Mariana Loterio-Silva; Josué Marcos de Moura Cardoso

DOI: 10.22167/2675-6528-202601201

Artigo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Resumo

A comunicação interna desempenha um papel estratégico na execução de projetos, especialmente em ambientes acadêmicos e laboratoriais caracterizados por alta complexidade técnica, multidisciplinaridade e rotatividade de pesquisadores. Este trabalho teve como objetivo analisar o impacto da comunicação interna na execução de projetos acadêmicos em laboratórios de instituições públicas, a partir da percepção de pesquisadores e colaboradores. Para isso, realizou-se um levantamento de campo, consultando 34 respondentes por meio de um questionário anônimo. O estudo diagnosticou os principais meios de comunicação utilizados, sua frequência e efetividade, e identificou falhas, ruídos e suas consequências práticas no andamento dos projetos. Os resultados evidenciaram um modelo de comunicação híbrida, com alta frequência de interações entre equipes reduzidas. Apesar da percepção de clareza nas informações, foram constatadas fragilidades que impactaram os projetos, gerando atrasos, retrabalho e dificuldades na tomada de decisão. Como contribuição prática, propôs-se um fluxograma comunicacional estruturado, que integrou a comunicação formal e informal, destacando a formalização das informações para reduzir retrabalhos e favorecer o alinhamento. Adicionalmente, elaborou-se uma Matriz de Comunicação que definiu públicos, canais, formatos e frequência, visando garantir rastreabilidade, padronização e maior eficiência na execução dos projetos acadêmicos. A pesquisa concluiu pela necessidade de integrar de forma mais estruturada os fluxos formais e informais de comunicação para maior eficiência, confiabilidade e qualidade nos projetos acadêmicos.

Palavras-chave: Comunicação organizacional; Implicações gerenciais; Instituições públicas de pesquisa; Levantamento de campo; Matriz de comunicação.

1. Introdução

A comunicação desempenha um papel estratégico na execução de projetos em diversos setores. Em ambientes acadêmicos e laboratoriais, caracterizados por sua alta complexidade técnica, multidisciplinaridade e rotatividade de pesquisadores, a gestão da comunicação interna assume uma importância ainda mais estratégica. A eficácia da comunicação é fundamental para o sucesso e a fluidez das atividades desenvolvidas, especialmente onde a troca de informações é constante e decisiva.

A palavra comunicação, derivada do latim communicare, refere-se à ação de trocar mensagens com o propósito de transmitir e receber informações entre dois ou mais interlocutores. Este é um processo que abrange desde a criação e interpretação até a provocação de uma resposta, podendo ser intencional e, portanto, exercer influência, persuasão e convencimento (Santaella, 2001). No contexto da gestão de projetos, o planejamento da comunicação é essencial, envolvendo a identificação das demandas de informação e o estabelecimento de uma abordagem eficiente para a troca e propagação dessas informações ao longo do ciclo de vida do projeto (PMI, 2017; PMI, 2021). Falhas nesse planejamento podem resultar em mal-entendidos, atrasos nas entregas, perda de informações importantes e ineficiência geral do fluxo de trabalho (Alomari, 2025).

A relevância do planejamento da comunicação estende-se de forma acentuada ao ambiente laboratorial acadêmico. Este contexto é marcado pela grande quantidade de informações geradas e compartilhadas, além de ser intrinsecamente multidisciplinar, reunindo profissionais com diversas formações, como biomédicos, biólogos, biotecnologistas, farmacêuticos e médicos, e diferentes níveis hierárquicos, incluindo pesquisadores, doutores, técnicos e pós-graduandos (Liu, Lu e Wang, 2020). A complexidade dessas interações exige uma comunicação bem estruturada para garantir a clareza e a precisão das informações.

Apesar da importância reconhecida da comunicação para a gestão organizacional, evidenciada pelo fato de que 96% dos responsáveis pela comunicação em instituições a consideram crucial (Costa-Sánchez, 2020), uma lacuna significativa persiste. Apenas 24% dessas instituições possuem um plano de comunicação escrito e alinhado às suas estratégias organizacionais. No ambiente acadêmico, a ausência de um fluxo de comunicação adequado pode impactar diretamente o compartilhamento do conhecimento, a qualidade do ambiente de trabalho e as relações interpessoais (Liu, Lu e Wang, 2020).

No cenário laboratorial, a comunicação se manifesta de formas distintas: formal e informal. A comunicação formal segue canais oficiais, como relatórios e registros, garantindo rastreabilidade e controle das mensagens. Em contraste, a comunicação informal ocorre de maneira espontânea e não estruturada, por meio de conversas entre colaboradores e trocas de experiências (Giclioti, 2009; Ferro et al., 2025). A comunicação informal pode desempenhar um papel significativo na inovação e na redução de ruídos (Araújo, 1978; Katajavuori et al., 2019), e ferramentas de comunicação instantânea podem suprir lacunas dos sistemas formais, promovendo o compartilhamento rápido de conhecimento e apoiando a tomada de decisão (Ferro et al., 2025). Contudo, a utilização desses canais sem integração a mecanismos formais pode comprometer o registro e a rastreabilidade das informações, um risco à reprodutibilidade científica e à preservação da memória do grupo, especialmente em face da rotatividade inerente ao meio acadêmico.

A gestão e o planejamento da comunicação em laboratórios de pesquisa acadêmica de instituições públicas são cruciais não apenas para a documentação e estabelecimento de processos experimentais e seus resultados, mas também para fomentar um ambiente mais eficiente e colaborativo (Araújo, 1978). Compreender como a comunicação, tanto formal quanto informal, é percebida pelos profissionais é fundamental para propor melhorias que otimizem a gestão de projetos acadêmicos. Diante desse contexto, este trabalho teve como objetivo analisar o impacto da comunicação na execução de projetos acadêmicos em laboratórios de pesquisa de instituições públicas, a partir da percepção dos profissionais deste segmento.

2. Material e Métodos

O presente estudo adotou uma perspectiva de diagnóstico situacional, caracterizando-se como uma pesquisa do tipo levantamento de campo, ou “survey”, conforme as abordagens descritas por Guedes et al. (2018) e Gil (2017). O objetivo central foi diagnosticar o impacto da comunicação na execução de projetos acadêmicos desenvolvidos por grupos de pesquisa em instituições públicas, a partir da percepção dos profissionais envolvidos.

A metodologia foi delineada em etapas sequenciais para garantir a sistematicidade da investigação. Primeiramente, definiu-se o público-alvo, composto por pesquisadores, técnicos de laboratório e alunos de pós-graduação atuantes em laboratórios de pesquisa de instituições públicas. A amostragem foi do tipo não probabilística por conveniência, incluindo 34 indivíduos que se dispuseram a participar voluntariamente da pesquisa.

O critério de inclusão para os participantes restringiu-se àqueles com participação ativa em grupos de pesquisa acadêmica nos últimos dois anos. A coleta de dados ocorreu por meio da aplicação de um questionário anônimo, elaborado e disponibilizado na plataforma Google Forms. A divulgação do convite para participação foi realizada através de redes sociais, como LinkedIn, Instagram e WhatsApp, no período de 19 de dezembro de 2025 a 14 de janeiro de 2026.

Os procedimentos éticos foram rigorosamente observados, em conformidade com as diretrizes das Resoluções nº 466/2012 e nº 510/2016 do Conselho Nacional de Saúde (Brasil, 2012; Brasil, 2016). A participação dos respondentes foi condicionada ao aceite prévio do Consentimento Livre e Esclarecido (CLE). O estudo assegurou o anonimato dos participantes e não envolveu a coleta de dados sensíveis, dispensando a submissão a um Comitê de Ética em Pesquisa, e respeitou as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) (Brasil, 2018).

A elaboração do questionário seguiu um processo estruturado, iniciando-se pela especificação das informações necessárias para alinhar o instrumento aos objetivos da pesquisa. Em seguida, realizou-se a escolha do tipo de questionário e a determinação dos conteúdos, definindo-se os temas e dimensões a serem abordados. Posteriormente, planejou-se o processo de captação das respostas, com a definição dos enunciados das questões e a organização da ordem das perguntas para assegurar clareza e coerência.

O questionário foi composto por 13 questões, concebidas para caracterizar o perfil dos respondentes, identificar as práticas de comunicação e avaliar seus impactos na execução dos projetos de pesquisa. A estrutura do instrumento integrou conceitos de Gestão das Comunicações do Projeto, conforme o Guia PMBOK (PMI, 2017; PMI, 2021), abrangendo os processos de Planejar, Gerenciar e Monitorar as Comunicações, adaptados ao contexto de laboratórios acadêmicos.

As questões iniciais do questionário (um a três) foram direcionadas à caracterização dos participantes, investigando o vínculo com o laboratório, o tempo de atuação e o número médio de membros nos projetos. As questões quatro a nove buscaram identificar os meios de comunicação formais e informais utilizados, a frequência das interações, a prática de registro formal de informações informais, a clareza dos documentos técnicos e a frequência de registro detalhado de procedimentos experimentais.

As questões dez e onze abordaram a percepção dos ruídos de comunicação e o impacto das falhas comunicacionais em problemas como atrasos, retrabalho, decisões baseadas em informações incompletas e desalinhamento com os objetivos do projeto, utilizando uma escala Likert para mensuração. As questões finais (doze e treze) avaliaram o nível de satisfação geral com a comunicação e coletaram sugestões para melhorias.

Após a coleta, os dados obtidos foram codificados, tabulados e analisados com o auxílio do software Excel, permitindo a organização das informações para a interpretação dos resultados. Como contribuição prática do estudo, elaborou-se um fluxograma comunicacional estruturado e uma Matriz de Comunicação, visando aprimorar a gestão da comunicação em projetos de pesquisa acadêmica.

3. Resultados e Discussão

A análise dos dados coletados, provenientes de 34 participantes em laboratórios de pesquisa de instituições públicas, forneceu um diagnóstico abrangente sobre a comunicação interna e seu impacto na execução de projetos acadêmicos. Os resultados permitiram identificar os principais meios de comunicação utilizados, a frequência das interações, as falhas e ruídos percebidos, e as consequências práticas no andamento dos projetos. Este levantamento de campo, conforme a metodologia aplicada, buscou compreender a percepção dos profissionais sobre a dinâmica comunicacional, servindo como base para as proposições de melhoria.

Inicialmente, a pesquisa focou na caracterização dos respondentes, estabelecendo o perfil dos participantes para contextualizar as percepções sobre a comunicação. A maioria dos participantes era composta por alunos de Doutorado, representando 32,4% da amostra. Alunos de Iniciação Científica e Graduação somaram 26,5%, enquanto os de Mestrado constituíram 17,6%. Os demais perfis incluíram Técnicos/Funcionários, com 11,8%, e Pesquisadores Doutores e Pós-doutores, cada um com 5,9% da amostra. Essa distribuição reflete a natureza hierárquica e a diversidade de níveis de formação presentes no ambiente acadêmico, influenciando a dinâmica de comunicação.

Em relação ao tempo de atuação no laboratório, a maior parcela dos respondentes, 50%, possuía entre um e três anos de experiência. Aqueles com três a cinco anos de atuação representaram 23,5%, enquanto os participantes com menos de um ano somaram 14,7%. Por fim, 11,8% dos respondentes tinham mais de cinco anos de experiência. Essa distribuição sugere uma rotatividade considerável, especialmente entre os membros em formação, o que sublinha a importância de processos de comunicação e documentação robustos para a preservação do conhecimento e a continuidade dos projetos.

A estrutura das equipes de pesquisa, avaliada pela percepção dos participantes sobre o número de integrantes ativos, revelou que a maioria dos projetos era executada por grupos de duas a quatro pessoas, correspondendo a 55,9% dos casos. Projetos de menor escala, com uma a duas pessoas, representaram 32,4% da amostra. Equipes de quatro a seis membros somaram 8,8%, e grupos com oito ou mais integrantes foram a minoria, com 2,9%. A predominância de equipes reduzidas pode favorecer a agilidade na comunicação informal, mas também pode intensificar a necessidade de formalização para evitar perdas de informação em contextos de alta rotatividade.

Meios e frequência de comunicação

A investigação sobre os meios e a frequência de comunicação revelou um modelo híbrido, que integra canais formais e informais. Os principais meios de comunicação formais adotados pelos pesquisadores foram as reuniões de laboratório e os alinhamentos individuais com o orientador, ambos citados por 88,2% dos respondentes. O e-mail institucional foi utilizado por 76,5%, e os relatórios científicos por 64,7%. O caderno ata foi mencionado por 44,1%, e plataformas online, como o “Benchling”, por 11,8%. Esses dados indicam uma dependência de interações síncronas e documentos tradicionais para a comunicação formal, conforme o Guia PMBOK (PMI, 2017), que enfatiza a definição de necessidades de informação e canais adequados.

No que tange aos canais de comunicação informal, os aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp, foram o meio predominante, citados por 97,1% dos respondentes. As conversas rápidas no ambiente laboratorial, em contextos como “cafezinho” ou “corredor”, foram utilizadas por 79,4% para tratar de assuntos do projeto. Chamadas de voz/vídeo não agendadas ocorreram com menor frequência, em 20,6% dos casos, enquanto o uso de redes sociais, como grupos de Facebook, não foi reportado por nenhum participante. Essa preferência por ferramentas digitais e interações presenciais espontâneas ressalta a busca por agilidade na troca de informações.

A dinâmica comunicacional observada nos laboratórios analisados caracteriza-se por um modelo híbrido, equilibrando a formalidade das reuniões de grupo e alinhamentos com a agilidade das trocas de informações digitais. O WhatsApp emergiu como o principal canal informal, sustentando a execução cotidiana dos projetos. Embora canais informais contribuam para a circulação do conhecimento e a adaptação das informações, como apontado por Ferro et al. (2025), eles também apresentam riscos à padronização e ao registro do conhecimento, aspectos cruciais para a reprodutibilidade científica.

A frequência de interação entre os membros do grupo de pesquisa demonstrou um cenário de alta intensidade comunicacional. A maior parcela dos respondentes, 32,4%, interagia com os colegas de duas a três vezes por semana. A comunicação diária foi relatada por 29,4%, e a semanal por 26,5%. Interações quinzenais (8,8%) ou mensais ou menos (2,9%) foram menos frequentes. A alta intensidade de interação, com 61,8% da amostra se comunicando diariamente ou várias vezes por semana, indica um ambiente colaborativo que exige um fluxo constante de informações para a manutenção dos projetos, corroborando Liu, Lu e Wang (2020) sobre a dependência de comunicação frequente em equipes intensivas em conhecimento.

A formalização das informações obtidas informalmente revelou uma prática comum, mas com uma lacuna significativa. A maioria dos participantes, 70,6%, possuía o hábito de documentar em cadernos ata ou de protocolo as alterações e otimizações resultantes de interações informais, como dicas de colegas. Contudo, 29,4% dos respondentes admitiram não realizar esse registro formal. Essa ausência de documentação sistemática representa um risco à reprodutibilidade científica e à preservação da memória do grupo, pois o conhecimento gerado espontaneamente pode não ser transferido ou recuperado a longo prazo, conforme Morris, Scott e Mars (2021).

Em síntese, o ambiente laboratorial é marcado por um fluxo informacional intenso e dinâmico, com uma estrutura comunicacional híbrida. Embora a agilidade proporcionada pelos canais informais seja valorizada, a falta de formalização de uma parcela significativa das informações obtidas informalmente constitui uma vulnerabilidade. Essa lacuna no registro de dados espontâneos pode comprometer a reprodutibilidade dos experimentos e a memória científica do grupo, especialmente em um contexto de rotatividade acadêmica, destacando a necessidade de integrar a comunicação informal com práticas formais de documentação para garantir a efetividade operacional e a gestão do conhecimento.

Efetividades, falhas e ruídos

A análise das variáveis de impacto que afetam a execução dos projetos acadêmicos permitiu distinguir práticas comunicativas bem-sucedidas de falhas que geram obstáculos. A percepção da qualidade das informações documentadas revelou que 67,6% dos pesquisadores avaliaram com nível quatro (claro) a clareza dos dados descritos em protocolos, atas ou seções de materiais e métodos. Adicionalmente, 14,7% atribuíram o nível máximo de muita clareza (nível cinco), enquanto a mesma porcentagem (14,7%) manteve uma posição neutra (nível três). Apenas 2,9% indicaram níveis baixos de clareza.

Embora a percepção de clareza dos documentos técnicos sugira uma aparente segurança técnica, a qualidade da comunicação depende não apenas da clareza, mas também da padronização e consistência dos registros, conforme o Guia PMBOK (PMI, 2017; PMI, 2021). Falhas nesses aspectos podem comprometer a transferência de conhecimento e gerar ruídos ao longo do tempo, mesmo que os documentos sejam inicialmente compreensíveis (Morris, Scott e Mars, 2021). Portanto, a clareza percebida não foi suficiente, por si só, para assegurar a eficácia comunicacional plena nos ambientes de pesquisa.

A frequência de registro detalhado de procedimentos e metodologias dos experimentos revelou uma inconsistência. Apenas 17,6% dos pesquisadores declararam documentar suas ações todos os dias. A maioria, 61,8%, realizava o registro detalhado somente quando executava algum experimento, enquanto 14,7% o faziam de duas a três vezes por semana e 5,9% uma vez por semana. Essa ausência de periodicidade nos registros, com mais da metade dos respondentes admitindo documentar apenas no momento da execução, pode gerar ruídos e comprometer a rastreabilidade das informações a longo prazo, contrastando com a percepção positiva inicial de clareza.

Os ruídos de comunicação percebidos pelos respondentes foram um fator crítico. A principal falha, com 50% das menções, foi a falta de padronização de processos. Em seguida, destacaram-se a falta de clareza na escrita de documentos técnicos (38,2%) e a falta de tempo para reuniões de alinhamento (32,4%). Problemas técnicos de infraestrutura e a falta de empenho ou clareza nas mensagens enviadas foram apontados por 29,4% dos participantes. A falta de padronização de processos, em particular, indica que a execução dos protocolos experimentais não ocorre de maneira uniforme, o que pode reduzir a reprodutibilidade científica e dificultar o rastreamento de falhas operacionais.

A sobrecarga de mensagens via e-mail e a falta de tempo para reuniões foram identificadas como agravantes importantes para o êxito dos projetos. Esse cenário de saturação informacional pode prejudicar a triagem de dados essenciais e elevar o risco de desalinhamento entre as metas estabelecidas e a execução prática. Além disso, a contradição entre a percepção geral de clareza e a identificação da falta de precisão documental como um dos ruídos de maior impacto negativo sublinha a necessidade de aprimorar a qualidade e a consistência dos registros. A padronização dos processos de comunicação e o estabelecimento de práticas formais são fundamentais para garantir consistência, rastreabilidade e alinhamento, conforme o Guia PMBOK (PMI, 2021), e a sobrecarga informacional pode dificultar a priorização de informações relevantes (Morris, Scott e Mars, 2021).

Impacto nos projetos

As deficiências na comunicação se traduziram em consequências reais para a pesquisa, como atrasos e retrabalhos. Em relação aos atrasos na entrega de resultados, 29,4% dos respondentes perceberam um impacto moderado das falhas comunicacionais no cumprimento de prazos, enquanto 23,5% identificaram um nível elevado de comprometimento. Essa dispersão de percepções, com mais da metade dos respondentes indicando algum nível de impacto, demonstra que a deficiência no fluxo de informações constituiu um obstáculo real para o cronograma dos projetos acadêmicos, afetando a pontualidade das entregas.

A necessidade de refazer tarefas ou experimentos foi um impacto expressivo das falhas de comunicação. Um total de 41,2% dos respondentes classificaram esse impacto como muito alto, e 20,6% apontaram impacto alto, indicando a recorrência de retrabalho. Outros 26,5% perceberam um impacto moderado, enquanto uma menor parcela indicou impacto baixo (8,8%) e muito baixo (8,8%). Esses resultados evidenciam que a ausência de comunicação eficaz compromete o alinhamento entre as partes interessadas, aumentando a probabilidade de erros, revisões e repetição de atividades ao longo do ciclo do projeto (PMI, 2017; PMI, 2021).

As decisões tomadas com base em informações incompletas ou incorretas também foram significativamente impactadas. A maior parte dos respondentes, 38,2%, indicou um impacto muito alto, e 23,5% apontaram impacto alto, evidenciando que decisões fundamentadas em informações incorretas ocorreram com frequência relevante. Um impacto moderado foi percebido por 20,6%, e impactos baixo (11,8%) e muito baixo (5,9%) foram menos comuns. A qualidade e a completude das informações são fatores críticos para a execução dos projetos acadêmicos, pois decisões eficazes dependem de informações precisas, oportunas e confiáveis para reduzir incertezas e evitar erros (PMI, 2017; PMI, 2021).

A dificuldade em manter o foco e o alinhamento com os objetivos do projeto também foi um desafio. Embora o impacto não tenha sido predominantemente crítico, com 29,4% indicando impacto moderado, houve uma dispersão relevante entre os níveis de percepção. Impactos baixo (20,6%) e muito baixo (17,6%) foram observados, mas também houve relatos de impacto alto (14,7%) e muito alto (17,6%). A comunicação ineficaz pode comprometer o entendimento dos objetivos e gerar desalinhamentos, mesmo quando o impacto não é majoritariamente elevado, ressaltando a necessidade de fortalecer práticas de alinhamento contínuo para garantir clareza nas metas e diretrizes dos projetos (PMI, 2021).

Apesar dos ruídos e retrabalhos identificados, a percepção geral de satisfação com a comunicação no laboratório foi majoritariamente positiva. A maioria dos participantes, 58,8%, sentiu-se “Satisfeita” com o andamento de seus projetos sob o ponto de vista da comunicação geral. Somados aos 20,6% que se declararam “Muito satisfeitos”, o índice de aprovação atingiu quase 80%. No entanto, 20,5% dos respondentes ficaram em posição neutra ou de insatisfação. Esse resultado sugere que a resiliência das equipes e a alta frequência de interações conseguem, na maioria dos casos, mitigar os danos e manter o progresso acadêmico em níveis aceitáveis, mesmo diante das fragilidades comunicacionais.

As sugestões de melhoria para a comunicação nos projetos de pesquisa, coletadas por meio de questão aberta, revelaram pontos críticos recorrentes. Observou-se uma forte ênfase na necessidade de padronização de processos, especialmente na elaboração e compartilhamento de protocolos experimentais, bem como na adoção de registros sistemáticos, como atas e cadernos eletrônicos. A formalização e sistematização dos registros foram demandas centrais para garantir maior clareza, rastreabilidade das informações e reprodutibilidade experimental. Também foi destacada a necessidade de aprimorar o alinhamento entre objetivos, prazos e responsabilidades, diante de falhas associadas à sobrecarga de demandas e à ausência de “feedbacks” estruturados.

Os participantes também sugeriram o fortalecimento de espaços formais de comunicação, como reuniões periódicas, e o uso de ferramentas digitais de gestão para acompanhamento contínuo das atividades. Aspectos interpessoais e organizacionais foram ressaltados, indicando a importância de uma comunicação mais ativa, colaborativa e inclusiva nos processos decisórios. Exemplos de sugestões incluíram “protocolos padronizados e melhor divulgados”, “caderno ata eletrônico geral”, “alinhar expectativas de prazo”, “Lab Meetings semanais”, “GitHub, Trello”, “falta de feedback” e “comunicação mais ativa”. Essas respostas, em conjunto, reforçam a necessidade de aprimorar a comunicação de forma mais sistemática e estratégica, apesar das práticas já estabelecidas em alguns laboratórios.

Sugestão de fluxograma comunicacional em projetos de pesquisa acadêmica

Com base nos achados do levantamento de campo e na revisão da literatura, foi sugerido um fluxograma comunicacional para projetos de pesquisa acadêmica. Este fluxograma destaca a importância da formalização das informações geradas ao longo da execução das atividades científicas, integrando os dados obtidos do questionário e as proposições da Matriz de Comunicação. A gestão da comunicação é concebida como um elemento integrador, abrangendo o planejamento, gerenciamento e monitoramento das comunicações, conforme as diretrizes do Guia PMBOK (PMI, 2017).

O processo comunicacional proposto tem início na geração de informação, que ocorre a partir da execução de experimentos, da adaptação de protocolos e das discussões técnicas entre os membros do laboratório. Essas informações podem circular tanto por meios de comunicação formal, como e-mails, relatórios e reuniões, quanto por meios informais, como aplicativos de mensagens e conversas espontâneas, refletindo a dinâmica cotidiana dos grupos de pesquisa. A formalização da informação é um ponto crucial, pois quando a informação é formalizada, por exemplo, por meio de registros em cadernos de ata ou e-mails institucionais, espera-se a redução de retrabalhos, o aumento da clareza e o maior alinhamento entre os envolvidos no projeto.

Por outro lado, quando a informação permanece apenas no âmbito informal, o fluxograma proposto contempla riscos associados à perda ou distorção do conteúdo, o que pode resultar em impactos negativos, como retrabalho experimental, atrasos na execução das atividades e erros experimentais. A formalização das informações, portanto, não deve ser vista como um entrave, mas como um elemento estratégico para garantir a rastreabilidade do conhecimento, a qualidade dos resultados e a eficiência na condução dos projetos acadêmicos. Essa proposição visa integrar a agilidade da comunicação informal com a confiabilidade dos registros formais, prevenindo perdas de conhecimento e reduzindo falhas.

Proposta de Matriz de Comunicação

Adicionalmente, foi elaborada uma Matriz de Comunicação, estruturada com base nas diretrizes do Guia PMBOK (PMI, 2017) no domínio de Gerenciamento das Comunicações do Projeto. A matriz parte do princípio de que a comunicação eficaz depende da identificação clara das partes interessadas, da definição dos objetivos comunicacionais e da seleção adequada de canais, formatos e frequência, garantindo que a informação correta seja disponibilizada à pessoa certa, no momento apropriado. Esta ferramenta visa padronizar e otimizar os fluxos de informação nos laboratórios de pesquisa acadêmica.

Inicialmente, os públicos-alvo devem ser definidos a partir do mapeamento das partes interessadas envolvidas nos projetos de pesquisa acadêmicos, considerando seus papéis, níveis de responsabilidade e influência. A matriz contempla o orientador, doutorandos e mestrandos, alunos de iniciação científica e técnicos ou funcionários do laboratório. Para cada público, estabelece-se um objetivo específico da comunicação, alinhado às suas atribuições, como alinhamento estratégico e tomada de decisão para o orientador, coordenação e execução das atividades para pós-graduandos, execução operacional e aprendizagem técnica para alunos de IC, e alinhamento coletivo e suporte operacional para técnicos.

Os canais de comunicação são definidos considerando a complexidade da informação, a necessidade de interação síncrona ou assíncrona e o grau de formalidade requerido. Reuniões formais, presenciais ou on-line, são priorizadas para comunicações estratégicas e decisórias, comandadas pelos orientadores. Reuniões de laboratório e e-mails institucionais são indicados para a coordenação e execução operacional. Os formatos de comunicação, como atas de reunião padronizadas, registros escritos e repositórios digitais de protocolos, são incluídos para promover a rastreabilidade, a padronização e a preservação do conhecimento, aspectos fundamentais para a gestão eficaz das comunicações.

A frequência das comunicações é definida de acordo com os níveis de responsabilidade e influência das partes interessadas, variando entre semanal, contínua ou conforme demanda. Essa definição busca equilibrar a necessidade de atualização constante com a prevenção da sobrecarga informacional, um dos problemas identificados no diagnóstico inicial. Por exemplo, para o orientador, a frequência é semanal com ata de reunião. Para doutorandos e mestrandos, também semanal com ata padronizada e repositório digital de protocolos. Para alunos de IC, a comunicação é contínua, e para técnicos e funcionários, conforme demanda, utilizando comunicação escrita padronizada e e-mail institucional.

A matriz sugere o estabelecimento de critérios de sucesso para cada fluxo comunicacional, como decisões devidamente registradas, clareza de direcionamento, protocolos atualizados e aplicados de forma consistente, além da redução de retrabalho e redundâncias. Esses critérios permitem o monitoramento da efetividade da comunicação, alinhando a Matriz de Comunicação ao planejamento e ao controle dos projetos acadêmicos. A formalização da informação, portanto, desempenha um papel central na eficiência dos projetos, garantindo rastreabilidade e confiabilidade dos dados, e a integração da comunicação informal com mecanismos formais de registro é essencial para evitar perdas de conhecimento e reduzir falhas na execução dos projetos acadêmicos.

Em síntese, os resultados da pesquisa evidenciaram um modelo de comunicação híbrida nos laboratórios de pesquisa, caracterizado por interações frequentes em equipes reduzidas e uma percepção geral de clareza nas informações. Contudo, foram identificadas fragilidades significativas, como a falta de padronização de processos e a ausência de registro sistemático de informações informais, que impactaram negativamente a execução dos projetos, gerando atrasos, retrabalho e dificuldades na tomada de decisão. A proposta de um fluxograma comunicacional estruturado e uma Matriz de Comunicação visa integrar os fluxos formais e informais, formalizando informações para reduzir retrabalhos e favorecer o alinhamento, garantindo maior eficiência, confiabilidade e qualidade nos projetos acadêmicos.

4. Conclusão

O presente estudo analisou o impacto da comunicação interna na execução de projetos acadêmicos em laboratórios de instituições públicas, a partir da percepção dos profissionais envolvidos. Verificou-se um modelo de comunicação híbrida, caracterizado por interações frequentes em equipes reduzidas, onde se observou uma percepção geral de clareza nas informações documentadas. Contudo, identificou-se fragilidades significativas, como a ausência de padronização de processos e a falta de registro sistemático de informações obtidas informalmente. Essas deficiências impactaram a execução dos projetos, gerando atrasos, retrabalho e dificuldades na tomada de decisão. Como contribuição prática, propôs-se um fluxograma comunicacional estruturado, que integrou a comunicação formal e informal, e elaborou-se uma Matriz de Comunicação, visando formalizar as informações para reduzir retrabalhos, favorecer o alinhamento e garantir maior eficiência, rastreabilidade e qualidade nos projetos acadêmicos.

Apesar dos achados relevantes, o estudo apresentou limitações decorrentes da amostra de 34 participantes, o que restringe a generalização dos resultados para outros contextos institucionais. Adicionalmente, por ser uma pesquisa baseada em percepção, os dados estão sujeitos a vieses individuais. A heterogeneidade dos laboratórios analisados também pode ter introduzido variações contextuais não capturadas. Para estudos futuros, sugere-se aprofundar a investigação por meio de abordagens qualitativas mais detalhadas, como entrevistas ou estudos de caso, que permitam compreender em maior profundidade os fluxos comunicacionais. Recomenda-se, ainda, a aplicação do instrumento em amostras maiores e mais diversas, bem como a análise do impacto da implementação de ferramentas e práticas estruturadas de gestão da comunicação, como protocolos padronizados e plataformas digitais colaborativas.

Referências Bibliográficas

Alomari, A.A.; Alzahrani, T.R.; Alqulaiti, S.M. 2025. The Role of Communication in Project Management: An Analytical Study. International Multilingual Academic Journal, 1(1): 33–62.

Araújo, V.M.R.H. 1978. Estudo dos canais informais de comunicação técnica: seu papel em laboratórios de pesquisa e desenvolvimento, na transferência de tecnologia e na inovação tecnológica. Dissertação de Mestrado em Ciência da Informação. Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, RJ, Brasil.

Brasil. 2012. Conselho Nacional de Saúde [CNS]. Resolução nº 466, de 12 de dezembro de 2012. Aprova diretrizes e normas regulamentadoras de pesquisas envolvendo seres humanos. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, n. 12, p. 59–62.

Brasil. 2016. Conselho Nacional de Saúde [CNS]. Resolução nº 510, de 7 de abril de 2016. Dispõe sobre as normas aplicáveis a pesquisas em Ciências Humanas e Sociais. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, n. 98, p. 44–46.

Brasil. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais [LGPD]. Dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado. Diário Oficial da União, Brasília, 15 ago. 2018. Seção 1.

Costa-Sánchez, C.; Túñez-López, J.M.; Míguez-González, M.I. 2020. Comparative analysis of corporate communication management between companies and institutions: the Galician case. Comunicação e Sociedade, “Special Issue”: 37–51.

Ferro, A.; Atzori, F.; Angiolini, C.; Bortolin, M.; Cortesi, L.; Fabi, A.; Fiorio, E.; Garrone, O.; Gianni, L.; Giordano, M.; Merlini, L.; Mion, M.; Moscetti, L.; Sartori, D.; Sarobba, M.G.; Spazzapan, S.; Lusardi, R.; Piras, E.M. 2025. DonnaRosa Project: Exploring informal communication practices among breast cancer specialists. Current Oncology, 32(12): 704.

Giclioti, F. 2009. Reflexos da comunicação formal e informal na estrutura organizacional das empresas. Revista ADMPG, 2(1): 15–19.

Gil, A.C. 2017. Como elaborar projetos de pesquisa. 6ed. Atlas, São Paulo, SP, Brasil.

Guedes, E.V.; Andrade, M.P.D.; Rosa, J.A.A. 2018. Diagnóstico situacional: ferramenta importante para o planejamento das ações de saúde bucal no programa saúde na escola. Trabalho de Conclusão de Curso de Odontologia. Universidade Tiradentes, Aracajú, SE, Brasil.

Katajavuori, N.; 2019. The value of academics’ formal and informal interaction in developing life science education. Higher Education Research & Development, 38(4): 793–806.

Liu, F.; Lu, Y.; Wang, P. 2020. Why knowledge sharing in scientific research teams is difficult to sustain: An interpretation from the interactive perspective of knowledge hiding behavior. Frontiers in Psychology, 11(537833): 1–13.

Morris, C.; Scott, R.E.; Mars, M. 2021. WhatsApp in clinical practice—The challenges of record keeping and storage: A scoping review. International Journal of Environmental Research and Public Health, 18(24): 13426.

Project Management Institute [PMI]. 2017. Guia PMBOK®: Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 6ed. PMI Inc., Newtown Square, PA, EUA.

Project Management Institute [PMI]. 2021. Guia PMBOK®: Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 7ed. PMI Inc., Newtown Square, PA, EUA.

Santaella, L. 2001. Comunicação e pesquisa: projetos para mestrado e doutorado. Hacker, São Paulo, SP, Brasil.

Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

Para saber mais sobre o curso, clique aqui e acesse a plataforma MBX Academy