Resumo Executivo

Rafael de Oliveira Pereira; Aline Gisele Zanão Benatto

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

As condições de mercado em constante mutação, aliadas ao surgimento de novas tecnologias e cronogramas de lançamento cada vez mais exíguos, exercem influência direta sobre a gestão organizacional contemporânea. Nesse cenário, o gerenciamento de projetos torna-se um pilar fundamental para a competitividade, destacando-se o gerenciamento de aquisições como uma área de relevância crítica. As organizações precisam empenhar esforços coordenados para garantir que todas as aquisições externas necessárias sejam realizadas de forma a suportar os objetivos estratégicos do negócio (Larson e Gray, 2016). De acordo com as diretrizes estabelecidas pelo Project Management Institute (2017), as aquisições podem ocorrer em diversos momentos do ciclo de vida de um projeto. Entretanto, o planejamento inicial é o que define as expectativas e garante que o processo seja executado conforme as melhores práticas de mercado. Uma vez que o escopo de alto nível é definido, as equipes conduzem análises de viabilidade técnica e financeira, decidindo entre produzir internamente ou comprar de fornecedores externos. Diante da complexidade inerente a esse ciclo, existe uma necessidade constante de ferramentas que colaborem para o alcance do sucesso, especialmente na designação de áreas estratégicas para a condução de processos de aquisição de serviços e materiais (Larson e Gray, 2016).

A análise do cenário macroeconômico torna-se o ponto de partida para a definição de metas e ações que direcionam a organização ao objetivo desejado. Esse processo sistemático, que proporciona uma visão clara dos objetivos, é caracterizado como planejamento estratégico. Dentro desse contexto, a ferramenta de qualidade 5W2H surge como um recurso valioso para a organização e ordenação de atividades, demonstrando objetivamente as necessidades para o atingimento de metas específicas (Oliveira, 2002). Planos de ação bem estruturados possuem um propósito comum e exigem uma coordenação ordenada de eventos para que o objetivo pretendido seja alcançado (Chiavenato, 2007). A técnica do 5W2H é inspirada no pensamento de gestão de qualidade e eficiência que ganhou força entre as décadas de 1940 e 1960, impulsionada pelo desenvolvimento de métodos de controle de qualidade no Japão. Nomes como W. Edwards Deming, Joseph Juran e Kaoru Ishikawa contribuíram para a criação de ferramentas baseadas na melhoria contínua e na análise detalhada de processos operacionais (Rodrigues e Bonafini, 2015).

Embora o conceito tenha raízes em décadas anteriores, foi nos anos 1970 e 1980 que o 5W2H foi amplamente reconhecido nos contextos de gestão estratégica e gerenciamento de projetos. O uso de perguntas estruturadas para detalhar ações e objetivos difundiu-se em organizações que buscavam melhorar a eficiência na execução de seus planos. A sigla, que representa as perguntas em inglês what (o quê), when (quando), where (onde), why (por quê), who (quem), how (como) e how much (quanto custa), permite registrar de forma concisa e organizada a execução de ações (Andrade, 2018). Cada item desse questionamento visa identificar necessidades específicas na resolução de problemas, contribuindo para a criação de um plano de ação robusto e estruturado. No gerenciamento de aquisições, essa ferramenta pode contribuir significativamente para a documentação e para a clareza dos processos, mitigando riscos e garantindo a fluidez das informações entre as partes interessadas.

A condução de um estudo de caso de caráter descritivo e com enfoque quantitativo permitiu examinar de maneira aprofundada o processo de gerenciamento de aquisições aplicado a projetos de lançamentos de produtos. O mercado odontológico mundial, em franca ascensão, estima movimentar US$ 31,982 bilhões, com uma taxa de crescimento prevista de 7,87% entre os anos de 2022 e 2027. Projeções indicam que esse mercado pode atingir a marca de US$ 50,280 bilhões em 2027, impulsionado pela crescente demanda por cuidados dentários e pelo aumento da incidência de distúrbios bucais na sociedade. A empresa objeto deste estudo é uma indústria nacional de transformação no ramo de produtos odontológicos, situada no estado do Rio de Janeiro. Com mais de 80 anos de existência, a organização é de porte médio e conta com aproximadamente 150 colaboradores, atuando tanto no mercado nacional quanto no internacional sob a regulação da Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Nos últimos três anos, a empresa lançou 25 novos produtos, o que exigiu a mobilização de times multidisciplinares e uma estrutura organizacional dividida em três diretorias: Administrativa, Industrial e Financeira.

Apesar de possuir uma Unidade de Projetos com um time multifuncional, a empresa apresentava lacunas na estruturação e documentação do gerenciamento de aquisições. Essa ausência gerava riscos de atrasos no cronograma, falhas operacionais na qualificação de fornecedores e riscos financeiros ao projeto. O projeto específico analisado refere-se a um novo produto odontológico de moldagem, desenvolvido exclusivamente para o mercado internacional, com capacidade de proporcionar melhor definição da arcada dentária para tratamentos com próteses e aparelhos ortodônticos. A implantação de uma metodologia padronizada tornou-se, portanto, um diferencial para a busca pela qualidade em todo o ciclo de gestão. O planejamento busca o equilíbrio entre meios e fins, recursos e objetivos, exigindo a elaboração de estratégias que considerem condições internas e externas (Barbosa, 2020). O planejamento estratégico consolida os comportamentos gerenciais a longo prazo, enquanto o tático foca nos níveis intermediários e o operacional atua no curto prazo.

A implementação de ferramentas de gestão exige o comprometimento da direção e uma mudança de atitude no planejamento estratégico. O envolvimento antecipado das áreas, especialmente a de aquisições, é um dos principais fatores de sucesso para os projetos (Tadini Junior, 2020). O processo de planejar o gerenciamento das aquisições envolve a identificação de todas as necessidades do projeto para que as contratações externas recebam a devida atenção (Daychoum, 2018). A equipe deve realizar a análise de fazer ou comprar e, caso opte pela aquisição externa, deve detalhar o que comprar, como comprar, a quantidade necessária e o prazo de entrega (PMI, 2017). A condução das aquisições envolve a obtenção de propostas, a seleção de fornecedores e a formalização de contratos ou compras pontuais, conhecidas como spot. A solicitação de proposta deve ser clara e objetiva, contendo informações técnicas detalhadas para que os fornecedores possam determinar sua capacidade de atendimento (Daychoum, 2018).

Administrar as aquisições requer o acompanhamento do desempenho contratual e a proposição de mudanças quando necessário. Para um controle efetivo, o gestor deve conhecer as ferramentas originadas na fase de planejamento, como o pedido de cotação ou a solicitação de proposta, que servem de guia para o monitoramento (Tadini Junior, 2020). O encerramento das aquisições finaliza o processo, verificando se a entrega foi aceitável e se os termos contratuais foram cumpridos. A aplicação do 5W2H no planejamento das aquisições suporta a elaboração de documentos como a Request for Quotation (RFQ) e a Request for Proposal (RFP), além de definir restrições, critérios e premissas técnicas. Na etapa what, deve-se informar todo o escopo de aquisição, incluindo necessidades descritivas, quantitativas e especificações técnicas. O why justifica a decisão de compra com base na análise de fazer ou comprar. O when define as datas de necessidade conforme o cronograma, enquanto o where estabelece o local geográfico para a entrega. O who define a matriz de responsabilidades e as partes interessadas. O how descreve o processo de contratação, e o how much define as necessidades orçamentárias, fundamentais para a viabilidade econômica do projeto.

Os resultados obtidos revelaram que a etapa de planejamento das aquisições possui participação relevante em todo o processo de gerenciamento. Através de um processo de brainstorming organizacional, identificou-se a ausência de processos e documentação que suportassem as aquisições, resultando em falta de clareza quanto ao escopo, custos e responsabilidades. Como ponto de partida, definiu-se que os lançamentos de produtos deveriam seguir uma documentação rigorosa das necessidades. A utilização do 5W2H permitiu a organização e ordenação de tarefas nos três grandes processos: planejamento, condução e controle. Para o início do planejamento, foram apresentados documentos de entrada como o termo de abertura, escopo, equipe, orçamento, requisitos de qualidade e riscos. A aplicação da ferramenta permitiu identificar que o novo produto demandaria a aquisição de matérias-primas e materiais de embalagem específicos.

A lista de materiais para o projeto incluiu itens como Laminado Artwork Fast, Alginato de Potássio EXP, Sulfato de Cálcio, Fluortitanato de Potássio, Tetrapirofosfato de Sódio, Álcool Hidratado, Óxido de Magnésio, Diatomita, além de caixas de embarque e fita gomada. A homologação prévia de fornecedores mostrou-se essencial devido à necessidade de documentos técnicos regulatórios exigidos pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária e por auditorias de normas ISO e da Food and Drugs Administration. O cronograma de aquisições estabeleceu prazos claros, como o período de 10 de junho de 2024 a 19 de julho de 2024 para as RFPs de matéria-prima e embalagem, e o recebimento dos materiais previsto para outubro de 2024. A matriz de responsabilidades designou ao comprador a execução das atividades e o cumprimento das políticas da empresa, enquanto o gerente de projeto ficou responsável por certificar que as aquisições atendessem aos requisitos de prazo, custo e qualidade, mitigando riscos de contratação.

A área técnica assumiu a função de especificar tecnicamente os itens e validar as propostas recebidas, enquanto o financeiro validou a liberação dos recursos. O local de entrega e análise de qualidade foi definido como a fábrica no Rio de Janeiro, aproveitando a infraestrutura já instalada. O plano de aquisição detalhou etapas como especificação técnica, solicitação de propostas, análise e seleção de fornecedores, aprovação, assinatura de contrato e emissão do pedido. O orçamento total disponibilizado pelo financeiro para o atendimento das necessidades do projeto foi de R$ 311.750,00. A utilização do 5W2H demonstrou transparência e contribuiu para uma melhor compreensão e aceitação por parte do time, suportando o sequenciamento do planejamento (Luo e Zhong, 2024).

Para a classificação dos proponentes, a equipe definiu itens obrigatórios que não seriam usados como critério de pontuação, mas como pré-requisito, incluindo certidões negativas de débitos (FGTS, INSS, Receita Federal, SERASA), faturamento mensal, número de funcionários, tempo de fundação, resultado do exercício e experiência de mercado. Os critérios classificatórios, com pontuação máxima de 300 pontos, incluíram a entrega da proposta no prazo (25 pontos), preço (50 pontos), prazo de pagamento (50 pontos), prazo de entrega (50 pontos), tecnologia no negócio (25 pontos), nível de qualidade (50 pontos) e base histórica de entregas (50 pontos). Esse sistema de pesos e notas permitiu identificar os fornecedores mais aderentes às necessidades do projeto. A estruturação proporcionada pelo 5W2H demonstrou eficácia na documentação dos fluxos e na integração com restrições e riscos.

A fragilidade de processos pode causar atrasos e retrabalhos, evidenciando a necessidade de ferramentas de qualidade para a estruturação das aquisições (Mota et al., 2021). A objetividade das informações em um modelo pré-definido garantiu a eficiência da gestão e o envolvimento das partes interessadas, reduzindo riscos de aquisições equivocadas. Na fase de condução, a estratégia seguiu através de uma RFP enviada a fornecedores homologados, precedida por uma reunião de kick-off para apresentar os entregáveis e prazos. O documento de RFP incluiu lista técnica, cronograma para dúvidas, critérios de seleção baseados em compliance e minuta contratual. A etapa de validação das propostas técnicas mitigou riscos de contratações indevidas, garantindo uma participação justa e imparcial.

Na negociação, adotou-se o sistema de preço fixo garantido para evitar flutuações que pudessem afetar o orçamento. A modalidade ganha-ganha foi priorizada para obter preços competitivos sem comprometer a saúde financeira do fornecedor. Para um fornecedor internacional da China, a aquisição foi realizada na modalidade spot, sem vínculo contratual de longo prazo, mas classificada como de baixo risco devido ao histórico regular de entregas. Após as negociações, o orçamento final contratado foi de R$ 302.397,50, valor inferior ao previsto inicialmente. O nível de gestão melhora consideravelmente quando ferramentas de qualidade são aplicadas ao gerenciamento, contribuindo para o atingimento de objetivos estratégicos (Luo e Zhong, 2024).

No controle das aquisições, os fornecedores foram convidados para reuniões semanais de acompanhamento até a data efetiva da entrega. O desempenho foi monitorado através do indicador On Time In Full (OTIF), que avaliou se as entregas foram realizadas no prazo e na totalidade esperada. Os registros foram mantidos em um log book de contratos para garantir a rastreabilidade. Pesquisas indicam que cerca de 36% das empresas possuem áreas exclusivas para gestão de contratos, geralmente vinculadas ao setor de compras (Damasceno e Brito, 2025). O envolvimento da área de aquisições desde a concepção do projeto é fundamental para o sucesso operacional (Tadini Junior, 2020). O uso do 5W2H no gerenciamento das aquisições permite o melhor emprego dos recursos e a otimização dos controles organizacionais (Oliveira, 2002).

O gerenciamento de aquisições ocupa um papel estratégico, garantindo que insumos e serviços sejam disponibilizados no tempo certo, o que é crítico em lançamentos de produtos onde falhas podem comprometer resultados esperados. A ferramenta 5W2H possibilitou organizar de forma estruturada as informações de entrada e saída, favorecendo a clareza na identificação das necessidades e proporcionando uma visão integrada do ciclo de vida do projeto. Cada etapa da ferramenta agrega valor ao registro e ao acompanhamento dos requisitos, permitindo que a organização responda de maneira simples e objetiva aos desafios de suprimentos. A padronização dos processos de seleção e a definição clara de critérios de pontuação elevaram o nível de assertividade nas contratações, refletindo diretamente na saúde financeira e no cumprimento dos prazos do projeto de lançamento do novo produto odontológico.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que a aplicação da ferramenta 5W2H demonstrou ser eficaz na estruturação e documentação do gerenciamento de aquisições, proporcionando clareza operacional, mitigação de riscos e suporte ao planejamento estratégico em projetos de lançamento de produtos.

Referências Bibliográficas:

Andrade, D.F.. 2018. Gestão pela Qualidade. Organização Editora Poisson – Belo Horizonte, MG, Brasil

Barbosa, M.A.. 2020. Planejamento estratégico para gestão pública. 1. ed. Contentus. São Paulo, SP, Brasil.

Chiavenato, Idalberto. 2007. Empreendedorismo: dando asas ao espírito empreendedor: empreendedorismo e viabilidade de novas empresas: um guia eficiente para iniciar e tocar seu próprio negócio. 2.ed. rev. e atualizada. Saraiva. – São Paulo, SP

Damasceno C.S.G, Brito M.E.. 2025. Gestão das Aquisições e Gestão de Contratos. Revista Gestão & Gerenciamento. 32(32) (2025) 1-16

Daychoun, Merhi. 2018. 40+20 ferramentas e técnicas de gerenciamento. 7. ed. Brasport, Rio de Janeiro, RJ, Brasil.

Larson E.W., Gray C.F.. 2016. Gerenciamento de projetos. 6. ed. AMGH. Porto Alegre, RS, Brasil

Luo L., Hong Q., Zhong M.. 2024. The application of 5W2H management model in the construction of enterprise economic and strategic management system. Applied Mathematics and Nonlinear Sciences. 9(1) (2024) 1-20

Mota L.A., Aguirre A.B., Casagranda Y.G.. 2021. O planejamento de compras públicas com aplicação de ferramentas de gestão e qualidade. Revista de Tecnologia Aplica (RTA) p. 65-84. Disponível em http://dx.doi.org/10.48005/2237-3713rta2021v10n2p6584

Oliveira D. P. R. 2002. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 17ª ed. Atlas. São Paulo, SP, Brasil

Project Management Institute [PMI]. 2017. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 6. ed. Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA.

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Rodrigues, Elsimar Aparecida Barros; Bonafini, F.C.. 2015. Ferramentas da qualidade. 1. ed. Pearson. São Paulo, SP, Brasil

Tadini Junior A.B.C., Martins Junior R.P.. 2020. Gerenciamento de aquisição em projetos voltado para a área de negócios. 1. ed. Contentus. São Paulo, SP, Brasil

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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