Resumo Executivo

Juliana de Oliveira Cotarelle; Aline Gisele Zanao Benatto

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

A digitalização acelerada observada nas últimas décadas transformou profundamente o mercado da construção civil, impulsionando a adoção de tecnologias e técnicas construtivas inovadoras que buscam maior produtividade. Entre essas inovações, destaca-se a metodologia Building Information Modeling, que compreende um conjunto de ferramentas e processos fundamentais para que o fluxo de trabalho entre diferentes equipes seja eficiente e integrado. A utilização dessa metodologia revoluciona a forma de conceber e gerenciar projetos, promovendo maior previsibilidade, redução de desperdícios e otimização de tarefas tanto no canteiro de obras quanto nas etapas de escritório (Eastman et al., 2018). Paralelamente à evolução tecnológica, observa-se um crescimento exponencial na demanda por moradias, edifícios institucionais e espaços industriais, impulsionado pelo aumento populacional global que já ultrapassa oito bilhões de habitantes. Esse cenário exige soluções construtivas mais rápidas e sustentáveis, garantindo o uso racional dos recursos naturais e melhores desempenhos durante todo o ciclo de vida da edificação (Lima et al., 2021).

Entre as soluções mais eficazes para atender a essa demanda crescente, destaca-se o uso de estruturas e elementos pré-fabricados, como paredes, vigas, pilares e lajes. Esses componentes são produzidos de forma padronizada em ambientes controlados e posteriormente montados no local da obra, conferindo rapidez e precisão ao processo construtivo. As principais vantagens dessa tecnologia incluem a redução no tempo de execução, a minimização de desperdícios e um controle rigoroso sobre a qualidade dos materiais empregados (Freitas et al., 2021). No entanto, para que a eficiência da construção pré-fabricada seja plenamente alcançada, não basta apenas a utilização de tecnologias avançadas ou a industrialização de componentes. É essencial que as equipes envolvidas sejam devidamente qualificadas, bem lideradas e alinhadas em seus processos operacionais. Um dos principais desafios da construção civil contemporânea reside em garantir um planejamento eficiente e uma comunicação clara entre os envolvidos, reduzindo alterações durante a execução e assegurando que as decisões críticas sejam tomadas previamente.

Nesse contexto, a comunicação eficaz e a gestão de projetos tornam-se pilares fundamentais para o sucesso da construção pré-moldada. Estudos recentes exploram a combinação de métodos tradicionais de gestão com abordagens ágeis para aprimorar as dinâmicas das equipes e otimizar os fluxos de trabalho (Kerzner et al., 2022). Outro conceito essencial é a filosofia Lean Construction, que tem como princípios a eliminação de desperdícios, a melhoria contínua e a otimização dos processos, elevando a qualidade dos projetos. A aplicação dessa filosofia permite reduzir retrabalhos, aumentar a previsibilidade e aperfeiçoar a gestão de recursos financeiros e humanos (Tezel, 2020). A falta de uma estrutura comunicacional bem definida gera erros, perdas de informações relevantes e retrabalhos, comprometendo cronogramas e elevando custos, o que resulta na insatisfação do cliente final e na desmotivação da equipe técnica. Portanto, o objetivo deste estudo consiste em desenvolver um plano de comunicação estruturado para o departamento de projetos de uma empresa de pré-fabricados, utilizando as recomendações do Guia PMBOK e as diretrizes da norma ISO 19650-2:2018.

A metodologia adotada fundamenta-se em uma abordagem qualitativa e aplicada, com o intuito de diagnosticar e propor melhorias na comunicação de equipes de projetos no setor de sistemas pré-fabricados. O método utilizado baseia-se em pesquisa bibliográfica e em um estudo de caso real, com a aplicação de instrumentos diagnósticos e análise qualitativa de dados. A etapa inicial consistiu em um levantamento bibliográfico para embasar teoricamente o estudo, contextualizando os desafios enfrentados por equipes de projeto e a importância da comunicação eficaz. A pesquisa bibliográfica é considerada essencial para formar a base conceitual necessária para uma investigação científica, especialmente quando se pretende propor soluções práticas a partir de uma teoria consolidada (Gil, 2019). Foram consultadas fontes acadêmicas e repositórios de dados de instituições renomadas, abrangendo temas como comunicação em projetos, sistemas construtivos industrializados e maturidade organizacional.

O estudo de caso foi conduzido em uma empresa de médio porte localizada no interior de São Paulo, especializada na fabricação de painéis pré-fabricados em concreto armado, cujos produtos são aplicados em habitações e edifícios industriais. Para avaliar o grau de desenvolvimento da organização em relação à gestão de projetos, aplicou-se o Modelo de Maturidade Kanban. Essa ferramenta permite identificar o nível de estruturação dos processos e a capacidade da organização em conduzir projetos com eficiência (Kerzner, 2020). A aplicação da matriz visou identificar o estágio atual da empresa, destacando pontos fortes, fragilidades e áreas de melhoria, direcionando o foco da pesquisa para o departamento de projetos, considerado o núcleo estratégico para a proposta de melhorias no fluxo de informação. Consultaram-se as lideranças envolvidas na criação e manutenção de processos para garantir a fidedignidade do diagnóstico organizacional.

Após o diagnóstico geral, concentraram-se os esforços no diagnóstico específico do departamento de projetos. Elaboraram-se e aplicaram-se dois formulários distintos por meio de uma plataforma digital para captar as percepções internas dos colaboradores. O primeiro formulário foi direcionado às lideranças, incluindo gerência e coordenação, com foco na identificação de dificuldades de gestão, visão de futuro e percepção sobre as competências da equipe. O segundo formulário foi aplicado à equipe técnica, composta por arquitetos e engenheiros projetistas, visando pontuar entraves nos processos de criação projetual, documentação e interação com stakeholders. Os formulários foram enviados por correio eletrônico com um prazo de resposta de sete dias, obtendo-se a participação de dois gestores e três membros da equipe técnica. A utilização de formulários permite obter informações diretas dos sujeitos envolvidos, contribuindo para uma análise aprofundada que reflita a realidade organizacional e promova um ambiente de trabalho democrático (Marconi e Lakatos, 2017).

Realizou-se também uma análise documental para verificar os canais e práticas de comunicação vigentes, como atas de reunião, mensagens instantâneas e sistemas de gestão. O objetivo foi identificar falhas recorrentes e oportunidades de otimização. Com base nos dados coletados, elaborou-se um diagnóstico por meio da análise das forças, oportunidades, fraquezas e ameaças, técnica que auxilia na identificação de fatores internos e externos que influenciam o desempenho organizacional e a definição de estratégias de ação (Hofrichter, 2017). A etapa seguinte consistiu em uma análise qualitativa para identificar padrões e lacunas nos processos. Avaliaram-se soluções tecnológicas e metodológicas, como a adoção de ferramentas digitais de gestão e o uso do formato de colaboração para comunicação técnica. Por fim, incorporaram-se soluções baseadas no Guia PMBOK e na norma ISO 19650-2:2018 para a elaboração do plano de comunicação estruturado, visando clareza, objetividade e automatização de atividades recorrentes.

Os resultados obtidos na aplicação do Modelo de Maturidade Kanban revelaram que o item confiança foi classificado como alto, embora com necessidade de aprimoramento. A empresa mantém um bom relacionamento com clientes e parceiros, resolvendo problemas pontuais de forma profissional, e existe um nível satisfatório de confiança entre os colaboradores. Contudo, por ser uma organização relativamente jovem, as relações de trabalho e a compreensão das funções de cada profissional ainda não estão totalmente consolidadas, o que pode gerar conflitos internos. O foco foi classificado na categoria de como os processos são realizados, visto que a empresa oferece produtos diferenciados que compõem sua identidade organizacional. Quanto ao risco, a organização foi classificada como frágil, por lidar com um produto inovador que exige esforços contínuos para estabilidade no mercado. No âmbito das ações, a classificação foi tática, indicando que projetos concluídos já resultaram em melhorias técnicas e tomadas de decisão mais coerentes. O escopo enquadrou-se na definição de produto e serviço, devido ao aprimoramento dos modelos de contratos e maior esclarecimento dos serviços aos clientes.

As lideranças foram classificadas como altruístas, pois interagem e contribuem entre si para encontrar as melhores soluções. Os valores situam-se no nível dois, apresentando alinhamento mínimo entre equipes e clientes. Em relação aos benefícios, a empresa encontra-se no nível um, com esforços voltados para aumentar a transparência e reduzir a sobrecarga de trabalho. Os dados coletados com os gestores indicaram que os principais desafios incluem a comunicação ineficaz entre áreas internas, o retrabalho frequente e a falta de padronização nos processos. Ambos os líderes afirmaram que atrasos ocorrem frequentemente por problemas de gestão e que a integração entre os departamentos de planejamento, projeto e comercial é apenas regular. Para o futuro, as lideranças almejam inovação nos métodos de projeto, digitalização de processos e melhoria na qualidade dos entregáveis. Avaliou-se o fluxo de trabalho atual como dependente da experiência individual ou carente de estrutura formal de gestão.

A percepção da equipe técnica corroborou as dificuldades apontadas pelos gestores. Os projetistas destacaram como maiores obstáculos a falta de clareza no escopo, as mudanças frequentes nas demandas dos clientes, a sobrecarga de trabalho e a falta de alinhamento com a coordenação. Identificou-se que reuniões longas e sem objetivos claros, somadas à falta de processos bem desenhados, contribuem para atrasos frequentes. O fluxo de trabalho foi avaliado como desorganizado ou caótico em diversos momentos. Para os próximos anos, a equipe técnica sugeriu tornar os processos mais ágeis para reduzir retrabalhos por falhas de escopo, investir em novas tecnologias e valorizar o corpo técnico. Apesar dos ruídos na comunicação, os colaboradores sentem-se à vontade para propor melhorias, indicando um ambiente aberto a novas ideias, o que é fundamental para a segurança psicológica do time. No entanto, a falta de clareza na coordenação gera desconforto e desmotivação nas tarefas cotidianas.

A análise das forças, oportunidades, fraquezas e ameaças permitiu condensar essas informações. As forças residem na qualificação técnica da equipe e na confiança depositada pelos clientes. As fraquezas concentram-se na ineficiência dos processos atuais e na ausência de cronogramas efetivos, gerando urgências recorrentes. As oportunidades envolvem a capacitação da equipe por meio de treinamentos externos e a consulta a especialistas para otimização de processos. As ameaças incluem a possível desmotivação dos membros da equipe, perda de força de trabalho e redução da competitividade no mercado devido ao descumprimento de prazos. Diante desse diagnóstico, o plano de comunicação desenvolvido estabelece uma sequência lógica para reforçar a fluidez da informação durante a execução do projeto executivo. O plano define objetivos claros, alinhados ao Guia PMBOK e à norma ISO 19650-2:2018, fornecendo uma estrutura para a implementação eficaz da comunicação dentro da metodologia Building Information Modeling.

O plano de comunicação detalha informações básicas de referência, como nome do projeto, cliente, localização, tipo de contrato e prazos. Define também os contatos relevantes e as funções de cada membro, incluindo gerentes de projetos, coordenadores, arquitetos e engenheiros estruturais e de instalações. As fases do projeto são estabelecidas com marcos claros, abrangendo desde o design inicial até a documentação final, com estimativas de dias de trabalho para cada etapa. Os objetivos do uso da tecnologia Building Information Modeling são descritos minuciosamente, incluindo a criação do design, análise estrutural, coordenação tridimensional para resolução de conflitos e extração de quantidades. As responsabilidades são distribuídas de forma que cada tarefa tenha um responsável, um encarregado, consultados e informados, garantindo que todos saibam seu papel no processo.

O diagrama de processo desenvolvido oferece uma visão global do fluxo de trabalho, destacando etapas como o recebimento do projeto arquitetônico, a modelagem tridimensional das disciplinas, a criação de modelos federados e a detecção de colisões. O mapa de processo detalha os responsáveis por cada tarefa e as ferramentas utilizadas, servindo como base para treinamento. O processo inicia-se com o recebimento do projeto externo, seguido pelo desenvolvimento do plano de comunicação pelo gerente de projetos. A mobilização da equipe e o compartilhamento de informações em um ambiente comum de dados são etapas cruciais. A modelagem deve seguir regras de dimensionamento de elementos pré-fabricados e ser submetida à revisão da coordenação antes de ser compartilhada com outras disciplinas. A detecção de colisões ocorre em ciclos, garantindo a compatibilização total antes da validação final pelo cliente e da geração da documentação para a fábrica e o canteiro de obras.

Para a padronização da linha de comunicação, definiram-se plataformas e frequências específicas. A comunicação com o cliente e entre projetistas e coordenação deve ocorrer via correio eletrônico para formalização e aplicativos de mensagens para avisos pontuais, com prioridade alta. O gerenciamento de entregas deve ser centralizado em softwares de gestão de tarefas, com reuniões remotas semanais. O ambiente comum de dados é fundamental para a estabilização da comunicação, devendo ser organizado em pastas que representem o estado da informação: trabalho em andamento, compartilhado, publicado e arquivado. A convenção de nomenclatura de arquivos deve seguir a norma ISO 19650-2 para facilitar a identificação. As extensões de arquivos também são padronizadas para garantir a interoperabilidade entre as disciplinas de arquitetura, estrutura e instalações.

O procedimento de reuniões é detalhado com temas, frequências e participantes obrigatórios, abrangendo desde o kick-off até a reunião de lições aprendidas ao final do projeto. Para medir a eficiência do plano, indicam-se indicadores como o percentual de tarefas concluídas no prazo, a redução de retrabalho por falhas de comunicação e pesquisas de satisfação com os stakeholders. O plano fundamenta-se em cinco princípios centrais: transparência, oportunidade, acessibilidade, relevância e responsabilidade compartilhada. A transparência garante que as informações sejam rastreáveis; a oportunidade evita o excesso ou a falta de dados; a acessibilidade assegura que todos tenham acesso rápido às informações por meio de ferramentas digitais; a relevância adapta as mensagens às necessidades de cada público; e a responsabilidade compartilhada promove o engajamento de todos os membros da equipe.

A estruturação das fases do projeto, somada ao mapa de processos detalhado e ao cronograma, contribui significativamente para a previsibilidade da comunicação e minimiza ruídos que anteriormente causavam atrasos. A transição de um modelo de gestão baseado na experiência individual para um processo sistematizado e padronizado é essencial para o crescimento sustentável da empresa no setor de pré-fabricados. A adoção de ferramentas colaborativas e a definição clara de papéis reduzem a sobrecarga das lideranças e aumentam a autonomia da equipe técnica, resultando em entregas de maior qualidade e em um ambiente de trabalho mais harmonioso. A integração proposta entre a gestão de projetos e as exigências técnicas da construção industrializada demonstra que a comunicação não é apenas um suporte, mas o eixo central da eficiência operacional.

Conclui-se que o objetivo foi atingido por meio da elaboração de um plano de comunicação robusto e personalizado para o setor de pré-fabricados, fundamentado em normas internacionais e nas melhores práticas de gestão de projetos. A sistematização dos fluxos de informação evidenciou-se como essencial para reduzir retrabalhos, otimizar atividades repetitivas e fortalecer a colaboração em equipes multidisciplinares. O diagnóstico realizado permitiu identificar lacunas críticas nas práticas vigentes, enquanto a proposta de melhorias ofereceu soluções práticas alinhadas às necessidades reais da organização. A aplicação consistente das diretrizes estabelecidas reforça a competitividade da empresa no mercado da construção civil, garantindo maior previsibilidade nos prazos e elevando a qualidade final dos produtos entregues aos clientes.

Referências Bibliográficas:

Eastman, Charles; Teicholz, Paul; Sacks, Rafael; Liston, Kathleen. 2018. BIM Handbook: A Guide to Building Information Modeling for Owners, Managers, Designers, Engineers and Contractors. 3ª Edição. Wiley, Hoboken, Nova Jersey, Estados Unidos.

Freitas, Antonio Cesar Castro de; Alves, Reginaldo Beserra; Marques, Erika Cristina Nogueira. 2021. Estudo bibliográfico dos materiais utilizados no sistema construtivo de casas pré-fabricadas: Seus tipos e vantagens. Brazilian Journal of Development. Volume 7( número 11): 109184-109205.

Gil, Antônio Carlos. 2019. Métodos e técnicas de pesquisa social. 7ª Edição. Atlas, São Paulo, São Paulo, Brasil.

Hofrichter, Markus. 2017. Análise SWOT Quando usar e como fazer. Simplíssimo, Porto Alegre, Rio Grande do Sul, Brasil.

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Kerzner, Harold. 2020. Gestão de Projetos: As melhores práticas. Bookman, Porto Alegre, Rio Grande do Sul, Brasil.

Kerzner, Harold. 2022. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. 13ª Edição. Wiley, Hoboken, Nova Jersey, Estados Unidos.

Lima, Luanda Lima; Trindade, Emanuelly; Alencar, Luciana; Alencar, Marcelo; Silva, Luna. 2021. Sustainability in the construction industry: A systematic review of the literature. Disponível em: <https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0959652620357760>. Acesso em: 17 mar. 2025.

Marconi, Marina de Andrade; Lakatos, Eva Maria. 2017. Fundamentos de metodologia científica. 8ª Edição. Atlas, São Paulo, São Paulo, Brasil.

Tezel, Algan. 2020. Lean construction and BIM in small and medium-sized enterprises (SMEs) in construction: a systematic literature review. Disponível em: <https://cdnsciencepub.com/doi/full/10.1139/cjce-2018-0408>. Acesso em: 17 mar. 2025.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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