24 de julho de 2026
Sistema de Gestão de Escalas para Instituições de Apoio Social: Aplicação na APAE
Daiana Oliveira Bellatto; Ana Beatriz Lopes Françoso
DOI: 10.22167/2675-6528-202600686
Artigo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.
Resumo
Uma pesquisa aplicada, de caráter qualitativo e exploratório, abordou a redução do tempo operacional e a minimização de erros em processos manuais de gestão de escalas em instituições de apoio social. O estudo objetivou desenvolver e validar uma solução computacional acessível para o gerenciamento de equipes, focando na diminuição do tempo operacional, minimização de erros e melhoria da experiência do usuário, com base nos princípios do Design Centrado no Usuário. A metodologia consistiu em um estudo de caso, onde a solução foi desenvolvida utilizando conceitos de arquitetura da informação e Arquitetura Limpa, considerando as limitações de letramento digital dos profissionais. A validação foi realizada por meio de testes de usabilidade com diferentes perfis de usuários. Os resultados demonstraram uma redução drástica do tempo de gestão de escalas, que passou de 336 horas mensais para 30 minutos, representando um ganho operacional estimado em 99% e uma economia anual de 4.026 horas. Os testes de usabilidade finais alcançaram 100% de sucesso na execução das tarefas críticas, confirmando a adequação da ferramenta. Concluiu-se que a solução desenvolvida é eficaz na automatização de processos, promovendo significativa redução do tempo operacional, eliminando conflitos de agenda e melhorando a experiência do usuário, com potencial de escalabilidade para outras instituições do terceiro setor.
Palavras-chave: Automação; Engenharia de software; Terceiro setor; Usabilidade.
1. Introdução
A Quarta Revolução Industrial, conforme descrito por Schwab (2016), caracteriza-se por uma integração cada vez mais intensa entre sistemas digitais, físicos e biológicos. Esse cenário tem redefinido o ambiente profissional em uma velocidade sem precedentes, exigindo uma adaptação contínua das organizações e dos indivíduos. Nesse contexto de rápida transformação tecnológica, a ausência de letramento digital entre profissionais representa uma lacuna significativa, dificultando a adaptação às novas exigências do mercado, que é impulsionado pela inteligência artificial e pela automação.
A falta de conhecimento em tecnologia, como apontado por Schwab (2016), tende a gerar atividades de trabalho menos eficientes e mais onerosas. Isso mantém a dependência de rotinas manuais, como o uso de listas e planilhas, em tarefas que poderiam ser automatizadas. Tal dependência não apenas consome tempo valioso, mas também aumenta a probabilidade de erros e retrabalho, impactando negativamente a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.
Essa problemática é particularmente evidente em instituições de apoio social, como a APAE, onde a gestão de escalas de colaboradores, especialistas e pacientes é frequentemente realizada de forma manual. Apesar de muitos funcionários possuírem formação superior, a ausência de especialização na área de tecnologia os leva a processos morosos e suscetíveis a falhas. A ferramenta atualmente utilizada por essas instituições, baseada em planilhas eletrônicas, não contempla as demandas de automação e integração necessárias para um gerenciamento eficaz do controle de profissionais e dos atendimentos, o que impacta diretamente a precisão das informações e a eficiência operacional.
A necessidade de solucionar essa dificuldade está intrinsecamente ligada ao ganho de eficiência e qualidade no ambiente de trabalho. A automação de processos, como a gestão de escalas, permite que os profissionais concentrem seus esforços em ocupações de maior valor agregado, como o atendimento direto aos pacientes. Isso não só amplia a produtividade individual, mas também fortalece o impacto positivo da instituição como um todo, transformando fluxos de trabalho lentos e propensos a falhas em processos mais ágeis, eficazes e precisos, conforme argumentado por Schwab (2016).
Estudos anteriores corroboram a importância da tecnologia nesse contexto. Proença et al. (2019) indicam que o uso de tecnologia assistiva pode melhorar significativamente a qualidade de vida e a eficiência operacional em instituições que atendem pessoas com deficiência. De maneira similar, Franco e Souza (2017) destacam o papel essencial da inclusão digital na promoção da autonomia e integração social, especialmente para públicos que enfrentam barreiras de acesso. Contudo, apesar do avanço das tecnologias de automação e dos sistemas de informação, persiste uma lacuna em soluções acessíveis para instituições do terceiro setor que operam com processos manuais e possuem baixo letramento digital entre seus profissionais.
Para preencher essa lacuna, o desenvolvimento de sistemas deve ser fundamentado em princípios que garantam não apenas a funcionalidade, mas também a usabilidade e a adaptabilidade ao contexto do usuário. O Design Centrado no Usuário (DCU) e a Arquitetura da Informação emergem como pilares essenciais para criar interfaces intuitivas e acessíveis, minimizando as barreiras relacionadas ao letramento digital (Interaction Design Foundation, 2021). Estruturalmente, a adoção de princípios como a Arquitetura Limpa (Martin, 2009) permite isolar as regras de negócio das complexidades de interface e banco de dados, garantindo uma base sólida para manutenção e escalabilidade futura do sistema.
Diante do exposto, a presente pesquisa justifica-se pela urgência em otimizar processos operacionais, reduzir erros e melhorar a experiência dos usuários em instituições de apoio social. O objetivo deste trabalho é desenvolver e validar uma alternativa computacional acessível para o gerenciamento de equipes, em uma instituição de apoio social, fundamentado nos princípios do Design Centrado no Usuário, visando à diminuição do tempo operacional, à minimização de erros e à melhoria da experiência do usuário.
2. Material e Métodos
A presente pesquisa caracterizou-se como aplicada, com abordagem qualitativa e de natureza exploratória. O estudo foi desenvolvido por meio de um estudo de caso, que teve como unidade de análise uma instituição de apoio social. O foco metodológico consistiu na proposição de uma solução computacional para o gerenciamento de equipes, visando otimizar processos operacionais e aprimorar a experiência do usuário.
O levantamento de requisitos foi conduzido por meio de reuniões com os stakeholders da instituição, buscando compreender as regras de negócio para a criação de plantões e a vinculação de profissionais da saúde e educação aos pacientes. Identificaram-se necessidades operacionais e requisitos funcionais, como a organização de escalas em dois turnos (manhã: 08h00-12h00; tarde: 13h00-17h00), com intervalos de 30 minutos entre atendimentos.
Definiu-se que os atendimentos deveriam ocorrer de forma sequencial, com diferentes profissionais em horários consecutivos, e que o sistema bloquearia automaticamente a agenda dos profissionais em atendimento para evitar conflitos. A inserção de dados foi planejada via formulários ou importação de arquivos CSV. Estabeleceram-se dois perfis de acesso: administrador e usuário, com a manutenção de dados para usuários existentes e automatização de vínculos para novos.
A arquitetura da solução adotou o modelo Cliente-Servidor em Camadas, separando Frontend e Backend, o que facilitou a manutenção e adequação ao ambiente local. O desenvolvimento foi guiado pelos princípios da Arquitetura Limpa (Martin, 2009). Iniciou-se com a definição das telas essenciais (login, cadastro, agenda, cronograma, funcionários, pacientes e configurações), priorizando módulos de interface mais simples para verificação do esqueleto do software.
A estratégia de componentização em JavaScript foi empregada para padronização visual e estrutural. A ênfase do desenvolvimento concentrou-se no Frontend, com a aplicação estruturada em camadas para otimizar organização e manutenção. A primeira funcionalidade implementada foi a criação das telas para importação de dados via arquivos CSV, seguida pela funcionalidade de agenda dos profissionais, vínculos e configurações. Os dados foram armazenados em um servidor local, e a lógica de integração foi desenvolvida.
O controle do processo de desenvolvimento foi realizado pela separação das atribuições por telas e acompanhamento da progressão das operações. Após a conclusão de cada funcionalidade, realizaram-se testes e o sistema foi disponibilizado no repositório GitHub. Para o Frontend, utilizaram-se JavaScript, HTML e CSS. O Backend foi desenvolvido em Python, com o framework Flask, e o banco de dados relacional PostgreSQL. O controle de versões foi feito com Git e GitHub, e a codificação no Visual Studio Code (VS Code).
A validação da solução foi conduzida com base nos princípios do Design Centrado no Usuário (DCU) e da Arquitetura da Informação (Interaction Design Foundation, 2021), visando reduzir barreiras de letramento digital. Realizou-se um Teste de Usabilidade durante o desenvolvimento, com a participação de quatro pessoas de perfis distintos: um desenvolvedor backend, um consultor de negócios, um engenheiro de produção e uma profissional autônoma sem formação acadêmica.
O teste foi estruturado em etapas. Na primeira, apresentou-se o sistema e identificaram-se ajustes de usabilidade. Na segunda, reavaliaram-se as telas após os ajustes, focando na lógica de vínculo. Na terceira etapa, analisaram-se os dados por observação direta, avaliando tarefas como acesso à agenda, inserção de profissional e conclusão de vínculo. A importação de dados via CSV e inserção manual também foram testadas. Todas as atividades propostas foram concluídas com êxito, e a ferramenta foi considerada apta para uso.
3. Resultados e Discussão
A implementação inicial da solução computacional desenvolvida revelou impactos substanciais na eficiência operacional e na experiência do usuário dentro da instituição de apoio social estudada. A pesquisa demonstrou que todas as funcionalidades essenciais, previamente identificadas na fase de levantamento de requisitos, foram efetivamente incorporadas ao sistema. Isso incluiu a capacidade de organizar atendimentos em turnos específicos, o bloqueio automático de horários para evitar sobreposições e a importação de dados via arquivos CSV, garantindo uma aderência completa às necessidades operacionais. A interface principal do sistema foi concebida para centralizar as operações, proporcionando uma visão organizada dos módulos e facilitando o gerenciamento.
Um dos achados mais notáveis foi a drástica redução no tempo dedicado à elaboração das escalas. Anteriormente, o processo manual consumia aproximadamente 336 horas mensais de trabalho. Com a adoção da solução computacional desenvolvida, esse tempo foi significativamente diminuído para cerca de 30 minutos mensais. Essa transformação representa um ganho operacional estimado em 99%, liberando recursos humanos valiosos que antes eram empregados em tarefas repetitivas e propensas a erros. A automação, neste contexto, alinha-se às premissas de Schwab (2016) sobre a otimização de processos na Quarta Revolução Industrial.
A economia de tempo gerada pela automatização da gestão de escalas não se limita ao âmbito mensal, estendendo-se a um impacto anual considerável. A redução de 336 horas para 0,5 hora por mês traduz-se em uma economia anual de aproximadamente 4.026 horas de trabalho. Esse resultado não apenas sublinha a eficácia da solução proposta, mas também destaca seu potencial de escalabilidade. Em um cenário de expansão da instituição, com o aumento do número de profissionais e atendimentos, o método manual resultaria em um crescimento proporcional do tempo de gestão, enquanto o sistema automatizado manteria a demanda de tempo estável e reduzida.
A funcionalidade de bloqueio automático de horários, um requisito crucial, demonstrou ser eficaz na prevenção de sobreposição de atendimentos, garantindo maior consistência na alocação de profissionais e pacientes. Essa característica é fundamental para eliminar conflitos de agenda e otimizar a utilização dos recursos da instituição. A inserção de dados, tanto por meio de formulários na interface quanto pela importação de arquivos CSV, foi executada com sucesso durante os testes, reforçando a confiabilidade do sistema na manipulação de diferentes formatos de entrada de dados e na manutenção da integridade das informações.
No que tange à usabilidade, os resultados revelaram uma evolução progressiva na interação dos usuários com o sistema ao longo do desenvolvimento. Na versão inicial, a taxa de sucesso na execução das tarefas foi estimada em aproximadamente 60%. Essa fase evidenciou desafios relacionados à interface e à compreensão dos fluxos de navegação, indicando a necessidade de ajustes. Foram identificados pontos de melhoria como a formatação das telas, a escolha de cores mais suaves, o posicionamento estratégico de botões e a inclusão de exemplos para preenchimento de informações, conforme levantado pela equipe de qualidade.
Após a implementação dos ajustes identificados na primeira etapa, os participantes realizaram novos testes. Nesta fase intermediária, observou-se que não houve necessidade de auxílio para a execução das tarefas, indicando uma melhoria na intuitividade do sistema. Contudo, foram identificados ajustes adicionais, especificamente relacionados à lógica de vínculo entre profissional e paciente. Devido à complexidade dessas correções, a taxa de sucesso foi considerada em torno de 70%, demonstrando um avanço significativo, mas ainda com margem para otimização na experiência do usuário.
Na terceira e última etapa dos testes de usabilidade, os dados foram analisados por meio de observação direta e identificação de padrões de uso, envolvendo o grupo completo de participantes. As tarefas críticas avaliadas, que incluíam acessar a agenda, inserir um profissional e concluir o vínculo entre profissional e paciente, foram todas executadas com sucesso. Este resultado culminou em uma taxa de sucesso de 100%, confirmando a adequação da ferramenta para uso. A capacidade de importar dados de pacientes e profissionais, tanto via CSV quanto manualmente, também foi concluída com êxito, reforçando a robustez do sistema.
A análise desses dados permite estabelecer uma relação direta entre a melhoria da interface e o aumento da eficiência operacional. À medida que o sistema se tornou mais intuitivo e alinhado às necessidades dos usuários, especialmente considerando o baixo letramento digital dos profissionais, observou-se uma diminuição no número de erros, menor necessidade de suporte e maior autonomia na execução das atividades. Essa evolução da usabilidade não apenas impactou positivamente a experiência do usuário, mas também contribuiu indiretamente para a otimização dos processos internos, conforme preconizado pela Interaction Design Foundation (2021).
O desenvolvimento da solução foi guiado pelos princípios do Design Centrado no Usuário e pela Arquitetura da Informação, visando a redução de barreiras relacionadas ao letramento digital. Estruturalmente, a aplicação adotou uma arquitetura Cliente-Servidor em Camadas, separando o Frontend (interface do usuário) do Backend (processamento e dados). Essa abordagem, em consonância com os princípios da Arquitetura Limpa (Martin, 2009), permitiu isolar as regras de negócio das complexidades de interface e banco de dados, garantindo uma base sólida para manutenção e escalabilidade futura do sistema.
O processo de vínculo entre pacientes e profissionais foi automatizado para otimizar a alocação de horários. O sistema permite a identificação das especialidades disponíveis para cada paciente, facilitando a criação de vínculos. A validação ocorre com base nas sugestões do sistema, que considera a disponibilidade dos profissionais e as necessidades dos pacientes. Ao final, o vínculo é consolidado na agenda, demonstrando a efetividade da automação na organização das escalas e na prevenção de conflitos, o que contribui para uma experiência mais humanizada, especialmente em casos de atendimentos sequenciais com múltiplos especialistas.
Esses achados corroboram as reflexões de Klaus Schwab (2016), que enfatiza o papel das tecnologias digitais na transformação de processos organizacionais, tornando-os mais ágeis e eficientes. No contexto analisado, a automação da gestão de escalas não apenas otimiza o tempo, mas também contribui para a reconfiguração das atividades dos profissionais, permitindo maior foco em tarefas estratégicas de maior valor agregado, como o atendimento direto aos pacientes. Em um cenário hipotético de continuidade do processo manual, a instituição permaneceria suscetível a falhas humanas, retrabalho e inconsistências nos dados, impactando diretamente a qualidade do serviço prestado.
A redução do tempo operacional, a melhoria da usabilidade e a confiabilidade do sistema não se manifestam de forma isolada, mas sim de maneira interdependente. A interface aprimorada reduz erros, contribuindo para a eficiência, enquanto a automação diminui a carga operacional, facilitando a adoção do sistema pelos usuários. Essa integração de fatores fortalece o impacto geral da solução. Os resultados indicam que a ferramenta não apenas atende aos requisitos funcionais estabelecidos, mas também promove melhorias estruturais nos processos organizacionais, com potencial de aplicação em outras instituições do terceiro setor com características semelhantes.
Em síntese, a solução computacional desenvolvida demonstrou ser altamente eficaz na automatização da gestão de escalas, resultando em uma redução drástica do tempo operacional de 336 horas para 30 minutos mensais, o que representa um ganho de 99% e uma economia anual de 4.026 horas de trabalho. A aplicação rigorosa dos princípios do Design Centrado no Usuário e da Arquitetura da Informação foi fundamental para alcançar uma taxa de sucesso de 100% nos testes de usabilidade finais, eliminando barreiras de letramento digital e promovendo uma experiência de usuário intuitiva e confiável. Esses resultados confirmam que o sistema atende plenamente ao objetivo de otimizar processos, minimizar erros e melhorar a experiência do usuário em instituições de apoio social.
4. Conclusão
O presente estudo objetivou desenvolver e validar uma alternativa computacional acessível para o gerenciamento de equipes em uma instituição de apoio social, visando à diminuição do tempo operacional, à minimização de erros e à melhoria da experiência do usuário. Verificou-se que a solução desenvolvida demonstrou alta eficácia na automatização da gestão de escalas, resultando em uma redução drástica do tempo operacional, que passou de 336 horas mensais para aproximadamente 30 minutos. Essa transformação representou um ganho operacional estimado em 99% e uma economia anual de 4.026 horas de trabalho, liberando recursos humanos para atividades de maior valor agregado. Os testes de usabilidade finais alcançaram 100% de sucesso na execução das tarefas críticas, confirmando a adequação da ferramenta e a eliminação de conflitos de agenda. A aplicação rigorosa dos princípios do Design Centrado no Usuário e da Arquitetura da Informação foi fundamental para superar as barreiras de letramento digital dos profissionais, promovendo uma experiência intuitiva e confiável. A principal contribuição reside na otimização significativa dos processos internos e na melhoria da qualidade dos serviços prestados, com um modelo escalável para outras instituições do terceiro setor.
Contudo, ressalta-se que a arquitetura do sistema, embora definida, foi parcialmente implementada no escopo deste estudo, e a lógica de integração completa entre o usuário e o banco de dados ainda estava em fase de estruturação. Para trabalhos futuros, sugere-se a evolução da solução para um ambiente em nuvem, a implementação de mecanismos de autenticação mais robustos e a integração com sistemas externos por meio de APIs. Adicionalmente, a incorporação de técnicas de análise preditiva pode contribuir para a antecipação de conflitos de agenda e para o apoio à tomada de decisão, ampliando o impacto da ferramenta no contexto institucional.
Referências Bibliográficas
FRANCO, Juliana Aparecida; SOUZA, Dércia Antunes de. Inclusão digital para pessoas da terceira idade: a importância do acesso à informação. Bragança Paulista: FATEC – Faculdade de Tecnologia de Bragança Paulista, 2017.
INTERACTION DESIGN FOUNDATION. UX design: guia definitivo com as melhores práticas de UX. Aarhus: Interaction Design Foundation, 2021. Disponível em: < https://www.interaction-design.org/literature/book/the-encyclopedia-of-human-computer-interaction-2nd-ed>. Acesso em: 25 out. 2025.
MARTIN, Robert C. Código limpo: habilidades práticas do Agile Software. Tradução de Ryta Vinagre. Rio de Janeiro: Alta Books, 2009.
PROENÇA, Maria Fernanda Rocha et al. A tecnologia assistiva aplicada aos casos de Transtorno do Espectro do Autismo (TEA). Revista Eletrônica Acervo Saúde, Rio de Janeiro, supl. 31, e541, 2019. Disponível em: < https://doi.org/10.25248/reas.e541.2019>. Acesso em: 01 fev. 2026.
Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Engenharia de Software do MBA USP/Esalq
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