Artículo

_{DOI: 10.22167/2675-6528-20230005}
^{E&S 2023,4: e20230005}

Rafael Barty Dextro; Beatriz Luna Figueiredo; Endrews Delbaje; Gláucia Peregrina Olivatto

La divulgación científica permite que el público en general pueda acceder a los debates actuales y al conocimiento producido por los investigadores. Tiene el objetivo de informar y actualizar a la sociedad sobre los resultados de la producción científica de los profesionales que actúan en los más diversos centros de referencia, ya sea en institutos privados o universidades públicas^[1]. Con la popularización de internet, en las últimas dos décadas, la divulgación científica ha pasado a ser diseminada a través de plataformas virtuales.

Pinheiro^[2] discute que el uso de recursos electrónicos acerca a la sociedad y a la comunidad académica, generando una confluencia entre la información y los procesos comunicadores. Sin embargo, el autor destaca la realidad brasileña en el contexto de infraestructura tecnológica, que aún constituye un serio impedimento para el acceso universal a recursos educativos y eventos científicos virtuales. Aunque este escenario haya mejorado en las últimas décadas a través del uso ampliamente difundido de teléfonos móviles, aún se pueden encontrar bolsas regionales sin acceso a internet en todo Brasil^[3].

Diferentes herramientas digitales se han utilizado para crear recursos educativos abiertos (REA), permitiendo la universalización del conocimiento de diversas disciplinas^[4]. De este modo, los eventos científicos que unen a especialistas de un área para debatir temas relevantes pueden ser comprendidos como un REA y pueden beneficiarse de la adecuación al formato remoto virtual.

El aislamiento social para contener la pandemia del virus SARS-CoV-2 destacó la relevancia de las prácticas de divulgación científica realizadas digitalmente. A través de las adaptaciones y experiencias realizadas por individuos, grupos y organizaciones, fue posible mantener activos los canales de diálogo, alcanzando escalas mayores que las anteriores, que estaban limitadas por factores físicos, como el espacio y los recursos financieros^[5].

Esto puede ser ejemplificado a través del conocimiento adquirido con la realización de los simposios científicos anuales de la asociación de estudiantes de posgrado (APG) de un instituto (objetos de esta investigación). Fueron reformulados y convertidos en el I y II Webinar Científico de los Posgraduandos en los años 2020 y 2021. Se procuró discutir críticamente las experiencias empíricas de la realización de estos eventos científicos en formatos virtuales.

Los eventos fueron transmitidos de forma gratuita vía YouTube, ocurriendo los días 21 y 22 de sep. de 2020 y en los mismos días y mes de 2021. La repetición del período fue a propósito, a fin de celebrar el aniversario de la institución creadora. El evento de 2020 tuvo como tema central “Adaptaciones en la academia y valorización de la Ciencia como efectos de la pandemia”, debatiendo en dos mesas redondas: el uso de herramientas digitales en la enseñanza y la investigación (día 1) y la relevancia de la Ciencia y de la gestión pública en el combate a la pandemia y la salud mental en la academia (día 2). Fueron invitados a participar de los debates profesores y alumnos de posgrado de diversas instituciones de enseñanza superior, una psicóloga y el secretario de salud de la ciudad sede del instituto.

La edición de 2021 tuvo como tema central “La Multidisciplinariedad en la Ciencia”, debatiendo en cuatro sesiones de conferencias y mesas redondas, la importancia de las alianzas científicas nacionales e internacionales para la producción científica y presentando diversos grupos de investigación de las tres grandes áreas de experiencia del instituto: Energía (día 1), Química y Biología (día 2). Todos los invitados fueron profesores del instituto, además del director de cooperación internacional de la Universidad de São Paulo. Como diferencial en relación al año anterior, los alumnos de posgrado inscritos pudieron enviar resúmenes para hacer presentaciones orales de sus trabajos.

Toda la organización de ambos eventos se realizó respetando las medidas de aislamiento social, a través de reuniones remotas entre los miembros de la APG, manteniendo contacto con la dirección del instituto y con los docentes que componen la Comisión de Posgrado (CPG). La difusión de ambos Webinars, utilizando imágenes digitalmente confeccionadas, se realizó en las redes sociales oficiales de la APG (Facebook e Instagram) y a través de los correos electrónicos de instituciones de enseñanza y de asociaciones de alumnos colaboradoras, mayoritariamente del estado de São Paulo. Esto se debe a que el público objetivo del evento siempre fueron investigadores y alumnos de la enseñanza superior de la región cercana al instituto, con el fin de atraer posibles colaboraciones y contribuciones locales a los grupos de investigación del campus.

Las evaluaciones de las ediciones 2020 y 2021 del Webinar Científico, que fundamentaron este trabajo, fueron realizadas por los miembros de la APG con base en el conocimiento adquirido a través de la planificación y ejecución de estos eventos.

La percepción de ambos eventos fue positiva de acuerdo con la receptividad demostrada por los participantes durante los eventos y sus comentarios espontáneos recibidos post-evento. En el I Webinar de 2020, 75 personas recibieron el certificado de participación en el evento (a través del correo electrónico registrado en la inscripción). Ya en el II Webinar de 2021, los certificados fueron enviados digitalmente a 90 participantes.

 Los elogios constantes recibidos durante las actividades del evento sumados a los comentarios (opiniones críticas) extremadamente positivos nos permiten concluir que ambas ediciones tuvieron éxito en su objetivo de incluir a los participantes en las discusiones. Se destacaron como puntos relevantes de las mesas redondas el dominio y conocimiento del tema demostrado por los participantes y también que los participantes de las mesas redondas de cada sesión de ambos eventos eran diversos y complementarios en sus intervenciones.

A pesar de ser algo personal y representar una motivación intrínseca de cada participante, se cree que los motivos para participar en eventos científicos virtuales giran en torno a algunas razones principales o una combinación de ellas, tales como: (a) tema central del evento relevante para la experiencia y el aprendizaje; (b) posibilidad de escuchar a algún ponente específico por admiración o deseo de cercanía; (c) gratuidad de la participación; (d) emisión de certificado con valor probatorio. Cualquiera que sea el motivo, fomentar y estimular la participación estudiantil en estas discusiones tiene un reflejo en el desempeño de los posgraduandos, como observado por Toro-Huamanchumo et al.^[6], quienes correlacionaron positivamente la participación en agrupaciones estudiantiles y eventos con la tasa de publicación de artículos a lo largo del período de formación.

 La receptividad de los eventos virtuales, en general y percibida a lo largo de ambos eventos, fue de que este formato tiene una elaboración y organización simplificada en relación con los eventos presenciales y que podrían continuar ocurriendo incluso después de la pandemia. Además, los eventos virtuales generan menos residuos y, por ello, son ecológicamente más sostenibles.

Es relevante destacar que eventos y encuentros digitales han sido percibidos y descritos en la literatura como incapaces de replicar todos los aspectos de la comunicación cara a cara, reduciendo el contacto efectivo entre los participantes^[7], representando una desventaja que fue percibida en ambas ediciones del Webinar.

Analizando de forma crítica los impactos posteriores a los eventos y los resultados subjetivos expresados por los participantes de los Webinars, se enumeraron y discutieron seis aspectos centrales relativos a eventos científicos remotos. En primer lugar, podemos citar el aumento del alcance de la divulgación del conocimiento (también señalado por Martin^[8]), alcanzando públicos que, presencialmente, podrían haber estado incapacitados de participar por diversos motivos (limitaciones de movilidad, financieras o logísticas). En los más de 10 años de celebración del Simposio presencial, existía un límite físico de 100 inscritos relacionado con la capacidad máxima del anfiteatro del instituto, lugar utilizado todos los años para la realización del evento. Esta limitación ya no fue un factor presente en las ediciones virtuales de 2020 y 2021, alcanzando más de 100 inscripciones en ambas. Con la transmisión en vivo de las mesas redondas y presentaciones vía YouTube, obtuvimos más de 300 visualizaciones cada día del evento, demostrando el considerable aumento en la dimensión de personas incluidas en los debates propuestos. Esta nueva escala y alcance permitió que los diálogos y la información discutida en el evento pudieran alcanzar a un mayor número de personas fuera de los límites municipales, estatales e incluso nacionales, uno de los principios centrales de la divulgación científica^[1].

A esto se suma el hecho de que solo el instituto cuenta con unos 100 estudiantes de posgrado, estando inserto en un campus con diversos otros programas de posgrado. En el modelo presencial, prácticamente todas las plazas disponibles del evento se cubrían a escala local. En algunas ocasiones, estudiantes e investigadores de universidades cercanas a la región de la ciudad sede lograban participar del evento, pero difícilmente el simposio recibía inscripciones de fuera del estado de São Paulo, por ejemplo. En el formato digital obtuvimos cientos de inscripciones de discentes, funcionarios y docentes de 43 universidades de 18 estados brasileños además del Distrito Federal (São Paulo, Río de Janeiro, Espírito Santo, Minas Gerais, Río Grande do Sul, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Pernambuco, Alagoas, Maranhão, Ceará, Paraíba, Sergipe, Río Grande do Norte, Tocantins, Rondônia, Pará y Amazonas) y 6 universidades internacionales de cuatro países (Argentina, Perú, México y Portugal). Por lo tanto, la escala del evento cambió de local a internacional (Figura 1).

Figura 1. Número de universidades y de inscritos en los eventos virtuales de 2020 y 2021
Fuente: Elaborado por el autor.

La participación de otros países fue una grata sorpresa, especialmente considerando que el idioma oficial de ambas ediciones del Webinar fue el portugués. Quizás por eso los participantes internacionales son de países de América Latina y Portugal. Esto indica que la difusión enteramente virtual alcanzó universidades y personas que quizás nunca podrían participar de las ediciones presenciales del simposio.

El segundo punto destacado fue la transmisión del evento, realizada en vivo por la página oficial de la APG en YouTube, ya que permitió la realización de un registro audiovisual de calidad, permaneciendo disponible en el futuro para ser revisitado o visto por nuevas personas (todos los ponentes acordaron verbalmente el uso de sus imágenes y discursos). El uso de herramientas digitales para debates científicos es una tendencia global, ya que democratiza el acceso a la información, principalmente gracias a las plataformas utilizadas y los registros audiovisuales capturados. En el escenario brasileño, la relevancia de esta ventaja y el acceso al registro digital aún están asociados a limitaciones regionales de acceso a internet^[9]. Las discusiones presenciales también pueden ser grabadas y divulgadas, pero lamentablemente en los más de diez años del simposio científico del instituto, por ejemplo, no tenemos este registro debido a la carga relacionada con la grabación, edición y almacenamiento de estos archivos. En la transmisión en vivo del evento virtual, la copia se crea automáticamente, conteniendo todo el contenido del evento sin necesidad de costos adicionales de grabación o almacenamiento de los videos, lo que podría consumir una cantidad considerable de datos. Este uso más permisivo y abierto de la propiedad intelectual, una ventaja de los eventos remotos virtuales, es una de las características de los recursos educativos abiertos (REA), lo que crea una red colaborativa de conocimiento de acceso público^[4].

El tercer beneficio percibido con la ejecución del Webinar fue la disminución de los impactos ambientales asociados a la realización de este tipo de evento, cuando se compara con su formato presencial. Estos impactos estarían asociados al desplazamiento por diversos medios de los más de 100 inscritos, reduciendo las emisiones de gases relativas a los medios de transporte que serían utilizados. Fracassi^[10] también discute la necesidad de elaborar un plan de manejo de los residuos sólidos generados por eventos presenciales, que van desde los artículos plásticos utilizados en “coffee breaks” (intervalos) hasta el uso de papel en la disponibilización de cronogramas y certificados. En el evento virtual, todas las comunicaciones ocurren “paper-free” (sin papel) y no hay producción adicional de residuos, contribuyendo a una realización sostenible.

Otra ventaja que fue destacada desde el principio del proceso de elaboración y definición de ambos eventos remotos fue la disminución de los gastos financieros para ejecutar el Webinar virtual remoto en comparación con el simposio presencial. En 2020, debido a la inexperiencia y al poco tiempo de planificación causado por la instauración de la cuarentena, se decidió que la creación del logotipo del I Webinar 2020 sería realizada por un diseñador gráfico profesional, siendo el único gasto financiero asociado al evento. A pesar de no cobrarse tasa de inscripción, este gasto fue lo suficientemente accesible para ser soportado por la caja actual de la APG y se realizó solo por haber sido considerado importante para causar la atracción visual de algo divulgado solo por plataformas virtuales. En la literatura, se discute que el aspecto visual tiene un reflejo directo en el éxito de la divulgación, causando el deseo de formar parte y consumir algo^[11]. Entre los gastos listados en el evento presencial que no ocurrieron en el Webinar se pueden citar la impresión de cronogramas y certificados, los costos del “coffee break” (intervalo), las dietas pagadas para ponentes de otras ciudades y el alquiler de un local para ceremonias de clausura o encuentro post-evento. Aunque estos costos traen ganancias en relación a la percepción de “evento exitoso” y favorecen un “networking” (creación de lazos profesionales), se puede pensar en el futuro en formas híbridas que traigan las ventajas de lo remoto (reducción de gastos y de residuos), pero aún agregando algún tipo de contacto físico. Se percibió que los eventos remotos pueden disminuir el contacto humano, perdiendo así aspectos importantes de la comunicación presencial, lo que representa adecuadamente lo que se cita en la literatura como la mayor desventaja de eventos científicos virtuales, ya que la socialización puede verse comprometida^[12].

Una forma de intentar reducir esta brecha entre lo presencial y lo virtual fue la iniciativa tomada en el II Webinar 2021, aceptando resúmenes y presentaciones de alumnos durante el evento. Así, los participantes pudieron hacer preguntas en vivo a los alumnos que presentaron sus trabajos, lo que fue constantemente alentado a través de mensajes en el área de “chat” en vivo. Como hubo preguntas para las catorce presentaciones, consideramos que esta iniciativa fue exitosa. Desafortunadamente, las plataformas virtuales utilizadas en la realización de eventos digitales realmente no logran emular todos los aspectos de la comunicación presencial, que complementa de forma rica los debates científicos. Recientemente, Salgado^[13] relató en su investigación que herramientas como “chats” y foros virtuales aún se caracterizan por una interlocución limitada que no acerca satisfactoriamente a tutores y alumnos. Esta desventaja compartida con los eventos virtuales constituyó un desafío que no se superó enteramente. 

Finalmente, se puede citar una facilitación logística en la ejecución de eventos virtuales, en comparación con los presenciales. Se enumeró esta ventaja, ya que los cuatro miembros de la APG, sin un vasto conocimiento previo, fueron capaces de realizar un webinar en cuatro meses de planificación. Para el II Webinar, de 2021, ya se contaba con la experiencia y el conocimiento necesario para organizar el evento, añadiendo nuevos desafíos como el aumento de la carga horaria (de 6 horas en el Webinar de 2020 a 12 horas en la edición de 2021) y la planificación de la recepción de resúmenes, organizándolos en sesiones de presentaciones con orden y tiempo de presentación definidos. En simposios presenciales, la lista de tareas es muy extensa y requiere un equipo mayor de personas para segmentar las funciones. En los Webinars, los grupos focales de trabajo involucraron la divulgación del evento, el contacto con los ponentes y la preparación técnica de las herramientas digitales que se utilizaron. De este modo, grupos menores de personas son capaces de organizar eventos de gran alcance, incluso internacional, como fue el caso del ejemplo descrito en este trabajo. Adicionalmente, se destaca la posibilidad de invitar a ponentes lejanos, incluso internacionales, que no necesitarán desplazarse ni incurrirán en costos de estadía.

Con base en los conocimientos adquiridos a través de la realización del I y II Webinar Científico de Posgraduandos (ediciones 2020 y 2021) y analizados comparativamente con lo discutido en la literatura, se concluye que los eventos científicos en formato remoto virtual presentan diversos beneficios en relación al modo presencial tradicional de realización de eventos, como la reducción de costos financieros, la generación de un registro audiovisual fidedigno y público, la logística de ejecución reducida, la disminución considerable de impactos ambientales y la ampliación del alcance del conocimiento discutido. Un desafío que aún necesita ser enfrentado es la reducción del contacto humano, causando cierta impessoalidad que puede afectar la manera en que la información es recibida y será memorizada. Se recomienda que grupos de investigación, asociaciones de alumnos y universidades utilicen este modelo de evento o sus formas híbridas parcialmente presenciales incluso en el futuro pospandemia, ampliando el alcance de las iniciativas de divulgación científica.

Referencias

[1] Albagli S. Divulgação científica: informação científica para cidadania. Ciência da informação. 1996; 25(3).

[2] Pinheiro L.V.R. Comunidades científicas e infra-estrutura tecnológica no Brasil para uso de recursos eletrônicos de comunicação e informação na pesquisa. Ciência da Informação. 2003; 32(3): 62-73.

[3] Campos A.C. IBGE: celular se consolida como o principal meio de acesso à internet no Brasil. 2016. Disponível em: <https://agenciabrasil.ebc.com.br/geral/noticia/2016-12/ibge-celular-se-consolida-como-o-principal-meio-de-acesso-internet-no-brasil>.

[4] Jacques J.S. Potencialidades dos REA no ensino-aprendizagem mediado por tecnologias em rede. EaD em Foco. 2017; 7(1).

[5] Santos A.C.O.; Almeida D.D.R.B.; Silva T.A.A.T. Comunicação pública e divulgação científica em tempos de Covid-19: ações desenvolvidas na Universidade Federal de Uberlândia-Brasil. Revista Española de Comunicación en Salud. 2020: 279-292.

[6] Toro-Huamanchumo C.J., Failoc-Rojas V.E.; Díaz-Vélez C. Participación en sociedades científicas estudiantiles y en cursos extracurriculares de investigación, asociados a la producción científica de estudiantes de medicina humana: estudio preliminar. FEM: Revista de la Fundación Educación Médica. 2015; 18(4): 293-298.

[7] Sá M.J., Ferreira C.M.; Serpa S. Virtual and face-to-face academic conferences: comparison and potentials. Journal of Educational and Social Research. 2019; 9(2): 35-35.

[8] Martin V. Manual prático de eventos. 1ed. Rio de Janeiro (RJ): Elsevier Brasil; 2017.

[9] Nakane A. Eventos Virtuais–Fato Ou Tendência No Cenário Brasileiro? Revista de investigación en turismo y desarrollo local. 2012; 5(13): 1-13.

[10] Fracassi L.B. Gestão e Gerenciamento de Resíduos Sólidos em Eventos Sustentáveis: Estudo de Caso do II Simpósio sobre Resíduos Sólidos da USP-São Carlos [Tese Doutorado]. São Paulo: Universidade de São Paulo; 2012.

[11] Van Rompay T.J.; Pruyn A.T. When visual product features speak the same language: Effects of shape‐typeface congruence on brand perception and price expectations. Journal of Product Innovation Management. 2011; 28(4): 599-610.

[12] D’Anna G.; D’Arco F.; Van Goethem J. Virtual meetings: a temporary choice or an effective opportunity for the future? Neuroradiology. 2020; 62(1): 769-770. [13] Salgado, R. Ferramentas digitais, chat e fórum, em tutoria on-line em educação a distância. Revista de Educação do Vale do Arinos-RELVA. 2021; 8(1): 109-129.

Como citar

Dextro R.B.; Figueiredo B.L.; Delbaje E.; Olivatto G.P. Análise crítica dos benefícios associados a eventos científicos virtuais. Revista E&S. 2023; 4: e20230005.

Sobre os autores

Rafael Barty Dextro, Mestre em Ecologia e Recursos Naturais, Especialista em Gestão de Pessoas, Piracicaba, SP, Brasil.

Beatriz Luna Figueiredo, Mestre em Geologia e Geoquímica, Piracicaba, SP, Brasil.

Endrews Delbaje, Mestre em Microbiologia Agrícola, Piracicaba, SP, Brasil

Gláucia Peregrina Olivatto, Mestre em Química, Piracicaba, SP Brasil

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