Resumo Executivo

Ariel Garcia Tucci; Gustavo Lunardelli Trevisan

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

O setor varejista exerce um papel fundamental na economia brasileira, sendo responsável pela ocupação de mais de 20% dos trabalhadores formais no país (SBVC, 2024). Dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística indicam que esse segmento acumulou um crescimento de 4,7% no ano de 2024, consolidando a oitava valorização anual consecutiva (IBGE, 2024). Esse avanço sistêmico reflete diretamente em toda a cadeia produtiva, gerando demandas constantes por obras de construção civil voltadas para planos de expansão ou revitalização de pontos de venda. Nesse cenário de novos empreendimentos, o mercado busca atender consumidores cada vez mais exigentes em um ambiente de competição acirrada, o que exige respostas rápidas das empresas (Su, 2019). As chamadas Unidades Comerciais de Varejo consistem em edificações que possuem projetos comuns entre si, com poucas variações, o que facilita a execução em larga escala e comunica a identidade visual de uma rede vinculada a um fim específico de consumo (Robert, 2007).

Diferente de outras tipologias da construção civil, as unidades comerciais apresentam peculiaridades que exigem readequações nas formas tradicionais de gerenciamento. A implantação de lojas em aeroportos ou centros de compras implica a observância de cadernos técnicos, credenciamentos e regras rigorosas que estabelecem critérios para a aprovação da entrega, ocorrendo em dois níveis: o do cliente e o da empresa proprietária do edifício (Balthazar, 2021). Outro aspecto relevante é que as operações ao redor da obra geralmente continuam funcionando, mantendo o fluxo de pessoas, o que obriga a execução em período noturno para minimizar impactos (Narciso, 2023). Como a maioria das obras comerciais é demandada por empresas que não pertencem ao segmento da construção, a contratação e o planejamento envolvem contextos muito específicos, onde a verba disponibilizada tem mais relação com metas financeiras do que com a viabilidade econômica da construção em si (Silva, 2010).

A importância do prazo ganha um peso determinante nessas circunstâncias, pois quanto antes a unidade estiver operante, mais rápido ocorrerá o retorno do investimento e a conquista do público-alvo (Su, 2019). Essa necessidade por agilidade define a classificação de obras rápidas de varejo. O sucesso de um projeto é medido pelo valor percebido em suas entregas, seja financeiro, intelectual ou social, estando diretamente ligado aos objetivos estratégicos da organização (PMI, 2021). No varejo, prazos curtos são fatores determinantes, exigindo que processos de planejamento convencionais sejam adaptados para aumentar a eficiência e a precisão (Kovacsik, 2024). Embora situações de prazos restritos e inegociáveis possam sugerir poucas janelas para a gestão formal, esse cenário representa uma oportunidade ideal para aplicar as melhores práticas de gerenciamento de projetos (Melendez de La Cruz, 2007). Um planejamento eficiente facilita o controle de cronogramas, a evolução de custos e a qualidade do serviço, exigindo domínio sobre o escopo para auxiliar as tomadas de decisão (Hartz; Borchardt; Jung, 2023).

A metodologia aplicada neste estudo concentrou-se em uma construtora que atua na execução de obras para o varejo há 15 anos. A estratégia de investigação partiu de referenciais bibliográficos e de uma análise descritiva do modelo de planejamento vigente na organização para construir uma estrutura analítica de projeto voltada para melhorias na gestão de cronogramas. O processo foi dividido em quatro etapas principais: revisão bibliográfica para definir as particularidades do setor; estudo de caso descritivo com análise documental e aplicação de ferramentas de diagnóstico; elaboração de uma estrutura analítica de projeto baseada em boas práticas; e análise qualitativa das diretrizes propostas. A análise documental focou na obtenção de dados estritamente através de documentos para compreender os fenômenos internos, utilizando fontes primárias sem tratamento analítico prévio (Kripka et al., 2015).

O universo investigado foi delimitado por três documentos centrais utilizados pela construtora: a planilha de gestão de obras, os cronogramas e os diários de obra. A planilha de gestão, instituída em 2023 após uma consultoria de qualidade, mantém o histórico dos projetos, abrangendo o âmbito de clientes, contratos, valores, prazos e resultados financeiros. Uma limitação identificada foi a ausência de dados anteriores a 2023, uma vez que a informalidade na elaboração de informações prejudicava a clareza na identificação de problemas (Fernandes, 2004). Para garantir o rigor científico, foram consideradas apenas obras concluídas com termo de aceite assinado, excluindo intervenções pontuais de curtíssima duração que não exigiam planos de gerenciamento robustos. O diário de obra digital foi utilizado para registrar atividades diárias, condições climáticas e mão de obra, sendo essencial para validar as datas reais de início e fim dos empreendimentos (Amaral et al., 2024).

A avaliação dos cronogramas considerou parâmetros como frequência de atualização e plataformas de elaboração. O cronograma reflete como e quando as entregas ocorrerão, servindo como ferramenta de comunicação e linha de base para relatórios de desempenho (PMI, 2021). O gerenciamento eficaz envolve definir atividades, sequenciá-las e controlar o progresso para permitir ações corretivas (PMI, 2007). A capacidade de planejamento e execução envolvendo as partes interessadas facilita a programação de contratações e antecipação de problemas (Shimabuku et al., 2018). Atualmente, a empresa trabalha com cronogramas de obra e de suprimentos, sendo este último um subproduto essencial para antever dificuldades na aquisição de insumos que poderiam gerar atrasos ou custos exagerados (Resende, 2013).

Para aprofundar o diagnóstico, utilizou-se a matriz de forças, oportunidades, fraquezas e ameaças, além da análise do macroambiente por meio da ferramenta que contempla fatores políticos, econômicos, sociais, tecnológicos, ambientais e jurídicos (Johnson; Scholes; Whittington, 2011). A reunião com a equipe de engenharia foi estruturada no formato de entrevista para coletar evidências e criar consenso sobre os problemas existentes (Yin, 2001). As perguntas buscaram avaliar a situação do mercado, os pontos fortes e fracos da metodologia vigente e as mudanças processuais necessárias (Bachion et al., 2010). A partir desse diagnóstico, formularam-se diretrizes baseadas na subdivisão das entregas em componentes menores e mais gerenciáveis através da estrutura analítica de projeto (PMBOK, 2017).

A inserção de marcos foi proposta como um complemento à estrutura analítica, representando eventos significativos ou exigências contratuais que auxiliam no controle de entregáveis (Kovacsik, 2024). O método do caminho crítico também foi integrado para estimar a duração mínima do projeto e determinar a flexibilidade da rede de atividades (PMBOK, 2017). Se uma tarefa no caminho crítico sofre atraso, a data final do projeto é comprometida, exigindo acompanhamento rigoroso (Fagundes; Oscar, 2024). Outra técnica abordada foi o paralelismo, ou compressão de cronograma, onde fases que seriam sequenciais passam a ser executadas simultaneamente (PMBOK, 2021). Nas obras rápidas de varejo, o paralelismo é uma opção válida para atingir prazos, mas deve ser estruturado para evitar retrabalhos (Su, 2019).

A estruturação de relatórios periódicos foi sugerida para corrigir a baixa frequência de compartilhamento de informações. Esses documentos devem integrar marcos definidos e datas de suprimentos para mudar a mentalidade da equipe sobre a importância da gestão (Su, 2019). A adoção dessas propostas pressupõe um time integrado, onde reuniões periódicas e softwares colaborativos garantam que todos conheçam seus papéis e os objetivos do projeto (Su, 2019). Além disso, a classificação das partes interessadas conforme o nível de interesse e poder permite organizar ações direcionadas para cada grupo, melhorando a percepção das entregas (Castro; Arruda, 2017).

Os resultados da análise documental revelaram um cenário crítico em relação ao cumprimento de prazos. As obras foram divididas em três grupos: o primeiro com 12 projetos de alta complexidade (valor superior a R$ 900.000,00); o segundo com 15 projetos de média complexidade (entre R$ 100.000,00 e R$ 900.000,00); e o terceiro com 13 projetos de baixa complexidade (abaixo de R$ 100.000,00). No Grupo 1, embora 91,7% das obras possuíssem cronograma elaborado, a taxa de atraso foi de 87%. Verificou-se que apenas metade desses cronogramas era acompanhada semanalmente. Onde o controle ocorria apenas mensal ou quinzenalmente, o índice de atraso atingiu 100%. Já nas obras com acompanhamento semanal, a taxa de atraso caiu para 40%, evidenciando que a frequência de atualização é um fator determinante para a eficácia do planejamento.

No Grupo 2, observou-se que 80% das obras contavam com cronograma, mas a taxa de atraso foi ainda superior, chegando a 92%. A análise detalhada mostrou que a grande maioria desses documentos foi apenas emitida no início do contrato, sem acompanhamento posterior. Quando o gerenciamento semanal foi aplicado, não houve evidências de atrasos, porém essa prática foi adotada em poucos casos, geralmente por exigência direta do cliente. Notou-se uma negligência no controle interno quando a supervisão externa era menos rigorosa. A plataforma predominante para a elaboração de cronogramas em ambos os grupos foi o Excel, utilizado em 80% dos casos no Grupo 1 e 83% no Grupo 2, enquanto o uso de softwares específicos como o MS Project ficou restrito a situações de exigência contratual.

O Grupo 3 apresentou um comportamento distinto. Apenas 23,1% das obras possuíam cronograma formal, mas 69,2% foram entregues no prazo. Isso sugere que, em obras de baixa complexidade e escopo simples, a expertise e a experiência da equipe conseguem suprir a falta de ferramentas formais. No entanto, nos casos desse grupo onde o cronograma foi utilizado e atualizado, o índice de cumprimento de prazo foi de 100%, reforçando que a ferramenta potencializa os resultados mesmo em projetos menores. A falta de padronização de plataformas no Grupo 3, onde o Excel não foi a ferramenta principal, indica uma desorganização nos processos para obras de pequeno porte.

A análise do cronograma de suprimentos mostrou que sua presença isolada afeta pouco o cumprimento de prazos, gerando apenas 3% de melhoria. Contudo, quando o projeto conta simultaneamente com cronograma de obra, cronograma de suprimentos e atualização semanal, a taxa de entrega no prazo sobe para 75%. O problema identificado é que apenas 10% das obras avaliadas seguiram esse formato estruturado. A mera existência do documento, sem a devida gestão e controle, não gera melhorias reais no processo. A frequência ideal de atualização para obras rápidas, que podem durar apenas cinco semanas, deve ser semanal, mas apenas 29,2% dos projetos da construtora seguiram essa periodicidade.

O diagnóstico qualitativo através da matriz de forças e fraquezas confirmou a existência de um setor de planejamento e o uso de softwares, mas apontou a ausência de ferramentas de gestão à vista e a baixa frequência de atualizações como pontos críticos. A falta de compartilhamento do cronograma com prestadores de serviço e a ausência de um processo de planejamento desenhado foram listadas como fraquezas internas. Por outro lado, a expertise da equipe em obras de varejo e o histórico de dados em planilhas foram considerados pontos positivos. No macroambiente, as oportunidades residem na conformidade com previsões de faturamento dos clientes e em parcerias para planos de expansão. As ameaças incluem atrasos que podem gerar encerramento de parcerias ou ações judiciais, além da dificuldade de contratação de mão de obra qualificada frente aos baixos prazos exigidos.

A aplicação da análise do macroambiente destacou que fatores ambientais, como a execução em locais fechados como shoppings e aeroportos, tornam os aspectos climáticos menos impactantes, mas impõem restrições de horário devido a ruídos e poeira. No âmbito legal, a construtora já atende exigências de documentação de segurança, mas alterações de projeto pelo cliente sem previsão contratual podem comprometer todo o planejamento. A exigência por agilidade na liberação da obra requer um planejamento que considere janelas de tempo muito curtas para execução.

A proposta de melhoria consolidada na estrutura analítica de projeto focou em nove eixos fundamentais. O primeiro eixo trata da definição de atividades, sugerindo a criação de um modelo padrão de estrutura analítica e o estabelecimento de critérios mínimos que incorporem requisitos específicos de cada local. O segundo eixo foca na lista de marcos, identificando pontos contratuais e internos estratégicos para integrar ao cronograma. O terceiro eixo propõe a adoção do método do caminho crítico, com treinamento da equipe e criação de listas de verificação para monitoramento de tarefas cruciais. O quarto eixo aborda o paralelismo, definindo critérios para a simultaneidade de atividades e treinando a equipe sobre os riscos de retrabalho.

O quinto eixo da proposta estabelece a estruturação de relatórios periódicos com periodicidade definida e fluxos de comunicação claros para análise de desvios. O sexto eixo foca no engajamento das partes interessadas, utilizando a matriz de poder e interesse para validar planos de comunicação. O sétimo eixo propõe a consolidação de um time integrado através de reuniões periódicas com calendários fixos e pautas padronizadas. O oitavo eixo sugere a seleção de ferramentas colaborativas e a padronização dos fluxos de informação. Por fim, o nono eixo trata das lições aprendidas, com formulários de feedback e reuniões de encerramento para construir um banco de dados que evite a reincidência de problemas.

A discussão dos dados evidencia que a informalidade no tratamento do tempo é o principal gargalo da organização. A elaboração do cronograma muitas vezes não obedece a um padrão, sendo feita conforme a conveniência da equipe ou pressão externa. A carência de conhecimento prático sobre as ferramentas adotadas e as falhas na comunicação interna impedem que o planejamento cumpra sua função de suporte à decisão. A conscientização da equipe sobre como mudanças sistêmicas beneficiam os resultados financeiros e operacionais é um passo essencial para a maturidade da gestão. A estrutura analítica proposta busca justamente suprir essa lacuna, oferecendo um direcionamento claro sobre como a empresa deve atuar em cada fase do projeto.

A integração entre o planejamento de obra e o de suprimentos mostrou-se a configuração mais robusta para garantir o sucesso nas entregas. A análise dos grupos de complexidade permitiu entender que não existe uma solução única, mas sim a necessidade de planos de ataque personalizados. Enquanto obras maiores exigem rigor metodológico e ferramentas avançadas, obras menores podem se beneficiar de controles mais simples, desde que sejam constantes. A predominância do Excel, embora funcional, aponta para uma falta de exploração de recursos de automação e análise de rede que softwares dedicados poderiam oferecer, especialmente em projetos onde o caminho crítico é altamente sensível a variações.

Conclui-se que o objetivo foi atingido ao diagnosticar as falhas no sistema de planejamento e controle da construtora e propor diretrizes fundamentadas em boas práticas de gerenciamento de projetos. O estudo evidenciou que a alta taxa de atrasos nas obras de maior complexidade está diretamente relacionada à baixa frequência de atualização dos cronogramas e à falta de integração com a gestão de suprimentos. A proposta de uma estrutura analítica de projeto específica para a implementação de melhorias oferece um roteiro prático para a padronização de processos, o engajamento das partes interessadas e a adoção de técnicas de compressão de prazos com segurança. A transição da informalidade para um modelo de controle semanal e integrado é o caminho necessário para que a empresa aumente sua eficiência operacional e garanta a satisfação dos clientes no dinâmico mercado de obras rápidas de varejo.

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Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso de MBA em Gestão de Projetos

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