Resumo Executivo

José Luiz Cardoso Junior; Marcela Gimenes Bera Oshita

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

As transformações tecnológicas iniciadas no final do século XX e intensificadas ao longo do século XXI provocaram mudanças profundas na forma como as organizações estruturam processos e gerenciam projetos. O cenário empresarial tornou-se volátil, exigindo das empresas maior capacidade de inovação e adaptação para a manutenção da competitividade. Nesse contexto de rápidas mudanças e elevada incerteza, os métodos tradicionais de gestão de projetos, baseados em planos rígidos e fases sequenciais, mostraram-se pouco eficazes para atender às demandas atuais. A imprevisibilidade dos ambientes modernos exige abordagens mais adaptativas, o que favoreceu o surgimento e a consolidação das metodologias ágeis, priorizando entregas curtas, ciclos iterativos e maior foco nas necessidades do cliente (Beck et al., 2001; Maximiano, 2018; Ferreira, 2019).

Entre as metodologias ágeis, o framework Scrum ganhou destaque devido à ampla aceitação em projetos multidisciplinares, especialmente no desenvolvimento de software. Esse modelo estruturou o trabalho em sprints com duração média de duas a quatro semanas, permitindo entregas incrementais de valor contínuo ao cliente e ajustes frequentes com base em feedbacks. Tais características, como foco na colaboração, flexibilidade na execução, entregas rápidas e valor progressivo, ampliaram a adaptabilidade das equipes. Por outro lado, também impuseram desafios significativos quanto ao controle do tempo e ao alinhamento com os objetivos estratégicos da organização (Maximiano, 2018; Schwaber e Sutherland, 2020).

Mesmo com a adoção de abordagens adaptativas, a gestão do tempo manteve-se como um elemento central no gerenciamento de projetos. Embora a engenharia de software tenha absorvido práticas ágeis, ela continuou a exigir planejamento detalhado, estimativas realistas de prazos e monitoramento contínuo do progresso (Sommerville, 2020; Pressman, 2021). Com isso, ferramentas digitais tornaram-se indispensáveis para apoiar o gerenciamento de cronogramas, oferecendo funcionalidades como controle de tarefas, indicadores de desempenho e visibilidade compartilhada entre os membros da equipe. Plataformas como Jira, Trello e Monday.com destacaram-se por fornecer soluções específicas para o planejamento de sprints, organização do backlog e integração com outros sistemas. Esses recursos permitiram o acompanhamento visual das atividades em tempo real, além de facilitar a comunicação em ambientes presenciais, remotos ou híbridos. Tais ferramentas reforçaram boas práticas de documentação e controle de progresso, alinhadas aos princípios da engenharia de software moderna (Alves, 2020; Oliveira, 2021; Pressman, 2021).

Apesar das vantagens observadas, a adoção dessas plataformas apresentou dificuldades. A curva de aprendizado dificultou o uso adequado por equipes em transição para metodologias ágeis ou com pouca familiaridade com soluções tecnológicas, exigindo investimentos em capacitação (Silva e Souza, 2020). Relatos de usuários também destacaram limitações na personalização das ferramentas para atender às práticas específicas do Scrum, além de dificuldades de integração com sistemas corporativos como CRMs e plataformas de versionamento de código (Cho, 2010; Turrioni e Albuquerque, 2019; Moura e Fonseca, 2022). Outro fator crítico observado foi o alinhamento entre a ferramenta utilizada, a metodologia adotada e a cultura organizacional. A escolha da plataforma deveria considerar não apenas a popularidade, mas também a compatibilidade com os processos internos, a usabilidade e a capacidade de integração com outras tecnologias corporativas (Andrade e Drummond, 2021). A implementação de mudanças dependia de ações estruturadas de sensibilização e treinamento, o que exigia planejamento adequado e o envolvimento de todas as partes interessadas (Gil, 2010).

Para investigar como essas ferramentas digitais influenciam o gerenciamento de cronograma em projetos que utilizam o framework Scrum, delineou-se um estudo exploratório e descritivo, fundamentado em uma abordagem metodológica mista. A combinação de técnicas quantitativas e qualitativas proporcionou uma análise abrangente e aprofundada do fenômeno, permitindo a triangulação de dados para investigar fenômenos organizacionais complexos (Turrioni e Albuquerque, 2019). A integração dessas estratégias permitiu a coleta e interpretação de dados empíricos oriundos de diferentes fontes, fornecendo subsídios tanto para a identificação de padrões estatísticos quanto para a compreensão contextual das práticas relatadas por profissionais da área de Tecnologia da Informação (TI).

A etapa quantitativa da investigação foi operacionalizada por meio da aplicação de um questionário estruturado, desenvolvido na plataforma Google Forms. O instrumento foi construído com base na revisão bibliográfica dos principais conceitos relacionados à gestão de cronograma em ambientes ágeis (Ferreira, 2019; Schwaber e Sutherland, 2020; Andrade e Drummond, 2021; Oliveira, 2021; Moura e Fonseca, 2022). O questionário foi submetido à validação inicial por meio de revisão por especialistas da área e teste-piloto com três profissionais de TI, visando verificar a clareza das perguntas, a coerência das alternativas e a pertinência em relação ao objetivo da pesquisa. A aplicação ocorreu no mês de junho de 2025 e foi direcionada exclusivamente a profissionais residentes e atuantes no Brasil. A divulgação foi realizada por meio de contatos em redes sociais, grupos de mensagens profissionais e abordagens diretas, buscando alcançar respondentes com experiência prática no uso de ferramentas digitais em projetos Scrum.

O questionário final foi estruturado em três blocos temáticos principais. O primeiro bloco visou levantar informações sociodemográficas e profissionais dos participantes, como faixa etária, cargo ocupado, tempo de experiência em projetos ágeis, grau de familiaridade com o framework Scrum e setor de atuação. Tais informações foram fundamentais para compreender a diversidade do público-alvo e analisar possíveis correlações entre o perfil dos profissionais e o uso das ferramentas de cronograma. O segundo bloco investigou aspectos operacionais, como quais ferramentas eram utilizadas, tempo de uso de cada uma, frequência de utilização no dia a dia do projeto, funcionalidades mais exploradas (quadros Kanban, sprints, dashboards, dependências de tarefas, alertas de atraso), integrações com outras ferramentas e critérios utilizados na escolha da plataforma. O terceiro bloco focou na percepção de impacto e eficiência, convidando os respondentes a avaliar o impacto percebido do uso das ferramentas na gestão de cronograma, considerando a melhoria na colaboração da equipe, aumento da previsibilidade de entregas, controle sobre prazos e atividades, transparência do fluxo de trabalho e superação de desafios técnicos.

A amostragem utilizada foi do tipo não probabilística por conveniência, amplamente utilizada quando se busca acessar indivíduos que possuam características específicas e estejam disponíveis para participar voluntariamente do estudo (Moura e Fonseca, 2022). O questionário foi disponibilizado para aproximadamente 115 profissionais da área de TI com atuação direta ou indireta em equipes ágeis. Foram obtidas 41 respostas completas e válidas, o que corresponde a uma taxa de retorno de 35,6%, considerada adequada para pesquisas com amostragem por conveniência e com caráter exploratório (Alves, 2020; Andrade e Drummond, 2021). Os dados obtidos foram analisados por meio de estatística descritiva, com a utilização de frequências absolutas e relativas, possibilitando a identificação de tendências gerais e comparações entre as variáveis estudadas.

Em paralelo à coleta de dados primários, realizou-se uma análise documental qualitativa para enriquecer e triangular as informações obtidas. Essa etapa consistiu na revisão sistemática de postagens em fóruns especializados das três ferramentas estudadas, compreendendo o período entre janeiro de 2023 e abril de 2025. O critério de seleção de conteúdo baseou-se no uso de palavras-chave previamente definidas, como cronograma, sprint planning, prazo de entrega, atraso, integração e planejamento ágil. As postagens foram categorizadas manualmente em três grandes grupos: benefícios percebidos pelas equipes, dificuldades ou limitações relatadas pelos usuários e sugestões de boas práticas compartilhadas para melhorar a gestão de cronogramas em ambientes Scrum. A triangulação entre os dados primários do questionário e os dados secundários da análise documental proporcionou maior profundidade e consistência aos resultados, permitindo validar percepções recorrentes e compreender as experiências práticas dos usuários no uso cotidiano das ferramentas (Oliveira, 2021).

A análise do perfil dos 41 respondentes revelou uma diversidade significativa de formações acadêmicas e cargos. Em relação à escolaridade, 39,02% possuíam ensino superior completo e 34,15% declararam ter pós-graduação, como especialização ou MBA. Além disso, 14,63% indicaram ter concluído o ensino médio e 12,20% afirmaram estar cursando o ensino superior. Esses dados evidenciaram que a maioria dos respondentes apresentava formação técnica ou acadêmica compatível com a atuação em projetos de base tecnológica. Em termos de distribuição de cargos, notou-se uma predominância de desenvolvedores (30%) e gerentes de projetos (20%), seguidos por analistas de sistemas (15%), Scrum Masters (10%) e Product Owners (7,5%). Profissionais em funções de suporte, como assistentes de projetos e analistas de implantação, também estiveram representados, indicando a transversalidade do uso das ferramentas de cronograma em diferentes papéis organizacionais. Esse panorama demonstrou a necessidade de funcionalidades que atendessem a diferentes perspectivas e responsabilidades dentro das equipes ágeis (Moura e Fonseca, 2022).

Quanto à experiência com metodologias ágeis, os resultados indicaram que 29% dos respondentes atuavam com Scrum por menos de um ano, 27% entre um e três anos, 17% entre quatro e seis anos e 27% há mais de seis anos. Essa heterogeneidade na maturidade das equipes revelou-se relevante, uma vez que a experiência acumulada é um fator crítico para a adoção bem-sucedida de frameworks ágeis, especialmente na gestão de cronogramas (Prado, 2017; Schwaber e Sutherland, 2020). Identificou-se uma associação clara entre a ferramenta utilizada e o cargo ocupado. No caso do Jira, os principais usuários foram gerentes de projetos (4), desenvolvedores (2), Product Owners (2), Scrum Masters (1) e especialistas em inteligência artificial (1), totalizando 10 participantes. Essa configuração reforçou o posicionamento do Jira como uma solução voltada a equipes corporativas com perfil técnico-gerencial, reconhecida por sua robustez em funcionalidades como o controle de sprints, a organização do backlog e a integração com outros sistemas (Alves, 2020; Oliveira, 2021).

Em relação ao Monday.com, observaram-se oito usuários distribuídos entre assistentes de projetos (2), estudantes (1), gerentes de projetos (2), Product Owners (1) e Scrum Masters (2). Essa ferramenta mostrou-se mais utilizada por profissionais em funções de apoio e gestão, sugerindo atratividade em contextos que demandam personalização, facilidade de uso e visualização intuitiva das etapas do projeto (Souza, 2020). Já o Trello foi adotado por 17 participantes, com predomínio de desenvolvedores (10), analistas de sistemas (3), gerentes de projetos (2), um gestor de sucesso do cliente e um Scrum Master. Esses dados indicaram a popularidade do Trello entre times mais técnicos e operacionais, que valorizaram a simplicidade e a abordagem baseada em quadros Kanban, confirmando a adequação da ferramenta a fluxos menos complexos e equipes que priorizam a visualização rápida das tarefas (Silva e Souza, 2020; Moura e Fonseca, 2022).

O cruzamento entre as ferramentas e o tempo de experiência trouxe informações adicionais importantes. Usuários do Jira concentraram-se majoritariamente nas faixas de experiência mais altas, com cinco usuários possuindo mais de seis anos de atuação, três entre um e três anos e dois entre quatro e seis anos. Esse resultado reforçou o argumento de que o Jira demanda maior maturidade de uso e que equipes experientes tendem a extrair melhor seu potencial, mesmo diante de sua complexidade inicial (Andrade e Drummond, 2021). Para o Monday.com, verificou-se um perfil mais equilibrado, com três usuários com menos de um ano de experiência, dois com mais de seis anos, dois entre quatro e seis anos e um entre um e três anos. Isso sugeriu uma ferramenta que atraiu tanto iniciantes quanto profissionais experientes por oferecer configuração intuitiva, ainda que limitada em integrações avançadas (Oliveira, 2021). No caso do Trello, o dado mais expressivo foi a presença de sete usuários com menos de um ano de experiência, além de quatro com um a três anos, três com quatro a seis anos e três com mais de seis anos. Essa distribuição evidenciou a adoção significativa do Trello por profissionais e equipes em fases iniciais de amadurecimento ágil, caracterizando-o como ferramenta de entrada para gestão visual (Silva e Souza, 2020).

No que tange à percepção de impacto e eficiência, foram identificadas dificuldades recorrentes. No caso do Jira, 50% dos usuários relataram resistência da equipe, 40% apontaram limitações de integração com outras plataformas e 10% destacaram a ausência de funcionalidades específicas voltadas ao Scrum. Esses resultados indicaram que os principais entraves estiveram associados tanto a fatores técnicos quanto culturais, exigindo maior esforço de adaptação das equipes. A complexidade na configuração inicial e a necessidade de engajamento contínuo dos membros do time representaram barreiras relevantes para a utilização plena da ferramenta. Para o Monday.com, as principais dificuldades incluíram a complexidade do sistema (37,5%), integração limitada com outras plataformas (37,5%), resistência da equipe (12,5%) e ausência de funcionalidades específicas para Scrum (12,5%). Tais dados reforçaram a existência de barreiras na curva de aprendizado e limitações na personalização para fluxos ágeis mais rígidos.

No Trello, as dificuldades se concentraram na ausência de funcionalidades específicas para Scrum (35,3%), integração limitada com outras plataformas (47%), complexidade do sistema (11,8%) e resistência da equipe (5,9%). Apesar da facilidade de uso inicial, a ferramenta careceu de recursos nativos mais completos para gestão avançada de sprints ou integração com ambientes de desenvolvimento e operações. As sugestões de melhoria fornecidas pelos participantes incluíram a disponibilização de treinamentos e tutoriais diretamente nas plataformas, maior alinhamento das funcionalidades com a metodologia Scrum, melhor integração com sistemas de tickets e ambientes de versionamento de código, além do aprimoramento do layout e do planejador para auxiliar no planejamento baseado em recursos e prazos.

A análise documental em fóruns permitiu validar e enriquecer as percepções levantadas. Nos tópicos categorizados como benefícios, destacou-se a clareza visual das tarefas (valorizada por 64% dos relatos em fóruns), a facilidade de automação de notificações e lembretes (48%) e o suporte ao acompanhamento de múltiplas sprints (45%). Essas características alinharam-se aos pilares de transparência e inspeção contínua do Scrum (Schwaber e Sutherland, 2020). Por outro lado, as dificuldades mais relatadas nos fóruns reforçaram os achados do questionário, mencionando a complexidade de customização (38%), a ausência de funcionalidades específicas para Scrum (35%) e a lentidão percebida em equipes com grande volume de tarefas (22%). A escolha da ferramenta ideal deve considerar esses limites e a capacidade da equipe de adequar seus processos ao uso mais eficiente das tecnologias (Moura e Fonseca, 2022).

As sugestões de melhoria coletadas nos fóruns destacaram demandas por templates prontos para Scrum (27%), maior integração com ferramentas externas (25%) e aprimoramento da usabilidade (20%). Tais aspectos apontam para a relevância de um design centrado no usuário, capaz de reduzir a curva de aprendizado e facilitar a adoção generalizada entre equipes com níveis variados de maturidade ágil (Silva e Souza, 2020; Andrade e Drummond, 2021). A discussão integrada demonstrou que, embora Jira, Trello e Monday.com sejam amplamente reconhecidos como ferramentas de apoio valiosas, o impacto positivo depende diretamente da forma como são configurados, implementados e utilizados no cotidiano. Nenhuma ferramenta, por si só, substitui a disciplina, o comprometimento e a cultura colaborativa necessários para o sucesso em ambientes ágeis.

Os resultados evidenciaram que o uso dessas ferramentas digitais, quando bem alinhado às práticas do Scrum e ao contexto organizacional, potencializou a visibilidade das atividades, melhorou a comunicação entre os membros da equipe e incrementou a previsibilidade das entregas. No entanto, persistiram desafios relacionados à resistência à mudança, à curva de aprendizado e à necessidade de personalização para atender requisitos específicos do framework. O entendimento dessas variáveis é essencial para orientar decisões sobre adoção, treinamento e integração das ferramentas, de modo a maximizar os benefícios de sua implementação. A amostra de 41 participantes atuantes no setor de TI no Brasil, embora forneça dados valiosos, restringe a generalização dos resultados para outros setores ou contextos geográficos. Além disso, o fato de os respondentes já possuírem experiência com as ferramentas pode não refletir os desafios de equipes em processo inicial de transição para metodologias ágeis.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, pois a análise demonstrou que as ferramentas Jira, Trello e Monday.com exercem influências positivas no gerenciamento de cronogramas ao ampliar a visibilidade das tarefas e fortalecer a comunicação interna, embora enfrentem limitações técnicas e culturais. A efetividade dessas plataformas está diretamente vinculada à maturidade das equipes e à adequação das configurações ao contexto organizacional, sendo que funcionalidades de planejamento de sprints e quadros visuais são consideradas essenciais para a transparência e o controle de prazos. A adoção dessas tecnologias só alcança resultados satisfatórios quando acompanhada de um planejamento estratégico de implementação, processos estruturados de onboarding e capacitação contínua para reduzir a curva de aprendizado. A integração com outras soluções corporativas e a possibilidade de personalização surgem como fatores decisivos para a aderência das ferramentas ao fluxo de trabalho. Por fim, a utilização eficiente depende do cultivo de uma cultura colaborativa e de práticas de melhoria contínua, recomendando-se que gestores realizem diagnósticos prévios das necessidades das equipes para escolher soluções compatíveis e promovam ciclos periódicos de revisão das práticas de gestão.

Referências Bibliográficas:

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Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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