Flávia Valéria Antunes; Murilo Henrique Tank Fortunato

DOI: 10.22167/2675-6528-202600805

Artigo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Resumo

Teve-se como objetivo analisar de que maneira a aplicação estruturada das práticas de gestão de projetos contribui para a melhoria do desempenho e da confiabilidade de processos logísticos em uma empresa do setor de petróleo e gás. A investigação concentrou-se no fluxo logístico de movimentação de cargas por modal terrestre entre o Armazém Central, no Rio de Janeiro, e o Canteiro de Operações, em Macaé. Adotou-se abordagem metodológica de natureza descritiva, com estratégia de estudo de caso único e utilização de métodos mistos, fundamentada na triangulação entre análise documental, observação direta, entrevistas semiestruturadas e indicadores operacionais. Os resultados evidenciaram que a melhoria do desempenho decorreu da reorganização estrutural do processo, especialmente no que se refere à padronização das atividades, à definição de responsabilidades e ao fortalecimento dos mecanismos de controle e comunicação. Observou-se evolução consistente, com aumento do percentual de demandas concluídas de 71% para 90%, redução dos atrasos e ampliação da previsibilidade operacional. Concluiu-se que a aplicação estruturada da gestão de projetos constitui um instrumento eficaz para a melhoria de processos logísticos complexos, promovendo ganhos de confiabilidade, coordenação e eficiência operacional em ambientes organizacionais caracterizados por elevada variabilidade e múltiplas interfaces.

Palavras-chave: Confiabilidade; Coordenação; Desempenho operacional; Padronização; Previsibilidade.

1. Introdução

Nas últimas décadas, a gestão logística transcendeu seu papel meramente operacional para assumir uma posição estratégica fundamental nas organizações. Essa transformação é impulsionada pela crescente complexidade das cadeias de suprimentos globais e pela incessante demanda por maior eficiência e rigoroso controle de custos. No setor de exploração e produção de petróleo e gás, essa relevância é ainda mais acentuada. As características inerentes a este segmento, como o elevado volume de cargas movimentadas, a criticidade dos materiais transportados e a heterogeneidade dos itens que precisam ser deslocados entre unidades geograficamente dispersas, exigem a implementação de processos logísticos que sejam não apenas robustos, mas também padronizados e submetidos a um monitoramento contínuo e rigoroso (Bertaglia, 2020; Ballou, 2006).

A excelência na gestão logística, conforme argumentam Bowersox et al. (2014), é um resultado direto da integração eficaz entre planejamento, informação e execução. Essa integração, por sua vez, só pode ser alcançada de forma consistente quando amparada por metodologias de gestão estruturadas e bem definidas. A ausência de uma estrutura organizacional clara e de processos bem delineados no ambiente logístico frequentemente culmina em retrabalho, sobrecarga operacional, falhas de comunicação entre equipes e fragilidades na governança, fatores que comprometem diretamente os resultados e a sustentabilidade das operações organizacionais.

Nesse cenário, foi identificado um problema crítico no processo logístico de movimentação de cargas por modal terrestre em uma empresa multinacional atuante no setor de petróleo e gás. O fluxo analisado ocorria entre o Armazém Central, localizado no Rio de Janeiro, e o Canteiro de Operações, situado em Macaé. Uma avaliação operacional detalhada revelou que 42% das notas fiscais agendadas não eram entregues dentro do prazo estabelecido, um índice que evidenciava uma deficiência significativa no desempenho logístico. Adicionalmente, foram constatadas falhas recorrentes na comunicação entre as equipes envolvidas, a ausência de critérios objetivos para a priorização de demandas e inconsistências frequentes entre as quantidades de materiais solicitadas e as efetivamente entregues. Esse conjunto de ineficiências não apenas comprometia a continuidade das operações, mas também sinalizava a necessidade urgente de uma intervenção estruturada para otimizar o processo.

Diante dessa problemática, formulou-se a seguinte questão de pesquisa: de que forma a aplicação estruturada das práticas de gestão de projetos, conforme preconizadas pelo Guia PMBOK® (PMI, 2017), pode contribuir para a otimização do fluxo logístico de cargas terrestres em ambientes operacionais de alta complexidade? A adoção das práticas sistematizadas pelo Project Management Institute (PMI) justifica-se pela capacidade intrínseca dessa abordagem de estruturar intervenções de melhoria de forma disciplinada e orientada para resultados tangíveis.

O gerenciamento integrado de escopo, cronograma, comunicações e partes interessadas, pilares da gestão de projetos, favorece a redução de incertezas e a mitigação de riscos, além de promover um alinhamento estratégico entre as diversas áreas envolvidas. Essa abordagem permite a mensuração objetiva dos resultados alcançados, conforme destacado por Kerzner (2017), e é compatível com o contexto de alta complexidade e as exigências de rigor gerencial que caracterizam o setor de petróleo e gás. A aplicação de uma metodologia estruturada é, portanto, essencial para transformar um processo reativo em um sistema proativo e eficiente.

Este estudo, portanto, tem como objetivo analisar de que maneira a aplicação estruturada das práticas de gestão de projetos, conforme preconizadas pelo Guia PMBOK® (PMI, 2017), contribui para a melhoria do desempenho e da confiabilidade do processo logístico de movimentação de cargas por modal terrestre em uma empresa do setor de petróleo e gás, buscando compreender não apenas os efeitos diretos da intervenção proposta, mas também os mecanismos pelos quais a estruturação do processo impacta a previsibilidade, a coordenação e a eficiência operacional.

2. Material e Métodos

Para atender ao objetivo de analisar a contribuição da gestão de projetos na otimização de processos logísticos, adotou-se uma abordagem metodológica de natureza descritiva. A pesquisa utilizou métodos mistos, combinando técnicas qualitativas e quantitativas, e foi desenvolvida por meio de um estudo de caso único, conforme preconizado por Yin (2015). Essa estratégia permitiu uma compreensão integrada dos fatores operacionais e gerenciais no contexto real do processo logístico.

A unidade de análise concentrou-se no fluxo logístico de movimentação de cargas por modal terrestre em uma empresa multinacional do setor de petróleo e gás, com atuação no Brasil desde 1953. O estudo delimitou-se à interface logística entre o Armazém Central, localizado no Rio de Janeiro, e o Canteiro de Operações, situado em Macaé. A escolha dessa unidade justificou-se pela criticidade do fluxo e seu impacto na continuidade operacional.

Participaram da pesquisa 12 profissionais diretamente envolvidos no processo logístico analisado. A seleção dos participantes ocorreu por amostragem por conveniência, considerando sua atuação nas diferentes etapas do fluxo e seu conhecimento prático das rotinas operacionais e gerenciais (Patton, 2015; Campos, 2019). O grupo incluiu colaboradores das atividades de preparação de carga, separação de materiais, expedição, recebimento, agendamento e conferência, além de representantes da gestão.

Os critérios de inclusão para os participantes foram: (a) atuação direta em pelo menos uma das etapas críticas do processo logístico estudado; (b) participação efetiva na rotina operacional ou na gestão da interface entre as unidades; e (c) disponibilidade para participação voluntária. Profissionais em período de integração funcional ou com tempo de atuação insuficiente para conhecimento consistente do processo foram excluídos.

A coleta de dados foi realizada por meio de triangulação metodológica, empregando quatro técnicas complementares para ampliar a consistência analítica. Utilizou-se pesquisa documental, observação direta, entrevistas semiestruturadas e acompanhamento quantitativo de indicador operacional. Essa combinação de métodos mistos mostrou-se adequada para avaliar indicadores de desempenho e interpretar percepções dos atores envolvidos (Creswell e Plano Clark, 2013).

A pesquisa documental compreendeu a análise de procedimentos internos, planilhas de controle, relatórios de acompanhamento e registros de um projeto piloto. A observação direta ocorreu por meio de visitas a campo, nas quais se registraram aspectos da rotina de trabalho, dificuldades de execução e ocorrências relevantes associadas ao fluxo logístico.

As entrevistas semiestruturadas foram conduzidas com os 12 participantes selecionados, utilizando um roteiro previamente elaborado. O roteiro buscou identificar percepções sobre o funcionamento do processo, gargalos operacionais, falhas de comunicação, atrasos e possibilidades de melhoria. A escolha desse instrumento permitiu direcionamento temático sem restringir o aprofundamento de aspectos emergentes (Manzini, 2004; Flick, 2009).

O roteiro das entrevistas foi submetido à validação de conteúdo por especialistas da área, que contribuíram para o refinamento das questões e a verificação de sua pertinência. Complementarmente, os dados quantitativos foram obtidos a partir de um painel de controle e relatórios operacionais, utilizados para acompanhar o desempenho do processo. Reuniões regulares entre as áreas envolvidas também foram consideradas fonte complementar de dados qualitativos.

Para a análise dos dados, os dados qualitativos provenientes das entrevistas, observações diretas e registros das reuniões foram submetidos à análise temática manual. Inicialmente, realizou-se a leitura analítica dos registros, seguida da organização e do agrupamento das informações em categorias temáticas, como gargalos operacionais, dificuldades de interface, falhas de comunicação e oportunidades de melhoria.

Na etapa subsequente, o material qualitativo subsidiou a realização de uma análise de causa raiz, com a elaboração de um diagrama de causa e efeito (Ishikawa). Esse diagrama sistematizou os fatores relacionados às falhas identificadas no fluxo logístico, organizando as causas em categorias como métodos de trabalho, comunicação entre áreas, gestão do processo e características da demanda.

De forma complementar, realizou-se uma análise SWOT, considerando fatores internos e externos ao processo logístico estudado. A análise SWOT possibilitou a identificação e organização sistemática de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, favorecendo a compreensão integrada do ambiente organizacional (Andrade e Amboni, 2010). Os elementos foram classificados como fatores internos (estrutura e execução) e externos (ambiente operacional e condições de demanda).

A aplicação conjunta dessas ferramentas teve como finalidade estruturar os fatores críticos identificados e subsidiar a análise do processo, bem como a definição das ações de melhoria implementadas. Com base nessa compreensão, uma proposta de melhoria foi estruturada, contemplando a identificação das causas dos problemas, a implementação de intervenções propostas, o monitoramento dos resultados por indicadores operacionais e a consolidação das práticas.

As intervenções propostas incluíram ações voltadas à padronização do fluxo, à definição de responsabilidades, à adoção de cronograma fixo e à centralização da comunicação. Para formalizar os papéis e responsabilidades das áreas envolvidas no fluxo logístico, elaborou-se uma matriz RACI. Adicionalmente, estruturou-se um fluxo padronizado de atendimento terrestre, com etapas claramente definidas, e desenvolveu-se um painel de monitoramento com indicadores-chave do processo logístico.

O painel de monitoramento foi estruturado com base em registros operacionais e contemplou indicadores relacionados ao volume de requisições de transporte, percentual de entregas no prazo, classificação das demandas por status e distribuição geográfica das operações. A utilização desse instrumento possibilitou a organização sistematizada dos dados, viabilizando a análise temporal do desempenho e o suporte à avaliação das ações implementadas.

Em relação aos cuidados éticos, o presente estudo não envolveu a coleta de dados sensíveis de caráter pessoal, tampouco a identificação nominal dos participantes. Todos os dados coletados foram tratados de forma anonimizada, garantindo a confidencialidade das informações. A realização da pesquisa contou com a autorização da empresa, sendo assegurado que os dados obtidos seriam utilizados exclusivamente para fins acadêmicos. Em conformidade com a Resolução CNS n° 510/2016, não se fez necessária a submissão ao Comitê de Ética em Pesquisa, e todos os participantes manifestaram anuência voluntária.

3. Resultados e Discussão

A análise inicial do processo logístico de movimentação de cargas terrestres revelou uma baixa confiabilidade, caracterizada pela não efetivação de 42% das notas fiscais programadas no Canteiro de Operações. Esse índice expressivo evidenciava um desalinhamento substancial entre o planejamento e a execução das atividades. Tal condição é frequentemente associada a sistemas operacionais que apresentam alta variabilidade e uma notável ausência de mecanismos formais de controle, conforme apontado por Slack et al. (2018). A necessidade de realizar reuniões operacionais diárias para gerenciar exceções, em vez de seguir um fluxo padronizado, indicava um custo elevado de coordenação e uma dependência excessiva de intervenções reativas para manter a viabilidade do fluxo logístico.

A investigação qualitativa aprofundou a compreensão das limitações de desempenho, demonstrando que estas não se originavam da capacidade das equipes, mas sim da forma como o fluxo de trabalho estava estruturado. Entre os fatores críticos identificados, destacaram-se a ausência de critérios formais para a priorização de demandas, inconsistências nas informações contidas nas notas fiscais, falhas recorrentes na comunicação entre as áreas envolvidas e uma elevada variabilidade nas demandas. Consequentemente, o processo operava de maneira predominantemente reativa, resultando em retrabalho, acúmulo de solicitações e uma significativa perda de previsibilidade operacional.

A aplicação de uma análise de causa e efeito, utilizando a metodologia Ishikawa, permitiu evidenciar que as principais causas dos problemas estavam concentradas em aspectos estruturais do processo. Identificou-se a ausência de padronização das atividades, falhas persistentes na comunicação entre as diferentes áreas, uma indefinição clara de responsabilidades e a já mencionada elevada variabilidade da demanda como os pilares das ineficiências. Esses achados reforçaram a percepção de que a raiz dos problemas não era a falta de esforço individual, mas sim a fragilidade da arquitetura do processo.

Complementarmente, a análise SWOT realizada confirmou que as falhas observadas não estavam intrinsecamente ligadas à capacidade operacional das equipes, mas sim à desorganização da dinâmica do processo logístico. Essa desorganização manifestava-se por fragilidades no fluxo de informações, pela indefinição de responsabilidades e pela alta variabilidade das demandas. As causas mais relevantes foram associadas diretamente aos métodos de trabalho empregados e à governança do sistema operacional, indicando que as ineficiências decorriam, em grande parte, da maneira como o processo estava estruturado e conduzido, e não de deficiências na execução individual.

Diante desse cenário de ineficiências estruturais, foi implementado um fluxo padronizado de atendimento terrestre, com etapas claramente definidas e sequenciais, abrangendo desde a requisição e preparação da carga até sua entrega e confirmação. Essa reorganização das etapas não apenas proporcionou maior clareza sobre a sequência operacional das atividades, mas também facilitou a identificação dos pontos críticos de interface entre as diversas áreas envolvidas. A padronização contribuiu para mitigar as inconsistências e a natureza reativa que caracterizavam o processo anteriormente.

A partir da estruturação do fluxo, tornou-se imperativo explicitar as responsabilidades associadas a cada etapa do processo, uma vez que a indefinição de papéis havia sido identificada como uma das principais causas das falhas operacionais. Para formalizar esses papéis e responsabilidades das áreas envolvidas no fluxo logístico, elaborou-se e aplicou-se uma matriz RACI. Essa ferramenta foi fundamental para aprimorar a coordenação interfuncional, eliminando ambiguidades na execução das atividades e reduzindo falhas decorrentes de sobreposição ou ausência de responsabilidades, conferindo maior consistência à intervenção proposta.

A estruturação do fluxo operacional permitiu organizar as etapas do processo logístico de forma mais coesa, garantindo maior previsibilidade e padronização das atividades. A introdução de mecanismos formais de controle em etapas críticas, como o agendamento prévio das cargas, a verificação de conformidade antes do envio e a conferência física e documental no momento do recebimento, atuou diretamente sobre as causas estruturais previamente identificadas. Essas medidas foram essenciais para reduzir a variabilidade inerente ao processo e, consequentemente, aumentar a confiabilidade das informações e das entregas.

No âmbito da intervenção, três elementos mostraram-se determinantes para a melhoria do desempenho: a adoção de um cronograma fixo para as movimentações, a definição clara de responsáveis por cada etapa do processo e a centralização da comunicação entre as partes interessadas. Esse processo de mudança organizacional alinhou-se aos princípios de gestão da mudança descritos por Kotter (2012), que enfatizam a necessidade de estruturar ações que promovam o alinhamento entre as equipes, a clareza de direcionamento e a consolidação de novas práticas operacionais. O estabelecimento de janelas fixas de envio sincronizou as atividades, a definição de responsáveis eliminou ambiguidades na execução e a centralização da comunicação reduziu falhas e acelerou a resolução de pendências.

A evolução do percentual de demandas concluídas demonstrou um aumento significativo de desempenho, passando de 71% em janeiro para 90% em março de 2025. Esse avanço não representa apenas um ganho pontual, mas uma mudança estrutural na forma como o processo passou a ser conduzido. Tal comportamento indica uma redução substancial da variabilidade operacional e uma maior estabilidade do fluxo, elementos cruciais para sistemas logísticos que exigem alta previsibilidade e sincronização entre etapas interdependentes, refletindo a eficácia das práticas de gestão de projetos aplicadas.

No cenário inicial, em janeiro, a distribuição das cargas por situação revelava que 71% das demandas eram concluídas. Contudo, um volume significativo de atrasos ainda persistia, com 23% das cargas atrasadas com previsão e 5% atrasadas sem previsão, além de 1% entregue no prazo. Esse padrão indicava um sistema com elevada variabilidade e baixa previsibilidade, onde o cumprimento dos prazos era inconsistente, exigindo intervenções frequentes e reativas para viabilizar as entregas, o que comprometia a eficiência e a confiabilidade do fluxo logístico.

Em fevereiro, observou-se uma melhoria inicial no desempenho, com 77% das demandas concluídas. Houve uma redução no volume de demandas em atraso, com 14% atrasadas com previsão e 7% sem previsão, e 2% entregues no prazo. Esse comportamento sugeriu os primeiros efeitos positivos das intervenções implementadas, indicando uma melhor organização do fluxo e uma coordenação aprimorada entre as áreas envolvidas. No entanto, o processo ainda se encontrava em um estágio intermediário de maturidade operacional, onde as melhorias começavam a se consolidar, mas ainda coexistiam com práticas anteriores.

Em março, o processo demonstrou uma predominância expressiva de demandas concluídas dentro do prazo, atingindo 90%. Acompanhando essa evolução, houve uma redução significativa dos atrasos, com 6% das cargas atrasadas com previsão e 4% sem previsão. Esse padrão consolidado indicou uma maior estabilidade do processo e a efetivação das práticas implementadas, refletindo um fluxo logístico mais previsível, coordenado e orientado por critérios estruturados de execução, o que demonstra a eficácia da aplicação das práticas de gestão de projetos.

A análise conjunta dos indicadores temporais revelou uma trajetória consistente de melhoria, caracterizada pela redução progressiva da variabilidade e pela consolidação de um padrão mais estável de execução. Esses ganhos não foram pontuais, mas resultaram de mudanças estruturais no processo, especialmente no que tange à padronização das atividades, à definição clara de responsabilidades e ao fortalecimento dos mecanismos de controle e comunicação. A relação entre as intervenções implementadas e os resultados alcançados pode ser compreendida pela atuação direta sobre os fatores críticos identificados no diagnóstico inicial.

A redução da variabilidade, por exemplo, decorreu diretamente da implantação do cronograma fixo. A melhoria da comunicação foi associada à definição de responsáveis e à centralização das informações, enquanto o aumento da confiabilidade das entregas resultou da introdução de controles rigorosos nas etapas de conferência. Essa correspondência entre as ações e os resultados reforça a consistência da análise e sustenta a associação direta entre as mudanças implementadas e os ganhos observados, validando a abordagem de gestão de projetos como um catalisador de melhorias.

Sob a perspectiva teórica, os resultados obtidos estão alinhados aos princípios da produção enxuta, nos quais a padronização e a redução da variabilidade são elementos centrais para a melhoria do desempenho, conforme defendido por Womack e Jones (2004). Adicionalmente, esses achados convergem com as diretrizes do Project Management Institute (PMI, 2017), que destacam a importância da integração entre planejamento, comunicação e controle na coordenação de atividades interdependentes, reforçando a relevância da gestão de projetos para otimizar processos complexos.

As percepções dos participantes da pesquisa convergiram com os resultados quantitativos, apontando ganhos significativos em termos de clareza de responsabilidades, redução de conflitos de priorização, melhoria na comunicação interdepartamental e ampliação da visibilidade operacional do fluxo. Essa convergência entre diferentes fontes de evidência, incluindo dados qualitativos e quantitativos, fortalece a consistência dos achados e a validade das interpretações realizadas, demonstrando que as melhorias foram percebidas e mensuradas de forma consistente por todos os envolvidos.

Embora os resultados estejam limitados ao contexto específico da empresa e ao período analisado, a coerência entre os dados coletados, a interpretação realizada e o referencial teórico adotado sustentam a conclusão de que as melhorias observadas decorrem, predominantemente, da reorganização estrutural do processo. A melhoria do desempenho não se associou a intervenções pontuais, mas sim a uma reorganização estrutural do processo logístico, especialmente no que se refere à governança, à organização das informações e à coordenação entre as áreas envolvidas. A padronização das rotinas, aliada à definição de responsabilidades e ao fortalecimento dos mecanismos de controle e comunicação, mostrou-se determinante para a elevação da confiabilidade e da previsibilidade operacional do fluxo de cargas terrestres.

4. Conclusão

O presente estudo analisou de que maneira a aplicação estruturada das práticas de gestão de projetos contribui para a melhoria do desempenho e da confiabilidade de processos logísticos em uma empresa do setor de petróleo e gás, com foco na movimentação de cargas por modal terrestre entre o Armazém Central e o Canteiro de Operações. Verificou-se que o processo inicial apresentava baixa confiabilidade, com 42% das demandas não concluídas no prazo, decorrente da ausência de padronização, falhas de comunicação e indefinição de responsabilidades. A intervenção, pautada na estruturação de um fluxo padronizado, na definição clara de papéis por meio de matriz RACI, na adoção de cronograma fixo e na centralização da comunicação, resultou em uma evolução consistente do desempenho. Observou-se um aumento do percentual de demandas concluídas de 71% para 90%, acompanhado pela redução dos atrasos e pela ampliação da previsibilidade operacional. Esses ganhos decorreram da reorganização estrutural do processo, que fortaleceu os mecanismos de controle e comunicação, demonstrando que a gestão de projetos constitui um instrumento eficaz para otimizar processos logísticos complexos, promovendo maior confiabilidade, coordenação e eficiência em ambientes de alta variabilidade.

Contudo, o estudo apresentou limitações importantes. Não se realizou a mensuração direta dos impactos financeiros das melhorias implementadas, o que restringe a avaliação dos ganhos em termos de custo. Adicionalmente, os resultados obtidos estão circunscritos ao contexto específico da empresa e ao período analisado, o que limita a generalização para outros ambientes organizacionais com características distintas. Para estudos futuros, recomenda-se ampliar o horizonte temporal da análise e incorporar indicadores financeiros, a fim de aprofundar a avaliação da eficiência operacional e da geração de valor. Sugere-se, ainda, a aplicação do modelo em outros fluxos logísticos e contextos organizacionais, visando avaliar sua replicabilidade e consolidar evidências sobre a contribuição da gestão de projetos para a melhoria de desempenho em ambientes complexos.

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Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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