficiente, uma vez que resultados superiores a 80% demonstram forte aderência ao planejamento.

Os resultados da pesquisa qualitativa revelaram que a ferramenta anterior, Wise, possuía uma média de satisfação de 3,71. Embora funcional, o sistema apresentava falhas na implementação por ausência de mapeamento e adaptação aos processos internos. Em contraste, a nova ferramenta SINB2B obteve aceitação amplamente positiva: 86% dos usuários afirmaram que a solução atendeu às expectativas e 14% relataram que ela superou o esperado. A gestão do projeto foi avaliada com média de 3,86, indicando uma condução adequada. A confiança dos usuários na nova plataforma atingiu a média de 3,86, embora alguns participantes tenham manifestado insegurança inicial por falta de familiaridade, reforçando a necessidade de capacitação pós-implementação.

A transparência na comunicação foi percebida positivamente pela maioria, embora 29% tenham apontado a existência de ruídos pontuais. No entanto, o entendimento das responsabilidades foi total, com 100% dos participantes declarando plena ciência de suas atribuições, o que evidencia o sucesso da aplicação da Matriz RACI e da Matriz de Gravidade, Urgência e Tendência. A qualidade da implementação foi avaliada em 4,14, refletindo uma percepção acima da média. As discussões indicaram que o projeto foi conduzido com organização e clareza, especialmente na mediação entre as áreas. Oportunidades de melhoria foram identificadas na agilidade das etapas iniciais e na redução da dependência de decisões diretivas centralizadas.

A análise dos dados quantitativos reforçou a eficácia do planejamento híbrido. Das 15 tarefas validadas, a maioria foi concluída no prazo ou de forma adiantada. Atividades como o preenchimento de parâmetros e a criação do ambiente B2B foram antecipadas em relação ao fim planejado. Apenas a tarefa de criação e validação do processo de devolução apresentou atraso, sendo reprogramada de fevereiro para outubro de 2025. A interpretação da métrica de eficiência de 93,3% confirma que o ambiente passou a ser controlado e colaborativo, com um fluxo de informações mais seguro desde a fase inicial. O uso de ferramentas visuais e reuniões de consenso permitiu identificar dependências que, em um cenário sem formalização, poderiam gerar retrabalho e entregas desalinhadas.

A integração da ferramenta SINB2B ao ecossistema da empresa, conectando-se ao sistema de gerenciamento de armazéns e culminando na emissão de notas fiscais, representa um avanço na maturidade organizacional. A abordagem híbrida permitiu adaptar o planejamento às incertezas inerentes a projetos de tecnologia, garantindo que as fases críticas fossem documentadas conforme os padrões tradicionais, enquanto a execução dos testes ganhava a flexibilidade do modelo ágil. Os resultados obtidos confirmam que a execução e a comunicação do cronograma ocorreram de forma eficaz, servindo como modelo para futuros projetos de transformação digital na organização.

Conclui-se que o objetivo foi atingido por meio da estruturação rigorosa das ferramentas de gestão e da adoção de uma metodologia híbrida, que resultaram em um índice de eficiência de cronograma de 93,3% e alta satisfação dos usuários. A aplicação da Estrutura Analítica do Projeto, da Matriz RACI e da Matriz de Gravidade, Urgência e Tendência proporcionou clareza nas responsabilidades e priorização assertiva das tarefas, eliminando ambiguidades e promovendo um ambiente colaborativo. A substituição tecnológica demonstrou ser eficaz para aprimorar a integração de sistemas e a experiência operacional, preparando a empresa para os desafios do mercado global de varejo e consolidando a importância do planejamento detalhado no sucesso de projetos complexos de implementação de ferramentas B2B.

Referências Bibliográficas:

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Terribli, A. F, (2000). Gerenciamento de projetos em 7 passos: uma abordagem prática. 1ª ed. M.Books.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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