Resumo Executivo

Andrezza Perdigão Magalhães Sena; Gabriela Scur Almudi

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

A prática da arquitetura consolidou-se historicamente como uma profissão pautada essencialmente pela criatividade e pelo domínio técnico-estético. O foco central da formação acadêmica e da atuação no mercado de trabalho reside na concepção funcional e plástica dos espaços, priorizando a solução de problemas formais e construtivos. No entanto, essa acentuada tendência artística e técnica frequentemente relega a gestão profissional a um plano secundário, o que resulta em escritórios desorganizados e com severas dificuldades na administração de seus projetos (Dipré, 2019). A ausência de uma estrutura administrativa sólida compromete não apenas a saúde financeira das empresas, mas também a qualidade de vida dos profissionais envolvidos e a satisfação final dos clientes.

Os profissionais que compõem o cenário da arquitetura contemporânea emergem das universidades com pouca ou nenhuma noção sobre administração e gestão de negócios. Essa lacuna decorre da inexistência de disciplinas voltadas à gestão na grade curricular de diversas instituições de ensino brasileiras (Silva; Costa, 2023). Sem o embasamento necessário para gerir processos, os arquitetos que ingressam no mercado de trabalho e fundam seus próprios escritórios tornam-se a figura central de todas as operações, acumulando funções técnicas e administrativas de maneira intuitiva (Melo, 2016). Essa centralização, somada à falta de processos definidos, gera um ambiente propenso a atrasos, retrabalhos constantes, baixa produtividade e falhas críticas de comunicação, especialmente em um setor onde a complexidade dos projetos exige a coordenação precisa entre múltiplos profissionais e especialidades.

Para que o processo de projeto seja bem-sucedido, a existência de um ambiente de trabalho organizado é considerada uma condição essencial (Oliveira, 2018a). A implementação de um sistema de gestão eficiente e eficaz desempenha um papel crucial na sustentabilidade do escritório, trazendo benefícios que transcendem a simples organização de arquivos. Entre as vantagens observadas, destacam-se a viabilização do planejamento e controle rigoroso do processo de projeto, o auxílio na definição clara de procedimentos de entrega e validação, e o aprimoramento no controle das informações técnicas. Além disso, uma gestão estruturada permite a formulação de propostas comerciais mais coerentes e competitivas, integra o projetista nos processos de coordenação e cria subsídios reais para avaliar a satisfação dos contratantes, promovendo um ambiente favorável à inovação (Oliveira, 2018b).

Nesse cenário de busca por eficiência, as metodologias ágeis surgem como uma alternativa viável para mitigar os problemas crônicos de gestão na arquitetura. O Scrumban, um modelo híbrido que combina os princípios do Scrum com a flexibilidade do Kanban, apresenta-se como uma ferramenta capaz de organizar o fluxo de trabalho e melhorar a produtividade sem sufocar a natureza criativa da profissão. O Kanban, especificamente, funciona como um sistema visual e evolutivo de gestão, conduzindo cada tarefa por um fluxo predefinido. A aplicação desse método envolve a visualização do trabalho, a limitação das atividades em andamento e a maximização da eficiência do fluxo atual (Lowe et al., 2021a). Através de um quadro visual, as tarefas são organizadas em colunas que representam o estágio de cada atividade, proporcionando transparência e controle sobre o progresso dos projetos.

O conceito de limite de trabalho em progresso, conhecido como WIP (Work in Progress), é um dos pilares fundamentais do Kanban. Ele indica o número máximo de itens que podem estar em execução em um determinado momento, evitando a sobrecarga da equipe e garantindo que as atividades sejam efetivamente finalizadas antes do início de novas demandas. Sistemas eficazes de gestão concentram-se mais no fluxo de trabalho do que na utilização exaustiva dos trabalhadores (Lowe et al., 2021b). Complementarmente, o Scrum baseia-se no empirismo e no pensamento lean, defendendo que o conhecimento provém da experiência e que a tomada de decisões deve ocorrer com base no que é observado na realidade. O pensamento lean visa reduzir desperdícios e focar exclusivamente no que é essencial para a entrega de valor (Schwaber; Sutherland, 2020a).

No modelo Scrum, eventos específicos funcionam como oportunidades formais para inspecionar e adaptar os processos. Esses eventos garantem a transparência necessária e criam uma regularidade que minimiza a necessidade de reuniões não planejadas (Schwaber; Sutherland, 2020b). O trabalho é estruturado em sprints, que são períodos curtos e fixos de tempo, geralmente entre uma e quatro semanas, nos quais a equipe se compromete a entregar um conjunto definido de tarefas. Essa abordagem permite um planejamento detalhado e revisões frequentes, facilitando o aprimoramento contínuo. O Scrum também utiliza reuniões rápidas diárias, as Daily Meetings, para manter o alinhamento, e retrospectivas para avaliar pontos de melhoria ao final de cada ciclo.

A integração dessas duas abordagens resulta no Scrumban, que apoia os membros da equipe a serem criativos no desenvolvimento de novos métodos para atender às suas necessidades específicas (Alqudah; Razali, 2018). Não existem práticas rígidas ou imutáveis para o Scrumban; em vez disso, os membros da equipe devem compreender quais práticas do Scrum e do Kanban agregam valor ao seu contexto particular. Quando utilizado por profissionais com experiência em ambos os métodos, o Scrumban permite definir a duração ideal das sprints e limitar o WIP de forma estratégica, equilibrando a estrutura necessária para o cumprimento de prazos com a flexibilidade exigida pelas constantes alterações inerentes aos projetos arquitetônicos.

A metodologia adotada para analisar a eficácia dessa implementação baseou-se em um estudo de caso detalhado, aplicado em escritórios de arquitetura com o intuito de tornar os processos operacionais mais eficientes. O foco da análise concentrou-se em três áreas fundamentais: a organização do fluxo de trabalho, o aumento da produtividade da equipe e a melhoria da comunicação interna. O estudo de caso permitiu analisar uma situação real e descrever o contexto de inserção da pesquisa, proporcionando uma compreensão aprofundada sobre como a transição para métodos ágeis impacta o cotidiano profissional. A amostra foi composta por 20 colaboradores diretamente envolvidos na gestão e execução de projetos, incluindo 12 arquitetos, dois coordenadores, um estagiário e cinco colaboradores de outras funções administrativas ou técnicas.

O procedimento operacional da pesquisa estendeu-se por um período de quatro semanas, estruturado em duas sprints quinzenais. Durante esse intervalo, utilizou-se uma ferramenta digital de gerenciamento de projetos e tarefas para estruturar o fluxo de trabalho em colunas específicas: Backlog, A Fazer, Em Andamento, Revisão e Concluído. Cada tarefa foi atribuída individualmente a um membro da equipe, e o controle de WIP foi rigorosamente aplicado para impedir a sobrecarga de atividades simultâneas. A coleta de dados ocorreu por meio de questionários estruturados com perguntas abertas e fechadas, aplicados em dois momentos distintos: antes da implementação da metodologia e após a conclusão dos dois ciclos de sprint. Os participantes possuíam tempos de experiência variados, com 45% atuando entre seis meses e um ano na empresa, 30% há mais de um ano e 25% com mais de três anos de casa, garantindo uma diversidade de percepções sobre os processos internos.

A análise dos dados coletados buscou identificar a compreensão da equipe sobre a metodologia, seus impactos práticos e a sustentabilidade da adoção da ferramenta a longo prazo. O formulário utilizou escalas Likert para mensurar de forma objetiva a opinião dos participantes sobre a organização, produtividade e comunicação. Antes da adoção do Scrumban, o cenário revelado pelos colaboradores era de profunda desorganização. Os dados demonstraram que 40% dos respondentes consideravam o ambiente de trabalho pouco organizado, enquanto 25% o classificavam como muito desorganizado. Somadas, as percepções negativas atingiam 65% da amostra. Apenas 35% avaliavam o fluxo como razoavelmente organizado, e nenhum participante utilizou a classificação de bem organizado. Esse diagnóstico inicial confirmou as fragilidades na gestão de tarefas e justificou a necessidade premente de métodos que promovessem maior controle e clareza.

Após a implementação do Scrumban e o uso efetivo da ferramenta digital, observou-se uma mudança significativa na percepção da equipe. Cerca de 80% dos respondentes afirmaram que houve uma melhoria nítida na organização do fluxo de trabalho, enquanto os 20% restantes relataram melhorias parciais. O impacto positivo foi atribuído à estruturação visual das tarefas e à lógica de acompanhamento proporcionada pelas sprints. A utilização do quadro visual foi aprovada por 80% dos colaboradores, que concordaram que o método facilitou a visualização do status de cada atividade. Essa transparência contínua permitiu a identificação rápida de gargalos e o equilíbrio da carga de trabalho entre os membros do time, fatores essenciais para a fluidez dos projetos de arquitetura.

No que tange à produtividade, os resultados anteriores à metodologia indicavam um desempenho instável. A maior parte dos respondentes, totalizando 45%, classificava a produtividade como média, 30% como alta e 25% como baixa. Esses dados sugeriam que a equipe carecia de métodos que favorecessem o foco e o acompanhamento estruturado de entregas. A ausência de uma metodologia visual colaborativa contribuía para a dispersão de esforços. Após a aplicação do Scrumban, a percepção de produtividade sofreu uma transformação radical: 100% dos colaboradores relataram aumento na produtividade. Desse total, 35% perceberam o aumento como muito maior e 65% como um pouco maior. A combinação de ciclos curtos de entrega com um fluxo contínuo permitiu uma rotina mais eficiente, com ritmo constante e menor desperdício de tempo.

A comunicação interna, frequentemente apontada como um dos maiores gargalos em escritórios de arquitetura, também apresentou evoluções notáveis. Antes da intervenção, 50% dos participantes avaliavam a comunicação como regular, 40% como ineficiente e apenas 10% como boa. Esses números evidenciavam a falta de clareza nos fluxos de informação e a presença de ruídos constantes entre os membros da equipe. A ausência de um sistema estruturado dificultava o alinhamento entre as partes envolvidas nos projetos. Após a implementação do modelo híbrido, a melhoria na comunicação foi unânime, com 100% dos respondentes afirmando que o processo foi favorecido. O uso da ferramenta digital com quadros Kanban contribuiu diretamente para essa evolução, promovendo clareza sobre responsabilidades e prazos.

Os benefícios mais citados pelos participantes nas questões abertas reforçaram os dados quantitativos. A organização foi o ponto mais mencionado, seguida pela facilidade de comunicação e pela visualização clara das tarefas. Os relatos indicaram que a ferramenta promoveu avanços significativos no alinhamento da equipe e no controle do fluxo de trabalho. Um dos arquitetos participantes relatou que o quadro visual trouxe uma visão global do andamento do projeto que antes era difícil de perceber. Outro colaborador destacou que a comunicação melhorou porque todos passaram a ter acesso às mesmas informações em tempo real. Esses depoimentos corroboram a tese de que sistemas de gestão eficientes são fundamentais para promover a integração em ambientes criativos.

Apesar dos resultados amplamente positivos, a transição não ocorreu sem desafios. Metade dos respondentes relatou ter enfrentado algum tipo de dificuldade inicial na adoção da metodologia. Os obstáculos mais citados incluíram a adaptação à nova ferramenta digital, a necessidade de padronização das informações e o hábito de alimentar o sistema com regularidade. Um dos respondentes ressaltou que a maior barreira foi lembrar de atualizar o status das tarefas diariamente, enquanto outro apontou resistência por parte de alguns colegas em abandonar métodos anteriores de acompanhamento. No entanto, essas dificuldades foram consideradas leves e pontuais, sendo superadas ao longo do tempo com ajustes no processo e a consolidação de uma nova cultura organizacional.

A análise qualitativa demonstrou que a implementação de novas metodologias requer não apenas ajustes técnicos, mas uma mudança cultural profunda na equipe. A resistência inicial é um fenômeno esperado em processos de mudança, mas a percepção dos benefícios a curto prazo atuou como um catalisador para a aceitação do método. A facilidade de adaptação do Scrumban permitiu que a equipe construísse uma rotina de acompanhamento que respeitasse suas características intrínsecas, superando as barreiras iniciais. Do ponto de vista gerencial, os achados indicam que o Scrumban é uma estratégia eficaz para reduzir atrasos e fortalecer a comunicação sem comprometer a flexibilidade criativa que caracteriza a arquitetura.

Ao organizar as etapas do projeto de forma clara e visual, os gestores passam a ter maior previsibilidade no cumprimento de prazos e conseguem reduzir drasticamente o retrabalho. A integração entre os diferentes profissionais envolvidos torna-se mais fluida, o que é essencial diante da necessidade crescente de coordenação colaborativa nos escritórios contemporâneos. O confronto entre os resultados obtidos e a literatura revisada permite afirmar que o Scrumban representa uma alternativa viável para enfrentar os principais gargalos da gestão de projetos na área, integrando organização, produtividade e comunicação de forma equilibrada.

A aplicação do questionário revelou transformações profundas no ambiente de trabalho. Antes da mudança, a carência de clareza nos fluxos era a regra, com 65% de insatisfação quanto à organização e 90% de avaliações negativas ou medianas sobre a comunicação. Após a intervenção, a clareza proporcionada pelos quadros visuais elevou o patamar de eficiência do escritório. A unanimidade quanto à melhora na comunicação e o aumento generalizado na produtividade reforçam a efetividade da metodologia ágil aplicada à rotina técnica. Mesmo com 66,7% dos participantes relatando dificuldades iniciais de adaptação, a percepção geral de aceitação foi elevada, consolidando o método como uma ferramenta de governança da informação e flexibilidade operacional.

As limitações do estudo, como o número reduzido de participantes e a duração de apenas quatro semanas, sugerem que pesquisas futuras devem ampliar o escopo da análise. É recomendável investigar a aplicação do Scrumban em escritórios de diferentes portes e perfis, além de explorar ciclos de utilização mais longos para verificar a consolidação dos resultados ao longo do tempo. Estudos comparativos com outras metodologias, como o Scrum puro ou o Kanban isolado, também podem enriquecer a compreensão sobre os benefícios e limitações do modelo híbrido no contexto específico da arquitetura. A ausência de feedbacks da liderança estratégica nesta pesquisa também aponta para a necessidade de incluir a visão dos gestores de topo em investigações subsequentes, garantindo uma perspectiva holística sobre os impactos organizacionais.

A experiência prática demonstrou que a visualização do andamento dos projetos foi facilitada para 100% dos envolvidos. Esse dado é um indicador poderoso de que a transparência é um dos elementos mais valorizados pelos profissionais de arquitetura, que lidam com processos complexos e multifacetados. A melhoria no cumprimento de prazos e a organização das responsabilidades individuais e coletivas refletem uma percepção positiva da combinação entre a estrutura do Scrum e a fluidez do Kanban. O fortalecimento da colaboração interna não apenas otimiza os processos técnicos, mas também melhora o clima organizacional, reduzindo o estresse causado pela desorganização e pela incerteza.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que a aplicação da metodologia ágil Scrumban, apoiada por ferramentas digitais de gerenciamento, demonstrou ser uma alternativa extremamente viável e promissora para a gestão de projetos em escritórios de arquitetura. Os resultados evidenciaram melhorias significativas e mensuráveis na organização do fluxo de trabalho, na produtividade da equipe e na clareza da comunicação interna. A adoção do modelo híbrido permitiu equilibrar a necessidade de estrutura e previsibilidade com a flexibilidade indispensável ao processo criativo. Apesar dos desafios inerentes à mudança de cultura e à adaptação tecnológica, a aceitação por parte dos profissionais foi elevada, comprovando que a metodologia potencializa a eficiência operacional e fortalece a colaboração, tornando-se um diferencial estratégico para lidar com a natureza dinâmica e complexa da profissão.

Referências Bibliográficas:

Alqudah, M.; Razali, R. 2018. An empirical study of Scrumban formation based on the selection of Scrum and Kanban practices. International Journal on Advanced Science, Engineering and Information Technology, 8(6): 2315–2322.

Dipré, M. 2019. Métodos ágeis em ambientes criativos: casos múltiplos em escritórios de arquitetura. Boletim do Gerenciamento, 46(7): 50–58. Disponível em: https://nppg.org.br/revistas/boletimdogerenciamento/article/view/203/190. Acesso em: 12 maio 2025.

Lowe, D.; Casal, J.; Hoppen, M. 2021. O guia oficial do método Kanban. 1ed. Mauvius Group Inc., Seattle, WA, EUA

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Melo, J.P. 2016. A importância do gerenciamento da comunicação na gestão de projetos de arquitetura. In: Congresso de Pós-Graduação da UNIS, 9., 2016, Varginha. Anais […]. Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas, Varginha, MG, Brasil. Disponível em: http://repositorio.unis.edu.br/handle/prefix/441. Acesso em: 12 maio 2025.

Oliveira, D.P.R. 2018. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 34ed. Atlas, São Paulo, SP, Brasil.

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Schwaber, K.; Sutherland, J. 2020. O guia do Scrum: o guia definitivo para o Scrum – as regras do jogo. 1ed. Ken Schwaber & Jeff Sutherland, EUA.

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Silva E.K.T.; Costa B.A. 2023. Gestão e coordenação de projetos em escritórios de arquitetura na cidade de Feira de Santana (BA), E&S 2023, 4: e20230067. Disponível em: https://revistaes.com.br/wp-content/uploads/2023/09/ES_23067.pdf. Acesso em: 12 maio 2025.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso de MBA em Gestão de Projetos

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