Resumo Executivo

Isaque Ribeiro de Jesus; Luciano Azevedo de Souza

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Os ambientes computacionais de alto desempenho, conhecidos como data centers, configuram-se como o núcleo vital para o processamento e armazenamento de volumes massivos de informações, sendo fundamentais para a continuidade operacional de organizações em escala global. A infraestrutura desses centros enfrenta o desafio constante da obsolescência tecnológica, impulsionada pelo dinamismo do mercado e pela demanda crescente por maior capacidade de processamento e eficiência energética. Nesse cenário, a substituição de sistemas legados por tecnologias contemporâneas, processo tecnicamente denominado como retrofit, torna-se uma necessidade imperativa para manter a competitividade e a sustentabilidade das operações (Leonardo e Callou, 2021). A complexidade inerente a projetos de modernização em ambientes críticos exige uma gestão rigorosa, uma vez que falhas operacionais podem resultar em interrupções catastróficas nos serviços prestados. A adoção de estratégias de retrofit em data centers já existentes demonstra um potencial significativo para a melhoria da eficiência operacional, com estudos indicando reduções no consumo de energia superiores a 20% após a implementação de melhorias em sistemas de suporte (Kuzay et al., 2022). No entanto, a execução desses projetos frequentemente esbarra em obstáculos de gestão que comprometem os resultados esperados. Dados históricos do setor de tecnologia da informação revelam que uma parcela substancial dos projetos não atinge o sucesso pleno, com aproximadamente metade apresentando desvios críticos de custo e prazo, e cerca de 24% sendo classificados como irrecuperáveis devido a falhas de planejamento e execução (Patah e Carvalho, 2016).

A gestão de projetos emerge, portanto, como uma competência estratégica indispensável para garantir o controle e a previsibilidade em intervenções de infraestrutura. O sucesso nessas iniciativas depende de uma combinação equilibrada entre fatores internos e externos, destacando-se o planejamento meticuloso de recursos, a disponibilidade de documentação técnica fidedigna e a fluidez na comunicação entre as partes interessadas (Abdelalim et al., 2025). Segundo as diretrizes estabelecidas pelo Project Management Institute, o êxito de um projeto está intrinsecamente ligado à entrega de benefícios percebidos pelo cliente, originando-se de necessidades específicas de modificação ou criação de processos e serviços (PMI, 2021). No contexto específico de um data center Tier III, onde a redundância e a disponibilidade são requisitos mandatórios, a implementação de melhorias nos processos de gestão não apenas mitiga riscos operacionais, mas também potencializa a geração de valor para a organização. O foco na modernização do sistema de iluminação, migrando de tecnologias fluorescentes para LED, exemplifica uma intervenção que, embora pareça simples, carrega complexidades logísticas e técnicas que demandam uma estrutura de governança robusta para evitar o descumprimento de metas orçamentárias e cronológicas.

A fundamentação metodológica desta investigação baseia-se em uma abordagem exploratória e descritiva, estruturada sob a forma de um estudo de caso detalhado. A pesquisa buscou correlacionar variáveis de causa e efeito que influenciam o desempenho de projetos de infraestrutura, utilizando a coleta e análise documental como fontes primárias de evidências (Gil, 2022). A natureza da coleta de dados foi mista, integrando métodos quantitativos para a mensuração de desvios numéricos em relação ao planejamento original e métodos qualitativos para a avaliação crítica dos impactos gerados por falhas de gestão (Bueno, 2018). O objeto de estudo foi um projeto de substituição de iluminação realizado no ano de 2024 em um data center Tier III localizado em Santana de Parnaíba, na região metropolitana de São Paulo. O processo de investigação foi dividido em etapas sequenciais, iniciando-se por uma revisão sistemática da literatura para identificar fatores recorrentes de insucesso em projetos de engenharia. Para tanto, utilizou-se o modelo PRISMA, realizando buscas em bases de dados como Scopus e Google Acadêmico com o termo de pesquisa “Project management errors”. O levantamento inicial identificou 9674 documentos, que foram submetidos a filtros rigorosos de data (2021 a 2025), tipo de documento e área de conhecimento, resultando em uma amostra final de 43 artigos para análise detalhada de resumos e seis documentos selecionados para a composição da base teórica.

A fase operacional da metodologia envolveu o mapeamento completo do ciclo de vida do projeto de iluminação, desde a sua iniciação até o encerramento. Na etapa de iniciação, procedeu-se à análise do termo de abertura do projeto para verificar a clareza dos objetivos e a identificação das partes interessadas. No planejamento, examinou-se a estrutura analítica do projeto, a matriz de riscos e o cronograma detalhado. A execução foi avaliada por meio do confronto entre os dados planejados e os resultados efetivamente alcançados, focando na identificação de gargalos operacionais. Para o monitoramento e controle, foram aplicados índices de desempenho de custo e prazo, permitindo uma visão quantitativa da saúde do projeto. A análise dos dados foi enriquecida por uma reunião de brainstorming com a equipe de engenharia e técnicos de campo, utilizando uma abordagem de três fases: organização inicial para definição de foco, coleta espontânea de percepções e, por fim, avaliação e síntese crítica para priorização de problemas. Para mensurar a competência da equipe, foi desenvolvida e aplicada uma matriz de polivalência, avaliando competências em processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento, encerramento, exigências orçamentárias e conhecimento logístico, utilizando uma escala de quatro níveis, desde aprendiz até competente.

Os resultados obtidos na revisão bibliográfica revelaram que as falhas no gerenciamento de projetos são multicausais e recorrentes em diversos contextos globais. Entre os fatores mais citados na literatura contemporânea, destacam-se a definição imprecisa do escopo e as alterações frequentes de requisitos, apontadas como causas primordiais de desvios (Beltrão et al., 2022; Maués et al., 2022). A elaboração inadequada de cronogramas e a falha no planejamento de recursos também figuram como elementos críticos que comprometem a previsibilidade das entregas (Grizafis, 2024; Mosly, 2024). Além dos fatores internos, a literatura destaca o impacto de variáveis externas, como limitações logísticas, instabilidades econômicas e a ausência de bases de dados históricas confiáveis para a realização de estimativas de custo (Santos, 2020; Wang et al., 2023). A deficiência na comunicação entre as partes interessadas e a falta de experiência técnica em gestão de projetos por parte das equipes executoras completam o quadro de vulnerabilidades que frequentemente levam ao estouro de orçamentos e atrasos significativos (Abdelalim et al., 2025; Kania et al., 2022).

No estudo de caso específico do data center, a análise documental revelou que o projeto de modernização da iluminação, que previa a substituição de 320 luminárias, enfrentou desafios severos. O mapeamento das entregas indicou que 75% das etapas planejadas sofreram atrasos, resultando em um desvio total de 26 dias em relação ao prazo final estabelecido. A etapa mais crítica foi a aquisição e instalação das luminárias, onde o atraso logístico e a falta de planejamento operacional foram mais evidentes. Em termos financeiros, o projeto apresentou um estouro orçamentário de aproximadamente 21,5% em relação ao custo previsto. É importante ressaltar que esse percentual de desvio refere-se apenas aos custos diretos de materiais e serviços contratados, não contabilizando as horas de trabalho da equipe interna de engenharia e o uso de infraestrutura própria, o que sugere que o impacto financeiro real foi ainda superior ao registrado. A análise dos índices de desempenho mostrou que, embora o índice de desempenho de custos tenha apresentado picos positivos superiores a 1,20 em fases iniciais, indicando uma possível superestimação orçamentária em certos pacotes, as falhas subsequentes na execução consumiram rapidamente essa margem, levando ao resultado final negativo.

A reunião de brainstorming com a equipe técnica permitiu identificar as causas raízes desses desvios. Um dos pontos mais críticos foi a ausência de uma avaliação de interferências físicas nos locais de instalação. As plantas de engenharia das disciplinas de hidráulica e elétrica não foram devidamente compatibilizadas com o estudo luminotécnico, resultando em conflitos espaciais durante a montagem das novas luminárias. Esse cenário exigiu readequações constantes em campo, tornando o processo oneroso e lento, além de demandar a aprovação frequente da equipe de engenharia para cada ajuste necessário. Outro fator determinante foi a falha logística no recebimento de materiais. A equipe de plantão responsável pela conferência não possuía informações detalhadas sobre os modelos e quantidades esperadas, o que resultou na aceitação de materiais incorretos. A necessidade de troca desses itens gerou uma segunda contratação de serviços de logística, dobrando o custo previsto para essa rubrica e impactando diretamente o cronograma de instalação.

A análise das condições de trabalho revelou que o planejamento original não considerou adequadamente as restrições de acesso ao ambiente de processamento de dados, o Data Hall. Por ser um ambiente crítico em operação contínua, o acesso para manutenção e instalação só era permitido durante o período da madrugada. No entanto, o orçamento inicial foi baseado em custos de mão de obra para horário comercial. A necessidade de realizar as intervenções em períodos noturnos e finais de semana gerou despesas adicionais com adicionais trabalhistas e horas extras, que não haviam sido provisionadas na reserva de contingência. Além disso, a utilização de orçamentos desatualizados para a estimativa de custos de parte dos materiais contribuiu para o desvio financeiro, uma vez que não foram considerados fatores de variação cambial e impostos vigentes no momento da aquisição efetiva. A despesa adicional apenas para a compra das luminárias atingiu o montante de 20000 reais acima do previsto, evidenciando a fragilidade do processo de cotação e validação financeira.

A aplicação da matriz de polivalência à equipe de engenharia corroborou a percepção de que a limitada experiência em práticas formais de gestão de projetos era um fator contribuinte para as falhas observadas. Os resultados mostraram que o nível geral de competência em processos de monitoramento e controle era o mais baixo entre as áreas avaliadas, atingindo uma pontuação de apenas cinco em um máximo de 12 pontos possíveis. O conhecimento logístico e a capacidade de elaboração de cronogramas também apresentaram índices abaixo do critério mínimo de desempenho estabelecido pela organização, que é de oito pontos. Diante desse diagnóstico, tornou-se evidente que o aprimoramento do conhecimento técnico em gestão de projetos e fundamentos de logística é um fator estratégico para o sucesso de intervenções futuras no data center. A capacitação da equipe tende a aumentar a segurança operacional e a previsibilidade financeira, reduzindo a ocorrência de erros evitáveis em fases de planejamento e execução.

Como resposta aos problemas identificados, estruturou-se um plano de ação focado na mitigação de falhas e no fortalecimento da governança. Uma das principais recomendações é a implementação de visitas técnicas obrigatórias com a participação de engenheiros de todas as disciplinas envolvidas antes do fechamento do escopo técnico. A inclusão da atividade de compatibilização física em campo no cronograma padrão de projetos de infraestrutura é essencial para evitar retrabalhos decorrentes de interferências não mapeadas. No âmbito logístico, propõe-se a inclusão formal da equipe de recebimento como parte interessada no plano de comunicação, garantindo que os técnicos de campo tenham acesso antecipado às listas de materiais e cronogramas de entrega. A vinculação das notas fiscais de recebimento a um checklist rigoroso de conferência deve ser adotada como procedimento padrão para evitar a aceitação de itens em desconformidade.

Para sanar as deficiências de estimativa de custos, recomenda-se a criação de um manual de instruções e exigências para orçamentos, padronizando as solicitações junto aos fornecedores. A implementação de um repositório único de documentos e a exigência de validação formal da versão do orçamento antes de sua utilização para fins de aprovação de investimento são medidas necessárias para garantir a integridade dos dados financeiros. Além disso, o plano de ação contempla a realização de dois treinamentos específicos para a equipe de engenharia e técnicos de campo. O primeiro, com duração de 12 h, foca em fundamentos de logística e orçamentação, abordando desde conceitos de cadeia de suprimentos até a análise de documentos fiscais. O segundo treinamento, mais extenso, com carga horária de 30 h, dedica-se às noções básicas de gestão de projetos baseadas no Guia PMBOK, cobrindo todo o ciclo de vida, desde a elaboração do termo de abertura até o encerramento e registro de lições aprendidas.

A discussão dos resultados evidencia que a modernização de sistemas em ambientes de missão crítica, como data centers, não pode ser tratada como uma simples substituição de componentes técnicos. A complexidade dessas operações exige que a gestão de projetos seja integrada à cultura operacional da engenharia. A falha na identificação de stakeholders, como a equipe de segurança e tecnologia da informação, que detêm o controle de acesso aos ambientes, demonstra uma visão fragmentada do projeto que resultou em custos extras e atrasos. A literatura reforça que a comunicação pobre e o processo lento de tomada de decisão são venenos para a eficiência de projetos de infraestrutura (Okereke et al., 2022). No caso estudado, a centralização da tratativa de orçamentos na equipe de engenharia, sem o suporte adequado do setor de compras e sem o uso de ferramentas de controle de versão, criou um ambiente propício para o erro humano e para o desvio financeiro.

A análise dos riscos também se mostrou insuficiente no projeto original. A matriz de riscos elaborada a posteriori indicou que eventos como mudanças organizacionais e a substituição de membros chave da equipe possuíam alto impacto e probabilidade média, exigindo planos de mitigação que não foram executados. A dificuldade de acesso a documentos históricos para a realização de estimativas, um problema comum apontado por Beltrão et al. (2022), foi confirmada no estudo de caso, onde a equipe teve que recorrer a consultas manuais em bases de dados desestruturadas para tentar validar custos passados. A proposta de melhoria que visa estabelecer um fluxo de aprovação de orçamentos críticos e a criação de uma linha de custos baseada em dados reais e atualizados é fundamental para elevar o nível de maturidade da organização em gestão de projetos.

A implementação das melhorias propostas tem o potencial de transformar a forma como o data center conduz suas expansões e modernizações. Ao padronizar os processos de iniciação e planejamento, a organização reduz a incerteza e cria uma base sólida para o monitoramento e controle. O uso de indicadores de desempenho, como o IDC e o IDP, deve ser perenizado como ferramenta de gestão, permitindo que os gestores identifiquem desvios em tempo real e tomem ações corretivas antes que os impactos se tornem irreversíveis. A curva S, utilizada para visualizar o comportamento do valor agregado em relação ao custo real e ao valor planejado, demonstrou ser uma ferramenta visual poderosa para demonstrar a saúde do projeto aos stakeholders de nível gerencial. A adoção dessas práticas, aliada à capacitação contínua da equipe, garantirá que a execução de projetos complexos siga as melhores práticas de mercado, assegurando a qualidade nas entregas e a satisfação dos investidores.

Conclui-se que o objetivo foi atingido por meio da identificação detalhada das falhas de gestão no projeto de modernização da iluminação e da estruturação de um plano de ação robusto voltado à mitigação de riscos em intervenções futuras. A investigação demonstrou que os desvios de 21,5% no custo e de 26 dias no prazo foram causados primordialmente por deficiências no planejamento operacional, falhas de comunicação logística e ausência de compatibilização técnica entre as disciplinas de engenharia. A avaliação da equipe revelou lacunas de competência em gestão de projetos que justificam a implementação dos treinamentos propostos. A padronização de procedimentos internos e a adoção de ferramentas formais de controle emergem como medidas essenciais para garantir a eficiência e a sustentabilidade das operações no ambiente crítico do data center.

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Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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