Resumo Executivo

Murillo Trevisanello Pinotti; Samira Sestari do Nascimento

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Os Conselhos Municipais configuram-se como instâncias formais de deliberação e controle social, fundamentais para a viabilização da participação cidadã na formulação, implementação e fiscalização de políticas públicas em âmbito local. Conforme apontam Bronstein, Fontes Filho e Pimenta (2017), esses colegiados são estruturados por meio de uma representação paritária entre o poder público e a sociedade civil, operando como espaços críticos de articulação e tomada de decisão coletiva. Embora a função institucional desses órgãos esteja consolidada em normativas legais, a eficácia prática de sua atuação depende diretamente de fatores organizacionais, comunicacionais e relacionais que sustentam a governança cotidiana. A literatura contemporânea sobre comunicação organizacional enfatiza que, em ambientes interconectados e multilaterais, os fluxos de informação entre os diversos atores institucionais tornaram-se fatores estratégicos para a efetividade das ações públicas (Wellington; Rocha, 2022). De acordo com as diretrizes do Project Management Body of Knowledge (2021), o gerenciamento eficaz das partes interessadas, ou stakeholders, está intrinsecamente ligado à clareza nas comunicações, à definição precisa de expectativas e à gestão de informações em tempo real. Em municípios de médio porte, como Matão, lacunas nesses processos dificultam a articulação entre setores governamentais e não governamentais, afetando a construção de vínculos estáveis e transparentes. Cunha (2011) afirma que a eficácia dos conselhos está relacionada à compreensão dos papéis e responsabilidades por seus membros e à existência de uma comunicação que favoreça a construção coletiva. No entanto, muitos conselhos ainda operam de forma fragmentada, com baixa clareza na divisão de atribuições e dificuldades no engajamento dos envolvidos, o que compromete a confiança social nas decisões tomadas (Gonçalves et al., 2020).

A problemática central reside no fato de que os Conselhos Municipais de Matão, apesar de sua relevância normativa, apresentam limitações decorrentes da ausência de uma comunicação institucional estruturada. Essa carência compromete a clareza das funções, a fluidez dos processos decisórios e o engajamento dos participantes. A diversidade dos atores envolvidos, que possuem distintos níveis de influência, interesse e familiaridade com os fluxos comunicacionais, intensifica a complexidade organizacional. Inconsistências na comunicação prejudicam a qualidade da deliberação coletiva e a legitimidade desses espaços como instâncias de participação social. A falta de estratégias voltadas à definição de papéis e à promoção de uma escuta ativa dificulta o exercício pleno da democracia local. A comunicação deve ser compreendida como uma dimensão estruturante e não meramente instrumental (Wellington; Rocha, 2022). No setor público, a gestão de stakeholders exige estratégias claras, inclusivas e responsivas, pois uma comunicação planejada atua como catalisadora de mudanças institucionais. Para enfrentar esses desafios, a utilização de ferramentas como a Matriz de Poder-Interesse e a Matriz RACI permite delimitar com precisão os papéis e responsabilidades, enfrentando gargalos como a sobreposição de funções e a sobrecarga das diretorias. O mapeamento dos stakeholders e a proposição de um plano de comunicação institucional, fundamentado nas premissas do Project Management Institute (2021), visam fortalecer as práticas de participação democrática e a governança colegiada, servindo como modelo para outras administrações públicas.

A metodologia adotada para a consecução deste estudo fundamenta-se em uma abordagem qualitativa, voltada à compreensão dos sentidos, práticas e percepções sociais relacionadas à comunicação institucional e à participação nos Conselhos Municipais de Matão. Caracteriza-se como uma pesquisa de natureza aplicada, pois busca propor soluções concretas para desafios identificados na gestão pública local por meio da construção de um plano de comunicação. Quanto aos objetivos, a investigação assume caráter exploratório e descritivo, ao mapear os stakeholders envolvidos, identificar seus níveis de poder e interesse e analisar os desafios enfrentados pelos colegiados no exercício de suas funções fiscalizadoras. O procedimento técnico principal é a pesquisa-ação, que permite a atuação direta e colaborativa na realidade estudada, promovendo transformações simultâneas ao processo de investigação. Conforme destaca Gil (2017), essa abordagem possui caráter cíclico, flexível e interventivo, sendo ideal para contextos institucionais dinâmicos. A pesquisa-ação foi estruturada em nove etapas adaptadas: fase exploratória, formulação do problema, construção de hipóteses, realização de seminários, seleção da amostra, coleta de dados, análise dos dados, elaboração do plano de ação e redação do relatório.

Na fase exploratória, realizou-se uma imersão inicial na Prefeitura Municipal de Matão, com foco na Casa dos Conselhos, equipamento vinculado à Secretaria de Desenvolvimento Social e Cidadania. Esse local oferece apoio técnico e administrativo aos diversos conselhos da cidade, que são compostos por representantes do poder público indicados pelo Executivo e membros da sociedade civil escolhidos por processos eletivos. Observou-se que, embora a legislação preveja critérios de representação, os conselhos não são necessariamente formados por competências técnicas específicas, embora os representantes governamentais costumem ter maior familiaridade com as temáticas de suas secretarias de origem. A coleta de dados ocorreu de forma contínua entre janeiro e agosto de 2025, utilizando três fontes principais. A primeira foi a análise documental de atas de reuniões, regimentos internos, legislações específicas e relatórios de gestão da Casa dos Conselhos. A segunda fonte consistiu na observação direta em 12 reuniões ordinárias e três extraordinárias, além de cinco encontros promovidos pela Casa dos Conselhos. A terceira fonte incluiu registros informais de interações cotidianas com conselheiros e técnicos municipais. A amostra foi constituída de forma intencional, priorizando os conselhos mais ativos, como o Conselho Municipal da Pessoa Idosa e o Conselho Municipal dos Direitos da Pessoa com Deficiência, cujas rotinas permitiram observar tanto boas práticas quanto desafios recorrentes.

O detalhamento dos procedimentos técnicos revelou que a ausência de um calendário unificado e o uso de canais informais, como grupos de mensagens instantâneas sem acompanhamento oficial, geravam confusão e absenteísmo. A elaboração de pautas ocorria com pouca antecedência, limitando a participação qualificada. A demora na redação e divulgação das atas comprometia a memória institucional e impedia o acompanhamento das deliberações em tempo hábil. Para organizar esses dados, utilizou-se o software Miro para a representação gráfica das partes interessadas e das dinâmicas comunicacionais. O fluxograma institucional desenvolvido buscou esquematizar o funcionamento dos conselhos, desde a formação da agenda até a posse de novos membros e o arquivamento de documentos. Esse fluxograma foi segmentado em cinco sessões para facilitar a compreensão: a primeira trata da formação da agenda e eleição; a segunda aborda o início do mandato e rotinas; a terceira foca no arquivamento de pautas, listas de presença e atas; a quarta descreve a atuação da Casa dos Conselhos como suporte; e a quinta detalha o fluxo de inscrição ou renovação de membros. A análise dos dados seguiu a técnica de análise de conteúdo, considerando categorias como grau de interesse, poder de influência e capacidade de articulação. A Matriz de Poder-Interesse, adaptada do Project Management Institute (2021), classificou os atores em quatro quadrantes estratégicos para orientar as ações de comunicação.

Os resultados obtidos demonstram que a identificação dos stakeholders é o primeiro passo para a estruturação de uma comunicação eficiente. Os atores foram divididos em grupos: conselheiros titulares e suplentes, membros da diretoria, representantes de secretarias, gestor da Casa dos Conselhos, Ministério Público e a população usuária das políticas públicas. A aplicação da Matriz de Poder-Interesse revelou que a maioria dos conselheiros da sociedade civil possui alto interesse, mas baixa influência institucional, o que frequentemente resulta em frustração e desistência do cargo. Em contrapartida, representantes do poder público possuem alta influência, mas nem sempre demonstram o mesmo nível de engajamento. Essa assimetria impacta o equilíbrio das decisões e a representatividade dos debates. Para mitigar esses problemas, o plano de comunicação institucional foi estruturado em quatro seções: objetivos, processos de gerenciamento, entradas e ferramentas, e estratégias operacionais. O objetivo central é garantir a clareza de responsabilidades e a participação qualificada. Os processos de gerenciamento detalham como as interações devem ser monitoradas e avaliadas, assegurando que a informação seja acessível e tempestiva.

A Matriz RACI, construída de forma colaborativa, foi decisiva para reorganizar as responsabilidades. Identificou-se que secretários estavam assumindo tarefas de tesoureiros e presidentes acumulavam funções operacionais incompatíveis com seu papel estratégico. Na matriz desenvolvida, a presidência detém a autoridade em processos como elaboração de pautas e prestação de contas, enquanto a vice-presidência assume responsabilidades diretas no apoio e fiscalização. As secretarias respondem pelos registros formais e a tesouraria pela gestão financeira. O conjunto dos conselheiros atua predominantemente na função de consulta. A aplicação dessa ferramenta reduziu conflitos operacionais e promoveu um senso de corresponsabilidade. Além disso, estratégias operacionais foram definidas para a classificação de documentos em quatro níveis: Confidencial+, restrito ao presidente; Confidencial, para a diretoria; Privada, para todo o conselho; e Pública, de livre acesso. Essa classificação visa garantir segurança e transparência simultaneamente.

Outro resultado relevante foi a instituição do Status Report, um relatório periódico de desempenho elaborado pela Casa dos Conselhos que contém indicadores de funcionamento, como frequência de membros e cumprimento de metas. O uso do Issues Log também foi implementado para que os presidentes registrem problemas recorrentes, priorizando-os por impacto e urgência. Essas ferramentas de gestão, oriundas do setor privado, demonstraram grande potencial quando adaptadas à sensibilidade democrática do setor público. A comunicação externa também foi reformulada, sugerindo o uso de boletins informativos mensais e a divulgação ativa de atas em locais acessíveis para ampliar o controle social. Nos conselhos onde o plano foi integralmente incorporado, observou-se uma melhoria na regularidade das reuniões e uma retomada na participação de suplentes, evidenciando que a formalização de processos gera ganhos de eficiência e pertencimento.

A discussão dos dados revela que a variação na frequência de reuniões e no grau de organização não é aleatória, mas um sintoma da falta de um padrão institucional e da sobrecarga de responsabilidades. Conforme a teoria da governança pública, lacunas na alocação de autoridade prejudicam a accountability (Pires, 2021). A centralidade da assimetria de poder na gestão de parcerias exige que a comunicação pública atue como vetor de qualificação da participação social (Wellington; Rocha, 2022). A experiência em Matão corrobora que a participação da sociedade civil, embora garantida por lei, é limitada por linguagens técnicas e ausência de canais acessíveis. A Lei nº 5.568/2022 e a Lei nº 5.693/2022 de Matão já estabelecem a obrigatoriedade da publicidade e a criação de canais de participação, mas a prática exige ferramentas de gestão que operacionalizem esses mandatos legais. A integração do plano de comunicação às estruturas de apoio da Casa dos Conselhos cria um legado operacional que transcende intervenções pontuais. A necessidade de uma agenda de implementação contínua é evidente, incluindo a formação de novos conselheiros e a criação de um sistema de indicadores de desempenho, como a taxa de cumprimento de encaminhamentos.

A análise documental e a observação direta confirmaram que déficits na comunicação interna e externa são barreiras para a consolidação da cultura democrática. A resistência inicial à formalização de processos foi superada à medida que os membros perceberam a redução do retrabalho e a melhoria na fluidez das informações. O papel do gestor da Casa dos Conselhos emergiu como fundamental para a sustentabilidade dessas práticas, atuando como um facilitador da governança. A adaptação de ferramentas como a Matriz RACI e o Issues Log ao contexto público exige uma escuta ativa e uma compreensão profunda das dinâmicas locais. O percurso metodológico permitiu alinhar a teoria da gestão de projetos com a prática da gestão pública, resultando em um produto aplicável e replicável. A transparência institucional, reforçada pela classificação documental e pela publicidade das atas, fortalece a legitimidade dos conselhos perante a população. O fortalecimento dos espaços colegiados depende, portanto, de uma comunicação que não apenas informe, mas que articule e empodere os sujeitos coletivos.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que o mapeamento dos stakeholders e a aplicação das matrizes de Poder-Interesse e RACI permitiram a estruturação de um plano de comunicação institucional capaz de reduzir assimetrias e organizar os fluxos informacionais nos Conselhos Municipais de Matão. A pesquisa demonstrou que a desorganização comunicacional é um fator de desmobilização social e que a implementação de ferramentas de gestão adaptadas ao setor público promove maior previsibilidade, clareza de papéis e eficiência deliberativa. A atuação da Casa dos Conselhos consolidou-se como estratégica para a manutenção de uma cultura de governança transparente e participativa. Recomenda-se a continuidade do monitoramento por meio de indicadores de desempenho e a promoção de capacitações periódicas para assegurar que as melhorias observadas na regularidade das reuniões e na publicidade dos atos institucionais tornem-se práticas permanentes na administração municipal.

Referências Bibliográficas:

Bronstein, V.; Fontes Filho, J. R.; Pimenta, C. J. L. Organização dos conselhos municipais. São Paulo: Fundação Tide Setubal, 2017.

Cunha, E. V. da. O papel da comunicação pública na atuação dos conselhos gestores de políticas públicas. In: RUBIM, A. A. C.; BORDINI, E. (org.). Comunicação pública: problemáticas, dimensões e desafios. Salvador: Edufba, 2011. p. 121-138.

Gil, A. C. Métodos e técnicas de pesquisa social. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2017.

Gonçalves, F. da S. et al. Conselhos municipais e participação social: desafios e perspectivas. In: Zuccolotto, R.; Lopes, J. S. (org.). Participação social e políticas públicas: perspectivas contemporâneas. Campinas: Autores Associados, 2020. p. 75-92.

Matão (Município). Lei Ordinária nº 5.568, de 03 de maio de 2022. Dispõe sobre a reestruturação da política municipal de atendimento aos direitos da criança e do adolescente. Matão, 2022. Disponível em: https://legislacaodigital.com.br/Matao-SP/LeisOrdinarias/5568-2022/m3. Acesso em: 11 ago. 2025.

Matão (Município). Lei Ordinária nº 5.693, de 29 de novembro de 2022. Dispõe sobre a criação do Conselho Municipal de Juventude – COMJUVEM. Matão, 2022. Disponível em: <https://legislacaodigital.com.br/Matao-SP/LeisOrdinarias/5693-2022/m3>. Acesso em: 11 ago. 2025.

Pires, R. R. C. Implementação de políticas públicas e governança democrática: a importância da coordenação interinstitucional. Brasília: IPEA, 2021.

Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). 7. ed. Newtown Square: Project Management Institute, 2021.

Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). 7. ed. Newtown Square: Project Management Institute, 2021.

Wellington, W. A. S.; Rocha, L. M. da. Diálogos entre comunicação e conselhos de políticas públicas: reflexões sobre a experiência de um município capixaba. In: Congresso Brasileiro de Ciências da Comunicação, 45., 2022, João Pessoa. Anais […]. São Paulo: Intercom, 2022. Disponível em: https://portalintercom.org.br/anais/nacional2022/resumos/R15-0853-1.pdf. Acesso em: 5 maio 2025.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

Para saber mais sobre o curso, clique aqui e acesse a plataforma MBX Academy