Cinthia Nam Mei Kwai; Emilio Antonio Amstalden

DOI: 10.22167/2675-6528-202600661

Artigo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Resumo

A crescente adoção de iniciativas de transformação digital impulsiona organizações a revisar seus processos internos, especialmente na gestão documental e circulação de informações. O estudo teve como objetivo analisar a condução da gestão da comunicação durante a implementação de um projeto de automação do fluxo de aprovação de documentos em uma empresa do setor alimentício, identificando as práticas adotadas e seus impactos na clareza das informações e no desempenho do projeto. Realizou-se uma pesquisa qualitativa de natureza aplicada, por meio de um estudo de caso, com coleta de dados via análise documental de registros do projeto, observação participante e entrevistas semiestruturadas com profissionais envolvidos. Os resultados indicaram que a automação do fluxo de aprovação documental contribuiu para maior organização, transparência e agilidade, reduzindo o tempo médio de aprovação de aproximadamente 30 para 7 dias. Observou-se que práticas estruturadas de comunicação, como reuniões de alinhamento e testes prévios, facilitaram a adoção da ferramenta e promoveram maior integração. Concluiu-se que a automação de processos documentais, aliada a uma gestão de comunicação estruturada, aprimora a eficiência organizacional e fortalece o alinhamento em projetos corporativos.

Palavras-chave: Automação de processos; Comunicação em projetos; Eficiência operacional; Gestão documental; Transformação digital.

1. Introdução

<p>A automação de processos organizacionais tem se estabelecido como uma estratégia fundamental para o aumento da eficiência operacional, a redução de custos e o aprimoramento do controle informacional nas empresas. Esse movimento é intrínseco ao avanço da transformação digital, que impulsiona organizações de diversos setores a revisarem seus processos internos em busca de maior agilidade, padronização e confiabilidade na gestão das informações (Fleury e Fleury, 2018; McKinsey, 2020).</p>

<p>No cenário brasileiro, a gestão documental historicamente se caracterizou por processos manuais e descentralizados, dependendo fortemente de trocas informais de informações, como e-mails, planilhas e comunicações verbais. Com a crescente complexidade organizacional e o aumento das exigências regulatórias, esse modelo tradicional revelou limitações significativas, incluindo atrasos nos fluxos de aprovação, dificuldades de rastreabilidade das informações, duplicidade de documentos e retrabalho (Associação Brasileira das Empresas de Software [ABES], 2022).</p>

<p>Nesse contexto, a automação de fluxos de aprovação de documentos surge como uma alternativa para padronizar e controlar os processos organizacionais. Sistemas de workflow e ferramentas de gestão documental permitem registrar etapas de aprovação, definir responsáveis, controlar versões e acompanhar o status dos documentos, contribuindo para maior transparência e previsibilidade nos processos decisórios (Davenport, 2016; Laudon e Laudon, 2021). No Brasil, observa-se um crescimento da digitalização de fluxos documentais em diversos setores, impulsionado pela necessidade de maior eficiência operacional, integração entre áreas e melhoria da comunicação organizacional (ABES, 2022; McKinsey, 2020; Laudon e Laudon, 2021).</p>

<p>Contudo, a implementação de projetos de automação de documentos transcende a mera adoção de soluções tecnológicas. Essas iniciativas implicam mudanças nos processos organizacionais, na forma de trabalho das equipes e, frequentemente, na cultura corporativa. Estudos indicam que projetos dessa natureza enfrentam desafios como a resistência dos usuários, a falta de alinhamento entre áreas e a ausência de definição clara de papéis e responsabilidades, fatores que podem comprometer os resultados esperados (Kotter, 2017; Project Management Institute [PMI], 2021).</p>

<p>Diante dessa complexidade, a automação de documentos evidencia a necessidade de uma gestão estruturada da comunicação ao longo do projeto. A multiplicidade de áreas envolvidas e a dependência de informações precisas para a tomada de decisão tornam a comunicação um elemento central durante a implementação dessas soluções. Assim, projetos de automação de aprovação de documentos demandam não apenas ferramentas tecnológicas adequadas, mas também práticas eficazes de gerenciamento da comunicação capazes de assegurar alinhamento e clareza na troca de informações entre os stakeholders (PMI, 2021). A literatura de gerenciamento de projetos destaca que a comunicação é um dos fatores críticos para o desempenho e o sucesso dos projetos, especialmente em ambientes organizacionais complexos, onde múltiplos stakeholders precisam estar alinhados quanto a objetivos, responsabilidades, prazos e decisões (PMI, 2021; Dinsmore e Cabanis-Brewin, 2014; Pinto e Pinto, 2019). Falhas nesse gerenciamento podem resultar em desalinhamentos, retrabalho e atrasos (Müller e Lecoeuvre, 2014; Pinto e Pinto, 2019).</p>

<p>Adicionalmente, práticas estruturadas de comunicação, como a definição clara de fluxos informacionais, a padronização de relatórios e o registro sistemático das interações, contribuem para o alinhamento estratégico do projeto com os objetivos organizacionais e para a redução de riscos associados à perda ou distorção de informações (Too e Weaver, 2014). Diante da crescente adoção de projetos de automação de processos organizacionais, torna-se relevante analisar como a gestão da comunicação é conduzida durante a implementação dessas iniciativas, considerando as práticas adotadas para garantir alinhamento e rastreabilidade das informações entre os envolvidos. Nesse sentido, o objetivo deste trabalho é analisar como a gestão da comunicação foi conduzida durante a implementação de um projeto de automação do fluxo de aprovação de documentos em uma empresa do setor alimentício, identificando as práticas adotadas para estruturar os fluxos informacionais, os canais de comunicação e o alinhamento entre os stakeholders, bem como seus impactos na clareza das informações e no desempenho do projeto.</p>

2. Material e Métodos

<p>Este trabalho caracterizou-se como uma pesquisa qualitativa, de natureza aplicada, conduzida por meio de um estudo de caso. Essa abordagem metodológica permitiu a investigação aprofundada de fenômenos contemporâneos inseridos em seu contexto organizacional real, possibilitando compreender processos, interações e práticas adotadas em situações específicas, conforme preconizado por Yin (2015) e Creswell (2014).</p>

<p>A unidade de análise consistiu na implementação de um projeto de automação do fluxo de aprovação de documentos. A pesquisa foi realizada em uma empresa multinacional do setor alimentício, com atuação global e presença consolidada em mais de 80 países. No Brasil, a organização atua há várias décadas, empregando aproximadamente 2.000 colaboradores distribuídos entre áreas industriais, administrativas, comerciais e de suporte.</p>

<p>O projeto analisado teve início em julho de 2023 e foi concluído em setembro de 2023. Envolveu profissionais de diversas áreas funcionais da empresa, incluindo inteligência de dados, qualidade, manufatura, pesquisa e desenvolvimento, manutenção, segurança e finanças. A equipe multidisciplinar demandou práticas estruturadas de gestão da comunicação para garantir alinhamento e clareza nas responsabilidades.</p>

<p>A coleta de dados foi realizada por meio de três técnicas principais: pesquisa documental, observação participante e entrevistas semiestruturadas. Essas técnicas foram empregadas de forma complementar para obter uma compreensão abrangente da gestão da comunicação no projeto de automação do fluxo de aprovação de documentos.</p>

<p>Inicialmente, realizou-se uma pesquisa documental, que consistiu na análise de registros relacionados ao projeto de automação. Foram examinados documentos como o Plano de Comunicação do Projeto, Atas de Reunião de Kick-off, Relatórios de Status do Projeto, o Fluxo de Aprovação de Documentos e Registros de Lições Aprendidas. Esses documentos foram utilizados para compreender como a comunicação foi planejada, registrada e disseminada ao longo das etapas do projeto.</p>

<p>De forma complementar, a observação participante foi conduzida a partir da atuação direta da pesquisadora no contexto do projeto. Essa técnica possibilitou o acompanhamento das práticas de gerenciamento da comunicação durante a execução do projeto. Observaram-se reuniões de acompanhamento, interações entre as áreas envolvidas, a utilização dos canais de comunicação e o funcionamento do fluxo automatizado de aprovação de documentos, com foco na clareza das informações, alinhamento e rastreamento das etapas.</p>

<p>Adicionalmente, foram realizadas entrevistas semiestruturadas com quatro profissionais diretamente envolvidos no projeto de automação do fluxo de aprovação de documentos. Os participantes foram selecionados por sua participação ativa nas etapas de planejamento e implementação. As entrevistas ocorreram em janeiro de 2025, de forma virtual, e as falas foram registradas por anotações e posteriormente transcritas para análise.</p>

<p>As entrevistas abordaram temas relacionados à gestão da comunicação no projeto, incluindo a definição de canais de comunicação, o fluxo de informações entre áreas, os mecanismos de feedback, as dificuldades enfrentadas e os impactos percebidos da automação nos processos comunicacionais. O roteiro de entrevista, contendo cinco perguntas, buscou compreender as percepções dos participantes acerca das práticas de comunicação adotadas e os impactos da automação no processo de aprovação documental.</p>

<p>Por fim, os dados coletados por meio da pesquisa documental, da observação participante e das entrevistas foram analisados de forma qualitativa. A análise buscou identificar padrões, práticas e desafios relacionados à gestão da comunicação durante a implementação do projeto. A condução da análise ocorreu à luz dos princípios do gerenciamento das comunicações em projetos, conforme estabelecido pelo Guia PMBOK (PMI, 2021).</p>

3. Resultados e Discussão

<p>Os resultados deste estudo referem-se à análise da implementação de um projeto de automação do fluxo de aprovação de documentos técnicos, liderado pela área de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) em uma empresa do setor alimentício. A P&D assumiu a responsabilidade pela articulação e comunicação entre as diversas áreas envolvidas, enquanto a área de Inteligência de Dados forneceu o suporte técnico essencial para a estruturação e implementação do sistema automatizado. A participação de múltiplos departamentos, como Qualidade, Manufatura, Segurança, Manutenção, Planejamento, Finanças e Engenharia Industrial, que atuaram como aprovadores e usuários, ressaltou a complexidade organizacional do projeto e a necessidade de uma gestão de comunicação estruturada para garantir o alinhamento e a fluidez informacional.</p>

<p>A análise documental, que incluiu históricos de troca de e-mails, registros de acompanhamento e relatórios, permitiu identificar as características do processo de aprovação antes da automação. Verificou-se que o meio de comunicação predominante era o e-mail individual, o rastreamento do status era manual e a visibilidade do processo ficava restrita ao remetente. Não existia um controle formal de prazos, e o tempo médio de aprovação era de aproximadamente 30 dias, o que implicava um elevado risco de perda de informações. Esse cenário indicava um processo descentralizado e propenso a falhas, com informações dispersas e difícil acompanhamento.</p>

<p>Esse modelo pré-automação apresentava limitações significativas para a gestão eficiente do processo documental, especialmente em um ambiente organizacional com múltiplos aprovadores e diversas áreas funcionais. A dependência de comunicações individuais por e-mail dificultava a rastreabilidade das decisões e aumentava o risco de perda de informações ao longo do processo. Tais limitações são frequentemente apontadas na literatura como fatores que comprometem a eficiência da comunicação em projetos, podendo gerar retrabalho e atrasos nas atividades, conforme discutido por autores como Project Management Institute (PMI, 2021) e Pinto e Pinto (2019).</p>

<p>Com a implementação do fluxo automatizado, os documentos passaram a ser inseridos em uma plataforma única de aprovação, acessível aos aprovadores previamente definidos no sistema. Essa ferramenta introduziu notificações automáticas aos responsáveis sempre que um documento estava pendente de análise, o que contribuiu para maior visibilidade e agilidade nas etapas do processo. A automação centralizou as informações e permitiu o registro sistemático das decisões, possibilitando o acompanhamento do histórico completo das aprovações realizadas, o que antes era inviável com a troca de e-mails.</p>

<p>Como resultado direto da automação, observou-se uma redução significativa no tempo médio de aprovação dos documentos, que passou de aproximadamente 30 dias para cerca de 7 dias, considerando todas as áreas envolvidas. Antes da automação, não existiam alertas de aprovação, e a rastreabilidade era baixa, com visibilidade individual do status. Após a automação, a plataforma passou a emitir pop-ups automáticos, a rastreabilidade tornou-se alta e a visibilidade do status foi compartilhada entre os envolvidos, demonstrando um avanço considerável na eficiência e transparência do processo.</p>

<p>A redução do tempo médio de aprovação evidenciou o impacto positivo da automação na eficiência do fluxo documental e na circulação das informações entre as áreas. Esse resultado está alinhado com estudos que destacam como a digitalização e a automação de processos contribuem para maior agilidade operacional e melhoria da comunicação organizacional, especialmente quando associadas a mecanismos estruturados de acompanhamento e controle das atividades (Davenport, 2016; Laudon e Laudon, 2021). A nova plataforma proporcionou um ambiente mais organizado e transparente, facilitando a gestão e o controle dos documentos.</p>

<p>Além da análise documental, a observação participante permitiu compreender as práticas de comunicação adotadas durante a implementação do projeto. Inicialmente, foram realizadas reuniões entre a área de P&D e a área de Inteligência de Dados para definir a estrutura do fluxo automatizado e os requisitos técnicos do sistema. Posteriormente, foram conduzidos testes iniciais para validar o funcionamento da ferramenta, seguidos por uma reunião ampliada com representantes das áreas impactadas pelo novo processo. Nessa etapa, o fluxo proposto foi apresentado aos stakeholders, permitindo esclarecer dúvidas, coletar sugestões e promover alinhamento sobre as etapas do processo.</p>

<p>O processo de gestão da comunicação durante a implementação do projeto seguiu um fluxo estruturado, iniciando com a identificação dos stakeholders e suas necessidades de informação. Em seguida, elaborou-se um plano de comunicação detalhado, definindo canais, responsáveis, frequência e formatos. A comunicação formal do escopo e objetivos do projeto foi um passo crucial, seguida pelo registro das demandas na ferramenta de automação. As etapas de análise e aprovação das informações foram acompanhadas pela comunicação das decisões aos stakeholders, culminando no monitoramento e ajustes contínuos do plano de comunicação.</p>

<p>Esse processo de comunicação progressiva foi fundamental para reduzir resistências à mudança e favorecer o alinhamento entre as áreas envolvidas. A literatura de gestão de projetos enfatiza que práticas estruturadas de comunicação, como reuniões de alinhamento, apresentação formal de processos e coleta de feedback dos stakeholders, são essenciais para facilitar a implementação de mudanças organizacionais (PMI, 2021; Kotter, 2017). A abordagem gradual e participativa adotada no projeto contribuiu para a aceitação da nova ferramenta e para a integração das equipes no novo fluxo de trabalho.</p>

<p>Durante a operação inicial do fluxo automatizado, foram identificados desafios relacionados à ausência de aprovadores substitutos em períodos de férias ou indisponibilidade, o que bloqueava os documentos no fluxo e exigia a reinicialização do processo. A partir dessa constatação, uma melhoria foi implementada no processo de comunicação, estabelecendo a necessidade de definição prévia de aprovadores substitutos (backup). Essa prática contribuiu para aumentar a continuidade do fluxo e reduzir interrupções no processo de aprovação documental, demonstrando a capacidade de adaptação do projeto.</p>

<p>As entrevistas semiestruturadas com quatro profissionais envolvidos no projeto corroboraram as evidências da análise documental e da observação. Os entrevistados relataram que a automação contribuiu para maior clareza na comunicação entre as áreas, especialmente na visibilidade do status dos documentos. Um participante da área de P&D afirmou que, antes da automação, “muitas vezes não sabíamos exatamente em que etapa o documento estava ou quem ainda precisava aprovar. Com o sistema ficou muito mais fácil acompanhar o andamento e identificar onde o processo estava parado.”</p>

<p>A maior agilidade proporcionada pelo novo sistema foi outro aspecto destacado pelos entrevistados. As notificações automáticas emitidas pela plataforma contribuíram para reduzir atrasos nas respostas e facilitar o acompanhamento das pendências de aprovação. Um profissional da área de Qualidade mencionou que “os avisos automáticos ajudam bastante, porque lembram que existe um documento aguardando aprovação. Antes, o e-mail podia se perder no meio de outras mensagens e o processo demorava mais para avançar.”</p>

<p>Os entrevistados também enfatizaram que a automação melhorou a integração entre as áreas envolvidas no processo de aprovação documental. A possibilidade de visualizar o fluxo de forma estruturada permitiu que os participantes compreendessem melhor suas responsabilidades. Um representante da Inteligência de Dados observou que “o sistema ajudou a integrar melhor as áreas, porque todos conseguem visualizar o fluxo e entender quando é sua vez de aprovar. Isso facilitou bastante o alinhamento entre os times.”</p>

<p>A centralização das informações em uma única plataforma facilitou o acesso aos documentos e ao histórico das aprovações realizadas, o que trouxe maior organização e segurança ao processo, conforme relatado por um entrevistado da Qualidade: “Agora conseguimos consultar facilmente os documentos e acompanhar o histórico das aprovações. Isso trouxe mais organização e segurança para o processo.” Os principais temas identificados nas entrevistas foram a melhoria na clareza da comunicação, a redução do tempo de resposta, o maior alinhamento entre aprovadores e a facilidade de acesso às informações, todos evidenciando os benefícios da automação e da gestão da comunicação.</p>

<p>De forma geral, a análise dos resultados obtidos neste estudo indica que a implementação do fluxo automatizado de aprovação de documentos contribuiu significativamente para aprimorar a gestão da comunicação no contexto do projeto analisado. A centralização das informações em uma plataforma única, associada à utilização de notificações automáticas e à definição mais clara das responsabilidades de cada aprovador, favoreceu maior transparência no acompanhamento das etapas do processo e maior agilidade na tomada de decisão.</p>

<p>A redução expressiva do tempo médio de aprovação, observada após a implementação do sistema, evidencia o impacto positivo da automação na eficiência operacional e na circulação das informações entre as áreas. Além disso, as evidências provenientes da pesquisa documental, da observação participante e das entrevistas indicam que a estruturação de práticas de comunicação ao longo do projeto — como reuniões de alinhamento, testes prévios do sistema e momentos de validação com os stakeholders — contribuiu para facilitar a adoção da nova ferramenta e reduzir resistências à mudança. Esses resultados estão alinhados com a literatura de gerenciamento de projetos, que destaca a importância do planejamento e da gestão das comunicações para promover integração entre stakeholders e garantir maior efetividade na execução das atividades do projeto (PMI, 2021; Pinto e Pinto, 2019).</p>

<p>Entretanto, também foram identificados desafios durante a operação inicial do fluxo automatizado, especialmente relacionados à ausência de aprovadores substitutos em períodos de indisponibilidade dos responsáveis principais. A necessidade de ajustes nesse aspecto evidencia que a implementação de soluções tecnológicas deve ser acompanhada por práticas organizacionais que garantam a continuidade dos processos e a clareza das responsabilidades entre os participantes. Ainda assim, as melhorias implementadas ao longo da execução do projeto demonstram a capacidade de adaptação do processo e reforçam o papel da comunicação estruturada na gestão de iniciativas de automação organizacional, contribuindo para a eficiência e o alinhamento em projetos corporativos.</p>

4. Conclusão

<p>O estudo teve como objetivo analisar a condução da gestão da comunicação durante a implementação de um projeto de automação do fluxo de aprovação de documentos em uma empresa do setor alimentício, identificando as práticas adotadas e seus impactos na clareza das informações e no desempenho do projeto. Verificou-se que a automação do fluxo de aprovação documental contribuiu significativamente para maior organização, transparência e agilidade no processo. Observou-se uma redução expressiva no tempo médio de aprovação, que passou de aproximadamente 30 para 7 dias, evidenciando o impacto positivo na eficiência operacional e na circulação das informações. As práticas estruturadas de comunicação, como reuniões de alinhamento, testes prévios do sistema e momentos de validação com os stakeholders, foram cruciais para facilitar a adoção da nova ferramenta e promover maior integração entre as áreas envolvidas. A centralização das informações em uma plataforma única, aliada a notificações automáticas e à definição clara de responsabilidades, favoreceu a transparência e a agilidade na tomada de decisão.</p>

<p>A principal contribuição deste trabalho reside em demonstrar que a automação de processos documentais, quando acompanhada por uma gestão de comunicação estruturada, aprimora a eficiência organizacional e fortalece o alinhamento em projetos corporativos, oferecendo subsídios para o aprimoramento das práticas de gestão de projetos. Contudo, o estudo apresentou limitações, como a realização em um único projeto e organização, um período específico de implementação e um número restrito de participantes nas entrevistas. A rastreabilidade histórica do processo anterior à automação também foi limitada por comunicações informais. Para estudos futuros, recomenda-se ampliar a investigação sobre o uso de ferramentas de automação em outros processos organizacionais e analisar a gestão da comunicação em diferentes projetos ou contextos, a fim de generalizar os achados.</p>

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Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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