Felipe Juscele; Luciano Azevedo de Souza

DOI: 10.22167/2675-6528-202600791

Artigo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Resumo

A gestão de cronogramas e partes interessadas no registro de produtos para alimentação animal apresenta desafios significativos, especialmente na priorização e organização de tarefas em equipes multidisciplinares. O estudo avaliou esses desafios e objetivou propor técnicas de gestão de projetos para otimizar os processos de solicitação, aprovação, comunicação e execução de tarefas. Para isso, realizou-se uma análise documental de registros efetuados nos últimos 24 meses, focando em prazos e ferramentas utilizadas, e conduziu-se entrevistas com profissionais envolvidos para compreender suas percepções. Os resultados revelaram a limitada adoção de técnicas e ferramentas de gestão de projetos na área, frequentemente associada a problemas de comunicação, execução ineficiente e falta de suporte gerencial ou cultura organizacional orientada a projetos. Em resposta, o trabalho propôs uma abordagem estruturada, que incluiu o desenvolvimento de um formulário de requisição de registro (RRF), um plano de registro (RP), um cronograma detalhado, um dashboard de acompanhamento, e a formalização de reuniões de kick-off e encerramento. Concluiu-se que a implementação dessas técnicas é imperativa para aprimorar a gestão de projetos de registro, promovendo maior coesão, melhor compartilhamento de informações e otimização dos processos.

Palavras-chave: Alimentação animal; Engajamento; Gestão de projetos; Priorização; Registro regulatório.

1. Introdução

O desenvolvimento de um produto por uma equipe multidisciplinar pode ser muito desafiador, e o grande número de eventos não planejados pode trazer grande dificuldade no momento de se construir o cronograma (Ortiz-Pimiento e Diaz-Serna, 2020). As distintas etapas, desde o conceito inicial até o lançamento do produto, envolvem dinâmicas em constante mudança, prioridades conflitantes e condições de mercado de difícil previsão. E o desenvolvimento de um produto é a soma de muitos fatores, tais como: a estratégia da empresa, os recursos disponíveis e o modelo de desenvolvimento de novos produtos (Pienaar et al., 2019). Apesar de uma organização possuir diversas atividades em execução, o cumprimento dos objetivos estratégicos de uma companhia é um foco típico da gestão de portfólio de projetos (Patanakul, 2015).

A alocação de recursos, considerando a sua limitação em um período de tempo, geralmente é um desafio enfrentado pelas lideranças de uma equipe de projetos (Mira et al., 2015). Estes problemas podem ser agravados em uma condição onde muitas empresas operam com equipes que podem não ter os tamanhos ideais, frequentemente abaixo do ideal, o que afeta a produtividade das equipes e das companhias (Suresh, 2024).

Considerando os desafios comumente encontrados durante a execução dos projetos, o cronograma se torna uma ferramenta importantíssima, não só para o lançamento do produto no prazo, mas também para o cumprimento de metas orçamentárias, solução eficiente de problemas e otimização de recursos, sejam estes financeiros ou humanos. Marujo (2009) demonstrou que a sobreposição de tarefas é uma ferramenta importante para a redução do tempo de execução do projeto, mas o impacto de possíveis retrabalhos deve ser analisado em comparação com os possíveis benefícios trazidos pelo projeto. Ainda, Suresh (2024) pontua que a realidade atual de trabalho remoto traz camadas adicionais de desafio para líderes e gestores de projetos, e que equipes que souberam se adaptar a esta nova realidade podem superar as demais.

De maneira conceitual, um cronograma é um modelo para a execução das atividades do projeto, incluindo durações, dependências e outras informações de planejamento. O planejamento do cronograma pode usar abordagens preditivas ou adaptativas (PMI, 2021). A criação de um cronograma envolve a análise profunda de diversos fatores, tais como: as tarefas em si, seus responsáveis, suas conexões e interdependências, esforço requerido, tempo necessário, caminhos críticos e alocação da equipe (Suresh, 2024). E, apesar de a gestão de projetos ser uma prática de décadas, ainda pode ser difícil de se compreender o que se considera eficiente em uma gestão de portfólio de projetos. Sem a compreensão dessa eficiência, os resultados podem não se consolidar conforme o previsto, com impactos negativos em aspectos financeiros, produtivos e no moral das partes interessadas envolvidas (Patanakul, 2015). De maneira oposta, o engajamento das equipes pode ser positivamente influenciado por um cronograma bem desenvolvido e bem gerenciado, com tarefas conexas e acesso facilitado à informação do projeto (Suresh, 2024).

Em algumas companhias, no entanto, o processo de definição de um cronograma nem sempre ocorre, o que pode gerar gargalos e desengajamento da equipe. Este problema é particularmente relevante no contexto do registro de produtos para alimentação animal. Uma busca bibliográfica abrangente, mesmo com a utilização de terminologias e filtros amplos, demonstrou a ausência de estudos realizados especificamente nesse contexto (Page et al., 2021), o que evidencia a relevância do presente trabalho.

O cenário atual indica que, nessa área, a adoção de técnicas e ferramentas de gestão de projetos ainda não ocorre de maneira ampla. Esta pouca aplicação pode estar relacionada a problemas de comunicação e execução ineficiente. Além disso, o suporte da gestão pode influenciar o nível de adoção dessas técnicas, sugerindo que o sucesso na implementação pode não ser alcançado sem o apoio gerencial ou se a cultura da organização não estiver orientada a projetos.

A necessidade de aprimorar a gestão de projetos de registro de produtos para alimentação animal, especialmente através da adoção de técnicas de gerenciamento de cronograma e das partes interessadas, é imperativa para a melhoria da comunicação, priorização e engajamento das equipes. Diante deste cenário, o presente estudo teve como objetivo geral propor técnicas de gestão de pessoas e de cronogramas para o registro de produtos para alimentação animal, visando aprimorar a eficiência e a previsibilidade desses processos.

2. Material e Métodos

O presente estudo caracterizou-se como uma pesquisa aplicada, de abordagem qualitativa e exploratória, com o objetivo de propor técnicas de gestão de projetos. A metodologia empregada incluiu pesquisa bibliográfica, análise documental e entrevistas semiestruturadas. Este fluxo foi delineado para consolidar o entendimento do contexto e subsidiar a elaboração das propostas, visando aprimorar a eficiência e a previsibilidade dos processos de registro de produtos para alimentação animal.

A pesquisa bibliográfica foi conduzida com foco na gestão de cronogramas, buscando identificar os principais aspectos abordados na literatura. As buscas foram realizadas em bases acadêmicas como Scopus, Web of Science e Google Acadêmico. Utilizaram-se as seguintes strings de busca em diferentes combinações: “Product development”, “Product management”, “Registration”, “Schedule”, “Scheduling”, “Animal feed”, “Animal nutrition” e “Veterinary products”. O período de busca foi limitado aos últimos dez anos, a partir de 2015, para incluir a legislação atualizada.

Na etapa de triagem da pesquisa bibliográfica, buscou-se identificar estudos específicos sobre registro de produtos para alimentação animal. Observou-se a ausência de trabalhos que se encaixassem nesses critérios, mesmo com terminologias e filtros amplos. Este achado, ilustrado pelo diagrama PRISMA (Page et al., 2021) no trabalho original, reforçou a relevância do estudo para preencher essa lacuna.

A análise documental foi realizada para avaliar os processos de registro anteriores, com o intuito de diagnosticar o cenário atual. Foram analisados os dados de todos os processos de registro efetuados nos últimos 24 meses. Incluíram-se processos referentes a produtos para alimentação animal na América Latina, e excluíram-se aqueles para alimentação humana ou que resultaram em isenções de registro.

Nesta etapa, coletaram-se informações sobre a condução dos processos de registro, as técnicas e ferramentas adotadas, causas de atraso e retrabalho, e eventos como reuniões de kick-off, alinhamento e fechamento. A coleta de dados contou com anuência institucional, e as informações foram tratadas com confidencialidade e anonimato, respeitando as diretrizes éticas.

As entrevistas foram realizadas com as principais partes interessadas envolvidas no ciclo de registro de produtos, considerando a natureza multidisciplinar desses projetos. O objetivo foi detectar as necessidades dos departamentos, identificar desafios na definição e execução de tarefas, e mapear oportunidades de melhoria. Buscou-se também compreender as prioridades e os controles necessários para a conclusão das atividades.

O roteiro das entrevistas, detalhado no Anexo 5 do trabalho original, foi estruturado em quatro seções: Introdução, Papel no processo de registro, Informações sobre a organização e Experiência pessoal. As percepções individuais foram coletadas para complementar a análise documental, sem atribuição de peso estatístico aos dados (Babbie, 2016).

Foram entrevistados quatorze participantes, cujas qualificações e posições incluíam Gestão de Produtos, Garantia de Qualidade, Controle de Qualidade, Assuntos Regulatórios, Gestão Comercial e Gestão de Vendas. A seleção dos entrevistados baseou-se em seu grau de influência e envolvimento nos processos de registro, permitindo uma compreensão abrangente das diferentes perspectivas.

A análise dos dados coletados na pesquisa bibliográfica, análise documental e entrevistas foi realizada por meio de uma síntese qualitativa. Os achados foram integrados para identificar padrões, fragilidades e oportunidades no gerenciamento de cronogramas e partes interessadas nos processos de registro de produtos para alimentação animal. Esta síntese serviu como base para a formulação das propostas.

Com base na análise e síntese dos dados, elaborou-se um conjunto de técnicas de gestão de projetos. Para a estruturação da proposta, utilizou-se a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que permitiu a decomposição de tarefas, indicação de responsáveis, prazos e dependências. O MS Excel foi empregado para o desenvolvimento do modelo de cronograma, devido ao seu baixo custo, alta disponibilidade e flexibilidade.

A proposta incluiu o desenvolvimento de documentos formalizados, como o Registration Request Form (RRF), o Registration Plan (RP), um modelo de cronograma e um dashboard de acompanhamento. Delinearam-se, ainda, ações e recursos para a abertura, acompanhamento e encerramento dos projetos, formalizando reuniões de kick-off e encerramento, e a avaliação de indicadores de desempenho.

3. Resultados e Discussão

A pesquisa buscou compreender e aprimorar a gestão de cronogramas e das partes interessadas no processo de registro de produtos para alimentação animal, um contexto marcado por desafios significativos na priorização e organização de tarefas em equipes multidisciplinares. Os resultados obtidos por meio da análise documental e das entrevistas com profissionais revelaram a ausência de práticas formais de gestão de projetos e a necessidade premente de ferramentas estruturadas para otimizar a comunicação, a execução e o engajamento das equipes envolvidas. A discussão a seguir detalha os achados e a proposta desenvolvida para responder a essas lacunas.

Análise documental

A análise documental dos processos de registro de produtos para alimentação animal, conduzida ao longo de 24 meses, revelou que, dos dezessete processos avaliados, nenhum empregou técnicas formais de gerenciamento de projetos. Observou-se a ausência de documentos essenciais, como termos de abertura, definições de escopo e cronogramas detalhados para estimativas de tempo e custo. Esta lacuna fundamental impactou diretamente a capacidade de mensurar e comparar os prazos de conclusão dos projetos de forma consistente, uma vez que as informações eram baseadas em comunicações informais, como e-mails e memorandos.

A falta de padronização resultou em tempos de conclusão notadamente inconstantes para os projetos, variando amplamente de 23 a 922 dias, conforme os dados levantados. Essa variabilidade impede uma análise estatística robusta e comparativa dos prazos, mas, paradoxalmente, evidencia a própria fragilidade do sistema existente. A ausência de critérios bem definidos para a mensuração do tempo de projeto demonstra que a execução dos registros não estava embasada em processos consolidados, o que, segundo Patanakul (2015), pode levar a resultados inconsistentes e impactos negativos em diversos aspectos organizacionais.

Adicionalmente, a análise documental constatou a inexistência de uma identificação formal das partes interessadas. Em muitos casos, os colaboradores eram envolvidos de maneira pontual, sem pleno conhecimento do contexto ou da demanda do projeto de registro. A ausência de reuniões de kick-off e de encerramento também foi um achado relevante, indicando uma falha na comunicação inicial e final dos projetos. Tais práticas, ou a falta delas, geram problemas de engajamento e dificultam o alinhamento das expectativas, conforme apontado por Suresh (2024) ao discutir a importância de um cronograma bem gerenciado para o engajamento das equipes.

Uma das principais raízes dos problemas identificados foi a ausência de um processo formal de solicitação de registro. Isso implicava que não havia preparação prévia ou organização da carga de trabalho das equipes em função dos projetos ativos. A gestão das tarefas era frequentemente realizada por gerentes funcionais, que priorizavam as atividades de suas respectivas equipes, resultando em divergências e atrasos na execução dos projetos de registro. Essa fragmentação da gestão, sem um gerente de projeto dedicado, contribui para a ineficiência e a falta de coesão, aspectos críticos em equipes multidisciplinares (Ortiz-Pimiento e Diaz-Serna, 2020).

Entrevistas

Qualificação dos Entrevistados

As entrevistas foram realizadas com quatorze participantes, cujas qualificações e posições incluíam Gestão de Produtos, Garantia de Qualidade, Controle de Qualidade, Assuntos Regulatórios, Gestão Comercial e Gestão de Vendas. A seleção desses profissionais foi estratégica, considerando seu grau de influência e envolvimento nos processos de registro, o que permitiu mapear suas necessidades e percepções. Embora o grau de participação não tivesse relevância estatística, ele foi fundamental para contextualizar as visões dos participantes e compreender o impacto de suas experiências no processo, em linha com a abordagem qualitativa de Babbie (2016).

Respostas

As respostas dos entrevistados forneceram percepções valiosas sobre o processo de registro, revelando diferentes níveis de engajamento e comprometimento. A análise dessas percepções foi crucial para identificar pontos de melhoria específicos. Embora a maioria dos participantes relatasse trabalhar com projetos estruturados em registros, a avaliação indicou que a maturidade desses projetos era limitada. Apenas dois entrevistados, por exemplo, mencionaram a presença de um Gerente de Projetos e o uso de software de gestão, enquanto os demais operavam sem ferramentas de gestão específicas ou sem a figura de um gerente dedicado.

A identificação das partes interessadas, embora considerada satisfatória em termos de envolvimento geral, apresentou oportunidades de melhoria. Observou-se que alguns participantes estavam excessivamente envolvidos, recebendo comunicações e atualizações que não eram pertinentes ao seu nível de participação. Isso sugere uma falha no plano de comunicação do projeto e na compreensão do público de cada parte interessada, o que pode levar a um desperdício de recursos e a um menor engajamento, conforme a literatura sobre gestão de partes interessadas (Jolanta, 2015; Ackermann, 2011).

Outro ponto relevante levantado nas entrevistas foi o suporte da gestão. Os participantes que atuavam em estruturas de projeto mais organizadas (Grupo D) indicaram ter o apoio gerencial necessário. Contudo, no Grupo A, onde não havia estrutura de processo, o único participante que reportou suporte gerencial era também o próprio gestor da equipe, o que pode indicar um viés. Essa observação reforça a ideia de que o apoio da alta gestão é um fator crítico para a implementação bem-sucedida de técnicas de gestão de projetos, como destacado na introdução do presente estudo.

A estratégia de comunicação e a priorização foram temas frequentemente abordados de forma espontânea pelos entrevistados. Muitos relataram que as informações eram compartilhadas de maneira ineficiente, mesmo entre os diretamente envolvidos. A sugestão de utilizar dashboards foi recorrente, vista como uma forma desejável de manter todas as partes interessadas atualizadas sobre o andamento do projeto sem a necessidade de reuniões constantes. A priorização, por sua vez, mostrou-se um problema associado à comunicação deficiente, especialmente para departamentos com menor participação no projeto, que podiam ser negligenciados nos processos de aprovação.

Proposta de cronograma

Considerando as limitações identificadas na análise documental e nas entrevistas, a pesquisa propôs uma abordagem estruturada para a gestão de projetos de registro de produtos para alimentação animal, baseada em pilares fundamentais. Estes incluem a definição de uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP), a formalização de documentos como o Registration Request Form (RRF) e o Registration Plan (RP), a identificação clara das partes interessadas, a definição detalhada de tarefas e entregas, e a indicação de ações e recursos para todas as fases do projeto, desde a abertura até o encerramento.

Estrutura analítica do projeto

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) foi desenvolvida para organizar as atividades de registro, abrangendo as fases de planejamento, preparação (pré-registro), registro e pós-registro. A EAP permite decompor as tarefas do projeto, descrevendo entregas, responsáveis, prazos e dependências, o que é crucial para a clareza e o controle do projeto (PMI, 2021). Esta estrutura visa mitigar a fragmentação e a falta de clareza observadas nos processos atuais, fornecendo uma visão holística das atividades.

Atividades de Planejamento

A fase de planejamento envolve a alocação de atividades para estabelecer o plano geral de registro, incluindo a definição do escopo, a identificação das Partes Interessadas e a consolidação do Plano de Registro (RP). O RP atua como um termo de abertura do projeto, formalizando o escopo e obtendo a aprovação dos responsáveis. A aprovação do Registration Plan é considerada uma etapa crítica e um Indicador Chave de Desempenho (KPI), pois seu cumprimento baliza o início das tarefas subsequentes e permite a avaliação da otimização dos processos de registro.

Atividades de Preparação/Pré-registro

Esta fase abrange as tarefas internas realizadas pelas equipes e Partes Interessadas para a construção do dossiê de registro. É a etapa com o maior número de atividades e entregas, cada uma visando a conclusão de um documento ou a geração de conhecimento técnico. O Dossiê para Registro é o principal entregável desta fase. Contudo, devido às frequentes mudanças regulatórias e diferenças regionais na alimentação animal, esta fase requer revisão constante no início de cada projeto para garantir a conformidade com os requisitos do dossiê. A revisão e aprovação do dossiê também é um KPI essencial, funcionando como um bloqueio para as atividades subsequentes.

Atividades de Registro

A fase de registro compreende a avaliação do dossiê pela autoridade regulatória. Embora possua um número menor de atividades internas, é a fase que consome o maior tempo do projeto. Durante este período, as atualizações aos envolvidos são menos críticas para o avanço do cronograma, dada a baixa influência sobre os prazos regulatórios. No entanto, a comunicação contínua e o fornecimento de dados atualizados são importantes para manter o moral das equipes e gerenciar as expectativas, um aspecto relevante da gestão de partes interessadas (Patanakul, 2015).

Atividades de Pós-registro

Após a aprovação do registro, iniciam-se as atividades de pós-registro, que garantem a comercialização do produto. Isso inclui formalizações e parametrizações em sistemas internos, bem como a aprovação da rotulagem final. Idealmente, atividades de marketing e vendas deveriam ser iniciadas antes da aprovação do registro para otimizar o tempo de venda. No entanto, a baixa adesão e capilaridade de outros departamentos foram uma limitação do projeto, impedindo a inclusão dessas atividades na proposta inicial. Espera-se que este trabalho sirva como base para um sistema de gestão de registros mais abrangente, com maior envolvimento das partes interessadas no futuro.

Requisições de registro – Registration Request Form

A formalização da requisição de um projeto, por meio do Registration Request Form (RRF), foi identificada como uma fraqueza crítica nos processos avaliados e um ponto recorrente nas entrevistas. A ausência de um RRF pode ser o ponto inicial para falhas de comunicação, erros de escopo e ineficiências. O RRF proposto possui cinco seções: Informações sobre o Negócio (identificação do requisitante, escopo comercial), Informações sobre o Produto (detalhamento do produto, especificações), Partes Interessadas Relevantes (departamentos a serem envolvidos), Comentários do Requisitante (texto livre) e Aprovações (departamentos de vendas, gestão de produtos e regulatório). Este documento visa consolidar as necessidades do projeto e mapear as entregas e a estratégia regulatória, conforme a orientação do PMBOK (PMI, 2021).

Plano de Registro: termo de abertura e escopo do projeto

Assim como a requisição, a formalização da abertura dos projetos de registro também demonstrou ser deficiente. Frequentemente, as partes interessadas não tinham ciência do projeto até o momento de seu envolvimento e careciam de informações sobre o escopo, o que levava a tratar as tarefas de registro como rotina, competindo com outras prioridades e alongando os prazos. Para solucionar isso, propôs-se o Plano de Registro (RP), um documento que unifica o escopo do projeto e o plano de registro, funcionando como um termo de abertura. O RP consolida descrições, escopos e especificações aprovadas no RRF, indica as entregas necessárias e prevê custos e tempo, balizando a Reunião de Abertura do projeto para informar todas as partes interessadas.

Identificação das partes interessadas

A identificação das partes interessadas é crucial para o sucesso do projeto, pois permite alocar cada uma em um público específico e definir o nível de informação e engajamento necessários. Embora as partes interessadas possam variar conforme o escopo e o país, é possível estimar as principais para a maioria dos projetos regulatórios. A pesquisa mapeou as partes interessadas com base em seu grau de influência e interesse, categorizando-as em quatro grupos. Aqueles com alto poder e alto interesse, como Assuntos Regulatórios e Gerência de Produto, devem ser gerenciados com proximidade. Já os de alto poder e baixo interesse, como Controle de Qualidade, devem ser mantidos satisfeitos. Partes com baixo poder e alto interesse, como Marketing e Pesquisa e Desenvolvimento, precisam ser mantidas informadas. Por fim, as de baixo poder e baixo interesse, como Product Safety e Logística, devem ser monitoradas. Este mapeamento permite planejar a comunicação e o engajamento de forma mais assertiva, incluindo reuniões de kick-off, atualizações periódicas e reuniões de encerramento.

Tarefas e atividades – cronograma

Após a definição dos documentos de abertura, a EAP e a identificação das partes interessadas, foi proposto um modelo de acompanhamento de tarefas baseado em uma tabela do MS Excel. Este cronograma detalha cada tarefa com informações como número, descrição, fase do projeto, entrega, responsável, bloqueio, estado, datas de início e término (planejado e real), porcentagem de execução (planejada e real), atraso e comentários. Inicialmente concebido para ser específico por tipo de projeto e país, o modelo evoluiu para um cronograma único e adaptável, ajustado durante as fases iniciais do projeto conforme as entregas necessárias. Embora o Excel não seja uma ferramenta específica de gestão de projetos, sua flexibilidade e baixo custo o tornam uma opção viável para o ambiente da pesquisa, superando a situação atual de ausência de detalhamento e acompanhamento.

Ações e recursos

Abertura de Projeto – reunião de Kick Off

A adoção da reunião de Kick Off é uma sugestão importante para a entrega final do projeto, pois contribui significativamente para o processo de gestão. Esta reunião, que atualmente não ocorre, é o ponto de partida para o início das tarefas práticas, consolidando o conhecimento e as entregas necessárias para o dossiê de registro. Baseada no Registration Plan, a reunião de Kick Off tem como objetivo esclarecer às partes interessadas o escopo do projeto, do produto, os prazos e os pontos de atenção. Os participantes incluem as Partes Interessadas de Alto Poder, conforme a matriz poder-interesse, e outros membros adicionais, dependendo do escopo.

Acompanhamento – Dashboard e reuniões de atualização

Dashboard do Projeto

O dashboard foi desenvolvido para otimizar o acompanhamento do projeto e manter o histórico, respondendo à necessidade de uma fonte consolidada de atualizações, conforme indicado nas entrevistas. Apresentado em formato de One Page Report, ele inclui dados gerais do projeto (produto, descrição, país, data de início), dados de estado (atual, duração, porcentagem), tarefas recém-finalizadas e próximas, ações e pontos de atenção, estado dos KPIs e custos planejados e executados. Os dados são automaticamente obtidos do arquivo de acompanhamento, com exceção das ações e pontos de atenção, proporcionando uma visão clara e atualizada do progresso do projeto.

Diário do projeto

O diário do projeto foi concebido como uma ferramenta simples para rastrear mudanças, decisões e questões que possam impactar o andamento ou o escopo do projeto. Incluído no arquivo do projeto, ele permite descrever os itens conforme seu histórico e mapear as ações decorrentes, garantindo que todas as alterações e seus impactos sejam devidamente registrados e planejados. Esta prática contribui para a transparência e a memória institucional do projeto, elementos que estavam ausentes nos processos anteriores.

Rastreador de custos

Para otimizar a gestão dos custos de registro, que, embora baixos, não são negligenciáveis, foi incluído um rastreador de custos. Este componente prevê os custos estimados e mantém um histórico de pagamentos, permitindo a comparação entre o planejado e o executado. O modelo do arquivo de acompanhamento do projeto, que integra o cronograma, o dashboard e o diário, oferece uma visão abrangente e controlada dos aspectos financeiros do projeto, algo que não existia na prática anterior.

Encerramento – Reunião de Encerramento e ações adicionais

Reunião de encerramento

As reuniões de encerramento são implementadas para criar uma oportunidade de aprendizado para as equipes. Elas permitem analisar os problemas e entraves encontrados durante os projetos, mapear ações de melhoria que podem ser necessárias fora do escopo do projeto, e revisar os processos adotados. Este é um momento crucial para a retroalimentação e o aprimoramento contínuo da gestão de projetos, promovendo uma cultura de melhoria e aprendizado organizacional, em contraste com a ausência de fechamento formal observada anteriormente.

Avaliação do processo de registro

Para permitir a otimização e o monitoramento contínuo dos processos de registro, foram definidos KPIs específicos a serem acompanhados quanto ao prazo de encerramento. Estes incluem a Aprovação do Registration Plan (RP), a Revisão e Aprovação do Dossiê de registro e a Submissão do dossiê para avaliação. No encerramento do processo de registro, durante a reunião de encerramento, estas tarefas são avaliadas para medir o desempenho geral do processo, e metas realistas são propostas para otimizar os processos subsequentes. Essa abordagem sistemática visa transformar a gestão de registros em um processo mais previsível e eficiente, alinhado aos objetivos estratégicos da organização.

Em síntese, os resultados da pesquisa evidenciaram a necessidade crítica de formalização e estruturação na gestão de projetos de registro de produtos para alimentação animal. A proposta de técnicas e ferramentas, como o RRF, o RP, a EAP, o cronograma em Excel, o dashboard e as reuniões de kick-off e encerramento, busca preencher as lacunas identificadas na comunicação, priorização e engajamento das equipes. A implementação dessas ferramentas, embora com limitações inerentes ao uso de softwares não específicos, representa um avanço significativo em relação à prática atual, promovendo maior coesão, melhor compartilhamento de informações e otimização dos processos, respondendo diretamente ao objetivo de aprimorar a eficiência e a previsibilidade.

4. Conclusão

O presente estudo buscou propor técnicas de gestão de pessoas e de cronogramas para o registro de produtos para alimentação animal, visando aprimorar a eficiência e a previsibilidade desses processos. Verificou-se, por meio da análise documental de dezessete processos, a ausência de práticas formais de gerenciamento de projetos, como termos de abertura e cronogramas detalhados, o que resultou em tempos de conclusão inconsistentes, variando de 23 a 922 dias. Identificou-se também a falta de identificação formal das partes interessadas e a inexistência de reuniões de kick-off e encerramento, contribuindo para problemas de comunicação e execução ineficiente. As entrevistas com profissionais da área corroboraram a limitada maturidade em gestão de projetos, a ineficiência na comunicação e a necessidade de ferramentas estruturadas. Em resposta a essas lacunas, propôs-se uma abordagem estruturada que incluiu o desenvolvimento de um formulário de requisição de registro (RRF), um plano de registro (RP), uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP), um cronograma detalhado, um dashboard de acompanhamento, e a formalização de reuniões de kick-off e encerramento. Esta proposta representa uma contribuição gerencial e técnica significativa, ao fornecer um arcabouço para maior coesão, melhor compartilhamento de informações e otimização dos processos de registro.

Contudo, a implementação dessas técnicas enfrenta limitações importantes, como a baixa adesão e capilaridade de outros departamentos, que impediram a inclusão de atividades de marketing e vendas na proposta inicial. Observou-se que o ambiente corporativo carece de uma cultura organizacional orientada a projetos, o que exige suporte da alta gestão e uma profunda mudança cultural para o sucesso da adoção. Embora a utilização de ferramentas de baixo custo, como o MS Excel, tenha sido uma solução viável para o contexto da pesquisa, reconhece-se que o investimento em softwares específicos de gestão de projetos e a presença de um gerente de projetos dedicado seriam ideais para uma gestão mais robusta. Sugere-se que este trabalho sirva como base para o desenvolvimento de um sistema de gestão de registros mais abrangente, com maior envolvimento das partes interessadas e aprimoramentos contínuos, que demandarão futuras modificações e o apoio gerencial para a evolução dos processos.

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Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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