Alexsandro Henrique de Oliveira Junior; Ana Carolina Benites Aquino

DOI: 10.22167/2675-6528-202600511

Artigo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Resumo

O presente estudo abordou a implementação de uma metodologia de gestão visual baseada em Kanban para o controle de projetos em um setor de engenharia, motivado pela necessidade de aprimorar a organização das atividades, a visibilidade do fluxo de trabalho e o controle de processos em um ambiente complexo e demandante. O objetivo foi estruturar e aplicar um modelo de gestão com o suporte de ferramentas digitais acessíveis, visando otimizar o acompanhamento das tarefas e melhorar o desempenho da equipe. Para isso, a metodologia envolveu o diagnóstico do processo atual, a avaliação de ferramentas digitais, a definição das etapas do fluxo de trabalho e a padronização das atividades por meio de checklists. A aplicação ocorreu em um contexto real de projetos de engenharia, onde se observou o comportamento das atividades antes e após a implementação. Os resultados demonstraram melhoria na organização das tarefas, maior clareza na definição de responsabilidades, aumento da transparência no acompanhamento dos projetos, e avanços na padronização das rotinas, na comunicação e no controle das etapas. Concluiu-se que a aplicação do Kanban, em conjunto com ferramentas digitais, representa uma alternativa eficaz para aprimorar a gestão de projetos em ambientes de engenharia.

Palavras-chave: Ferramentas Digitais; Fluxo de Trabalho; Padronização; Produtividade; Rastreabilidade.

1. Introdução

A gestão de projetos em ambientes de engenharia tem se tornado progressivamente mais complexa em razão da crescente integração entre sistemas, da necessidade de cumprimento de prazos rigorosos e da exigência por elevados padrões de qualidade nas entregas. Nesse contexto, a adoção de metodologias estruturadas de gestão é fundamental para garantir maior previsibilidade, controle dos processos e eficiência operacional.

A efetividade da gestão de projetos está diretamente relacionada à capacidade de planejar, monitorar e controlar atividades de forma sistemática. Para isso, é indispensável o uso de ferramentas que proporcionem visibilidade clara do andamento das tarefas e permitam a identificação antecipada de desvios. Nesse sentido, abordagens baseadas na gestão visual vêm ganhando destaque por favorecerem a transparência dos fluxos de trabalho e aprimorarem a comunicação entre os envolvidos (Kerzner, 2017).

O conceito de gestão visual tem origem no Sistema Toyota de Produção, no qual o Kanban foi desenvolvido como um mecanismo de controle da produção orientado pela demanda. Com o tempo, esse método passou a ser adaptado para contextos que extrapolam a manufatura, especialmente em atividades relacionadas ao trabalho do conhecimento. Nessa evolução, o Kanban se consolidou como uma ferramenta amplamente utilizada em áreas como engenharia e desenvolvimento de software, com ênfase na melhoria contínua e na gestão eficiente do fluxo de trabalho (Ohno, 1997; Anderson, 2010).

Paralelamente, as metodologias ágeis têm sido amplamente adotadas por promoverem maior flexibilidade, transparência e capacidade de adaptação às demandas dos projetos. A visibilidade das informações e a comunicação contínua entre os membros da equipe são reconhecidas como fatores críticos para o desempenho organizacional. Embora frameworks como o Scrum sejam amplamente difundidos, o Kanban destaca-se pela simplicidade de implementação e pela possibilidade de adaptação a processos já existentes, sem exigir mudanças estruturais significativas (Sutherland, 2014).

Nos setores de engenharia, é recorrente a ocorrência de desafios relacionados à organização das atividades, à definição clara de responsabilidades e ao acompanhamento do progresso dos projetos. A ausência de sistemas estruturados de gestão pode favorecer retrabalhos, atrasos e falhas de comunicação, comprometendo tanto o desempenho das equipes quanto a qualidade das entregas.

Diante desse cenário, a utilização de ferramentas digitais de gestão associadas à metodologia Kanban pode ser vista como uma alternativa viável para aprimorar o controle e a organização das atividades. Plataformas como Trello e Microsoft Planner possibilitam a aplicação prática desses conceitos, permitindo o acompanhamento em tempo real das demandas e contribuindo para uma tomada de decisão mais ágil e eficiente (Oliveira, Costa, Kohwalter, 2023).

No contexto de projetos de retificadores tiristorizados industriais, essas dificuldades são ainda mais relevantes, uma vez que tais equipamentos envolvem múltiplas etapas de engenharia, como dimensionamento elétrico, especificação de componentes, elaboração de diagramas, integração com sistemas de controle e validação por meio de testes. A ausência de organização e controle ao longo dessas etapas pode resultar em atrasos nas entregas, retrabalho e impactos diretos na produção e na satisfação do cliente, em desacordo com boas práticas de gerenciamento preconizadas pelo Project Management Institute (PMI, 2021).

Os problemas observados não se restringem à organização interna da equipe de engenharia, mas afetam diretamente os prazos, os custos e a qualidade dos projetos desenvolvidos, evidenciando a necessidade de adoção de uma metodologia estruturada para gestão e controle das atividades. Assim, o presente estudo tem como objetivo implementar e avaliar um modelo de gestão de projetos baseado na metodologia Kanban em um setor de engenharia, com o apoio de uma ferramenta digital, visando aprimorar a organização do fluxo de trabalho, elevar a produtividade da equipe e ampliar a visibilidade sobre o andamento dos projetos.

2. Material e Métodos

O presente estudo caracterizou-se como uma pesquisa aplicada, buscando propor uma solução para um problema prático identificado em um setor de engenharia. Adotou-se uma abordagem metodológica qualitativa, com o apoio de elementos quantitativos, para combinar a observação dos efeitos da metodologia sobre a organização do trabalho e a comunicação da equipe com a análise de indicadores de desempenho. A estratégia de pesquisa foi um estudo de caso, conduzido em um setor de engenharia localizado na cidade de Arujá-SP.

O setor analisado é responsável pelo desenvolvimento de projetos de equipamentos elétricos industriais, que envolvem atividades como elaboração de diagramas, listas de materiais, documentação técnica e protocolos de testes de validação. Esses projetos apresentam diferentes níveis de complexidade, demandando a atuação de múltiplos profissionais. A unidade de análise foi o processo de gestão de projetos dentro deste setor.

Na etapa inicial da pesquisa, realizou-se um diagnóstico da situação existente por meio de observação direta das atividades, análise da rotina operacional e levantamento das práticas adotadas pela equipe. Verificou-se a ausência de um sistema padronizado de acompanhamento dos projetos, com controle descentralizado e uso limitado de ferramentas digitais, dependente de comunicação informal.

Após o diagnóstico, procedeu-se ao levantamento de ferramentas digitais de gestão de projetos disponíveis no mercado, visando identificar soluções compatíveis com a metodologia Kanban. Foram consideradas plataformas como Trello, Microsoft Planner e Monday.com (Oliveira, Costa, Kohwalter, 2023). Optou-se pelo Trello devido à sua ampla adoção, facilidade de uso, rápida implementação e aderência aos princípios Kanban (Anderson, 2010).

Com a ferramenta definida, estruturou-se um quadro Kanban digital para representar as etapas do fluxo de trabalho do setor. As colunas para acompanhamento dos projetos foram: “A fazer”, “Em andamento”, “Para revisão/aprovação”, “Equipamento em produção” e “Equipamento concluído”. Cada projeto foi representado por um cartão na plataforma, contendo informações essenciais para sua gestão, como responsável, prazos, prioridade e status de execução.

Para padronizar os processos e reduzir falhas operacionais, desenvolveram-se checklists estruturados para os cartões de projeto. Esses checklists contemplaram as principais etapas do desenvolvimento dos equipamentos, incluindo emissão da folha de identificação do projeto, emissão da folha de Controle Interno do Processo Produtivo (CIPP), elaboração da lista de materiais, diagramas elétricos e mecânicos, preparação da documentação técnica, protocolo de testes e validação, solicitações de compra de gabinete e componentes magnéticos, e elaboração do manual de instalação, operação e manutenção (Gawande, 2011).

A coleta de dados foi realizada por meio do acompanhamento dos projetos antes e após a implementação da metodologia proposta. Utilizaram-se indicadores quantitativos, obtidos diretamente da ferramenta de gestão (relatórios, registros de movimentação dos cartões e painéis de acompanhamento), e dados qualitativos, por observação participante da rotina da equipe. Os indicadores quantitativos mensurados incluíram tempo médio de execução, tarefas concluídas no prazo e cumprimento de checklists.

Os aspectos qualitativos observados abrangeram o nível de organização das atividades, a clareza na definição de responsabilidades, a comunicação e colaboração entre os membros da equipe, e a adaptação dos profissionais ao uso da ferramenta digital. A análise dos dados foi comparativa, confrontando o cenário anterior e o posterior à implementação do modelo Kanban, visando identificar melhorias no desempenho dos projetos e na organização do trabalho. Essa abordagem é compatível com estudos aplicados na gestão de projetos (PMI, 2021).

O estudo apresentou algumas limitações, como o período de observação relativamente restrito e a quantidade limitada de projetos analisados, fatores que podem influenciar a generalização dos achados. Variáveis externas, como oscilações na demanda e particularidades operacionais do setor, também foram consideradas como potenciais influenciadores. Não foram aplicados cuidados éticos específicos, como TCLE, pois a pesquisa focou em processos organizacionais e não em dados pessoais sensíveis.

3. Resultados e Discussão

A implementação da metodologia Kanban, com o suporte de uma ferramenta digital, promoveu transformações significativas na gestão de projetos no setor de engenharia analisado. Inicialmente, o controle das atividades era descentralizado, a padronização dos processos era limitada e a visibilidade sobre o andamento dos projetos era restrita. Esse cenário prévio dificultava a identificação proativa de atrasos, a distribuição equitativa de responsabilidades e o acompanhamento sistemático das entregas, impactando a eficiência operacional e a previsibilidade dos resultados.

Após a adoção do modelo proposto, observou-se uma melhoria notável nos indicadores de desempenho dos projetos. Verificou-se uma redução no tempo médio de execução das tarefas, um aumento no percentual de atividades concluídas dentro do prazo estabelecido e um controle mais efetivo sobre a quantidade de tarefas em andamento simultaneamente. Embora esses dados reflitam um período inicial de implementação, eles apontam para uma tendência positiva na organização e no desempenho geral do setor, alinhando-se aos princípios de gestão visual que buscam otimizar o fluxo de trabalho.

Impacto da Metodologia Kanban na Gestão de Projetos

A comparação entre o cenário anterior e o posterior à implementação da metodologia Kanban revelou melhorias substanciais em diversos aspectos do planejamento e controle. Antes, o planejamento das tarefas era realizado de forma individual e sem padronização, enquanto a distribuição de tarefas era informal e desprovida de registro estruturado. A visibilidade do andamento dos projetos era limitada, dependendo exclusivamente da comunicação direta entre os colaboradores, o que gerava ineficiências e falhas.

Com a implementação, o planejamento das tarefas tornou-se centralizado e padronizado na ferramenta digital, e a distribuição de tarefas passou a ser definida por meio de cartões atribuídos a responsáveis específicos. A visibilidade do andamento dos projetos alcançou um nível alto, com visualização em tempo real no quadro Kanban, permitindo que todos os membros da equipe tivessem acesso contínuo ao status das atividades. O controle de prazos, que antes era reativo e baseado em cobranças pontuais, transformou-se em um processo contínuo, com o uso de datas de entrega para monitoramento.

A identificação de atrasos, que era tardia no modelo anterior, tornou-se antecipada com o acompanhamento visual proporcionado pelo Kanban. A comunicação da equipe, antes predominantemente informal, foi centralizada na ferramenta, com um histórico completo das interações, facilitando a troca de informações e a colaboração. A integração entre as áreas, que era limitada, melhorou significativamente com o acesso compartilhado às informações. Por fim, o sequenciamento de atividades, que não era estruturado, passou a ser organizado conforme um fluxo de trabalho claramente definido.

Estruturação do Modelo Kanban e Visualização do Fluxo

A estruturação do quadro Kanban digital foi um elemento central para aprimorar a gestão. As colunas foram definidas para representar as etapas do fluxo de trabalho: “A fazer”, “Em andamento”, “Para revisão/aprovação”, “Equipamento em produção” e “Equipamento concluído”. Cada projeto foi representado por um cartão na plataforma, contendo informações essenciais como responsável, prazos, prioridade e status de execução. Essa organização permitiu uma visualização contínua e centralizada das atividades, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de possíveis gargalos operacionais.

Essa abordagem corrobora com os princípios de gestão visual destacados por Anderson (2010), que enfatiza a importância da visualização do fluxo de trabalho para identificar gargalos, reduzir desperdícios e promover a melhoria contínua. A observação da evolução dos cartões ao longo das etapas do fluxo de trabalho demonstrou que a ferramenta proporcionou maior controle sobre a movimentação das atividades, permitindo não apenas acompanhar o status atual dos projetos, mas também sua progressão ao longo do tempo de forma mais eficaz.

A análise da distribuição dos cartões por etapa do fluxo de trabalho revelou uma concentração de atividades nas fases “A fazer” e “Equipamento concluído”. Essa configuração sugere a existência de um backlog de tarefas organizado e visível, bem como a capacidade da equipe de conduzir as demandas até sua finalização. A presença mais controlada de tarefas na etapa “Em andamento” indicou uma melhora na gestão da capacidade operacional, evitando a execução simultânea de um número excessivo de atividades e otimizando o foco da equipe.

Esse comportamento se alinha aos princípios da produção puxada, conforme descrito por Ohno (1997), onde a limitação do trabalho em progresso (Work in Progress – WIP) é fundamental para o equilíbrio do fluxo produtivo. A redução de sobrecargas e a diminuição de desperdícios operacionais são consequências diretas dessa prática, que visa aprimorar a eficiência e a fluidez do processo. A ferramenta digital permitiu que o acúmulo de atividades na etapa “Em andamento” fosse prontamente percebido, favorecendo a redistribuição das demandas e contribuindo para um maior equilíbrio na execução das tarefas.

Padronização de Atividades e Controle de Prazos

Em relação ao controle de prazos, verificou-se que uma parcela significativa das atividades foi concluída dentro do período previsto. No entanto, a existência de tarefas classificadas como “entrega para mais tarde” indicou que ainda há oportunidades de aprimoramento no planejamento inicial e na definição de prioridades. Esse achado sugere a necessidade de refinar a estimativa de tempo e a alocação de recursos para garantir que as expectativas de entrega sejam mais realistas e consistentemente cumpridas.

Outro aspecto relevante foi a padronização das atividades por meio do uso de checklists nos cartões de projeto. Esses checklists foram desenvolvidos para contemplar as principais etapas do desenvolvimento dos equipamentos, incluindo a emissão da folha de identificação do projeto, a emissão da folha de Controle Interno do Processo Produtivo (CIPP), a elaboração da lista de materiais, a elaboração dos diagramas elétricos e mecânicos, a preparação da documentação técnica, a elaboração do protocolo de testes e validação, as solicitações de compra de gabinete e componentes magnéticos, e a elaboração do manual de instalação, operação e manutenção.

A adoção dos checklists contribuiu para a padronização das entregas, maior controle das etapas executadas e uma redução significativa na probabilidade de omissões e retrabalho ao longo do desenvolvimento dos projetos. Atividades que anteriormente poderiam ser esquecidas ou executadas de forma incompleta passaram a seguir uma sequência previamente definida, o que aumentou a confiabilidade dos processos e a consistência das entregas. Esse resultado é consistente com a literatura sobre padronização de processos, como a de Gawande (2011), que destaca a eficácia das listas de verificação na redução de erros humanos em atividades complexas e no reforço da disciplina operacional.

Transparência e Integração com Cronograma

Além das melhorias diretas no fluxo de trabalho, a implementação da ferramenta digital ampliou a transparência organizacional. A disponibilização do quadro Kanban em um monitor compartilhado no setor permitiu o acompanhamento em tempo real por todos os colaboradores, tornando o andamento dos projetos mais visível e facilitando o alinhamento entre os membros da equipe. Essa prática reforça os princípios da gestão visual em ambientes industriais, onde a informação deve ser acessível e compreensível, favorecendo a comunicação contínua e a rápida identificação de desvios.

Essa transparência e o fortalecimento do senso de responsabilidade coletiva são aspectos também enfatizados por Sutherland (2014) ao discutir a importância da visibilidade das informações para o desempenho das equipes. A utilização de um painel visual compartilhado, como o implementado, promove um ambiente de trabalho mais colaborativo e engajado, onde cada membro da equipe pode acompanhar o progresso geral e entender como sua contribuição se encaixa no panorama maior do projeto.

Outro resultado importante foi a integração de uma visualização em formato de cronograma do tipo Gantt, gerada a partir das informações registradas nos cartões do sistema Kanban. Essa representação permitiu integrar a lógica visual e adaptativa do quadro Kanban com uma perspectiva temporal mais estruturada do andamento dos projetos. Antes da metodologia, o acompanhamento de prazos era não estruturado e com baixa visibilidade sobre a interdependência entre as atividades, o que dificultava a gestão eficaz.

Com a utilização do cronograma em formato Gantt, tornou-se possível visualizar a sequência temporal dos projetos, identificar atrasos potenciais e apoiar o planejamento de forma mais consistente, contribuindo diretamente para o controle do cronograma. Essa abordagem híbrida, que combina a flexibilidade do Kanban com a estrutura do Gantt, é recomendada pelo Project Management Institute (PMI, 2021) para ambientes complexos, pois permite conciliar previsibilidade, controle e adaptabilidade, elementos cruciais para o sucesso em projetos de engenharia.

Estudo de Caso Específico e Evidências Documentais

Um exemplo prático do funcionamento da metodologia foi observado no projeto OV90.621.000, referente a um retificador tiristorizado 125Vcc 125Acc. Este equipamento é considerado especial devido à sua potência e operação em paralelo com outro retificador, exigindo atenção redobrada no projeto. A ferramenta digital permitiu registrar que o projeto foi marcado como completo em 26 de março, tendo sido iniciado em 25 de fevereiro, com prazo de entrega para 01 de abril, totalizando 24 dias úteis de trabalho.

A documentação interna, como o Controle Interno do Processo Produtivo (CIPP) do equipamento OV90.621.000, evidenciou as datas de início e término das etapas de montagem mecânica, acabamento e embalagem. A montagem mecânica ocorreu entre 09 e 12 de março, o acabamento em 01 de abril, das 9h10 às 9h20, e a embalagem também em 01 de abril, das 9h25 às 9h40. Esses registros detalhados demonstram a rastreabilidade e o controle temporal que a metodologia implementada proporcionou, permitindo um acompanhamento preciso de cada fase do projeto.

Em contraste, a análise do CIPP de um equipamento padrão, o OV90.582.000, um retificador tiristorizado 125Vcc 50Acc, revelou que o processo de fabricação totalizou 40 dias úteis. As datas de início e término para o acabamento foram 07 de novembro, das 14h30 às 14h45, e para a embalagem, também em 07 de novembro, das 14h45 às 15h00. A comparação entre os dois projetos, ambos sob a responsabilidade do mesmo engenheiro, ilustra como a metodologia pode ser aplicada e adaptada a diferentes níveis de complexidade, garantindo o controle mesmo em projetos mais longos e padronizados.

Síntese dos Achados e Limitações

De modo geral, os resultados obtidos indicam que a integração entre ferramentas visuais de acompanhamento e recursos de planejamento estruturado proporcionou ganhos importantes para o setor estudado. Esses ganhos foram observados especialmente na organização das atividades, na clareza da definição de responsabilidades, no controle do andamento dos projetos, na redução de retrabalho e na melhoria da comunicação entre os membros da equipe, validando a premissa de que a gestão visual pode otimizar processos complexos.

Apesar dos resultados positivos, algumas limitações foram identificadas no estudo. A adaptação inicial da equipe à nova ferramenta exigiu um período de aprendizado, e a disciplina no preenchimento e na atualização contínua das informações mostrou-se um fator crítico para o sucesso da implementação. Observou-se, por exemplo, que tarefas concluídas nem sempre eram demarcadas na ferramenta de forma imediata, sendo necessário um feedback com o gestor para confirmar sua realização. Isso sugere que os benefícios não decorrem apenas da adoção da ferramenta em si, mas também do comprometimento da equipe com o novo modelo de gestão.

Em síntese, a aplicação da metodologia Kanban, associada a ferramentas digitais, contribuiu significativamente para a melhoria da gestão de projetos em ambientes de engenharia. Os achados demonstram avanços notáveis na organização, transparência e controle das atividades, reforçando o potencial dessa abordagem como uma alternativa viável para setores que enfrentam desafios relacionados à coordenação de tarefas, acompanhamento de prazos e padronização de processos, respondendo diretamente ao objetivo de aprimorar a organização do fluxo de trabalho, elevar a produtividade da equipe e ampliar a visibilidade sobre o andamento dos projetos.

4. Conclusão

O presente estudo buscou implementar e avaliar um modelo de gestão de projetos baseado na metodologia Kanban, com o suporte de uma ferramenta digital, em um setor de engenharia, visando aprimorar a organização do fluxo de trabalho, elevar a produtividade da equipe e ampliar a visibilidade sobre o andamento dos projetos. Verificou-se uma melhoria substancial na organização das tarefas, com o planejamento centralizado e a distribuição de responsabilidades mais claras. A implementação proporcionou maior transparência no acompanhamento dos projetos, com visibilidade em tempo real do status das atividades e identificação antecipada de atrasos. Observou-se, ainda, avanços significativos na padronização das rotinas por meio de checklists, o que contribuiu para a redução de omissões e retrabalhos, e na comunicação entre os membros da equipe. A integração do quadro Kanban com uma visualização em formato de cronograma do tipo Gantt demonstrou ser uma contribuição prática relevante, conciliando flexibilidade e controle temporal, o que otimiza a gestão em ambientes complexos de engenharia.

Apesar dos resultados positivos, o estudo apresentou algumas limitações, como o período inicial de adaptação da equipe à nova ferramenta e a necessidade de disciplina contínua no preenchimento e atualização das informações, fatores críticos para a plena efetividade do sistema. Adicionalmente, a realização da pesquisa em um único setor e em um período de observação relativamente restrito pode limitar a generalização dos achados. Sugere-se, para estudos futuros, a ampliação da aplicação da metodologia em outros contextos organizacionais, bem como a utilização de indicadores quantitativos mais robustos para uma avaliação aprofundada de seus impactos. Em síntese, a metodologia Kanban, aliada a ferramentas digitais, representa uma alternativa eficaz para aprimorar a gestão de projetos em ambientes de engenharia, promovendo ganhos notáveis em organização, transparência e controle.

Referências Bibliográficas

Anderson, D.J. 2010. Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business. Sequim: Blue Hole Press.

Gawande, A. 2011. The Checklist Manifesto: How to Get Things Right. New York: Metropolitan Books.

Kerzner, H. 2017. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. 12 ed. Hoboken: Wiley.

Ohno, T. 1997. O Sistema Toyota de Produção: além da produção em larga escala. Porto Alegre: Bookman.

Oliveira, B.M.M.; Costa, L.R.; Kohwalter, T.C. 2023. Análise comparativa das principais ferramentas de gerenciamento de projetos no Brasil. Niterói: Universidade Federal Fluminense. Trabalho de Conclusão de Curso. Disponível em: https://app.uff.br/riuff/bitstream/handle/1/32356/4__Artigo_ok.pdf?sequence=1. Acesso em: 20 mar. 2026.

Project Management Institute (PMI). 2021. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). 7 ed. Newtown Square, PA, Estados Unidos.

Sutherland, J. 2014. Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time. New York: Crown Business.

Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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