Resumo Executivo

Abner Araújo Fajardo; Daniel René Tasé Velázquez

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

A comunicação eficiente constitui um dos pilares fundamentais para o sucesso de projetos na construção civil, sendo um elemento vital para garantir que as informações circulem de forma clara, objetiva e acessível a todas as partes interessadas. De acordo com as diretrizes estabelecidas pelo Project Management Institute, a gestão da comunicação é essencial para reduzir riscos e otimizar a execução dos projetos (PMI, 2021). No ambiente dinâmico de uma obra, a ausência de uma estrutura comunicacional bem definida frequentemente resulta em retrabalhos, desperdício de recursos financeiros e materiais, além de atrasos significativos no cronograma físico, impactando diretamente a tomada de decisões estratégicas por parte da alta gestão (Hugo, 2010). Os encarregados de obra desempenham um papel crítico nesse cenário, atuando como intermediários entre a equipe de campo e os gestores do projeto. No entanto, a comunicação nesse nível hierárquico muitas vezes ocorre de maneira informal e pouco documentada, o que compromete a rastreabilidade das decisões e dificulta a solução de problemas técnicos e administrativos (Alves, 2008). A falta de padronização no preenchimento dos Relatórios Diários de Campo e sua posterior conversão em Relatórios Diários de Obra representam desafios recorrentes que impactam a eficiência global da gestão (Santos, 2021).

A adoção de Tecnologias da Informação e Comunicação, como aplicativos móveis e sistemas online, surge como uma alternativa para agilizar a digitalização e a troca de informações em tempo real (Spanhol, 2009). Tais ferramentas estruturam melhor o fluxo informativo entre os encarregados e os demais envolvidos, promovendo transparência e assertividade (Quadros, 2012). A sétima edição do guia de conhecimentos em gerenciamento de projetos enfatiza que uma comunicação fluida e adaptada ao perfil dos envolvidos é essencial para o êxito de qualquer empreendimento (PMI, 2021). Nesse contexto, as partes interessadas são definidas como indivíduos ou grupos que podem afetar ou ser afetados pelo projeto, influenciando sua execução de maneira positiva ou negativa (Kerzner, 2009). A influência desses atores não é estática, mas sim dinâmica, variando ao longo das fases do ciclo de vida do projeto, o que exige um gerenciamento contínuo para garantir o alinhamento com os objetivos organizacionais (Bourne, 2005). Ajustar modelos de registro existentes às características específicas do ambiente de obra e da atividade executada contribui significativamente para a eficácia da comunicação documental (Anunciação, 2020).

A rotina operacional nos canteiros é marcada por longas jornadas de trabalho e pela complexidade das exigências técnicas. O desgaste físico e mental, somado à necessidade de locomoção entre diferentes frentes de serviço, reduz drasticamente o tempo disponível para a elaboração de relatórios detalhados. O curto prazo para o preenchimento dos registros frequentemente resulta em documentos incompletos, o que compromete a qualidade das informações repassadas à gestão e dificulta a análise de desempenho (Bento, 2023). A ausência de registros precisos pode impactar a empresa contratada em processos de comprovação de pleitos e solicitações de reequilíbrio econômico-financeiro. Além disso, a carência de detalhes impede a identificação correta de responsáveis por desvios, gerando conflitos contratuais e morosidade na resolução de problemas (Dnit, 2018). Portanto, a implementação de estratégias que aprimorem a comunicação entre os responsáveis pelo preenchimento dos relatórios, com foco no engajamento e na padronização, torna-se imperativa para a melhoria da gestão documental e da eficiência operacional.

A fundamentação metodológica deste estudo baseia-se em critérios que permitem situar a investigação de forma clara quanto à sua natureza e objetivos (Prodanov e Freitas, 2013). Trata-se de uma pesquisa aplicada, voltada à resolução de um problema concreto nos canteiros de obra: as dificuldades enfrentadas pelos encarregados no registro diário das atividades. O estudo possui caráter exploratório e descritivo, buscando investigar a comunicação documental e representar a realidade observada por meio da coleta e interpretação de dados extraídos diretamente da vivência profissional. O procedimento técnico combinou abordagens bibliográfica, documental e de campo. A análise documental foi conduzida a partir de relatórios reais, possibilitando observar o nível de padronização e utilidade dos registros praticados. A pesquisa de campo materializou-se pela aplicação de questionários e entrevistas, captando a percepção de quem vivencia o cotidiano da obra. A abordagem foi qualitativa com suporte quantitativo, permitindo interpretar nuances subjetivas, como motivação e percepção de utilidade, além de identificar padrões e frequências que validam as tendências encontradas.

As empresas objeto do estudo de caso estão localizadas na região sudeste do Brasil e atuam no segmento de edificações verticais de médio porte. As estruturas organizacionais dessas empresas são compatíveis com a complexidade exigida por esse tipo de empreendimento, envolvendo equipes multidisciplinares compostas por engenheiros, técnicos e operários. O estudo foi estruturado em quatro etapas distintas e sequenciais. A primeira etapa consistiu em reuniões com as partes interessadas para a identificação de problemas na elaboração dos relatórios. Foram realizadas reuniões objetivas, com duração inferior a cinco minutos, respeitando a dinâmica acelerada do canteiro. Complementarmente, oficinas de levantamento de gargalos utilizaram a técnica de brainstorming estruturado para favorecer a expressão espontânea de ideias. Os dados obtidos foram organizados em um Diagrama de Ishikawa, agrupando as causas em categorias como métodos, mão de obra, materiais, sistemas, ambiente e medidas. Entrevistas semiestruturadas com gestores e engenheiros ampliaram a profundidade da análise, explorando as consequências gerenciais da ausência de dados confiáveis.

A segunda etapa focou no levantamento qualitativo e quantitativo das informações apontadas pelos encarregados. Utilizou-se a plataforma Google Forms para a aplicação de dois questionários distintos ao longo de um período de 60 dias. O primeiro instrumento buscou aferir o nível de conhecimento e envolvimento dos profissionais com os relatórios, obtendo 34 respostas válidas. O segundo questionário aprofundou temas como rotina de preenchimento, histórico de treinamentos e percepção sobre a relevância do documento para a tomada de decisão. A divulgação ocorreu de forma controlada em grupos de comunicação digital das equipes de obra e redes especializadas do setor. A análise documental de registros reais permitiu identificar inconsistências recorrentes e lacunas de preenchimento, evidenciando como a gestão da comunicação se manifesta na prática. Esse processo de coleta de dados ofereceu a base empírica necessária para o desenvolvimento de uma solução ajustada à realidade dos canteiros, considerando tanto os aspectos técnicos quanto os fatores humanos envolvidos.

A terceira etapa concentrou-se na elaboração e aprimoramento de um modelo de relatório intuitivo e didático. O desenvolvimento ocorreu ao longo de cinco semanas, utilizando o feedback contínuo das partes interessadas em um processo de cocriação (Papadopoulou et al., 2025). O novo modelo foi concebido sob a lógica da simplicidade funcional, priorizando a clareza visual e a redução da dependência de descrições extensas. Foram incorporados elementos visuais, como ícones de apoio, checklists e campos de marcação, visando guiar o usuário e reduzir a probabilidade de erros. Cada seção foi desenhada para sanar gargalos específicos, como o registro de desvios e não conformidades, que passou a contar com instruções claras e exemplos ilustrativos. O modelo adotou uma linguagem simplificada para garantir o engajamento dos usuários, evitando jargões técnicos excessivos que pudessem desmotivar o preenchimento. A ferramenta foi preparada para aplicação tanto em versão impressa quanto digital, permitindo a futura integração com plataformas de gestão móvel.

A quarta etapa consistiu na validação prática do modelo em ambiente real de obra. A implementação ocorreu de forma gradativa, buscando avaliar a efetividade operacional e a aderência à rotina dos profissionais. O processo foi acompanhado por um protocolo de monitoramento para coletar feedbacks diretos dos usuários e dos gestores que utilizam as informações para a tomada de decisão. Essa fase de teste visou verificar se a simplificação dos processos e a valorização do registro resultariam em uma melhoria na qualidade dos dados e no engajamento dos responsáveis. A validação em campo transcende a análise técnica, funcionando como uma ferramenta de integração entre o canteiro e a gestão, consolidando o registro como um instrumento de corresponsabilidade. A comunicação eficaz, quando devidamente organizada, alinha expectativas e fortalece a cooperação entre os agentes, ampliando a capacidade de resposta diante de imprevistos (Gomes et al., 2024).

Os resultados obtidos na primeira etapa indicam que a gestão das partes interessadas é influenciada por fatores internos e externos, sendo a qualidade o elemento de maior relevância para os envolvidos. Observou-se que atores essenciais, como clientes e gerentes de projeto, possuem elevado interesse nos objetivos, mas muitas vezes mantêm um engajamento passivo. A transição para um papel mais ativo e participativo é necessária para o sucesso da comunicação (Dias, Jeunon e Duarte, 2016). O Diagrama de Ishikawa revelou que as fragilidades nos registros decorrem de falhas organizacionais e da ausência de gestão de prioridades. Entre os pontos mais críticos destacam-se a troca frequente do responsável pelo preenchimento, a carência de treinamentos específicos, a sobrecarga de funções e a incerteza sobre o que relatar na seção de desvios. Esses fatores comprometem a eficiência da comunicação documental e impactam negativamente a gestão estratégica ao longo do ciclo de vida do projeto.

A análise dos questionários aplicados na segunda etapa revelou um perfil de respondentes composto majoritariamente por engenheiros (48,57%) e profissionais de funções operacionais (34,29%). Os dados mostraram que 42,86% dos participantes conhecem tanto o Relatório Diário de Campo quanto o Relatório Diário de Obra, enquanto 17,14% demonstraram desconhecimento parcial ou total sobre o tema. Essa lacuna de conhecimento técnico reforça a necessidade de capacitação constante. Embora 83% dos respondentes reconheçam que o preenchimento deve ser diário, apenas 48,57% afirmaram que o documento é sempre preenchido na prática. Outros 22,86% relataram que o preenchimento ocorre apenas às vezes, evidenciando uma desconexão entre o que se reconhece como ideal e o que é efetivamente praticado no cotidiano das obras. A maioria expressiva (82,86%) acredita que o preenchimento correto contribui para a melhoria da gestão, o que demonstra uma percepção positiva sobre o valor estratégico da ferramenta, apesar das barreiras operacionais.

A carência de treinamento formal foi um dos achados mais significativos da pesquisa. Os dados indicaram que 63% das empresas não realizam treinamentos sobre a importância dos relatórios diários. Além disso, 55,56% dos profissionais afirmaram nunca ter recebido orientação formal sobre como preencher os documentos, e 17,78% receberam apenas instruções verbais informais. Esse cenário de fragilidade estrutural compromete a qualidade dos registros e a valorização do documento como instrumento de rastreabilidade. A insegurança no preenchimento também é notável: 40% dos participantes declararam-se apenas parcialmente confiantes e 37,78% afirmaram não se sentir seguros quanto ao conteúdo que deve ser registrado. A ausência de critérios objetivos para o relato de imprevistos e não conformidades fragiliza a proteção técnica e contratual da empresa, transformando um instrumento de controle em um ponto de incerteza.

O atraso no preenchimento revelou-se um problema recorrente, com 40% dos respondentes admitindo que a postergação ocorre frequentemente. Os principais motivos apontados foram o acúmulo de funções e a falta de tempo (55,56%), seguidos pelo fato de o relatório ser deixado como a última tarefa do dia (40%). Outros fatores incluem a percepção de inutilidade do documento e a ausência de supervisão ou cobrança por parte da chefia imediata. Metade dos participantes admitiu já ter deixado de preencher o relatório por não saber exatamente o que registrar, o que evidencia uma falha crítica de orientação. Diante desse diagnóstico, 91,11% dos respondentes afirmaram que treinamentos específicos e um modelo de relatório mais simples, visual e intuitivo facilitariam significativamente o processo de preenchimento. Esses dados validam a proposta de intervenção desenvolvida, demonstrando que a funcionalidade do relatório está diretamente relacionada ao seu formato e à clareza das instruções.

A comparação entre o modelo tradicional e o modelo didático proposto evidenciou mudanças estruturais profundas. Enquanto o formato anterior baseava-se em escrita física e descrições manuais para campos como nome do colaborador, número de registro e descrição de atividades, o novo modelo prioriza o preenchimento digital e a marcação simplificada. Campos relativos à frente de atuação, atividades realizadas e identificação da atividade no cronograma passaram a ser preenchidos por meio de seleção em listas pré-definidas. O registro de condições climáticas, como chuva e vento, e a observação de desvios também foram migrados para o formato de marcação digital, reduzindo o tempo médio de preenchimento para um intervalo entre 60 e 120 segundos. Essa transição visa minimizar o esforço cognitivo do encarregado e garantir a padronização dos dados, facilitando a posterior análise por parte da equipe de planejamento e recursos humanos.

A implementação do novo modelo em ambiente real gerou indícios qualitativos promissores. Observou-se um aumento no engajamento dos encarregados, impulsionado pela maior clareza dos registros e pela fluidez na comunicação com a gestão. A reformulação visual e a inclusão de marcadores gráficos reduziram a resistência ao preenchimento, tornando a tarefa menos burocrática. A participação ativa da liderança, incluindo coordenadores e supervisores, foi fundamental para legitimar o uso da nova ferramenta. Ao participarem dos treinamentos e utilizarem os dados dos relatórios em reuniões de decisão, os gestores reforçaram a importância do documento no cotidiano da obra. O relatório deixou de ser visto como uma mera obrigação administrativa para ocupar um espaço estratégico nas rotinas decisórias, conectando as informações de campo com o planejamento e o controle contratual.

Mesmo sem a consolidação de métricas quantitativas finais, os relatos colhidos apontam para uma mudança gradual de percepção. O protagonismo devolvido ao profissional da linha de frente na comunicação dos fatos do dia gerou um maior senso de pertencimento e responsabilidade documental. Do ponto de vista gerencial, os benefícios percebidos incluem maior confiabilidade nos registros e facilidade na identificação de gargalos operacionais. A antecipação de desvios permitida por registros mais precisos fortalece a governança do projeto e a transparência organizacional. A transformação observada não decorre apenas da mudança do layout do documento, mas de uma mobilização intencional de toda a cadeia de partes interessadas em torno de um propósito comum. A melhoria contínua do processo depende de ciclos sucessivos de aplicação e refinamento, consolidando uma cultura de responsabilidade compartilhada no setor da construção civil.

Conclui-se que o objetivo foi atingido por meio da proposição de estratégias que integraram a simplificação de ferramentas operacionais à construção de uma cultura de engajamento entre os stakeholders. A pesquisa demonstrou que a comunicação eficaz na construção civil depende da valorização do encarregado de obra como protagonista do fluxo informativo, superando barreiras como a falta de treinamento e a sobrecarga de funções. O desenvolvimento do modelo didático de relatório, com foco em elementos visuais e preenchimento ágil, provou ser uma resposta técnica viável para minimizar falhas de registro e aumentar a rastreabilidade das informações. A aplicação prática evidenciou que a clareza e a objetividade nos instrumentos de controle são fundamentais para transformar documentos burocráticos em ferramentas estratégicas de gestão. O fortalecimento da cultura de responsabilidade compartilhada e o engajamento ativo das partes interessadas mostraram-se indispensáveis para a transparência e a inteligência organizacional, oferecendo uma base sólida para a continuidade de melhorias nos processos de documentação e comunicação no setor.

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Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso de Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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