Davi Rabelo dos Anjos; Vivian Caroline Lapini Rocha

DOI: 10.22167/2675-6528-202600703

Artigo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Resumo

Fundações de apoio gerenciam recursos públicos em um ambiente institucional híbrido, enfrentando desafios significativos em governança, controles internos e compliance. O estudo objetivou desenvolver um framework aplicado de governança, gestão de riscos, controles internos e compliance, fundamentado em diagnóstico empírico dos macroprocessos de uma fundação de grande porte localizada no estado de São Paulo. A metodologia empregou um estudo de caso único, com abordagem qualitativa e apoio de elementos quantitativos descritivos. Realizou-se análise documental de relatórios de sistemas ERP, políticas institucionais e evidências de auditoria, complementada por observação participante. O diagnóstico utilizou uma matriz de maturidade, com escala de 0 a 4, baseada em referenciais como COSO, ISO 31000, ISO 37301 e IBGC, para mensurar a aderência dos processos e identificar fragilidades. Os macroprocessos analisados apresentaram níveis de maturidade incipientes a intermediários, com médias de 1,6 para materiais descartados, 1,8 para viagens internacionais e 2,4 para investimentos de capital próprio. Essas médias indicaram fragilidades relevantes na formalização de procedimentos, na rastreabilidade das decisões e no monitoramento contínuo. A partir desse diagnóstico, propôs-se um framework integrado, estruturado em dimensões de governança, riscos, controles internos e compliance, com definição de responsabilidades, padronização de rotinas e indicadores de desempenho. Concluiu-se que a adoção de um modelo estruturado e mensurável contribui para o fortalecimento da governança e para o aprimoramento da eficiência e da transparência na gestão de recursos em fundações de apoio.

Palavras-chave: Controladoria; Gestão de riscos; Governança corporativa; Maturidade organizacional; Terceiro setor.

1. Introdução

As fundações de apoio desempenham um papel fundamental no ecossistema brasileiro de ciência, tecnologia e inovação. Conforme estabelecido pela Lei nº 8.958, de 20 de dezembro de 1994 (Brasil, 1994), essas entidades privadas sem fins lucrativos são qualificadas para prestar serviços administrativos e de gestão a instituições públicas de ensino superior e pesquisa. Sua atuação é crucial para a interface entre a eficiência gerencial do setor privado e as exigências de accountability do setor público, administrando recursos de origem governamental para a execução de projetos em diversas áreas, como saúde, biotecnologia e educação (Rezende, 2017).

A natureza híbrida dessas organizações, que gerenciam tanto recursos públicos quanto privados, impõe desafios significativos em termos de governança, controles internos e compliance. A Fundação X, objeto deste estudo, exemplifica essa dinâmica ao gerir uma carteira de investimentos, viagens, reembolsos, obras, contratos e a qualificação de materiais. Esses macroprocessos demandam padrões elevados de governança corporativa, controles internos eficazes e um robusto sistema de compliance para assegurar a integridade e a eficiência na alocação dos recursos.

A literatura especializada tem apontado desafios persistentes no modelo organizacional das fundações de apoio. Silva e Oliveira (2020) destacam que a natureza privada dessas fundações pode gerar conflitos com as obrigações públicas de transparência e rastreabilidade. Isso frequentemente resulta em fragilidades como a ausência de políticas formalizadas, segregação inadequada de funções e monitoramento insuficiente das operações. Em um estudo sobre controle interno em entidades similares, Mendes (2015) observou que a prevalência de dinâmicas de curto prazo, muitas vezes alinhadas a ciclos administrativos, compromete a maturidade institucional e eleva os riscos operacionais e reputacionais. No contexto específico da Fundação X, análises preliminares de dados extraídos do sistema ERP revelaram lacunas críticas, especialmente nos processos de viagens, reembolsos (com políticas ainda em elaboração), investimentos e contratos.

Para mitigar essas fragilidades, referenciais teóricos robustos oferecem diretrizes e estruturas consolidadas. O COSO Internal Control – Integrated Framework (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2013) propõe um modelo de controles internos baseado em cinco componentes interdependentes: ambiente de controle, avaliação de riscos, atividades de controle, informação e comunicação, e monitoramento. Complementarmente, a ISO 31000:2018 (International Organization for Standardization, 2018) estabelece princípios para a gestão integrada de riscos, enquanto a ISO 37301:2021 (International Organization for Standardization, 2021) orienta a implementação de sistemas de compliance com foco na liderança e melhoria contínua.

No cenário brasileiro, o Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa do IBGC (2023) e os Global Internal Audit Standards do IIA (2024) reforçam a importância da definição clara de papéis e do monitoramento proativo. Além disso, a Instrução Normativa Conjunta CGU/MP nº 01/2016 (Controladoria-Geral da União, 2016) integra a gestão de riscos e controles em processos do setor público, fornecendo um arcabouço normativo essencial para a atuação das fundações de apoio.

Apesar da existência desses aportes teóricos e normativos, a aplicação desses referenciais a fundações de apoio ainda carece de modelagens empíricas que sejam adaptadas ao contexto brasileiro. Kato (2024) argumenta que há uma lacuna na literatura quanto a diagnósticos mensuráveis e frameworks replicáveis que possam guiar a implementação prática dessas diretrizes. Este estudo busca preencher essa lacuna ao realizar um estudo de caso único na Fundação X, utilizando análise documental de relatórios ERP e políticas internas, complementada por observação participante em auditoria. O diagnóstico foi estruturado por meio de uma matriz de avaliação de maturidade, com escala de zero a quatro por macroprocesso, gerando indicadores de aderência e permitindo a priorização de lacunas.

A relevância prática deste trabalho reside na sua contribuição para a perenidade institucional e a eficiência na alocação de recursos públicos, alinhando-se às crescentes demandas por accountability em entidades com natureza híbrida. Academicamente, o estudo avança o debate sobre a controladoria no terceiro setor, ao adaptar a teoria à prática por meio de um framework aplicado. Diante desse contexto, o presente estudo buscou responder como estruturar um modelo integrado de governança, riscos, controles internos e compliance capaz de elevar a maturidade institucional em fundações de apoio. Assim, o objetivo deste trabalho consistiu em desenvolver um framework aplicado, fundamentado em diagnóstico empírico dos macroprocessos organizacionais.

2. Material e Métodos

A metodologia deste estudo foi estruturada com o objetivo de assegurar a aderência entre o referencial teórico e a análise empírica, promovendo a operacionalização dos conceitos de governança, gestão de riscos, controles internos, compliance e controladoria em dimensões analíticas observáveis. Tal procedimento viabilizou a transição do plano conceitual para o plano aplicado, permitindo que categorias teóricas fossem convertidas em critérios verificáveis nos documentos institucionais. A pesquisa caracterizou-se como aplicada, com natureza exploratória e descritiva, buscando ampliar a compreensão sobre a organização dos controles em entidades híbridas do terceiro setor e descrever os macroprocessos analisados.

Adotou-se o estudo de caso único como estratégia de pesquisa, centrado na Fundação X, uma entidade de grande porte localizada no estado de São Paulo. Essa abordagem permitiu examinar o fenômeno em seu contexto real, especialmente diante da interdependência entre governança, controles e ambiente institucional. A unidade de análise compreendeu macroprocessos relevantes sob a ótica de risco e materialidade, incluindo investimentos, viagens e reembolsos, materiais descartados e contratos, todos com potencial impacto patrimonial, regulatório e reputacional.

A abordagem metodológica foi qualitativa, com apoio de elementos quantitativos descritivos. A coleta de dados foi realizada por meio de pesquisa documental, abrangendo relatórios extraídos de sistemas ERP, políticas institucionais e evidências de auditoria. Especificamente, foram analisados relatórios de auditoria interna, respostas das áreas auditadas, registros sistêmicos e documentos operacionais. Complementarmente, utilizou-se a observação participante em auditoria.

Os procedimentos de coleta envolveram a leitura analítica sistemática dos documentos, com a identificação de achados, recomendações e justificativas. As informações foram organizadas por macroprocesso e classificadas conforme os referenciais teóricos adotados. Essa organização possibilitou avaliar simultaneamente a existência formal dos controles e sua efetividade prática, preparando os dados para a etapa de análise.

A técnica de análise combinou análise de conteúdo documental, avaliação de aderência normativa e aplicação de uma matriz de maturidade. Essa combinação permitiu confrontar a norma, a prática e a evidência, bem como mensurar o grau de alinhamento dos processos com as boas práticas. A análise foi centrada na interpretação crítica de documentos, políticas e evidências processuais, enquanto os dados numéricos auxiliaram na classificação e priorização das fragilidades.

A operacionalização do referencial teórico foi realizada convertendo eixos teóricos em dimensões analíticas e critérios observáveis. Para a governança corporativa, com base no IBGC (2023), a dimensão foi “Estrutura de governança e responsabilização”, com critérios como definição de papéis e alçadas. Para o controle interno, fundamentado no COSO (2013), a dimensão foi “Desenho e operacionalização dos controles internos”, com critérios de formalização de procedimentos e segregação de funções.

A gestão de riscos, baseada na ISO 31000 (2018), teve como dimensão “Identificação e tratamento de riscos”, com critérios de priorização e respostas aos riscos. Para compliance e integridade, a ISO 37301 (2021) orientou a dimensão “Aderência normativa e integridade processual”, com critérios de conformidade documental. Por fim, a controladoria, com base em Padoveze (2016) e Catelli (2001), teve como dimensão “Qualidade da informação gerencial e suporte à decisão”, com critérios de registros e formalização de aprovações.

A matriz de maturidade foi adotada como instrumento de síntese diagnóstica, permitindo comparabilidade entre macroprocessos e priorização das fragilidades identificadas. Essa matriz utilizou uma escala de zero a quatro, onde zero representava “Inexistente” e quatro, “Integrado e monitorado”. Os critérios de avaliação contemplaram formalização de políticas, segregação de funções, rastreabilidade documental, integração sistêmica, monitoramento e evidências de revisão, sendo analisados quanto à existência, consistência e efetividade.

Cada macroprocesso foi avaliado em cinco dimensões analíticas: governança, riscos, controles internos, compliance e qualidade da informação. A pontuação de zero a quatro foi atribuída a cada dimensão, e o nível médio de maturidade foi obtido por média aritmética simples. Essa abordagem possibilitou uma leitura comparativa entre os processos e forneceu suporte à priorização das ações, sem prejuízo da análise qualitativa que fundamentou o estudo.

A pesquisa foi delimitada à análise documental, sem pretensão de generalização estatística, mantendo o foco no diagnóstico institucional. A validade do estudo decorreu da triangulação entre documentos, relatórios e referenciais teóricos. A confiabilidade foi assegurada pela padronização dos critérios e pela consistência da matriz de avaliação, articulando pesquisa aplicada, abordagem qualitativa, estudo de caso único, análise documental e avaliação por maturidade.

3. Resultados e Discussão

A análise documental dos relatórios internos da Fundação X revelou um padrão de fragilidades recorrentes em macroprocessos considerados críticos, os quais impactam diretamente a governança, a confiabilidade informacional, a conformidade e a eficiência operacional. Os achados não se limitaram a desvios pontuais, mas indicaram vulnerabilidades estruturais em áreas como descarte de materiais, viagens internacionais e investimentos de capital próprio. Essa constatação sugere que o sistema de controles internos da fundação opera de forma fragmentada, com baixa integração entre as áreas, padronização insuficiente e monitoramento inadequado, o que se alinha às observações de Silva e Oliveira (2020) sobre a falta de políticas formalizadas e monitoramento insuficiente em fundações de apoio.

Para sistematizar e comparar os resultados, utilizou-se uma matriz de maturidade com escala de zero a quatro, fundamentada em referenciais como COSO (2013), ISO 31000 (2018), ISO 37301 (2021) e IBGC (2023). Essa abordagem permitiu mensurar o grau de aderência dos processos e priorizar as fragilidades identificadas, convertendo categorias teóricas em critérios verificáveis. Os macroprocessos analisados apresentaram níveis de maturidade que variaram de incipientes a intermediários, indicando a necessidade de um tratamento institucional integrado para as deficiências observadas.

O macroprocesso de investimentos de capital próprio obteve o melhor resultado relativo, com uma média de 2,4. Embora este nível indique uma estrutura parcialmente consolidada, foram identificadas fragilidades relevantes na documentação técnica, na rastreabilidade das decisões e na aderência prática à política formal. A gestão de volumes expressivos de capital, conforme o IBGC (2023), exige que as decisões sejam suportadas por critérios formais, registros analíticos e justificativas econômicas claras, o que não foi consistentemente observado neste macroprocesso.

Em contraste, o processo de viagens internacionais apresentou uma maturidade média de 1,8, revelando vulnerabilidades significativas. As principais deficiências foram notadas na formalização documental, no fluxo de aprovação e na integridade processual. A ausência de políticas formalizadas e a segregação inadequada de funções, conforme apontado por Mendes (2015), contribuem para a elevação dos riscos operacionais e reputacionais, especialmente em processos que envolvem recursos financeiros sensíveis.

O macroprocesso de materiais descartados registrou o menor nível médio de maturidade, com 1,6. Este resultado reflete deficiências mais intensas em rastreabilidade, classificação das baixas e monitoramento das perdas. Em uma perspectiva integrada, os achados sugerem que, embora a organização possua controles parciais, estes ainda se encontram insuficientemente articulados entre a norma, o sistema e a prática, o que compromete a eficácia geral do sistema de controle interno.

A análise detalhada do relatório sobre materiais descartados revelou fragilidades na gestão de estoques, na classificação das baixas e na rastreabilidade das perdas. Um problema central foi a inexistência de um campo obrigatório, padronizado e parametrizado no sistema para registrar o motivo da baixa. Essa lacuna impede a identificação das causas reais das perdas, como vencimento, contaminação ou avaria, e dificulta a construção de análises gerenciais consistentes, comprometendo a informação e comunicação, um dos componentes essenciais do COSO (2013).

A ausência de justificativa formal para as baixas também enfraquece a capacidade da controladoria de atuar e limita a revisão pela alta administração, indicando uma fragilidade que afeta tanto a prevenção quanto a detecção de desvios. Adicionalmente, a classificação contábil das baixas de materiais inutilizados, tratados homogeneamente como custo, pode distorcer os resultados e diluir o custo de produção, afetando a fidedignidade do reporte e a qualidade da decisão gerencial, um aspecto crítico da qualidade da informação gerencial (Padoveze, 2016).

Outra deficiência observada foi a fragilidade na supervisão do fluxo de aprovação, onde processos de baixa de materiais relevantes não pareciam ser submetidos a instâncias formais de validação com participação proporcional da controladoria ou da diretoria. Essa situação sinaliza uma falha no ambiente de controle e na segregação de funções, permitindo que decisões de impacto patrimonial ocorram sem uma trilha decisória robusta. A ausência de monitoramento contínuo das causas das perdas, com análises reativas em vez de rotinas de revisão periódica, impede a aprendizagem organizacional e a formulação de medidas preventivas, conforme os princípios de monitoramento do COSO (2013).

No macroprocesso de viagens internacionais, o relatório evidenciou fragilidades documentais, procedimentais e de supervisão. A inconsistência no preenchimento dos formulários de requisição e aprovação, incluindo a ausência de assinatura do solicitante e divergências entre os papéis dos aprovadores, comprometeu a formalidade e a confiabilidade do processo. Essas falhas, recorrentes em diferentes viagens, indicam deficiência no ambiente de controle, na informação e comunicação e nas atividades de controle, conforme o COSO (2013).

A insuficiência da trilha de aprovação no sistema, com inconsistências na padronização do workflow e ausência de instâncias adequadas para aprovações em viagens de maior sensibilidade, demonstrou um descompasso entre a estrutura sistêmica e a norma interna. Essa falta de harmonização compromete a coerência entre procedimento, formulário e sistema, refletindo uma governança paralela mais dependente de preferências operacionais do que de diretrizes institucionais, o que é um risco para a aderência normativa e integridade processual (ISO 37301, 2021).

A documentação incompleta ou em desacordo com as exigências internas, como formulários inadequadamente preenchidos e ausência de evidências documentais, enfraquece a confiabilidade da prestação de contas e dificulta a verificação da legitimidade das despesas. Assim, o macroprocesso de viagens internacionais apresentou vulnerabilidade elevada, especialmente nos componentes de formalização, validação e monitoramento, expondo a fundação a riscos reputacionais e financeiros.

O relatório de investimentos de capital próprio revelou fragilidades na governança financeira e no processo decisório de alocação de recursos. A insuficiência de documentação técnica no momento da decisão de aportes e manutenção de posições com rentabilidade abaixo do esperado foi um achado central. Decisões de grande materialidade, como enfatizado pelo IBGC (2023), exigem suporte por memória de cálculo, análise comparativa e racional econômico formalizado, o que não foi consistentemente evidenciado.

Observaram-se também inconsistências na competição entre instituições financeiras elegíveis, com restrição prática à cotação com determinadas instituições que, em tese, atendiam aos critérios da política formal. Esse comportamento reduz a transparência e enfraquece o princípio da competitividade, impedindo a comprovação da escolha da melhor alternativa disponível. Tal situação indica uma falha nas atividades de controle e na aderência às normas, conforme a Instrução Normativa Conjunta CGU/MP nº 01/2016 (Controladoria-Geral da União, 2016).

O desalinhamento entre a política formal e a prática operacional, onde a diretoria adotou critérios mais restritivos do que os previstos na política aprovada sem fundamentação técnica, é outro ponto crítico. Normas internas só produzem efeito quando observadas na prática, e exceções devem ser formalmente justificadas. Caso contrário, estabelece-se um sistema de governança paralela, mais suscetível a preferências operacionais do que a diretrizes institucionais. A fragilidade no registro e arquivamento das decisões de investimento e resgate, com carência de evidências formais, também compromete a rastreabilidade e o monitoramento, componentes cruciais para a gestão de riscos (ISO 31000, 2018).

Ao confrontar os achados dos três macroprocessos, emergiu um padrão comum: a Fundação X possui controles formais em alguns pontos, mas carece de integração sistêmica, padronização decisória e monitoramento contínuo. Os problemas não são isolados, mas decorrem de um eixo estrutural de fragilidade institucional. Do ponto de vista do COSO (2013), os principais componentes afetados são atividades de controle, informação e comunicação e monitoramento. Em termos de governança, há fragilidades na transparência, responsabilização e aderência a normas, enquanto na gestão de riscos, observa-se baixa capacidade de antecipação e sistematização das respostas a eventos adversos, corroborando a necessidade de um framework integrado.

A distribuição das fragilidades identificadas nos macroprocessos analisados revelou uma predominância de falhas relacionadas à documentação e rastreabilidade dos processos, representando 40% do total. Em seguida, as falhas de controle e aprovação corresponderam a 30%, as falhas sistêmicas e de informação a 20%, e as falhas de monitoramento a 10%. Esse padrão reforça a interpretação de que a principal limitação institucional reside na geração de evidências consistentes para suporte às decisões e à sua verificação posterior, impactando diretamente a auditabilidade e a accountability.

Diante desse diagnóstico, propôs-se um framework integrado de governança, gestão de riscos, controles internos e compliance, estruturado em dimensões de governança, riscos, controles internos e compliance. Este framework visa consolidar critérios, rotinas, responsabilidades e indicadores de desempenho, oferecendo diretrizes e práticas para o aprimoramento da governança e dos controles internos. A proposta busca padronizar rotinas, definir responsabilidades e estabelecer indicadores de desempenho, contribuindo para maior organização dos processos e melhor suporte à tomada de decisão, conforme a necessidade de modelagens empíricas adaptadas ao contexto brasileiro, como argumentado por Kato (2024).

Em síntese, a pesquisa revelou que a Fundação X enfrenta desafios significativos na maturidade de seus macroprocessos, com fragilidades predominantes na formalização de procedimentos, rastreabilidade de decisões e monitoramento contínuo. O framework proposto, fundamentado em referenciais consolidados e no diagnóstico empírico, oferece uma solução estruturada para fortalecer a governança, a gestão de riscos, os controles internos e o compliance, contribuindo para a eficiência e transparência na gestão de recursos em fundações de apoio e respondendo ao objetivo de desenvolver um modelo aplicado.

4. Conclusão

O presente estudo buscou desenvolver um framework aplicado de governança, gestão de riscos, controles internos e compliance, fundamentado em um diagnóstico empírico dos macroprocessos de uma fundação de apoio de grande porte. Verificou-se que os macroprocessos analisados, como descarte de materiais, viagens internacionais e investimentos de capital próprio, apresentaram níveis de maturidade que variaram de incipientes a intermediários. Identificaram-se fragilidades significativas na formalização de procedimentos, na rastreabilidade das decisões e no monitoramento contínuo das atividades. Os achados indicaram um padrão de controles fragmentados, baixa integração entre as áreas e padronização insuficiente, com predominância de falhas relacionadas à documentação e rastreabilidade dos processos. A partir desse diagnóstico, propôs-se um framework integrado, estruturado em dimensões de governança, riscos, controles internos e compliance, que define responsabilidades, padroniza rotinas e estabelece indicadores de desempenho. Este modelo contribui para o fortalecimento da governança e para o aprimoramento da eficiência e da transparência na gestão de recursos em fundações de apoio, oferecendo uma solução estruturada para as deficiências observadas.

A principal limitação deste trabalho reside na sua natureza de estudo de caso único, o que restringe a generalização dos resultados para outras organizações. Contudo, a profundidade da análise permitiu uma compreensão detalhada das dinâmicas internas da fundação investigada. Sugere-se que estudos futuros explorem a aplicação e validação do framework proposto em diferentes contextos e tipos de fundações de apoio, a fim de ampliar sua aplicabilidade e robustez. Pesquisas adicionais poderiam também investigar a efetividade da implementação do framework ao longo do tempo, mensurando o impacto nas métricas de maturidade e desempenho organizacional.

Referências Bibliográficas

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PADOVEZE, Clóvis Luís. (2016). Controladoria estratégica e operacional. São Paulo: Cengage Learning.

Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Finanças e Controladoria do MBA USP/Esalq

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