Resumo Executivo

Zenilda Garcia Ferreira; Jéssica Alvez Justo Mendes

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

A comunicação interna em ambientes corporativos contemporâneos transcende a mera troca de mensagens, configurando-se como um pilar estratégico para a eficiência operacional e o alinhamento de metas organizacionais (Teixeira et al., 2023). No contexto de indústrias com ciclos de desenvolvimento acelerados, como o setor de cosméticos capilares, a fluidez informacional entre os departamentos de Planejamento e Controle de Produção e Desenvolvimento de Produtos torna-se um diferencial competitivo. A ausência de uma estrutura comunicativa robusta resulta em ruídos, retrabalhos e atrasos que comprometem a entrega final ao consumidor (Monteiro et al., 2021). O Guia PMBOK reforça que a gestão da comunicação deve assegurar que as informações certas cheguem às pessoas certas no momento adequado, promovendo o engajamento das partes interessadas (PMI, 2021). Questões fundamentais sobre a frequência, o canal e o propósito da comunicação devem nortear o planejamento estratégico para evitar o desalinhamento de expectativas entre equipes multidisciplinares. A inexistência de um plano estruturado impacta diretamente o sucesso do projeto, gerando desperdícios de tempo e recursos financeiros.

Atualmente, a utilização de plataformas digitais para aprimorar a gestão do fluxo de informações é uma prática crescente, especialmente em projetos que exigem a colaboração de diferentes áreas. Ferramentas como Trello, Monday e Notion oferecem recursos de monitoramento de tarefas que promovem transparência e colaboração (Serrador e Pinto, 2022). A adoção de práticas ágeis e ferramentas digitais contribui para reduzir barreiras na comunicação e aumentar a produtividade, sendo essencial em contextos que demandam sincronização constante. A escolha da ferramenta adequada deve considerar as necessidades específicas da equipe, o grau de complexidade dos projetos e a cultura organizacional vigente. As metodologias ágeis, originadas no desenvolvimento de software, expandiram-se para diversos setores devido à capacidade de tornar os processos mais flexíveis e centrados nas necessidades do cliente (Kuhn et al., 2023). Fundamentadas em princípios de colaboração constante e feedback contínuo, essas metodologias permitem ajustes rápidos diante de mudanças no mercado. A comunicação clara e integrada entre os times é um fator determinante para o sucesso na gestão de produtos, especialmente em ambientes dinâmicos onde os ciclos de desenvolvimento precisam ser ágeis para acompanhar as tendências de consumo (Chahal, 2023).

A investigação caracteriza-se como uma pesquisa qualitativa e descritiva, com a finalidade de aprofundar a compreensão das dinâmicas comunicacionais entre as equipes de Planejamento e Controle de Produção e Desenvolvimento de Produtos no setor de cosméticos. A abordagem qualitativa justifica-se pela necessidade de investigar fenômenos sociais e organizacionais presentes no ambiente corporativo, permitindo a coleta de dados ricos em detalhes sobre as interações profissionais (Teixeira et al., 2023). O caráter descritivo busca retratar a situação real da comunicação interna, identificando desafios e oportunidades de melhoria. A análise da comunicação organizacional permite compreender como os canais são utilizados e quais barreiras impactam a fluidez das interações (Monteiro et al., 2021). A coleta de dados envolveu reuniões com membros da equipe, observações diretas e análise documental dos processos existentes. A utilização de múltiplos métodos contribui para identificar facilitadores da comunicação intersetorial, fortalecendo a validade dos resultados (Mammadova e Abdullayeva, 2025).

O procedimento metodológico foi estruturado em quatro etapas principais, seguindo uma lógica de melhoria contínua. A primeira etapa consistiu na realização de reuniões periódicas para identificar a necessidade de melhorias e os principais problemas de comunicação. Inicialmente planejadas para ocorrer semanalmente, essas reuniões evoluíram para uma frequência quinzenal, ajustando-se à disponibilidade dos participantes e demonstrando a adaptabilidade da metodologia. O propósito desses encontros foi identificar stakeholders, organizar pautas claras, discutir ideias de forma aberta e alinhar as demandas de cada setor. O mapeamento das partes interessadas permitiu entender interesses, expectativas e responsabilidades, direcionando a comunicação de forma assertiva para cada público envolvido.

A segunda etapa focou na análise de ferramentas de gestão, elaboração do escopo e definição do cronograma. O escopo definiu os limites e responsabilidades, enquanto o cronograma estabeleceu prazos e marcos principais para a execução das atividades. A análise das ferramentas baseou-se em três critérios fundamentais: facilidade de utilização, facilidade de compartilhamento e visualização do projeto. A usabilidade foi avaliada pela intuitividade da interface e curva de aprendizado, visando reduzir a resistência dos usuários. A colaboração referiu-se à capacidade de compartilhar documentos e atualizações em tempo real. A transparência foi medida pela clareza dos indicadores visuais que facilitam o acompanhamento do status das entregas.

A terceira etapa compreendeu a definição e personalização da ferramenta escolhida, seguida pela implementação e adoção. A personalização envolveu a configuração de fluxos de trabalho específicos, criação de campos personalizados e etiquetas que refletissem as etapas operacionais internas. A alimentação de informações pertinentes, como tarefas, responsáveis e históricos de decisão, visou centralizar os dados e reduzir a dispersão de informações. Para garantir a adoção efetiva, foram realizados treinamentos e o desenvolvimento de manuais de uso, estimulando o uso consistente da plataforma por todos os colaboradores envolvidos.

A quarta etapa consistiu na avaliação dos resultados por meio de monitoramento contínuo e otimização. O objetivo foi monitorar os impactos da metodologia e da ferramenta sobre a integração das equipes. Esse processo incluiu a observação da frequência de atualizações, coleta de feedbacks sobre a clareza das informações e análise de dados quantitativos, como o cumprimento de prazos e a quantidade de tarefas concluídas. Ajustes na configuração da ferramenta e nas rotinas de comunicação foram realizados conforme as necessidades identificadas, garantindo que a metodologia permanecesse dinâmica e alinhada à evolução dos projetos. O encerramento do processo consolidou os aprendizados obtidos, registrando boas práticas que pudessem ser incorporadas à cultura organizacional.

Antes da implementação das melhorias, a organização enfrentava desafios severos na comunicação interna. As informações circulavam de forma fragmentada e raramente eram registradas de maneira formal, o que dificultava o acesso rápido a dados essenciais para a tomada de decisão. Essa falha resultava em atrasos frequentes nas demandas, perda de prazos contratuais e um volume elevado de retrabalhos. A ausência de uma plataforma única de consulta tornava o fluxo de informações pouco confiável e ineficiente. A identificação dos stakeholders revelou que a equipe de Planejamento e Controle de Produção necessitava de acesso rápido a informações claras sobre novos produtos e cronogramas de lançamento. Já a equipe de Desenvolvimento de Produtos precisava garantir que o processo estivesse alinhado à capacidade produtiva e aos prazos de mercado. Outras áreas, como Qualidade e Compras, também dependiam dessas informações para assegurar a conformidade documental e a aquisição de insumos no tempo adequado.

A implantação de uma planilha centralizada no Excel foi o primeiro passo estratégico para a melhoria do fluxo informacional. A escolha por essa ferramenta deveu-se à familiaridade prévia da equipe e à flexibilidade para adaptação imediata às necessidades específicas. A planilha foi estruturada com campos detalhados, incluindo o código SKU interno, descrição do produto, lote inicial, volumetria, número de registro na Anvisa, descrição do sistema interno e previsão de produção. Essa centralização promoveu a transparência e facilitou a tomada de decisão, em consonância com as melhores práticas de comunicação organizacional. A clareza e o acesso facilitado às informações são elementos essenciais para o sucesso dos processos organizacionais (Arakaki, 2020).

Durante a fase de execução, foram apresentadas plataformas mais sofisticadas, como Trello, Notion e Monday. No entanto, observou-se uma resistência significativa da equipe em assimilar o uso dessas ferramentas digitais de gestão. As limitações na compreensão e a falta de familiaridade restringiram a adoção dessas tecnologias na fase inicial do projeto. Essa resistência evidencia a importância de capacitações específicas e treinamentos contínuos para a efetiva implementação de sistemas tecnológicos em ambientes corporativos (Mammadova e Abdullayeva, 2025). Para maximizar o potencial de projetos futuros, é recomendável que a organização invista em programas de treinamento que permitam aos colaboradores explorar as funcionalidades dessas plataformas, reduzindo a barreira cultural à mudança digital.

Apesar da resistência às ferramentas avançadas, a utilização do Excel e a estruturação das reuniões periódicas geraram resultados positivos imediatos. Houve uma melhoria perceptível na fluidez da comunicação e na transferência de informações entre os setores, permitindo que os projetos avançassem de forma mais eficiente. Cada membro da equipe assumiu a responsabilidade por atualizar dados específicos, o que aumentou a corresponsabilidade e a clareza sobre o andamento das etapas. A experiência adquirida serviu como base para o aprimoramento contínuo dos processos, abrindo caminho para a futura incorporação de sistemas que permitam maior automação e colaboração. A comunicação eficiente entre equipes multidisciplinares é um fator crítico para o sucesso em ambientes produtivos complexos (Bachetti, 2021).

A análise dos resultados demonstra que a integração clara das informações entre Planejamento e Controle de Produção e Desenvolvimento de Produtos impacta diretamente a qualidade dos processos e a redução de falhas operacionais. A adoção de plataformas tecnológicas, mesmo que em níveis iniciais de complexidade, contribui significativamente para o alinhamento das equipes, especialmente quando combinada a práticas que incentivem o engajamento com metodologias ágeis (Chow e Cao, 2020). O emprego dessas metodologias serve como um guia para a condução dos processos, promovendo ciclos iterativos de feedback e comunicação constante (Carvalho e Silva, 2024). No entanto, a simples disponibilização da tecnologia não garante a adoção eficaz; é imprescindível que os colaboradores desenvolvam familiaridade com as ferramentas por meio de estratégias de capacitação contínua (Schilirò, 2024).

A discussão dos dados revela que a transparência alcançada com a centralização das informações reduziu os ruídos de comunicação que anteriormente causavam atrasos. A definição de responsabilidades claras para a atualização dos dados na planilha permitiu um monitoramento mais rigoroso do status de cada produto em desenvolvimento. A implicação prática dessa mudança foi a redução do tempo gasto em reuniões de alinhamento puramente informativas, transformando esses encontros em espaços de decisão estratégica e resolução de problemas antecipados. A identificação precoce de obstáculos relacionados a prazos e recursos aumentou a resiliência do projeto e a agilidade da resposta organizacional.

As limitações observadas no estudo referem-se principalmente à barreira cultural para a transição digital plena. A preferência por ferramentas tradicionais, embora funcional no curto prazo, pode limitar a escalabilidade da gestão de projetos em um cenário de crescimento do portfólio de produtos. Sugere-se que pesquisas futuras investiguem o impacto de programas estruturados de mudança organizacional na adoção de tecnologias de gestão, bem como o papel da liderança no fomento a uma cultura digital. O amadurecimento da equipe e a implementação de treinamentos direcionados permitirão que a empresa consolide uma cultura orientada ao uso eficaz de tecnologias, resultando em processos mais integrados e aumento da produtividade (Arakaki, 2020).

A análise detalhada das deficiências comunicacionais permitiu mapear os principais entraves, como a fragmentação de dados e a falta de um canal oficial de consulta. A proposta de solução, baseada na centralização e na estruturação de ritos de comunicação, mostrou-se assertiva para o contexto da empresa pesquisada. A integração entre os fatores tecnológicos, humanos e organizacionais é o que determina a eficiência do fluxo de informações. A experiência adquirida com a implementação inicial serve como uma base sólida para futuras transições para ferramentas mais robustas, alinhadas às demandas crescentes do mercado e aos princípios das metodologias ágeis. A melhoria da comunicação interna não depende exclusivamente da tecnologia, mas da combinação entre ferramentas adequadas, processos bem definidos e o engajamento das pessoas envolvidas.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que a análise das deficiências comunicacionais permitiu a implementação de melhorias práticas que resultaram em maior transparência, redução de retrabalhos e alinhamento estratégico entre as equipes de planejamento e desenvolvimento de produtos no setor de cosméticos.

Referências Bibliográficas:

Arakaki, A. T. (2020). Gerenciamento da comunicação em projetos: Um estudo sobre a percepção de membros da equipe de projeto. Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 05, Ed. 10, Vol. 22, pp. 44-52. Outubro de 2020.

Bachetti, M. (2021). Influência da comunicação entre planejamento e controle da produção e expedição em um sistema produtivo. 15f. 2021. Unicesumar – Universidade Cesumar de Maringá, 2021.

Carvalho, I. A.; Silva, C. M. da. (2024). Integração de metodologias ágeis na gestão de projetos de engenharia de produção. Revista Ibero-Americana de Humanidades, Ciências e Educação. São Paulo, v. 10, n. 12, dez. 2024.

Chahal, S. (2023). Adopting Agile Methodologies for Improved Product Management. Journal of Business and Strategic Management, Vol. 8, Issue No. 4, pp. 79-94.

Chow, T., & Cao, D. B. (2020). A survey study of critical success factors in agile software projects. Journal of Systems and Software, 168, 110632.

Kuhn, G. S. M.; Schulz, W.; Hinke, C. (2023). Agile Product Development for Cyber-Physical Products. Internet of Production, pp. 393-404.

Mammadova, F.; Abdullayeva, N. (2025). Ekonomika transportnogo kompleksu, vyp. 45, 2025.

Monteiro, C.; Kuhl, M. R.; Angnes, J. S. (2021). O processo de comunicação organizacional interna: um estudo realizado em uma Associação Comercial e empresarial do Paraná. Perspectivas em Ciência da Informação, v.26, n. 1, p. 26-56, mar. 2021.

Project Management Institute [PMI]. (2021). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 7 ed. Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA.

Schilirò, D. (2024). Digital Transformation and its Impact on Organizations. International Journal of Business and Management, Vol. 19, No. 6, 2024.

Serrador, P.; Pinto, J. K. (2022). Does Agile work? — A quantitative analysis of agile project success. International Journal of Project Management, 40(1), 1–14.

Teixeira, J. D. L.; Abreu, C. M. F. de.; Teles, V. S. P.; Bastos, L. M. G. (2023). Gestão da comunicação organizacional interna: Uma revisão integrativa. Encontro dos Programas de Pós-Graduação Profissionais em Administração.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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