Yann Moreira Ferreira; Paulo Emilio Alves dos Santos

DOI: 10.22167/2675-6528-202601549

Artigo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Resumo

A qualidade das informações em requisições para cotação no setor elétrico industrial é um fator crítico para a eficiência operacional e a precisão das propostas. Avaliou-se a qualidade dessas informações em requisições para cotação em uma empresa do setor elétrico industrial localizada em Minas Gerais. A metodologia empregou pesquisa aplicada, quantitativa e descritiva, por meio de um estudo de caso único com “survey”, análise estatística descritiva, “Gap Analysis”, matriz GUT e plano de ação 5W2H. Os resultados indicaram que, na clareza das informações, os índices de concordância variaram de 63,3% a 80,0%, revelando percepção positiva, mas com dúvidas recorrentes. Na completude e consistência, apenas 53,3% concordaram que os dados técnicos e comerciais evitavam suposições, e 56,6% que dispensavam complementações frequentes. Em padronização, 76,7% reconheceram o aumento da agilidade, mas somente 53,3% perceberam uniformidade. Na estabilidade do processo, 53,3% indicaram baixa frequência de alterações e necessidade de retrabalho, evidenciando fragilidade. A “Gap Analysis” identificou lacunas significativas em estabilidade e impacto no processo (gap = -1,7) e padronização (gap = -1,6), enquanto a matriz GUT priorizou falta de completude, retrabalho, ausência de padronização e mudanças frequentes. Concluiu-se que a qualidade das requisições é intermediária, apresentando falhas em completude, padronização e estabilidade, as quais geram retrabalho e reduzem a eficiência do processo.

Palavras-chave: Eficiência operacional; Gestão de requisitos; Padronização; Processos organizacionais; Retrabalho.

1. Introdução

A gestão de projetos, conforme consolidada pelo Project Management Institute [PMI], é definida como a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos de um projeto (Díaz-Martínez et al., 2025). Nesse contexto, os processos são estruturados a partir de entradas, ferramentas e saídas, sendo os “inputs” elementos críticos para o desempenho das atividades subsequentes (Rocha et al., 2023). A qualidade das informações utilizadas como entrada nos processos influencia diretamente a eficiência, a previsibilidade e o sucesso dos projetos (Kumah et al., 2024).

Dentro das áreas de conhecimento do Project Management Body of Knowledge [PMBOK], a gestão da qualidade é um dos pilares fundamentais, responsável por garantir que os requisitos sejam atendidos e que os resultados estejam alinhados às expectativas do negócio (Olkiewicz et al., 2023). A qualidade, neste contexto, abrange não apenas o produto final, mas também os processos que o originam, incluindo a qualidade das informações utilizadas ao longo do ciclo de vida do projeto. Assim, falhas nas entradas tendem a comprometer todo o fluxo de execução (Rocha et al., 2023).

A qualidade da informação pode ser definida como o grau em que os dados são adequados para o uso pretendido, sendo considerada elevada quando atende aos requisitos do usuário e suporta adequadamente a tomada de decisão (Stawowy et al., 2023). Essa definição é particularmente relevante em processos de cotação, nos quais decisões técnicas e comerciais dependem diretamente da confiabilidade das informações fornecidas. Informações incompletas ou inconsistentes comprometem a análise e aumentam o risco de erros (Wang et al., 2024).

A qualidade da informação é um construto multidimensional, envolvendo aspectos como completude, consistência, clareza, formato e acessibilidade. Esses elementos são diretamente observáveis no contexto de requisições para cotação, pois a ausência de qualquer uma dessas dimensões pode dificultar a interpretação das demandas e comprometer a eficiência do processo (Chang et al., 2022). No contexto da engenharia de requisitos, estudos indicam que a qualidade das especificações iniciais tem impacto direto nas etapas subsequentes do projeto, sendo que requisitos ambíguos ou incompletos podem levar a erros, retrabalho e até falhas (Alzayed, 2024).

A baixa qualidade dos requisitos está associada à propagação de defeitos ao longo do ciclo de vida do projeto, dificultando a correção posterior e aumentando os custos. No contexto industrial, isso se traduz em propostas imprecisas, necessidade de revisões frequentes e aumento do tempo de resposta, impactando diretamente a competitividade da organização (Montgomery et al., 2022). A padronização das informações é essencial para reduzir variabilidade e aumentar a eficiência dos processos, pois a ausência de padrões dificulta a comparação, análise e interpretação, exigindo maior esforço cognitivo e aumentando a probabilidade de erros (Fadilasari et al., 2024).

A estabilidade das informações ao longo do processo é outro fator crítico, especialmente em projetos com múltiplos stakeholders. Mudanças frequentes nas informações iniciais indicam falhas na definição de requisitos e ausência de mecanismos eficazes de validação, comprometendo o planejamento e o controle do projeto. A gestão de mudanças, conforme abordada no PMBOK, é essencial para garantir que alterações sejam controladas e não comprometam os objetivos do projeto (PMI, 2021).

Informações completas, claras e consistentes reduzem a necessidade de comunicação adicional, minimizam retrabalho e aumentam a produtividade das equipes. Em contrapartida, informações de baixa qualidade geram interrupções, retrabalho e atrasos, afetando diretamente o desempenho do processo e a entrega de valor (Akhmatova et al., 2022). A qualidade das informações nas entradas de processos organizacionais, especialmente em contextos de projetos industriais, constitui um fator crítico para o sucesso das operações, e a integração entre práticas de gestão de projetos, gestão da qualidade e qualidade da informação permite uma abordagem mais robusta para análise e melhoria de processos (Aichouni et al., 2024).

Apesar da reconhecida importância da qualidade da informação, muitas empresas ainda enfrentam desafios na gestão de requisições para cotação, resultando em ineficiências operacionais e propostas imprecisas. A lacuna reside na compreensão aprofundada de como a percepção dos profissionais sobre a qualidade das informações nas requisições impacta diretamente a eficiência do processo em um ambiente industrial específico. Diante desse cenário, este trabalho busca preencher essa lacuna ao investigar a percepção dos profissionais sobre a qualidade das informações contidas nas requisições para cotação e de que forma essa qualidade impacta a eficiência do processo em uma empresa do setor elétrico industrial, justificando a relevância de um estudo que visa avaliar a qualidade dessas informações nas requisições para cotação em uma empresa do setor elétrico industrial localizada no Estado de Minas Gerais.

2. Material e Métodos

O estudo caracterizou-se como pesquisa aplicada, de abordagem quantitativa e finalidade descritiva, com o objetivo de analisar a qualidade das informações nas requisições para cotação em um contexto organizacional específico (Bahia et al., 2023). A natureza aplicada justificou-se pela busca de soluções para a melhoria de um processo real da empresa. A abordagem quantitativa foi adotada pela utilização de dados estruturados, obtidos por questionário com escala Likert, permitindo a mensuração das percepções dos respondentes (Guerra et al., 2024). A pesquisa foi descritiva, buscando identificar e analisar características do fenômeno sem interferir no ambiente estudado.

Em termos de procedimentos técnicos, o estudo foi conduzido como um estudo de caso único, inserido em uma empresa brasileira de grande porte do setor elétrico industrial, localizada no estado de Minas Gerais. A organização atua na fabricação, manutenção e prestação de serviços especializados em equipamentos eletromecânicos, como transformadores de potência, motores elétricos e geradores. Possui aproximadamente 1.200 colaboradores, distribuídos em áreas como engenharia, produção, comercial, suprimentos, qualidade e orçamentos, operando em um ambiente industrial de elevada complexidade técnica e forte integração entre processos.

O público-alvo da pesquisa foi composto por colaboradores da empresa diretamente envolvidos no processo de envio, análise ou tratamento de requisições para cotação, incluindo profissionais das áreas de engenharia, orçamentos, comercial, suprimentos e operações. A amostra, não probabilística por conveniência, considerou apenas profissionais com experiência direta no processo de requisições para cotação. Foram excluídos colaboradores sem envolvimento ou que não completaram o questionário. O questionário foi enviado a 40 colaboradores, dos quais 30 responderam integralmente, resultando em uma taxa de retorno de 75%.

O instrumento de coleta de dados foi um questionário estruturado, composto por 24 perguntas. Quatro questões destinaram-se à caracterização dos respondentes e 20 afirmativas, organizadas em quatro blocos temáticos, utilizaram escala Likert de cinco pontos. Os blocos temáticos abordaram clareza, completude e consistência, padronização das entradas, e estabilidade e impacto no processo. Adicionalmente, incluíram-se duas questões abertas para coletar dificuldades e sugestões de melhoria.

A coleta de dados ocorreu entre 10 de fevereiro e 10 de março de 2026, com duração de 30 dias. O tempo estimado para o preenchimento do questionário foi de 5 a 7 minutos. Os cuidados éticos foram observados mediante a aplicação do Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE) aos participantes. Nele, foram apresentadas as informações sobre os objetivos do estudo, metodologias e a garantia de voluntariedade na participação, assegurando a confidencialidade das informações fornecidas.

Após a coleta, as respostas foram organizadas e tabuladas em planilha eletrônica para tratamento e análise. As questões fechadas, estruturadas em escala Likert, foram analisadas por meio de estatística descritiva. Calcularam-se frequências absolutas e relativas para cada alternativa de resposta, e médias das respostas por questão e por bloco temático, o que possibilitou uma visão consolidada do nível de qualidade das informações nas requisições para cotação.

Em seguida, aplicou-se a “Gap Analysis” para mensurar o distanciamento entre o desempenho observado e o nível de referência considerado ideal. Atribuíram-se valores numéricos de 1 a 5 às respostas da escala Likert (Økland, 2015). O parâmetro de referência adotado foi o valor máximo da escala (5,0), e o gap foi determinado pela diferença entre esse valor e a média obtida, indicando o afastamento em relação ao desempenho esperado.

Posteriormente, a Matriz Gravidade, Urgência e Tendência [GUT] foi aplicada para priorizar os problemas identificados na análise dos dados. Essa ferramenta classificou os problemas por criticidade, considerando gravidade, urgência e tendência (Braga et al., 2019). Atribuíram-se valores numéricos de 1 a 5 para cada critério, e o índice GUT foi calculado pela multiplicação. Por fim, a análise 5W2H estruturou as ações de melhoria a partir dos problemas priorizados, auxiliando no planejamento e organização das atividades (Luo et al., 2024).

3. Resultados e Discussão

A análise dos resultados da pesquisa revela um panorama detalhado da qualidade das informações em requisições para cotação na empresa do setor elétrico industrial, destacando percepções dos profissionais e identificando pontos críticos que impactam a eficiência operacional. Inicialmente, a caracterização dos respondentes forneceu o contexto para a interpretação dos achados, evidenciando a predominância de profissionais da área de Engenharia, que representaram 43,3% da amostra, seguidos pelo setor Comercial com 23,3%. Essa distribuição sugere que o processo de requisições é fortemente influenciado por áreas técnicas, as quais são responsáveis pela especificação das demandas, e que a qualidade das informações de entrada está intrinsecamente ligada à maturidade técnica desses setores.

A participação de múltiplas áreas, como Administrativo (10,0%), Suprimentos e Orçamentos (6,7% cada), e outras áreas de apoio (3,3% cada), reforça o caráter interfuncional do processo. Conforme as abordagens de “Business Process Management” [BPM], essa diversidade exige maior integração, padronização e clareza na comunicação para mitigar o retrabalho e as inconsistências. Em relação aos cargos, Analistas (36,7%) e Coordenadores (30,0%) somaram 66,7% da amostra, indicando que o processo é predominantemente conduzido por profissionais de nível tático-operacional, com supervisão de níveis intermediários. Essa configuração, embora comum em processos organizacionais críticos (da Silva et al., 2026), pode gerar vulnerabilidade à variabilidade na execução sem procedimentos padronizados, pois decisões e interpretações podem divergir entre indivíduos (Tuominen et al., 2024).

A experiência dos respondentes na empresa concentrou-se em faixas intermediárias, com 43,3% possuindo de 1 a 3 anos e 30,0% de 4 a 7 anos, totalizando 73,3% da amostra. Profissionais com mais de 10 anos corresponderam a 16,7%, e aqueles com menos de 1 ano, a 6,7%. Esse perfil sugere que a maioria dos participantes possui conhecimento prático consolidado, mas o processo ainda se encontra em fase de maturação organizacional. Equipes com experiência intermediária podem apresentar boa capacidade operacional, mas tendem a carecer de padronizações formais robustas, especialmente quando coexistem com profissionais mais experientes que operam com base em conhecimento tácito, o que pode gerar inconsistências em atividades que dependem de julgamento técnico (Chagas et al., 2021).

A frequência de participação no envio ou tratamento de requisições revelou que 50,0% dos respondentes declararam participar “sempre” e 23,3% “frequentemente”, totalizando 73,3% com alto nível de envolvimento direto. Apenas 16,7% participam “às vezes” e 10,0% “raramente”. Esse resultado fortalece a confiabilidade das percepções coletadas, pois a amostra é composta por indivíduos diretamente engajados no fluxo de requisições. A alta frequência de participação em um processo recorrente, contudo, intensifica a necessidade de padronização e controle, uma vez que atividades repetitivas não estruturadas podem amplificar erros, retrabalho e falhas de comunicação (de Vries et al., 2010).

Clareza das Informações

A análise da clareza das informações nas requisições para cotação demonstrou um nível predominantemente positivo, mas com pontos de atenção. Em relação à afirmação de que “As requisições recebidas apresentam informações claras para elaboração das propostas”, 80,0% dos respondentes concordaram (40,0% parcialmente e 40,0% totalmente), enquanto 10,0% foram neutros e 10,0% discordaram. Embora a maioria perceba clareza, uma parcela significativa ainda enfrenta dificuldades na interpretação inicial das demandas. Na gestão de projetos, a clareza das informações de entrada está diretamente ligada à qualidade do escopo, e falhas nessa etapa podem gerar ambiguidades, impactando a previsibilidade e a eficiência das entregas (Buganová et al., 2019).

Quanto à definição dos requisitos técnicos, 73,4% dos participantes concordaram (36,7% parcialmente e 36,7% totalmente), com 13,3% neutros e 13,3% discordantes. Esse achado sugere uma base razoável de definição técnica, mas aponta para lacunas que podem comprometer a precisão das propostas. A ausência de requisitos técnicos bem definidos é frequentemente associada ao aumento de retrabalho e à necessidade de revisões, pois as decisões podem ser tomadas com base em suposições, reduzindo a confiabilidade do processo (Chen et al., 2025).

O entendimento do escopo solicitado obteve 70,0% de concordância (33,3% parcialmente e 36,7% totalmente), com 13,3% neutros e 16,7% discordantes. Esse resultado indica uma leve redução na percepção positiva em comparação com outras questões, sugerindo inconsistências no alinhamento conceitual sobre o que deve ser entregue. A falta de um entendimento comum sobre o escopo é um fator primário para desvios de prazo e custo, pois compromete a integração entre as áreas e dificulta a definição adequada das entregas (Clemente et al., 2023).

A facilidade de interpretação das requisições pela equipe de orçamentos foi percebida como moderadamente positiva, com 66,7% de concordância (36,7% parcial e 30,0% total), 16,7% de respostas neutras e 16,6% de discordância. Esse cenário reforça a existência de barreiras cognitivas ou estruturais na apresentação das informações. A dificuldade de interpretação está frequentemente associada à ausência de padronização e à variabilidade na qualidade das entradas, o que aumenta o tempo de análise e reduz a eficiência operacional (Dasović et al., 2020).

Ao avaliar se as informações apresentadas reduzem dúvidas durante a análise, 63,3% dos respondentes concordaram (33,3% parcialmente e 30,0% totalmente), enquanto 16,7% foram neutros e 20,0% discordaram. Este foi o item com menor nível de concordância no bloco, indicando que, apesar de uma qualidade razoável, ainda há uma dependência significativa de interações adicionais para esclarecer as demandas. Esse resultado é relevante, pois evidencia que a qualidade das entradas não é suficiente para garantir fluidez no processo, exigindo retrabalho comunicacional e impactando a produtividade e o tempo de resposta (Zaman et al., 2022).

Completude e Consistência

A análise da completude das informações nas requisições para cotação revelou um desempenho intermediário, com lacunas importantes. A afirmação “As requisições contêm todas as informações necessárias para elaboração da cotação” obteve 63,3% de concordância (33,3% parcialmente e 30,0% totalmente), com 16,7% neutros e 20,0% discordantes. Embora a maioria reconheça um nível satisfatório de completude, uma parcela significativa ainda enfrenta a ausência de informações essenciais, o que pode comprometer a qualidade das propostas e gerar retrabalho. A insuficiência de dados de entrada impacta diretamente a definição do escopo e a confiabilidade das estimativas, elevando a incerteza do processo (Xiao et al., 2021).

Em relação à consistência das informações, 70,0% dos respondentes concordaram que “As informações fornecidas são consistentes entre si” (36,7% parcial e 33,3% total), com 16,7% neutros e 13,3% discordantes. Esse resultado indica um desempenho superior em comparação à completude, sugerindo que, quando presentes, as informações tendem a ser coerentes. Contudo, a existência de inconsistências em parte das requisições pode gerar conflitos de interpretação e dificultar a tomada de decisão, exigindo validações adicionais. A consistência informacional é um elemento fundamental para a integridade dos dados e a confiabilidade do processo decisório, sendo amplamente associada à redução de riscos operacionais.

A avaliação sobre a suficiência dos dados técnicos e comerciais para evitar suposições foi um dos pontos mais críticos, com apenas 53,3% dos respondentes concordando (30,0% parcial e 23,3% total), enquanto 20,0% foram neutros e 26,7% discordaram. Esse achado demonstra que, em muitos casos, os profissionais precisam recorrer a interpretações ou estimativas não formalizadas para complementar as informações, o que aumenta a variabilidade das propostas e reduz a padronização do processo. A necessidade de suposições é um indicativo claro de baixa qualidade das entradas, frequentemente associada a erros, retrabalho e baixa previsibilidade de custos e prazos (Wang et al., 2024).

No que tange à ocorrência de erros ou inconsistências nas requisições, 60,0% dos respondentes concordaram que o nível de erros é baixo (33,3% parcialmente e 26,7% totalmente), com 20,0% neutros e 20,0% discordantes. Apesar de um resultado majoritariamente positivo, a presença de uma parcela significativa de discordância indica que os erros ainda são recorrentes em determinados contextos. A existência de inconsistências nas entradas compromete a qualidade das entregas subsequentes, uma vez que falhas iniciais tendem a se propagar ao longo do processo, impactando diretamente o desempenho global do projeto (Buganová et al., 2019).

Por fim, ao verificar se as informações recebidas permitem a elaboração de propostas sem necessidade de complementações frequentes, apenas 56,6% dos respondentes concordaram (30,0% parcialmente e 26,6% totalmente), com 16,7% neutros e 26,7% discordantes. Este resultado reforça a percepção de que o processo ainda depende significativamente de interações adicionais para a consolidação das informações. A necessidade recorrente de complementações evidencia falhas na qualidade das entradas e está diretamente associada ao aumento do tempo de ciclo, à sobrecarga de comunicação e à redução da eficiência operacional (Aichouni et al., 2024).

Padronização das Entradas

A análise da padronização das entradas no processo de cotação revelou um cenário heterogêneo, com avanços pontuais, mas ainda marcado por inconsistências estruturais. Em relação à afirmação “As requisições seguem um padrão estruturado de envio”, 60,0% dos respondentes indicaram concordância (33,3% parcialmente e 26,7% totalmente), enquanto 20,0% permaneceram neutros e 20,0% apresentaram discordância. Esse resultado sugere que, embora exista algum nível de estruturação, a padronização ainda não está plenamente consolidada, o que pode gerar variabilidade na qualidade das entradas. Na gestão de projetos, a ausência de padrões definidos compromete a previsibilidade dos processos e dificulta a replicabilidade das práticas, impactando diretamente o desempenho operacional (Stawowy et al., 2023).

No que se refere à uniformidade na apresentação das informações, a afirmação “Existe uniformidade na forma como as informações são apresentadas” obteve 53,3% de concordância (30,0% parcial e 23,3% total), com 20,0% de respostas neutras e 26,7% de discordância. Este foi um dos resultados mais críticos do bloco, evidenciando que diferentes formatos e estruturas de requisição ainda coexistem no processo. A falta de uniformidade dificulta a leitura, interpretação e comparação das demandas, aumentando o esforço cognitivo dos profissionais e elevando o tempo necessário para análise. A padronização visual e estrutural das informações é um elemento essencial para garantir eficiência, reduzir erros e facilitar a integração entre áreas (Clemente et al., 2023).

A avaliação sobre o preenchimento dos campos obrigatórios indicou que 63,3% dos respondentes concordaram que “Os campos obrigatórios são devidamente preenchidos” (36,7% parcialmente e 26,6% totalmente), enquanto 16,7% se mantiveram neutros e 20,0% discordaram. Apesar de um desempenho relativamente positivo, a existência de falhas no preenchimento de informações obrigatórias indica fragilidade no controle do processo de entrada. A ausência de dados essenciais compromete a completude das requisições e pode gerar atrasos, retrabalho e necessidade de validações adicionais, reduzindo a eficiência global do processo (Donaghy et al., 2021).

O formato das requisições demonstrou facilitar a análise das informações para 60,0% dos respondentes (33,3% parcialmente e 26,7% totalmente), com 20,0% neutros e 20,0% discordantes. Esse resultado reforça a percepção de que, embora existam iniciativas de estruturação, ainda há limitações na forma como as informações são organizadas. Um formato inadequado pode dificultar a identificação de dados relevantes, aumentar o tempo de processamento e comprometer a qualidade das decisões, especialmente em contextos que exigem agilidade e precisão (Fischer et al., 2024).

Por fim, a afirmação “A padronização contribui para maior agilidade no processo de cotação” apresentou o resultado mais positivo do bloco, com 76,7% de concordância (36,7% parcial e 40,0% total), 13,3% de neutralidade e apenas 10,0% de discordância. Esse dado evidencia uma percepção clara, por parte dos respondentes, de que a padronização é um fator crítico para o desempenho do processo. A padronização está diretamente associada à redução de variabilidade, aumento da eficiência e melhoria da qualidade das entregas, sendo um dos pilares fundamentais da gestão da qualidade e da melhoria contínua (Aichouni et al., 2024).

Estabilidade e Impacto no Processo

A análise da estabilidade das requisições após o envio inicial revelou um cenário de fragilidade no processo. Em relação à afirmação “Alterações nas requisições após o envio inicial ocorrem com baixa frequência”, apenas 53,3% dos respondentes indicaram concordância (30,0% parcialmente e 23,3% totalmente), enquanto 20,0% permaneceram neutros e 26,7% apresentaram discordância. Esse resultado indica que, em uma parcela significativa dos casos, as requisições sofrem modificações ao longo do processo, o que compromete a estabilidade das informações. Em ambientes de gestão de projetos, mudanças frequentes nas entradas estão diretamente associadas a falhas na definição inicial do escopo e à ausência de validação adequada, resultando em retrabalho, perda de produtividade e aumento da incerteza (Fageha et al., 2013).

No que se refere à necessidade de retrabalho, a afirmação “A necessidade de retrabalho devido a falhas nas requisições é baixa” apresentou um dos resultados mais críticos do bloco, com apenas 53,3% de concordância (30,0% parcial e 23,3% total), enquanto 16,7% se mantiveram neutros e 30,0% discordaram. Esse cenário evidencia que o retrabalho ainda é um problema recorrente no processo, refletindo diretamente a baixa qualidade das entradas. O retrabalho é amplamente reconhecido como um dos principais indicadores de ineficiência operacional, estando associado a falhas na comunicação, ausência de padronização e insuficiência de informações iniciais, fatores que comprometem o desempenho global do processo (Chang et al., 2022).

A avaliação sobre a capacidade das informações iniciais em reduzir ajustes posteriores indicou que 56,6% dos respondentes concordaram (33,3% parcialmente e 23,3% totalmente), enquanto 20,0% foram neutros e 23,4% discordaram. Embora exista uma tendência positiva, o resultado demonstra que as informações iniciais ainda não são suficientemente robustas para garantir estabilidade ao longo do processo. A necessidade de ajustes posteriores evidencia lacunas na qualidade das entradas, o que impacta diretamente o tempo de execução e a eficiência das atividades. Em termos de gestão de projetos, a qualidade das entradas é determinante para a qualidade das saídas, sendo que falhas iniciais tendem a se propagar ao longo do ciclo de vida do processo (Meng et al., 2022).

Por outro lado, a percepção sobre o impacto da qualidade das requisições no cumprimento dos prazos apresentou um resultado significativamente positivo. A afirmação “A qualidade das requisições contribui para o cumprimento dos prazos” obteve 76,7% de concordância (36,7% parcial e 40,0% total), com 13,3% de respostas neutras e apenas 10,0% de discordância. Esse resultado evidencia um entendimento claro, por parte dos respondentes, de que a qualidade das entradas é um fator crítico para o desempenho temporal do processo. A relação entre qualidade da informação e cumprimento de prazos é amplamente consolidada, uma vez que entradas bem estruturadas reduzem a necessidade de retrabalho, minimizam interrupções e aumentam a previsibilidade das atividades (Fadilasari et al., 2024).

Ao avaliar a percepção geral sobre a qualidade das requisições, 66,7% dos respondentes concordaram que “as requisições apresentam alta qualidade” (36,7% parcialmente e 30,0% totalmente), enquanto 16,7% permaneceram neutros e 16,7% discordaram. Esse resultado indica uma avaliação global moderadamente positiva, porém não consolidada, refletindo a coexistência de boas práticas com fragilidades operacionais. A diferença entre a percepção geral e os resultados específicos das questões anteriores sugere que, embora o processo seja percebido como funcional, ainda existem limitações estruturais que impedem o alcance de um nível elevado de maturidade (Fadilasari et al., 2024).

Análise de Gap

A “Gap Analysis” foi realizada para mensurar o distanciamento entre a percepção atual da qualidade das informações nas requisições para cotação e o nível ideal, representado pelo valor máximo da escala Likert de 5,0. No que se refere à clareza das informações, verificou-se uma média aproximada de 3,8, resultando em um gap de -1,2. Embora haja predominância de percepções positivas, ainda se observam limitações na forma como as informações são definidas e compreendidas no momento inicial das requisições. Essa condição tende a comprometer a interpretação das demandas e a definição adequada do escopo, podendo gerar desalinhamentos entre as áreas envolvidas. Em contextos de gestão de projetos, a clareza das informações iniciais é um fator determinante para a qualidade das entregas, uma vez que ambiguidades tendem a resultar em retrabalho, atrasos e maior variabilidade nos resultados (Balsarini et al., 2021).

Em relação à completude e consistência, a média observada foi de aproximadamente 3,5, com um gap de -1,5, evidenciando fragilidades na suficiência e na integridade dos dados fornecidos. A presença de informações incompletas ou incoerentes indica que o processo ainda depende de interpretações adicionais e complementações ao longo de sua execução. Esse cenário eleva o nível de incerteza e reduz a confiabilidade das estimativas, afetando diretamente a tomada de decisão e a previsibilidade das atividades.

A padronização apresentou uma média de aproximadamente 3,4, com um gap de -1,6, indicando ausência de uniformidade na forma como as requisições são estruturadas e apresentadas. Essa variabilidade dificulta a análise das informações, aumenta o esforço necessário para interpretação e amplia a probabilidade de erros. Em ambientes organizacionais complexos, a padronização é essencial para garantir consistência, reduzir incertezas e melhorar a eficiência operacional, sendo um dos pilares fundamentais da gestão da qualidade (Al-haimi et al., 2025).

Por fim, a estabilidade das informações ao longo do processo apresentou uma média aproximada de 3,3, com um gap de -1,7, representando o maior distanciamento em relação ao nível ideal. Esse resultado evidencia a ocorrência de mudanças frequentes nas requisições, necessidade de retrabalho e ajustes ao longo do fluxo operacional. A instabilidade compromete a fluidez das atividades, impacta o cumprimento de prazos e aumenta a carga de trabalho das equipes. No contexto da gestão de projetos, a estabilidade das informações está diretamente relacionada à qualidade do planejamento e ao controle de mudanças, sendo que alterações recorrentes indicam falhas na definição inicial das demandas e na validação das informações (Kulembayeva et al., 2022).

Matriz GUT

A aplicação da Matriz GUT permitiu priorizar os principais problemas identificados na análise da qualidade das entradas do processo de cotação, considerando o impacto de cada fator sobre o desempenho operacional. A partir dos resultados obtidos na análise de GAP e na avaliação das questões do questionário, foram definidos como problemas centrais: falta de completude das informações, retrabalho decorrente de falhas nas requisições, ausência de padronização e ocorrência de mudanças frequentes após o envio inicial.

O problema relacionado à falta de completude das informações apresentou o maior nível de criticidade, sendo classificado com valores elevados nos três critérios da matriz (gravidade, urgência e tendência). Esse resultado indica que a ausência de informações completas impacta diretamente a qualidade das propostas, aumenta a necessidade de complementações e compromete a eficiência do processo. A insuficiência de dados de entrada é amplamente associada ao aumento da incerteza e à redução da confiabilidade das estimativas, uma vez que decisões passam a ser baseadas em premissas não formalizadas. Em termos de gerenciamento de projetos, a completude das informações está diretamente relacionada à qualidade do escopo e à integridade dos requisitos, sendo um fator determinante para a consistência das entregas.

O retrabalho decorrente de falhas nas requisições também foi classificado como um problema de alta criticidade, apresentando elevada gravidade e urgência. Esse resultado reflete a recorrência de ajustes, revisões e correções ao longo do processo, o que impacta diretamente o tempo de ciclo e a produtividade das equipes. O retrabalho é um dos principais indicadores de ineficiência operacional, estando frequentemente associado à baixa qualidade das entradas, falhas na comunicação e ausência de validação prévia das informações. A presença desse problema reforça a necessidade de atuação nas etapas iniciais do processo, com foco na melhoria da qualidade das requisições.

A falta de padronização das entradas foi classificada com criticidade intermediária a alta, evidenciando que, embora não seja o fator mais urgente, possui impacto significativo sobre a eficiência do processo. A ausência de padrões definidos contribui para a variabilidade na qualidade das requisições, dificultando a interpretação das informações e aumentando o esforço necessário para análise. A padronização é um princípio fundamental da gestão da qualidade, sendo essencial para garantir consistência, reduzir erros e aumentar a previsibilidade dos processos. A inexistência de formatos e critérios uniformes compromete a integração entre as áreas e dificulta a implementação de melhorias estruturadas.

Por fim, a ocorrência de mudanças frequentes nas requisições foi classificada com criticidade moderada, porém relevante, especialmente no critério tendência, indicando potencial de agravamento ao longo do tempo caso não sejam adotadas ações corretivas. Alterações após o envio inicial refletem fragilidades na definição do escopo e ausência de mecanismos eficazes de validação das demandas. Em ambientes de gestão de projetos, o controle de mudanças é um elemento essencial para garantir estabilidade e previsibilidade, sendo que mudanças não controladas tendem a gerar retrabalho, atrasos e aumento de custos.

Plano de Ação 5W2H

A partir da análise integrada dos resultados obtidos no questionário, da identificação de lacunas por meio da análise de GAP e da priorização dos problemas com base na Matriz GUT, foi possível estruturar um conjunto de ações de melhoria utilizando a lógica do 5W2H. Os resultados evidenciaram que as principais fragilidades do processo estão relacionadas à baixa completude das informações, à ocorrência de retrabalho, à ausência de padronização das requisições e à instabilidade decorrente de mudanças frequentes. Esses fatores, classificados como críticos na matriz de priorização, orientaram a definição das ações propostas.

No que se refere ao “What” (o que será feito), destaca-se a necessidade de implementação de um modelo padronizado de requisição, contemplando campos obrigatórios e critérios mínimos de preenchimento, além da criação de um checklist de validação das informações antes do envio. Essas ações visam atacar diretamente as lacunas identificadas na completude e na consistência das informações, reduzindo a dependência de complementações posteriores. Adicionalmente, propõe-se a formalização de um fluxo estruturado de aprovação das requisições, com o objetivo de garantir maior estabilidade e reduzir alterações ao longo do processo.

Em relação ao “Why”, as ações propostas têm como finalidade principal elevar a qualidade das entradas do processo de cotação, reduzindo retrabalho, aumentando a eficiência operacional e melhorando o cumprimento dos prazos. Os resultados da análise de GAP demonstraram distanciamentos significativos em relação ao nível ideal de qualidade, especialmente nas dimensões de padronização e estabilidade, enquanto a Matriz GUT evidenciou que a falta de completude e o retrabalho são os problemas de maior criticidade. Dessa forma, as ações foram direcionadas para atuar nas causas mais impactantes do desempenho do processo.

No que diz respeito ao “Who”, recomenda-se que a responsabilidade pela implementação das melhorias seja compartilhada entre as áreas de engenharia, orçamentos e qualidade, com apoio da coordenação de projetos. A atuação integrada dessas áreas é fundamental para garantir alinhamento na definição dos requisitos, padronização das informações e controle das requisições ao longo do processo. A governança compartilhada contribui para maior aderência às práticas estabelecidas e facilita a consolidação das melhorias propostas.

Quanto ao “When”, sugere-se um horizonte de implementação entre 60 e 90 dias, considerando etapas de desenvolvimento, validação e treinamento dos envolvidos. Esse prazo permite a estruturação adequada das soluções propostas, bem como a adaptação dos usuários ao novo modelo de requisição. A definição de um cronograma realista é essencial para garantir a efetividade das ações e evitar resistências à mudança.

No que se refere ao “Where”, as ações devem ser implementadas em todos os processos relacionados ao envio e tratamento de requisições para cotação, abrangendo as áreas envolvidas na geração, análise e aprovação das demandas. A aplicação abrangente das melhorias é necessária para garantir consistência e uniformidade no processo, evitando a coexistência de práticas distintas que possam comprometer os resultados.

Em relação ao “How”, propõe-se o desenvolvimento de formulários padronizados em ambiente digital, com validação automática de campos obrigatórios, além da realização de treinamentos com os solicitantes para orientar o correto preenchimento das informações. Adicionalmente, recomenda-se a criação de indicadores de desempenho, como taxa de retrabalho e tempo de resposta, para monitorar a efetividade das melhorias implementadas. A utilização de ferramentas digitais e práticas de monitoramento contínuo contribui para a sustentabilidade das ações ao longo do tempo.

Por fim, no que diz respeito ao “How much”, estima-se que as ações possam ser implementadas com baixo custo, utilizando predominantemente recursos internos, como desenvolvimento de formulários, horas técnicas e treinamentos. O investimento necessário tende a ser significativamente inferior aos ganhos obtidos com a redução de retrabalho, aumento da produtividade e melhoria na qualidade das propostas.

Em síntese, a pesquisa revelou que a qualidade das informações nas requisições para cotação na empresa do setor elétrico industrial é intermediária, apresentando fragilidades notáveis em completude, padronização e estabilidade. Essas deficiências resultam em um aumento significativo do retrabalho, na necessidade de ajustes constantes e em dificuldades para o cumprimento dos prazos, impactando diretamente a eficiência operacional do processo de cotação e a precisão das propostas. Os achados demonstram que, embora haja percepções positivas em alguns aspectos da clareza, as lacunas em outras dimensões são críticas e exigem intervenções direcionadas para otimizar o fluxo de trabalho e a tomada de decisão.

4. Conclusão

O presente estudo avaliou a qualidade das informações em requisições para cotação em uma empresa do setor elétrico industrial em Minas Gerais. Verificou-se que a clareza das informações apresentou uma percepção predominantemente positiva, embora com dúvidas recorrentes. Contudo, a completude e a consistência das informações revelaram fragilidades significativas, com dados técnicos e comerciais frequentemente insuficientes para evitar suposições ou dispensar complementações. Na dimensão de padronização, observou-se que, apesar do reconhecimento da agilidade que a padronização proporciona, a uniformidade na apresentação das informações ainda é limitada. A estabilidade do processo foi o ponto mais crítico, com frequentes alterações nas requisições e uma notável necessidade de retrabalho. A análise de Gap identificou as maiores lacunas em estabilidade e padronização, enquanto a matriz GUT priorizou a falta de completude e o retrabalho como problemas de alta criticidade. Concluiu-se que a qualidade das requisições é intermediária, com falhas estruturais que geram ineficiência operacional e impactam a precisão das propostas.

A principal contribuição deste trabalho reside na identificação dos pontos críticos das entradas do processo de cotação e na proposição de um plano de ação 5W2H, que oferece subsídios práticos para o aprimoramento da gestão de requisitos, padronização das requisições e controle de mudanças, visando reduzir o retrabalho e otimizar a eficiência operacional. Sugere-se a implementação de modelos padronizados de requisição, checklists de validação e um fluxo estruturado de aprovação. Entretanto, o estudo possui limitações relacionadas ao tamanho e à composição da amostra, que se baseou em percepções dos respondentes sem a incorporação de métricas operacionais objetivas. Para pesquisas futuras, recomenda-se a realização de estudos longitudinais, a ampliação da amostra para outros contextos organizacionais, a inclusão de indicadores quantitativos de desempenho e a avaliação dos impactos das melhorias implementadas ao longo do tempo, a fim de aprofundar a compreensão sobre a gestão da qualidade em processos de cotação.

Referências Bibliográficas

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Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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