Resumo Executivo

Antonio Alexandre Lemos Neto; Luciana Regina Da Silva Souza

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

No cenário contemporâneo do gerenciamento de projetos, a comunicação eficaz estabelece-se como o pilar fundamental para o alcance do sucesso organizacional. Conforme preconiza o Project Management Institute (PMI, 2021), a habilidade de comunicar-se de forma assertiva representa o fator de maior relevância para garantir um engajamento produtivo com as partes interessadas. A elaboração de um plano de comunicação robusto transcende a simples tarefa de identificar ou priorizar os envolvidos; trata-se de uma necessidade estratégica frente ao fluxo informacional que se torna, a cada ano, mais denso e complexo. Essa realidade impõe às equipes uma sobrecarga de dados que, se não gerenciada com precisão, compromete a assertividade das interações diárias e a integridade dos prazos estabelecidos. A gestão da comunicação, portanto, abrange processos estruturados que asseguram que a informação correta chegue ao destinatário adequado no momento oportuno, utilizando os canais mais pertinentes para cada contexto. O PMBOK (2021) define essa área como um conjunto de práticas voltadas ao planejamento, monitoramento e controle dos fluxos de informação, visando promover a transparência e o desempenho global da organização.

A relevância estratégica da comunicação é evidenciada pelo fato de que cerca de 90% do tempo despendido por gestores de projetos é dedicado a essa atividade (Kerzner, 2017). O sucesso de qualquer empreendimento está intrinsecamente ligado à clareza e à frequência das trocas de informações entre membros da equipe, clientes e demais stakeholders (Valeriano, 2016). Quando a comunicação falha, surgem ruídos, retrabalhos e um perigoso desalinhamento de expectativas que pode inviabilizar o cumprimento dos objetivos propostos. Diante desse desafio, a inteligência artificial surge como um catalisador de produtividade, oferecendo ferramentas capazes de processar altos volumes de dados e automatizar tarefas rotineiras que anteriormente consumiam recursos humanos valiosos. A aplicação dessas tecnologias no ambiente corporativo apresenta um crescimento exponencial, com relatórios indicando que mais de 50% das empresas já integraram a inteligência artificial em ao menos uma de suas funções de negócio (McKinsey & Company, 2022). Essa tendência reflete a busca incessante por agilidade e vantagem competitiva em mercados de alta complexidade.

A evolução tecnológica permite que a inteligência artificial atue não apenas na substituição de tarefas repetitivas, mas também na proposição de soluções inovadoras para problemas complexos. Moraes et al. (2023) destacam que essa tecnologia possibilita o desenvolvimento de ferramentas personalizadas que simplificam processos operacionais, permitindo que os profissionais direcionem seus esforços para atividades de caráter mais estratégico. No gerenciamento de projetos, o uso de assistentes virtuais, resumos automáticos de reuniões e dashboards inteligentes tem se mostrado fundamental para garantir a precisão na comunicação entre as partes interessadas. À medida que as organizações adotam esses recursos, ganham celeridade na tomada de decisão e tornam-se mais orientadas a resultados. A inteligência artificial, portanto, não é apenas um recurso experimental, mas uma tecnologia amplamente aplicada que transforma a maneira como as equipes interagem e decidem, mitigando problemas clássicos como o excesso de informações e a falta de clareza nos fluxos comunicacionais.

Para investigar como a inteligência artificial pode potencializar a produtividade na gestão da comunicação, adotou-se uma metodologia de pesquisa aplicada, voltada à geração de conhecimentos que possam ser direcionados à solução de problemas práticos no contexto organizacional (Gil, 2017). A abordagem qualitativa foi selecionada por permitir a compreensão profunda de percepções, experiências e práticas relacionadas ao uso dessas tecnologias no cotidiano profissional. Segundo Creswell (2014), a investigação qualitativa é o caminho mais adequado quando o objetivo é explorar significados e contextos complexos que não podem ser plenamente reduzidos a métricas estatísticas isoladas. O método escolhido foi o estudo de caso, que possibilita a análise minuciosa de um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto real, especialmente quando as fronteiras entre o fenômeno e o ambiente não estão claramente delimitadas (Yin, 2015). O estudo foi conduzido em uma grande empresa do setor de energia renovável, escolhida por sua posição de destaque no mercado e pelo uso emergente de ferramentas tecnológicas em seus processos internos.

A coleta de dados ocorreu por meio da aplicação de questionários estruturados a 50 profissionais diretamente envolvidos na gestão de projetos, incluindo gestores, coordenadores, analistas e supervisores. O instrumento de pesquisa foi composto por perguntas fechadas, desenhadas para mensurar de forma objetiva o nível de utilização da inteligência artificial, a percepção de ganho de produtividade e a eficácia comunicacional percebida. Esse formato de coleta foi adotado para facilitar a tabulação e a análise sistemática das evidências encontradas (Marconi; Lakatos, 2021). O processo operacional de coleta foi realizado de forma digital, garantindo a agilidade no recebimento das respostas e a integridade dos dados. Cada etapa do questionário foi planejada para cobrir desde o perfil demográfico dos respondentes até suas perspectivas futuras quanto à evolução da tecnologia no campo da gestão.

A análise dos dados coletados fundamentou-se na técnica de análise de conteúdo, que consiste em um conjunto de procedimentos sistemáticos para interpretar e categorizar informações qualitativas (Bardin, 2016). O processo analítico foi dividido em três fases distintas: a pré-análise, na qual o material foi organizado e selecionado; a exploração do material, onde ocorreu a codificação e a categorização das respostas; e o tratamento dos resultados, que envolveu a inferência e a interpretação das tendências observadas. Durante a exploração, buscou-se identificar padrões recorrentes nas respostas dos profissionais, relacionando-os com a base teórica estabelecida. O detalhamento de cada etapa operacional permitiu que a pesquisa mantivesse um rigor científico elevado, oferecendo subsídios consistentes para compreender como a inteligência artificial otimiza a comunicação e quais são os principais obstáculos para sua implementação plena no ambiente corporativo.

A caracterização da amostra revelou um público predominantemente masculino, representando 62% dos respondentes, enquanto o público feminino correspondeu a 36% do total. No que tange à faixa etária, observou-se uma concentração significativa de profissionais em fase intermediária de carreira, com 44% dos participantes situados entre 35 e 44 anos, seguidos por 36% na faixa de 25 a 34 anos. A presença de jovens com menos de 25 anos foi de 14%, enquanto profissionais entre 45 e 54 anos somaram 6%. Essa distribuição etária sugere um ambiente composto por indivíduos com experiência consolidada, mas que ainda possuem um longo horizonte profissional pela frente. Em termos de cargos ocupados, houve um equilíbrio entre gerentes, que somaram 28%, e coordenadores e analistas, ambos com 26% de representação. Assistentes, supervisores e diretores completaram os 20% restantes da amostra. O setor de manufatura foi o mais expressivo, concentrando 58% dos participantes, seguido pela engenharia com 16% e tecnologia com 6%.

Quanto ao tempo de experiência na gestão de projetos, 44% dos profissionais declararam possuir entre quatro e seis anos de atuação, o que indica um nível de maturidade profissional capaz de avaliar criticamente as ferramentas utilizadas no dia a dia. Outros 18% possuem entre um e três anos de experiência, 16% atuam há mais de dez anos e 12% estão na área entre sete e dez anos. Apenas 10% dos respondentes possuem menos de um ano de experiência. Esse perfil de experiência diversificada alinha-se às observações de Kerzner (2017), que destaca a necessidade de competências consolidadas para a gestão da comunicação, mas também a importância da abertura para novas práticas e ferramentas tecnológicas que possam otimizar os processos tradicionais.

A investigação sobre o uso efetivo de ferramentas de inteligência artificial revelou que a adoção ainda não é uma prática majoritária, visto que 54% dos participantes afirmaram nunca ter recorrido a tais soluções em seus projetos. Em contrapartida, 46% dos respondentes já utilizam algum recurso baseado em inteligência artificial. Esse dado demonstra que, embora a tecnologia esteja em ascensão, sua disseminação no ambiente prático de gestão de projetos ainda é incipiente quando comparada às projeções globais da McKinsey & Company (2022). Entre os profissionais que já tiveram contato com a tecnologia, o ChatGPT destacou-se como a ferramenta mais difundida, citada por 35,5% dos usuários. Softwares de análise automatizada de dados foram mencionados por 25,8% e assistentes virtuais por 16,1%. Esses resultados indicam que a adoção da inteligência artificial ocorre de forma fragmentada, dependendo fortemente do nível de exposição individual e da curiosidade técnica de cada profissional.

O nível de conhecimento declarado sobre o tema reforça a percepção de uma tecnologia ainda em fase de aprendizado organizacional. A grande maioria dos respondentes, totalizando 68%, afirmou possuir apenas conhecimentos básicos sobre inteligência artificial. O nível intermediário foi declarado por 18% da amostra, enquanto 12% admitiram não possuir conhecimento algum e apenas uma parcela residual demonstrou domínio avançado. Essa realidade corrobora a análise de Moraes et al. (2023), que aponta que a inteligência artificial, apesar de sua acessibilidade crescente, ainda é percebida como uma inovação em estágio inicial de maturidade estratégica, com predominância de usos operacionais e baixa profundidade analítica por parte dos usuários corporativos.

Apesar do conhecimento ainda limitado, os benefícios percebidos por aqueles que utilizam a tecnologia são expressivos e tocam em pontos críticos da gestão de projetos. A melhoria na gestão do tempo foi o benefício mais citado, reconhecido por 76% dos participantes. A precisão das informações foi destacada por 74%, enquanto a redução do tempo de resposta nas interações comunicacionais foi apontada por 60%. Outros ganhos relevantes incluíram a facilitação da colaboração entre equipes (58%), o aumento da eficiência operacional (54%) e a redução de erros humanos (50%). Esses dados dialogam diretamente com as teorias de Kerzner (2017) e Valeriano (2016), que ressaltam que falhas na comunicação são responsáveis por grande parte dos atrasos e retrabalhos em projetos. A inteligência artificial, portanto, apresenta-se como um recurso capaz de mitigar esses problemas históricos, oferecendo maior fluidez e confiabilidade aos fluxos de informação.

A discussão sobre a capacidade da inteligência artificial de substituir a comunicação humana trouxe resultados instigantes. A maioria dos respondentes, representando 58%, acredita que a tecnologia pode substituir a interação humana apenas parcialmente. Para 38% dos participantes, a substituição não é possível, enquanto uma minoria acredita em uma substituição total. Esse posicionamento reflete a visão de que a comunicação em projetos envolve elementos que transcendem a troca de dados técnicos, exigindo julgamento crítico, capacidade de negociação, empatia e gestão de conflitos, competências que, segundo Kerzner (2017), permanecem essencialmente humanas. A tecnologia é vista, portanto, como um suporte de alto valor, mas não como um substituto completo para a complexidade das relações interpessoais no ambiente de projetos.

A avaliação da eficiência e da satisfação com as ferramentas de inteligência artificial apresentou resultados moderados. Em uma escala de 1 a 5, 54% dos usuários atribuíram nota 3 para a eficiência, enquanto 30% deram nota 4 e apenas 10% conferiram a nota máxima. A satisfação seguiu uma tendência similar, com 48% dos respondentes atribuindo nota 3 e 38% nota 4. Esses números sugerem que, embora os ganhos sejam reconhecidos, a experiência do usuário ainda carece de aprimoramentos, possivelmente devido à baixa maturidade no uso ou a limitações das próprias ferramentas disponíveis no momento. Como apontado pela McKinsey & Company (2022), a plena percepção dos benefícios tecnológicos exige estratégias consistentes de implementação e uma curva de aprendizado que as organizações ainda estão percorrendo.

Os desafios para a implementação da inteligência artificial na comunicação de projetos são significativos e explicam, em parte, a adoção ainda parcial da tecnologia. A falta de treinamento adequado foi apontada por 66% dos participantes como o principal obstáculo. Limitações tecnológicas foram citadas por 42% e a resistência das equipes por 36%. No campo operacional, problemas de integração entre sistemas foram relatados por 48,7% dos respondentes, seguidos pela falta de personalização das soluções (46,2%) e pelos custos elevados de implementação (25,6%). Esses obstáculos reforçam a necessidade de investimentos não apenas em software, mas em capacitação humana e infraestrutura tecnológica, conforme sugerido por Bardin (2016) ao tratar da incorporação de novas práticas às rotinas organizacionais.

Ao projetar o futuro, o otimismo prevalece entre os profissionais. Cerca de 72% dos respondentes manifestaram o desejo de ver uma maior integração da inteligência artificial com outras ferramentas de gestão, enquanto 66% destacaram a automação de tarefas repetitivas como uma inovação prioritária. A personalização das soluções foi apontada como desejável por 46% da amostra. Quanto ao papel da tecnologia nos próximos cinco anos, 52% dos participantes atribuíram a nota máxima de confiança e 34% deram nota 4, evidenciando uma crença sólida no crescimento e na consolidação da inteligência artificial como ferramenta estratégica. Esse resultado converge com as projeções do PMI (2021), que identifica a digitalização e o uso de ferramentas inteligentes como tendências irreversíveis para o campo da gestão de projetos.

A análise dos dados permite inferir que a inteligência artificial possui um potencial transformador para a gestão da comunicação, mas seu impacto pleno depende da superação de barreiras estruturais e culturais. A percepção positiva sobre a otimização do tempo e a redução de erros indica que a tecnologia ataca as dores mais latentes dos gestores de projetos. No entanto, a predominância de conhecimentos básicos e a falta de treinamento sugerem que as organizações ainda não exploram toda a capacidade analítica e preditiva que a inteligência artificial pode oferecer. A transição de um uso meramente operacional para um uso estratégico exige uma mudança de mentalidade e um suporte institucional que facilite a integração tecnológica.

As limitações enfrentadas durante a condução deste estudo, como o encerramento das atividades da unidade fabril onde a pesquisa ocorria, restringiram a profundidade da coleta de dados e impediram um acompanhamento longitudinal dos impactos tecnológicos. Além disso, o tamanho da amostra e a concentração em um único setor industrial sugerem cautela na generalização dos resultados para outros contextos organizacionais. No entanto, as evidências colhidas oferecem um panorama valioso sobre o estágio atual de adoção da inteligência artificial e os sentimentos dos profissionais de gestão em relação a essa inovação.

Para pesquisas futuras, recomenda-se a expansão da amostra para diferentes setores da economia e a realização de estudos comparativos entre empresas com diferentes níveis de maturidade digital. Seria pertinente investigar como a cultura organizacional influencia a aceitação da inteligência artificial e de que maneira programas de treinamento específicos podem acelerar a percepção de valor por parte das equipes. A compreensão mais detalhada dos impactos da inteligência artificial na clareza das informações e na assertividade da tomada de decisão poderá oferecer diretrizes mais precisas para a implementação dessas tecnologias em ambientes corporativos complexos. A jornada rumo a uma gestão de projetos aumentada pela tecnologia está apenas começando, e a integração equilibrada entre a automação e a sensibilidade humana parece ser o caminho para a excelência comunicacional.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que se identificou que a inteligência artificial, embora em estágio inicial de adoção e com o conhecimento dos usuários concentrado no nível básico, já proporciona benefícios tangíveis como a melhoria na gestão do tempo para 76% dos profissionais e o aumento da precisão das informações para 74%. A pesquisa demonstrou que o ChatGPT é a ferramenta mais reconhecida, mas que barreiras como a falta de treinamento e dificuldades de integração sistêmica ainda limitam o aproveitamento pleno da tecnologia. Observou-se que a maioria dos colaboradores percebe a inteligência artificial como um suporte que substitui apenas parcialmente a interação humana, reforçando a importância das competências relacionais. O otimismo quanto ao futuro é elevado, com a maioria dos participantes prevendo uma consolidação da tecnologia nos próximos cinco anos, o que exige das organizações investimentos estratégicos em capacitação e infraestrutura para transformar o potencial da inteligência artificial em ganhos sustentáveis de produtividade e clareza na comunicação de projetos.

Referências Bibliográficas:

Bardin, L. Análise de conteúdo. Lisboa: Edições 70, 2016.

Creswell, J. W. Investigação qualitativa e projeto de pesquisa: escolhendo entre five abordagens. 3. ed. Porto Alegre: Penso, 2014.

Gil, A. C. Métodos e técnicas de pesquisa social. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2017.

Kerzner, H. Gestão de Projetos: As melhores práticas. 3. ed. Porto Alegre: Bookman, 2017.

Marconi, M. A.; Lakatos, E. M. Fundamentos de metodologia científica. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2021.

Mckinsey & Company. The State of AI in 2022—and a Half Decade in Review. 2022. Disponível em: https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-state-of-ai-in-2022-and-a-half-decade-in-review. Acesso em: 05 ago. 2025.

Moraes, R. et al. Inteligência Artificial nas organizações: desafios de maturidade e adoção estratégica. Revista de Administração Contemporânea, v. 27, n. 2, p. 1-19, 2023.

Project Management Institute – PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos – Guia PMBOK®. 7. ed. Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2021.

Project Management Institute – PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos – Guia PMBOK®. 7. ed. Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2021.

Valeriano, D. de B. Gerência em projetos: Pesquisa, desenvolvimento e engenharia. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2016.

Yin, R. K. Estudo de caso: planejamento e métodos. 5. ed. Porto Alegre: Bookman, 2015.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso de Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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