Resumo Executivo

Bruna de Souza Fernandes; Bruna Maria Montesano

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

A gestão de pessoas desempenha um papel crucial no sucesso de uma organização, sendo fundamental para o alcance de seus objetivos estratégicos. As organizações dependem de suas equipes para integrar aspectos como visão voltada para o cliente, missão, valores e cultura empresarial (Santos et al., 2023). Além disso, a gestão de pessoas é fundamental para que os gestores planejem, organizem, conduzam e controlem as atividades de forma eficaz, contando sempre com o apoio e o engajamento das equipes. Essa interação entre gestão de pessoas e gestão de projetos é fundamental, pois equipes bem preparadas são capazes de executar projetos de maneira eficiente, atingindo as metas organizacionais. Ao longo do tempo, a gestão de pessoas deixou de se restringir a rotinas administrativas e passou a ser compreendida como uma função estratégica essencial para o alcance dos resultados organizacionais. Autores da área de administração ressaltam que essa evolução acompanhou transformações sociais, econômicas e tecnológicas, o que fez com que o setor de Recursos Humanos passasse a atuar como parceiro da alta gestão, promovendo engajamento, diversidade e desenvolvimento contínuo das equipes (Marras, 2016). O capital humano deve ser visto como o recurso mais importante da organização, sendo fundamental que existam práticas estruturadas que alinhem o crescimento das pessoas ao desempenho organizacional (Chiavenato et al., 2025).

A presença das micro e pequenas empresas no Brasil é vital, pois elas representam a maior parte dos estabelecimentos formais e detêm um papel central na geração de empregos. A relevância social e econômica desses negócios é inegável, dado que foram responsáveis por criar aproximadamente oito em cada 10 novos empregos no país em 2023 (Agência SEBRAE de Notícias, 2023). Apesar dessa importância, muitas micro e pequenas empresas enfrentam grandes desafios na gestão de pessoas, incluindo a dificuldade de implementar práticas estruturadas de Recursos Humanos, o que afeta diretamente o recrutamento, a retenção de talentos e a conciliação entre custos operacionais e o desenvolvimento do capital humano. Portanto, o fortalecimento da área de gestão de pessoas é essencial para garantir a produtividade, a sustentabilidade e a competitividade dessas empresas no mercado. Essa falta de formalização acarreta consequências diretas, resultando em dificuldades para reter talentos, elevada rotatividade, ineficiência na comunicação e, principalmente, maior risco de problemas judiciais trabalhistas. Além de favorecer o desenvolvimento do capital humano e fortalecer o engajamento, a organização de um setor de Recursos Humanos é essencial para garantir a segurança jurídica da empresa. No contexto brasileiro, caracterizado por uma legislação trabalhista rigorosa, o setor de Recursos Humanos funciona como um elemento-chave de conformidade, assegurando que todas as políticas e procedimentos internos estejam alinhados à lei. Isso inclui a correta formalização de contratos e jornadas de trabalho, a definição de normas de conduta claras e o pagamento adequado das verbas trabalhistas. A ausência de um setor estruturado e a manutenção de processos informais aumentam consideravelmente o risco de litígios e ações judiciais, trazendo custos financeiros e prejudicando a reputação da empresa como empregadora (BSA Advogados, 2024). Dessa forma, a implementação de um setor formal não representa apenas uma estratégia de expansão, mas também uma medida fundamental para mitigar riscos.

A função de gestão de pessoas transcendeu seu histórico papel puramente administrativo para se firmar como um componente estratégico essencial nas organizações modernas. A área de Recursos Humanos não se limita mais a operações básicas, mas assume a missão de alinhar os objetivos individuais dos colaboradores com as metas globais da empresa (Chiavenato, 2021). Nesse contexto, a estruturação formal dos processos é crucial, assegurando padronização, conformidade legal e previsibilidade nas ações (Marras, 2016). A gestão de pessoas deve focar no desenvolvimento contínuo do quadro de funcionários, o que se concretiza pela implementação de sistemas de avaliação e reconhecimento que fomentem o aprendizado e o crescimento organizacional (Dutra, 2017). O setor atinge seu potencial estratégico quando atua como parceiro da alta direção, participando ativamente da elaboração da estratégia empresarial (Fischer, 2019). No Brasil, as micro e pequenas empresas formam a espinha dorsal do setor produtivo, sendo vitais para a geração de renda e empregos, contudo, enfrentam consideráveis obstáculos na área de gestão de pessoas, como a informalidade em recrutamento e seleção, a carência de planos de cargos e salários, e a falta de políticas estruturadas de desenvolvimento e treinamento (Agência SEBRAE de Notícias, 2023).

Um elemento de extrema importância nesse cenário é a conformidade trabalhista. A observância da legislação é mais do que uma mera obrigação: é um fator estratégico que garante a sustentabilidade do negócio (Chiavenato et al., 2025). A Consolidação das Leis do Trabalho estabelece diversas responsabilidades, e o descumprimento pode gerar passivos trabalhistas de grande impacto financeiro. A ausência de um setor formalmente estabelecido em micro e pequenas empresas eleva significativamente o risco de litígios, prejudicando a imagem e a credibilidade da organização (Marras, 2018). Dessa forma, o setor deve funcionar como o guardião da conformidade, promovendo práticas transparentes e justas que assegurem a segurança jurídica da empresa. Outro aspecto fundamental é a íntima relação entre gestão de pessoas e cultura organizacional. A cultura é definida como o conjunto de premissas básicas compartilhadas que modelam as normas, expectativas e o comportamento geral dentro da empresa (Schein, 2017). A mudança organizacional duradoura exige, muitas vezes, uma transformação cultural, pois a resistência enraizada pode inviabilizar a adoção de novos processos (Kotter, 2012). Ao implementar um setor de Recursos Humanos em uma micro e pequena empresa, é vital gerenciar as resistências dos colaboradores, comunicando que a iniciativa é uma ferramenta de desenvolvimento e não uma nova camada de burocracia. Para garantir maior controle e previsibilidade na introdução de mudanças estruturais, a utilização de metodologias de gestão de projetos é altamente recomendada. A gestão de projetos deve ser guiada por princípios que priorizam a criação de valor, a adaptabilidade e o engajamento das partes interessadas (PMI, 2021). Aplicar essa lógica à criação de um setor de Recursos Humanos permite organizar as entregas, definir claramente os papéis e responsabilidades, e monitorar indicadores de sucesso.

O estudo foi conduzido por meio de um estudo de caso único, visto que foi analisada uma organização específica, adotando uma abordagem exploratória e qualitativa com base na análise documental e na observação participante. A metodologia empregada é a pesquisa-ação, permitindo a participação ativa no processo de estruturação. Além disso, foi realizada uma pesquisa bibliográfica para fundamentar teoricamente o estudo, revisando a literatura relevante sobre gestão de pessoas e estruturação de setores. A estratégia metodológica reuniu elementos como o tipo de pesquisa qualitativa e exploratória, o método de estudo de caso único combinado com pesquisa-ação, e instrumentos de coleta baseados em análise documental, observação participante e entrevistas informais. Para a organização e acompanhamento das etapas do projeto, utilizou-se a ferramenta Easy Life Canvas, que facilita o planejamento e organização de projetos, permitindo a estruturação em fases e possibilitando o registro e monitoramento de atividades, prazos e responsabilidades de maneira visual e acessível. Essa ferramenta ajuda a mapear o cenário do projeto de forma prática e direta, promovendo maior clareza sobre os objetivos, etapas e condições para sua realização (Ricardi; Xavier, 2022).

A aplicação da ferramenta ocorreu na fase de planejamento, sendo preenchida com blocos fundamentais: objetivo do projeto, público-alvo, desafios e oportunidades, recursos disponíveis, tarefas principais, prazos, responsáveis e indicadores de sucesso. A visualização dos dados em formato de notas adesivas facilitou a priorização das ações, a divisão de responsabilidades entre os envolvidos, incluindo a gestora do projeto, o profissional de Recursos Humanos e a direção da empresa, além do monitoramento contínuo do progresso. O uso da ferramenta contribuiu para a definição clara dos entregáveis, auxiliando especialmente na organização das primeiras etapas, como o mapeamento de cargos e funções, a proposta de organograma e a estruturação do processo seletivo. O diferencial dessa ferramenta reside na simplicidade e aplicabilidade prática em contextos de pequenas empresas, favorecendo o engajamento das partes interessadas. Enquanto outros modelos são voltados para a modelagem de negócios, o Easy Life Canvas mostrou-se mais adequado para a lógica de projetos de mudança organizacional, por oferecer blocos que permitem mapear objetivos, desafios, recursos e entregáveis de maneira clara e adaptada a processos internos.

O processo de detalhamento metodológico envolveu a análise minuciosa da construtora de pequeno porte localizada em Santos, São Paulo. O período de coleta de dados e intervenção permitiu compreender os desafios da empresa antes da implantação do setor. A amostra consistiu na totalidade dos colaboradores e gestores da organização, cujas interações foram registradas via observação participante. Os instrumentos incluíram roteiros de entrevistas informais para diagnosticar a percepção da equipe sobre a gestão atual e a análise de documentos internos, como contratos de trabalho e registros de ponto manuais. O passo a passo operacional seguiu as fases de iniciação, onde se identificou a necessidade de formalização; planejamento, com a definição do escopo no Canvas; execução, com a criação das políticas; e monitoramento, com a avaliação dos indicadores projetados. Os métodos de análise foram qualitativos, comparando o estado anterior de informalidade com os novos fluxos propostos, utilizando a técnica de triangulação de dados entre a teoria, os documentos e a observação direta.

A adoção do Easy Life Canvas como recurso complementar ao planejamento revelou-se eficiente na organização de metas, prazos e responsabilidades, além de contribuir para uma visualização clara das etapas envolvidas no projeto. Essa experiência prática vai ao encontro da defesa de que a gestão visual auxilia na clareza e no alinhamento das ações necessárias para alcançar os resultados esperados (Ricardi; Xavier, 2022). O processo de implantação revelou transformações significativas quando comparado ao cenário anterior, caracterizado por práticas informais. Antes da intervenção, os processos de Recursos Humanos eram informais e não documentados, a estrutura organizacional carecia de um organograma, havia um alto risco de inconsistências legais, a comunicação interna era pouco estruturada e a gestão de cargos e salários era inexistente. Após a implantação inicial, estabeleceram-se fluxos padronizados e registrados, um organograma funcional definido, redução de passivos trabalhistas, canais formais de comunicação e um Plano de Cargos, Carreiras e Salários em desenvolvimento. Esse comparativo confirma a importância da formalização de processos como meio de assegurar conformidade e eficiência (Chiavenato, 2021). A gestão estruturada reduz riscos trabalhistas e aumenta a previsibilidade organizacional (Marras, 2018).

O diagnóstico inicial revelou a predominância de processos informais e a ausência de padronização nas atividades de gestão de pessoas. Esta informalidade culminava em ineficiências operacionais e elevava o risco de inconsistências jurídicas. Adicionalmente, identificou-se uma fragilidade notável na retenção e no desenvolvimento de talentos, reflexo direto da falta de trilhas de carreira e de um plano de desenvolvimento individualizado. Um terceiro problema crucial residia na comunicação interna, caracterizada como pouco estruturada, o que impactava o alinhamento estratégico e o clima organizacional. A principal proposta de valor da criação do setor é a transformação do ambiente de trabalho em um ecossistema mais produtivo e engajador. Os benefícios tangíveis esperados incluem melhoria substancial no clima organizacional e na comunicação interna, promovendo a transparência e o diálogo contínuo, estruturação e formalização dos processos, estabelecendo políticas claras de gestão de pessoas e aumento da eficiência nos ciclos de recrutamento, seleção, integração e retenção de colaboradores.

O projeto impactou diretamente os diretores e sócios, fornecendo dados estratégicos para a tomada de decisão; a equipe de Recursos Humanos, que passou a ter suas funções formalizadas e recursos adequados; e todos os colaboradores, por meio de processos mais justos e transparentes. As expectativas centrais da implementação englobaram a definição clara de funções e papéis, reduzindo ambiguidades e conflitos, o engajamento efetivo da liderança como agente multiplicador da cultura e o reconhecimento e valorização do colaborador por meio de políticas meritocráticas. As entregas concretas propostas para o ciclo inicial incluíram o desenvolvimento de um diagnóstico organizacional aprofundado, a criação de um Plano de Cargos, Carreiras e Salários, o mapeamento de cargos e a estruturação de processos seletivos padronizados. O sucesso destas entregas dependeu de condições críticas: apoio irrestrito da direção para alocação de recursos e legitimidade, adequação das políticas à realidade da empresa, evitando modelos excessivamente rígidos e condução gradual da mudança cultural.

As atividades previstas envolveram reuniões de levantamento de necessidades com gestores, a criação de fluxos processuais para recrutamento, integração e avaliação de desempenho, e o acompanhamento contínuo por um profissional contratado. Os custos primários identificados relacionam-se à remuneração do profissional de Recursos Humanos, estimada em 3500 reais mensais mais benefícios, e à aquisição de ferramentas tecnológicas essenciais, como um software de controle de ponto e gestão de pessoas com custo aproximado de 200 reais mensais. A interpretação dos resultados obtidos, confrontada com a literatura especializada, permite uma análise aprofundada das implicações do projeto. A identificação de processos informais e falta de padronização ecoa as advertências de que a função do setor não é apenas gerir pessoas, mas atuar como um sistema que assegura a conformidade legal e a equidade interna (Chiavenato, 2021). A estruturação proposta visa mitigar os riscos legais inerentes à informalidade ao advogar pela formalização dos fluxos de trabalho e pela implementação de políticas documentadas (Marras, 2018).

O foco nos benefícios como a melhoria do clima organizacional e a retenção de talentos alinha o projeto à perspectiva da gestão estratégica de pessoas. Um setor estruturado oferece ferramentas essenciais para o engajamento do colaborador, como o programa de integração e o mapeamento de cargos, que promovem o senso de pertencimento e a clareza sobre o futuro na organização. Ao reconhecer e valorizar o colaborador, a empresa passa a utilizar a gestão de pessoas como uma vantagem competitiva, investindo no capital humano como fator de diferenciação. O apoio da direção é uma condição necessária que sublinha um ponto crucial na literatura de implementação de mudanças organizacionais. Sem o engajamento e o patrocínio da alta gestão, qualquer iniciativa de formalização tende a ser percebida como burocracia e não como valor estratégico. A transição de uma cultura ainda informal para um ambiente estruturado requer que a liderança atue como modelo e comunicadora da nova visão. A importância do engajamento da liderança é diretamente proporcional ao sucesso da mudança, garantindo que as políticas formais se traduzam em práticas diárias.

Embora o projeto preveja custos envolvidos, a análise estratégica aponta para um saldo positivo no médio e longo prazo. Os benefícios esperados, como a redução da rotatividade, o aumento da produtividade via processos padronizados e a diminuição de passivos trabalhistas via formalização, representam economias e ganhos de eficiência que superam o investimento inicial. A criação do setor, neste contexto, não é um centro de despesa, mas um investimento estratégico que protege o capital da empresa e otimiza seu recurso mais valioso. Sob a perspectiva da gestão de projetos, a criação do setor seguiu as principais fases preconizadas internacionalmente (PMI, 2021). Na fase de iniciação, identificou-se a necessidade de formalizar processos; no planejamento, definiu-se o escopo e recursos; na execução, ocorreram entregas como políticas internas e organograma; e no monitoramento, avaliaram-se resultados como a melhoria da comunicação.

Durante o processo de formalização, observou-se resistência por parte de alguns colaboradores, que enxergavam os novos procedimentos como burocracia desnecessária. Situações como a obrigatoriedade do registro de ponto e o uso de formulários de avaliação de desempenho geraram questionamentos e certa insatisfação inicial. Esse tipo de resistência é natural em processos de mudança e deve ser enfrentado com comunicação clara, treinamento e envolvimento da liderança (Kotter, 2012). A mudança só se consolida quando novos comportamentos passam a ser incorporados à cultura organizacional (Schein, 2017). Reuniões de alinhamento conduzidas pela direção e pelo profissional de Recursos Humanos foram fundamentais para mostrar os benefícios da formalização, como maior transparência e justiça. Os resultados evidenciam que a criação do setor trouxe impactos culturais significativos, fazendo a empresa reconhecer a importância do capital humano como ativo estratégico (Chiavenato et al., 2025).

Para ilustrar o ganho de organização, estabeleceu-se um fluxograma de recrutamento e seleção que inicia na divulgação da vaga, passa pela captação de currículos, triagem inicial, entrevista com o setor e com o gestor, seleção do candidato e finaliza na admissão e integração. Esse fluxo demonstra o ganho de organização em comparação ao modelo anterior, no qual as contratações ocorriam de forma sem planejamento, sem critérios definidos ou documentação adequada. Outro aspecto relevante foi a projeção de indicadores de desempenho, fundamentais para mensurar os avanços esperados. Estima-se a redução do turnover de 18% para 10% no primeiro ano, a diminuição do absenteísmo de 6% para 4% e a redução do tempo médio de contratação de 45 para 25 dias. Além disso, projeta-se um aumento do índice de satisfação dos colaboradores, passando de 65% para 80%, a partir de pesquisa de clima organizacional a ser aplicada. Tais projeções reforçam a importância de métricas bem definidas para orientar decisões e sustentar a melhoria contínua (Marras, 2018).

A implantação não ocorreu sem desafios, exigindo ações de comunicação interna e treinamentos de sensibilização para reduzir barreiras e aumentar a aceitação da mudança. A gestão da mudança depende da criação de senso de urgência e da comunicação contínua (Kotter, 2012), enquanto a cultura organizacional representa um conjunto de valores compartilhados que precisam ser realinhados em processos de transformação (Schein, 2017). Os achados confirmam que a resistência cultural pode ser superada por meio de práticas consistentes de gestão de pessoas. A sustentabilidade dessa mudança depende da capacidade de gerenciar a resistência cultural, elemento crítico para a consolidação de novos comportamentos organizacionais. O uso do Easy Life Canvas como ferramenta metodológica no campo dos Recursos Humanos ampliou as possibilidades de integração entre gestão de pessoas e gestão de projetos, oferecendo um modelo replicável para outras pequenas empresas que enfrentam desafios semelhantes, contribuindo para maior segurança jurídica, eficiência operacional e valorização do capital humano.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que o projeto permitiu a estruturação inicial do setor de Recursos Humanos na construtora, transformando processos informais em fluxos padronizados e alinhados à legislação vigente. A utilização do Easy Life Canvas demonstrou ser uma estratégia eficaz para o planejamento visual e engajamento da gestão, resultando na definição de políticas internas, organograma funcional e projeções de melhoria significativa em indicadores como turnover, absenteísmo e satisfação dos colaboradores. A formalização do setor não apenas mitigou riscos trabalhistas, mas estabeleceu as bases para uma gestão estratégica voltada à valorização do capital humano e à eficiência operacional, provando que a aplicação de metodologias de gestão de projetos é viável e benéfica para empresas em ascensão.

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Schein, Edgar H.; Schein, Peter. 2017. Cultura organizacional e liderança. 5. ed. Atlas, Rio de Janeiro, RJ, Brasil.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso de Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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