Laura Gallerani Solimeo Bastos; Maria do Carmo Assis Todorov

DOI: 10.22167/2675-6528-202601052

Artigo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Resumo

A revisão de textos em língua alemã, especialmente em contextos educacionais e institucionais, exige rigor linguístico e cumprimento de prazos, mas apresenta fragilidades que impactam a qualidade e os prazos de entrega. O estudo analisou as práticas de planejamento, monitoramento e comunicação nesse processo, visando identificar as deficiências e propor ações de melhoria baseadas em ferramentas de gestão de projetos. Adotou-se uma abordagem quali-quantitativa, por meio de um estudo de caso que incluiu análise documental de cronogramas e um survey com escala Likert. Complementarmente, utilizou-se análise de causa raiz e um plano de ações 5W2H. Os resultados revelaram que, embora 73,3% dos participantes percebessem clareza na definição de prazos, apenas 56,7% consideravam o tempo disponível adequado para as atividades. Verificou-se que 53,3% afirmaram que os prazos consideravam a disponibilidade real dos profissionais, indicando desalinhamento com a capacidade operacional. No monitoramento, 76,7% reportaram acompanhamento das tarefas, mas somente 56,7% percebiam ajustes de cronograma frente a mudanças. A comunicação inicial mostrou clareza (80%), contudo, apenas 60% observaram interação contínua. Fatores como sobrecarga de trabalho, falta de padronização e baixa visibilidade do progresso foram associados aos atrasos. Concluiu-se pela necessidade de padronizar o planejamento, aprimorar o monitoramento e alinhar melhor prazos e capacidade operacional. A integração entre planejamento, execução e comunicação mostrou-se crucial para aumentar a eficiência, previsibilidade e qualidade das revisões.

Palavras-chave: Ferramentas de gestão; Padronização de processos; Previsibilidade; Qualidade de entregas; Sobrecarga de trabalho.

1. Introdução

A crescente demanda por comunicação escrita precisa em contextos globais tem impulsionado a relevância da revisão de textos em diversas línguas. A revisão em língua alemã, notória por sua complexidade, exige rigor linguístico e cultural para garantir clareza e adequação dos documentos (Piltz et al., 2026). Essa etapa é crucial em ambientes educacionais e institucionais, onde a exatidão é imperativa. Contudo, processos de revisão frequentemente exibem fragilidades que comprometem a qualidade e o cumprimento dos prazos (Van Egdom et al., 2024). Em muitas organizações, a revisão textual não é tratada como processo estruturado, gerando ineficiências. Evidências empíricas preliminares, como a análise documental de cronogramas de revisão, revelam a ocorrência sistemática de atrasos. A maioria dos documentos apresentou duração real superior à planejada, com um atraso médio de cinco dias por documento e um atraso total acumulado superior a quarenta dias (Latorraca, 2023). Essa realidade ressalta a urgência de aprimorar as práticas de gestão dessa atividade.

A gestão de projetos oferece um arcabouço teórico para mitigar essas fragilidades, com foco no planejamento, monitoramento e comunicação. O Project Management Institute (PMI, 2021) define o gerenciamento do cronograma como um processo abrangente, incluindo planejamento detalhado de atividades, sequenciamento, estimativa de durações e recursos, e controle contínuo para responder a desvios. Para a revisão textual, isso implica definir previamente atividades, responsáveis, critérios de qualidade e pontos de controle, evitando reações a demandas urgentes (Ahmed et al., 2024). Normas internacionais como a ISO 17100 e a ISO 11669 estabelecem diretrizes para processos de tradução e revisão, reforçando a importância de uma abordagem sistemática para qualidade e eficiência (Noeske et al., 2024). A ISO 17100, por exemplo, preconiza a revisão por profissional distinto do autor original para assegurar objetividade e adequação ao propósito do texto. A ISO 11669 destaca a comunicação como elemento central para a eficiência em projetos de tradução. A integração desses princípios pode transformar a revisão de textos em alemão em um processo mais previsível e de alta qualidade.

No planejamento, a complexidade do conteúdo e a disponibilidade real dos recursos humanos são fatores cruciais que, negligenciados, resultam em estimativas irrealistas e atrasos (Nilsen et al., 2020). A sobrecarga de trabalho é frequente em ambientes institucionais, onde profissionais conciliam múltiplas funções, impactando a capacidade de cumprir prazos de revisão (Mizowaki et al., 2023). Um planejamento eficaz balanceia a demanda com a capacidade operacional, utilizando ferramentas que promovam alocação de tarefas justa. O monitoramento exige mecanismos para identificar desvios precocemente, comunicar o status das atividades e implementar ações corretivas tempestivas (Piltz et al., 2026). A ausência de visibilidade e a falta de padronização nos procedimentos de controle resultam em gestão reativa, incapaz de prevenir atrasos (Kim et al., 2022). A comunicação integra todas as fases do processo. Uma comunicação inicial clara sobre instruções e expectativas é vital, e a interação contínua entre os envolvidos, incluindo a rápida comunicação de problemas e o alinhamento de expectativas, é essencial para o sucesso (Fischer et al., 2024). A deficiência nesses elementos gera ruídos, desalinhamentos e retrabalho, comprometendo a eficiência e qualidade das entregas.

A complexidade da revisão de textos em língua alemã e as fragilidades na gestão de seus processos, como falta de padronização, desalinhamento entre prazos e capacidade operacional, baixa visibilidade do progresso e comunicação deficiente, impactam a previsibilidade e qualidade das entregas. Essa realidade justifica uma investigação aprofundada sobre as práticas atuais, visando identificar as causas-raiz e propor intervenções eficazes. Portanto, o presente estudo buscou analisar as práticas de planejamento, monitoramento e comunicação na revisão de textos em língua alemã, a fim de identificar fragilidades que impactam prazos e qualidade das entregas e propor ações de melhoria baseadas em ferramentas de gestão de projetos.

2. Material e Métodos

O presente estudo caracterizou-se como uma pesquisa aplicada, de abordagem quali-quantitativa, com finalidade descritiva, buscando soluções práticas para aprimorar processos organizacionais. A abordagem quali-quantitativa permitiu a integração de dados numéricos, coletados por meio de questionário estruturado com escala Likert, com interpretações contextuais, conforme preconizado por Guerra et al. (2024). A pesquisa foi classificada como descritiva, pois seu objetivo principal foi identificar e analisar as práticas de planejamento, monitoramento e comunicação na revisão de textos em alemão, sem intervenção direta no ambiente estudado.

A pesquisa foi conduzida em uma instituição internacional dedicada à promoção da língua e cultura alemã, com atuação consolidada no Brasil e unidades em importantes centros urbanos. O foco do estudo recaiu sobre as unidades de São Paulo e Rio de Janeiro, selecionadas por concentrarem o maior volume de atividades de revisão de textos em alemão e um número significativo de profissionais. A análise documental abrangeu o período de dezembro de 2025, enquanto a coleta de dados por questionário ocorreu entre janeiro e fevereiro de 2026. A unidade de análise foram as práticas de gestão do cronograma na revisão de textos em língua alemã.

A população do estudo compreendeu profissionais atuantes na instituição que participam ou já participaram de atividades de revisão de textos em alemão. A amostra foi não probabilística, do tipo intencional ou por julgamento, composta por trinta participantes que responderam integralmente ao questionário, de um total de quarenta e quatro convidados, resultando em uma taxa de resposta de 68,2%. Os critérios de inclusão abrangeram profissionais com vínculo nas unidades de São Paulo e Rio de Janeiro, envolvimento em tarefas com prazos definidos e diferentes níveis de experiência. Foram excluídos aqueles sem envolvimento direto com revisão textual ou que não completaram o questionário.

A coleta de dados iniciou-se com uma análise documental de cronogramas de revisão de textos. Foram examinados dados referentes a dez atividades de revisão em língua alemã, com recorte temporal em dezembro de 2025. As informações coletadas incluíram datas de início e término planejados, datas de início e término reais, duração prevista e duração efetiva das tarefas. Esses dados foram organizados em uma planilha estruturada para permitir a comparação direta entre o desempenho planejado e o realizado, fornecendo uma base empírica para a identificação de desvios e padrões de atraso.

Como instrumento complementar de coleta de dados, aplicou-se um questionário estruturado, desenvolvido na plataforma Google Forms, devido à sua praticidade e acessibilidade. O questionário foi elaborado com base em referenciais da gestão de projetos, especificamente nas áreas de planejamento, monitoramento e comunicação. Ele foi organizado em quatro blocos temáticos: perfil dos respondentes, planejamento do cronograma, monitoramento e controle, e comunicação e coordenação. As questões foram formuladas como afirmativas avaliadas por meio de uma escala Likert de cinco pontos, variando de “discordo totalmente” a “concordo totalmente”.

Tabela 1. Referencial Teórico que Fundamentou o Instrumento de Coleta de Dados

Bloco do Questionário	Tema	Referencial Teórico	Principais Conceitos Aplicados
Planejamento do Cronograma	Planejamento	(Dong et al., 2025)	Definição de prazos, sequenciamento de atividades, estimativa de duração, planejamento realista
Monitoramento e Controle	Controle e acompanhamento	(Noeske et al., 2024)	Acompanhamento do progresso, identificação de desvios, ações corretivas, controle de mudanças
Comunicação e Coordenação	Comunicação e integração	(Van Egdom et al., 2024)	Fluxo de informações, alinhamento entre stakeholders, clareza das instruções, integração das atividades

Fonte: Dados originais da pesquisa

Antes da aplicação oficial do questionário, realizou-se um pré-teste em janeiro de 2026 com dois participantes experientes no processo de revisão de textos em alemão: um professor com mais de sete anos de atuação e um coordenador pedagógico. O pré-teste foi conduzido individualmente, utilizando a mesma plataforma, para avaliar a clareza das questões, o tempo de resposta e a adequação do instrumento ao contexto da pesquisa. O feedback qualitativo dos participantes resultou em ajustes na redação de afirmativas, na ordem das questões e na inclusão de exemplos, visando aumentar a confiabilidade e validade do instrumento.

A execução da pesquisa seguiu etapas sequenciais. Primeiramente, realizou-se a análise documental dos cronogramas de revisão em dezembro de 2025. Em seguida, após o pré-teste e os ajustes no instrumento, o questionário foi aplicado aos profissionais das unidades de São Paulo e Rio de Janeiro, no período de janeiro a fevereiro de 2026. Os participantes foram convidados a responder ao questionário online, garantindo a padronização da coleta e a facilidade de acesso. Essa fase foi crucial para captar as percepções dos envolvidos sobre as práticas de gestão do cronograma.

Após a coleta, as respostas do questionário foram exportadas do Google Forms para uma planilha eletrônica, onde se procedeu à organização e tratamento dos dados. Inicialmente, realizou-se a validação dos dados, excluindo respostas incompletas e verificando a consistência das informações. Posteriormente, as respostas da escala Likert foram codificadas, atribuindo valores numéricos de um a cinco. Essa codificação permitiu a análise quantitativa, calculando-se frequências absolutas e relativas para cada item, além de médias por questão e por bloco temático, para identificar padrões de resposta e o nível de maturidade percebido.

A análise dos dados documentais envolveu a comparação entre os prazos planejados e os prazos reais de execução das dez atividades de revisão. Foram calculados os desvios de prazo, obtidos pela diferença entre a duração real e a duração planejada de cada atividade. Essa abordagem permitiu identificar variações ao longo do processo, evidenciando a predominância de atrasos e padrões de repetição dos desvios. A análise descritiva dos resultados considerou médias e o comportamento dos desvios ao longo do período, revelando tendências e fragilidades no planejamento e acompanhamento.

Para uma compreensão aprofundada, realizou-se uma análise integrada dos resultados do questionário e dos dados documentais. Essa etapa buscou identificar convergências entre as percepções dos participantes e o desempenho real das atividades, especialmente em relação aos atrasos. A partir dessa integração, os principais fatores críticos associados às fragilidades do processo foram identificados e organizados. Em seguida, aplicou-se o Diagrama de Ishikawa, ou Diagrama de Causa e Efeito, para estruturar a identificação das causas-raiz dos atrasos e inconsistências na qualidade das revisões, agrupando-as em categorias como métodos, pessoas e ferramentas.

Na sequência da análise de causa raiz, a ferramenta 5W2H foi empregada para o planejamento e a estruturação de ações de melhoria. O método 5W2H consiste em responder a sete questões fundamentais: What (o que será feito), Why (por que será feito), Where (onde será aplicado), When (quando será implementado), Who (quem será responsável), How (como será feito) e How much (quanto custará). As ações foram detalhadas considerando sua aplicabilidade no contexto organizacional, os responsáveis envolvidos e os recursos necessários, organizadas em formato tabular para clareza e facilidade de acompanhamento.

Os procedimentos éticos foram conduzidos em conformidade com as diretrizes aplicáveis a pesquisas em contextos organizacionais. O estudo foi dispensado de apreciação pelo sistema CEP/CONEP, conforme o Formulário de Dispensa de Ética [FDE] emitido pela ESALQ/USP, devido à natureza aplicada da pesquisa, à ausência de coleta de dados sensíveis e à participação exclusiva de profissionais adultos. Todos os participantes foram devidamente informados sobre os objetivos da pesquisa e manifestaram seu consentimento livre e esclarecido por meio da assinatura de um Termo de Consentimento Livre e Esclarecido [TCLE].

Apesar da consistência dos achados, o estudo apresenta algumas limitações metodológicas. O tamanho da amostra (n = 30), embora adequado para análises descritivas, restringe a generalização dos resultados para outros contextos organizacionais ou instituições de ensino de idiomas. Adicionalmente, a amostra foi composta majoritariamente por professores experientes e especializados, o que pode introduzir um viés de percepção, pois esses profissionais tendem a avaliar processos com base em práticas já consolidadas, potencialmente subestimando falhas estruturais. O uso de dados autorrelatados via escala Likert também está sujeito a vieses de interpretação individual e desejabilidade social.

3. Resultados e Discussão

A análise do desempenho do cronograma, com um recorte temporal em dezembro de 2025, revelou uma ocorrência sistemática de atrasos na etapa de revisão de textos em alemão, um achado que sublinha fragilidades significativas no gerenciamento do tempo. Conforme apresentado na Tabela 2, a maioria dos documentos analisados demonstrou uma duração real superior à duração planejada, indicando desvios consistentes e recorrentes. Dos dez documentos examinados, nove foram concluídos com atraso, e um sequer foi finalizado dentro do período de análise, o que representa uma falha crítica na aderência ao cronograma. Os desvios observados, que variaram entre 4 e 6 dias, sugerem um padrão de atraso relativamente homogêneo, mas persistente, em diversas atividades.

Tabela 2. Desempenho do cronograma da revisão (idioma alemão)

Documento	Início Planejado	Fim Planejado	Início Real	Fim Real	Duração Planejada (dias)	Duração Real (dias)	Desvio (dias)
Documento 1	01/12	03/12	01/12	08/12	3	8	+5
Documento 2	02/12	05/12	03/12	10/12	4	8	+4
Documento 3	03/12	06/12	12/12	12/12	4	9	+5
Documento 4	06/12	12/12	05/12	11/12	3	7	+4
Documento 5	05/12	07/12	05/12	07/12	3	3	0
Documento 6	06/12	08/12	07/12	13/12	3	7	+4
Documento 7	07/12	09/12	08/12	15/12	3	8	+5
Documento 8	08/12	10/12	09/12	17/12	3	9	+6
Documento 9	09/12	11/12	10/12	18/12	3	9	+6
Documento 10	10/12	12/12	11/12	Não entregue	3

Fonte: Resultados originais da pesquisa

Em termos agregados, o atraso médio por documento foi de aproximadamente 4,9 dias, resultando em um atraso total acumulado superior a 40 dias. Este desempenho não apenas aponta para atrasos pontuais, mas para uma deficiência sistêmica na gestão do cronograma, caracterizada por uma baixa aderência ao planejamento inicial. A literatura de gestão de projetos, como o guia do Project Management Institute (PMI, 2021), enfatiza que o gerenciamento eficaz do cronograma transcende a mera elaboração de um plano; ele exige monitoramento contínuo, controle rigoroso e a capacidade de implementar ações corretivas proativas. No contexto estudado, a ausência de mecanismos estruturados de acompanhamento e controle parece ter contribuído para a ampliação progressiva desses desvios. Atrasos no início das atividades, observados em vários documentos, agravaram o problema, criando um efeito cascata que comprometeu a sincronização e a coordenação das etapas subsequentes. Este cenário de baixa previsibilidade e controle limitado reflete lacunas substanciais no gerenciamento do tempo e na coordenação das atividades, corroborando a necessidade de uma abordagem mais robusta e integrada, conforme sugerido por Kim et al. (2022), que destacam a importância de estratégias sustentáveis para o sucesso de projetos, focando na gestão de custos e cronogramas. A falta de um planejamento que considere a disponibilidade real dos recursos e a variabilidade na execução, como apontado por Latorraca (2023), é um fator crítico que se manifesta nos atrasos recorrentes. A não conclusão do Documento 10, por exemplo, é um sintoma claro de baixa maturidade nos processos de controle, onde a identificação precoce de desvios e a adoção de medidas mitigadoras são essenciais para evitar impactos mais severos.

A caracterização dos respondentes, conforme detalhado na Tabela 3, oferece um panorama relevante sobre o perfil dos profissionais envolvidos no processo de revisão de textos em alemão. A amostra de 30 participantes, majoritariamente composta por professores (80%, 24 participantes), com uma parcela menor de coordenadores (13,3%, 4 participantes) e outros profissionais (6,7%, 2 participantes), demonstra que a pesquisa captou as percepções de indivíduos diretamente engajados nas atividades pedagógicas e de revisão.

Tabela 3. Caracterização dos Respondentes

Questão	Alternativa	Frequência (n)	Frequência (%)
Qual é sua função principal na instituição?	Professor(a)	24	80,0%
	Coordenador(a)	4	13,3%
	Outro	2	6,7%
Há quanto tempo você atua como professor(a) de alemão?	Menos de 1 ano	2	6,7%
	1 a 3 anos	3	10,0%
	4 a 7 anos	7	23,3%
	Mais de 7 anos	18	60,0%
Você já participou de atividades de revisão de conteúdo traduzido?	Sim	27	90,0%
	Não	3	10,0%
Com que frequência você participa de atividades com prazo definido?	Raramente	2	6,7%
	Ocasionalmente	7	23,3%
	Frequentemente	12	40,0%
	Sempre	9	30,0%
Você costuma conciliar essa atividade com outras demandas profissionais?	Sim	25	83,3%
	Não	5	16,7%

Fonte: Resultados originais da pesquisa

A predominância de professores na amostra confere alta confiabilidade às percepções sobre os processos analisados, uma vez que esses profissionais vivenciam as práticas de revisão no dia a dia. No entanto, essa homogeneidade pode, paradoxalmente, limitar a identificação de lacunas formativas ou dificuldades iniciais, pois o grupo tende a refletir uma visão já adaptada às exigências da atividade (Prieto Ramos et al., 2024). Em relação ao tempo de atuação, 60% dos respondentes possuem mais de 7 anos de experiência, e 23,3% atuam entre 4 e 7 anos. Este elevado nível de maturidade técnica e domínio do idioma é um ponto forte para a qualidade linguística das revisões, mas, como observado por Strandvik (2025), profissionais mais experientes podem apresentar resistência à padronização de processos ou à adoção de novas ferramentas, confiando em métodos próprios consolidados. Essa potencial resistência pode ser um obstáculo à implementação de melhorias estruturais, exigindo estratégias de gestão da mudança que valorizem a experiência, mas também promovam a inovação.

A participação em atividades de revisão de conteúdo traduzido é alta, com 90% dos respondentes afirmando já ter atuado nesse tipo de tarefa, o que reforça a adequação da amostra ao contexto investigado. A frequência de participação em atividades com prazo definido também é elevada, com 70% dos respondentes indicando participação frequente ou sempre. Esse ambiente de trabalho orientado por prazos, comum em revisões linguísticas para demandas externas, pode, contudo, impactar a qualidade das entregas. A pressão por prazos tende a reduzir o tempo disponível para revisões aprofundadas, comprometendo aspectos como estilo, fluidez e adequação cultural (Regauer et al., 2021). A conciliação de atividades de revisão com outras demandas profissionais, relatada por 83,3% dos participantes, é um achado particularmente crítico. Essa sobrecarga de trabalho pode gerar dispersão de foco, aumentar o risco de erros e reduzir a padronização dos processos, especialmente na ausência de ferramentas estruturadas de gestão de tarefas ou controle de qualidade (Mizowaki et al., 2023). A implicação prática é que a instituição precisa revisar a alocação de recursos e a carga de trabalho, considerando a capacidade real dos profissionais para evitar a exaustão e garantir a qualidade das revisões.

A análise do planejamento do cronograma, embora sem a inclusão da Tabela 8, revelou que 73,3% dos participantes percebem clareza na definição de prazos antes do início das atividades. Este dado inicial é positivo, indicando uma preocupação com o alinhamento temporal das demandas, fundamental para atividades de revisão linguística. No entanto, a clareza inicial não se traduz necessariamente em efetividade ao longo da execução, especialmente em ambientes com alta variabilidade de demanda e dependência de múltiplos revisores (Dong et al., 2025). A literatura de gestão de projetos (PMI, 2021) reforça que o planejamento deve ser um processo dinâmico, capaz de se adaptar a mudanças, e não apenas uma etapa estática de definição de metas. A percepção de que as atividades são planejadas considerando a complexidade do conteúdo foi compartilhada por 66,7% dos respondentes. Embora isso demonstre um reconhecimento da importância da complexidade, o percentual restante sugere a ausência de critérios estruturados para classificação e dimensionamento das tarefas. A não consideração sistemática da complexidade pode levar a um subdimensionamento do esforço, impactando a qualidade da revisão e aumentando a probabilidade de retrabalho (Latorraca, 2023; Nilsen et al., 2020). A implicação é a necessidade de desenvolver um modelo formal de avaliação da complexidade textual para otimizar a alocação de tempo e recursos.

Um dos pontos mais frágeis no planejamento é a adequação do tempo disponível para execução das tarefas, com apenas 56,7% dos respondentes concordando que o tempo é suficiente. Esse desalinhamento entre planejamento e capacidade real de execução é crítico, pois a limitação de tempo compromete a atenção necessária para revisões de alta qualidade, podendo resultar em superficialidade e inconsistências linguísticas (Nilsen et al., 2020). A clareza sobre a ordem e sequência das atividades, com 63,3% de concordância, indica um nível moderado de organização dos fluxos de trabalho. Contudo, a parcela que percebe falhas nesse alinhamento pode gerar retrabalho e atrasos, especialmente em processos com múltiplos profissionais (Noeske et al., 2024). As expectativas sobre prazos e entregas foram consideradas bem definidas por 70% dos respondentes, mas essa clareza não se alinha com a percepção de tempo adequado, sugerindo que o planejamento pode estar mais focado em metas do que na capacidade operacional. O resultado mais crítico deste bloco é que apenas 53,3% dos respondentes indicaram que os prazos consideram a disponibilidade real dos professores. Desconsiderar a carga de trabalho dos profissionais, especialmente em um ambiente onde 83,3% conciliam múltiplas funções, leva à sobrecarga, redução da produtividade e queda na qualidade (PMI, 2021). A adoção de práticas estruturadas de balanceamento de capacidade e priorização de demandas é essencial.

No que tange ao monitoramento e controle, cujos dados foram extraídos da Tabela 9, o acompanhamento do andamento das atividades foi percebido como consistente por 76,7% dos participantes. Embora esse esforço seja fundamental em atividades que exigem precisão, o simples acompanhamento não garante efetividade no controle sem indicadores claros de desempenho ou ferramentas estruturadas (Noeske et al., 2024). A existência de mecanismos para identificar atrasos foi concordada por 66,7% dos respondentes, mas a presença de 33,3% de respostas neutras ou negativas indica fragilidade na padronização. A ausência de ferramentas formais de controle de tarefas pode levar à identificação reativa de atrasos, comprometendo a capacidade de resposta (Clemente et al., 2023). Quando ocorrem atrasos, 63,3% afirmaram que ações corretivas são tomadas, mas a inconsistência percebida por uma parcela significativa sugere que essas ações são pontuais e não estruturadas, limitando a aprendizagem organizacional (Fischer et al., 2024).

A comunicação sobre o status das atividades, com 70% de concordância, indica um fluxo de informações relativamente estabelecido, mas a comunicação informal ou descentralizada pode reduzir a rastreabilidade e dificultar a tomada de decisão baseada em dados consolidados (Fischer et al., 2024). A visibilidade do progresso das tarefas, com apenas 60% de concordância, é um ponto de atenção, sugerindo a ausência de ferramentas compartilhadas ou sistemas de acompanhamento em tempo real. A baixa transparência compromete a coordenação e aumenta o risco de atrasos não identificados (Kim et al., 2022). O ajuste de prazos diante de mudanças, com 56,7% de concordância, é o resultado mais crítico deste bloco, indicando um processo de adaptação do cronograma pouco estruturado. Em um ambiente dinâmico como o de revisão de textos, a ausência de revisão sistemática dos prazos representa um risco direto à qualidade e confiabilidade das entregas (Van Egdom et al., 2024). Esses resultados reforçam a necessidade de fortalecer as práticas de controle integrado de mudanças, alinhadas às diretrizes do PMI, com foco em maior flexibilidade e capacidade de resposta.

A análise da comunicação e coordenação, com base nos dados da Tabela 10, revelou que a clareza das instruções para realização das atividades é um ponto forte, com 80% dos participantes indicando concordância. Esse esforço inicial na definição de orientações é crucial para atividades que exigem precisão linguística e padronização. No entanto, a clareza inicial não garante a continuidade da qualidade comunicacional ao longo do processo, especialmente sem mecanismos formais de validação do entendimento (Muszyńska et al., 2019). A oportunidade de tirar dúvidas antes do início das tarefas foi concordada por 73,3% dos respondentes, um resultado positivo para reduzir incertezas e retrabalho. Contudo, essa oportunidade pode ser informal e dependente da iniciativa individual, comprometendo a padronização (Andersson, 2025).

A comunicação entre os envolvidos foi considerada eficiente por 66,7% dos participantes, indicando um desempenho intermediário. A presença de 33,3% de respostas neutras ou negativas sugere ruídos na transmissão de informações, falhas na centralização dos canais ou ausência de ferramentas integradas, impactando a coordenação (Fischer et al., 2024). O alinhamento entre os participantes sobre expectativas e prazos, com 63,3% de concordância, mostra um nível moderado de convergência. A falta de alinhamento pode gerar interpretações divergentes e aumentar o risco de atrasos (Himanen et al., 2023). A comunicação rápida de problemas durante a execução, com 70% de concordância, é relevante para mitigar impactos negativos, mas a ausência de total aderência pode indicar que nem todos os problemas são comunicados tempestivamente, possivelmente por falta de canais formais ou cultura organizacional (Vardaro et al., 2019). Por fim, a interação entre os participantes ao longo do trabalho, com 60% de concordância, é um dos pontos mais frágeis, sugerindo comunicação pontual e não contínua. A limitação na interação compromete a integração, reduz a colaboração e pode resultar em revisões menos alinhadas (York et al., 2025). Esses resultados indicam lacunas na integração, padronização e continuidade dos fluxos comunicacionais, reforçando a necessidade de práticas mais estruturadas de comunicação e coordenação, alinhadas às diretrizes do PMI (2021).

A partir da análise integrada dos blocos de Planejamento do Cronograma, Monitoramento e Controle, e Comunicação e Coordenação, foi possível estruturar uma análise de causa raiz por meio do Diagrama de Ishikawa, que considerou como problema central os atrasos e inconsistências na qualidade das revisões de textos em alemão. Os resultados indicam que, apesar de práticas iniciais estruturadas, como a definição de prazos (73,3%) e a clareza das instruções (80%), há fragilidades ao longo da execução que comprometem a eficiência do processo como um todo.

Figura 1. Análise integrada das causas dos atrasos na revisão de textos em alemão

Fonte: Resultados originais da pesquisa

No eixo “Métodos (Processos)”, observam-se falhas relacionadas à ausência de padronização no planejamento e controle das atividades. Embora 66,7% dos respondentes considerem a complexidade do conteúdo, a inconsistência na aplicação desse critério sugere a falta de um modelo formal para classificação e dimensionamento das tarefas. Além disso, apenas 56,7% consideram o tempo adequado, evidenciando um planejamento pouco aderente à realidade operacional. Esse planejamento inadequado amplifica as limitações de recursos humanos e dificulta o controle, conforme a literatura que aponta a necessidade de processos bem definidos para garantir a qualidade e o prazo de entrega (Noeske et al., 2024; Van Egdom et al., 2024).

No eixo “Mão de Obra (Pessoas)”, a sobrecarga dos profissionais é um fator contribuinte crucial. Com 83,3% dos professores conciliando a revisão com outras demandas, a disponibilidade real é impactada, mas considerada no planejamento por apenas 53,3% dos respondentes. Essa condição não só compromete a execução, mas também reduz a eficácia do monitoramento, pois os atrasos são vistos como inevitáveis, não como desvios controláveis (Latorraca, 2023; Prieto Ramos et al., 2024). A implicação é que a gestão deve implementar um sistema de balanceamento de carga de trabalho e priorização de tarefas que reflita a capacidade real dos revisores, evitando a exaustão e garantindo a qualidade.

No eixo “Máquinas (Ferramentas e Sistemas)”, os resultados indicam limitações na visibilidade e no acompanhamento das atividades. A baixa transparência do progresso (60%) e a identificação parcial de atrasos (66,7%) demonstram que a ausência de sistemas integrados contribui para um controle reativo. A falta de ferramentas adequadas impede a aplicação consistente de processos e a geração de indicadores confiáveis para tomada de decisão (Nilsen et al., 2020). Isso reforça a necessidade de investir em plataformas ou sistemas que permitam o monitoramento em tempo real e a centralização das informações, facilitando a identificação precoce de desvios e a implementação de ações corretivas.

No eixo “Medidas (Indicadores e Controle)”, embora o acompanhamento das atividades seja percebido por 76,7% dos respondentes, apenas 63,3% identificam ações corretivas consistentes. Esse desalinhamento evidencia que o monitoramento não se traduz em controle efetivo, indicando uma fragilidade estrutural na transformação de dados em decisão. A ausência de padronização dos processos e a limitação das ferramentas reforçam a interdependência entre os eixos analisados (Prieto Ramos et al., 2024). A gestão precisa desenvolver métricas claras e um sistema de relatórios que transforme dados de acompanhamento em informações acionáveis, permitindo uma gestão proativa e baseada em evidências.

No eixo “Meio Ambiente (Contexto de Trabalho)”, a pressão por prazos e a variabilidade das demandas intensificam os efeitos das fragilidades estruturais. A necessidade de cumprir prazos em um cenário de múltiplas responsabilidades e baixa integração entre os envolvidos cria um ambiente propenso a atrasos recorrentes. Esse contexto atua como fator amplificador, potencializando falhas já existentes nos processos, no controle e na comunicação. A comunicação deficiente, com 60% de interação pontual, agrava a situação, dificultando a colaboração e a construção de soluções conjuntas (York et al., 2025). A organização deve fomentar uma cultura de comunicação aberta e contínua, utilizando canais formais e informais para garantir que todos os envolvidos estejam alinhados e informados.

Por fim, no eixo “Gestão (Coordenação e Integração)”, identificam-se lacunas no alinhamento entre planejamento, execução e controle. Embora 70% dos respondentes indiquem que as expectativas sobre prazos são bem definidas, apenas 56,7% percebem ajustes diante de mudanças, evidenciando baixa adaptabilidade do sistema. Essa limitação compromete a capacidade de resposta do processo e reforça o caráter reativo da gestão, especialmente quando associada à ausência de integração entre informações e decisões. De forma integrada, observa-se que as causas estruturais, como a ausência de padronização, a limitação na consideração da capacidade operacional e a fragilidade nos mecanismos de controle, predominam sobre as causas operacionais. Os fatores ligados às pessoas e ao ambiente atuam como elementos intensificadores, mas não como origem principal dos problemas. Assim, os atrasos não decorrem de falhas pontuais, mas de um sistema de gestão ainda pouco estruturado, no qual as limitações nos métodos, controle e integração comprometem a previsibilidade e a eficiência do processo como um todo.

A partir dos achados identificados na análise integrada, foi estruturado um plano de ação utilizando a ferramenta 5W2H, com foco na mitigação dos atrasos e na melhoria da qualidade das revisões de textos em alemão. As ações foram priorizadas com base na relação entre impacto esperado e esforço de implementação, distinguindo iniciativas críticas das complementares. As ações relacionadas ao planejamento e controle foram classificadas como de alta prioridade, por atuarem diretamente nas causas estruturais dos atrasos, enquanto as ações relacionadas à comunicação e padronização foram classificadas como de média prioridade, por apresentarem caráter de suporte e sustentação do processo.

Tabela 4. Plano de Ação 5W2H com Priorização (Impacto × Esforço)

What	Why	Where	When	Who	How	How Much	Prioridade
Estruturar modelo padronizado de planejamento	Alinhar prazos à complexidade (56,7% planejamento inadequado)	Início do processo	Curto prazo	Coordenação	Critérios de complexidade e tempo	Baixo	Alta
Implementar controle sistemático	Melhorar identificação de atrasos	Execução	Curto prazo	Coordenação + professores	Planilhas / sistemas de acompanhamento	Baixo	Alta
Formalizar ajuste de prazos	Aumentar flexibilidade (56,7% baixo ajuste)	Execução	Curto prazo	Coordenação	Rotinas de replanejamento	Baixo	Alta
Melhorar visibilidade do progresso	Aumentar transparência (60%)	Todo o fluxo	Curto prazo	Coordenação + professores	Dashboards simples	Baixo	Alta
Balancear carga de trabalho	Reduzir sobrecarga (83,3%)	Planejamento	Médio prazo	Coordenação	Redistribuição por disponibilidade	Baixo	Alta
Estruturar comunicação formal	Reduzir ruídos	Execução	Curto prazo	Coordenação	Padronização de canais	Baixo	Média
Criar alinhamento prévio	Reduzir retrabalho	Início	Curto prazo	Coordenação + professores	Briefings rápidos	Baixo	Média
Desenvolver checklists	Padronizar qualidade	Execução	Curto prazo	Professores + coordenação	Listas de verificação	Baixo	Média

Fonte: Resultados originais da pesquisa

No eixo “What”, as ações de maior prioridade concentram-se na estruturação do planejamento e no fortalecimento do controle das atividades, evidenciando que as principais fragilidades do processo são de natureza estrutural. Isso inclui “Estruturar modelo padronizado de planejamento” e “Implementar controle sistemático”. No eixo “Why”, a priorização reforça que os fatores críticos estão diretamente relacionados à inadequação dos prazos à capacidade operacional e à ausência de mecanismos consistentes de acompanhamento, como “Alinhar prazos à complexidade” e “Melhorar identificação de atrasos”. A literatura de gestão de projetos (PMI, 2021) corrobora que a padronização e o controle são pilares para a previsibilidade e eficiência.

No eixo “When”, a maioria das ações de alta prioridade pode ser implementada no curto prazo, com baixo esforço e alto impacto, caracterizando um conjunto de melhorias rápidas (quick wins). Isso é crucial para demonstrar valor e engajar a equipe. Ações de média prioridade, como “Estruturar comunicação formal” e “Desenvolver checklists”, atuam como suporte à consolidação do processo, contribuindo para sua estabilidade ao longo do tempo. No eixo “How”, destaca-se que todas as ações apresentam baixo custo financeiro, o que reforça a viabilidade da implementação. Entretanto, o impacto organizacional varia, sendo mais elevado nas ações relacionadas ao planejamento e controle, que atuam diretamente nas causas estruturais dos atrasos. A implementação de planilhas de acompanhamento, rotinas de replanejamento e dashboards simples são exemplos de como as ferramentas de gestão de projetos podem ser aplicadas de forma prática e acessível para resolver problemas complexos (Clemente et al., 2023; Dasović et al., 2020).

De forma integrada, as ações de alta prioridade estão associadas à reorganização do processo e à melhoria da previsibilidade, enquanto as de média prioridade contribuem para o fortalecimento da comunicação e padronização. Esse resultado reforça que a mitigação dos atrasos depende, prioritariamente, de intervenções estruturais, sendo as ações operacionais complementares para sustentação das melhorias ao longo do tempo. A adoção de um plano 5W2H permite uma abordagem sistemática e detalhada para a implementação dessas melhorias, garantindo que cada ação tenha um propósito claro, responsáveis definidos e prazos estabelecidos, o que é fundamental para a gestão eficaz de projetos (Piltz et al., 2026).

Como síntese final dos achados, observa-se que os principais problemas identificados no processo estão relacionados ao desalinhamento entre prazos e capacidade operacional dos professores, à baixa visibilidade do progresso das atividades e à sobrecarga decorrente da conciliação com múltiplas demandas. Esses fatores, de forma integrada, comprometem a previsibilidade e a eficiência das entregas.

Figura 2. Síntese dos principais problemas e soluções na gestão de demandas e capacidade operacional

Fonte: Resultados originais da pesquisa

Em contrapartida, as soluções propostas concentram-se na padronização dos processos de planejamento, no fortalecimento dos mecanismos de controle das atividades e na melhoria da comunicação entre os envolvidos. De maneira geral, essa relação entre problemas e soluções evidencia que as fragilidades identificadas possuem natureza predominantemente estrutural, exigindo intervenções organizadas e integradas para promover maior consistência e desempenho no processo de revisão. A Figura 2 ilustra essa relação, destacando que o desalinhamento entre prazo e capacidade, a baixa visibilidade e a sobrecarga são os problemas centrais, e as soluções propostas (padronização, controle e comunicação) visam atacar essas causas-raiz de forma sistêmica. A implementação dessas soluções, conforme discutido na literatura (Regmi et al., 2010; Strandvik, 2025), pode levar a um ambiente de trabalho mais eficiente, com redução de retrabalho, maior controle sobre prazos e melhoria consistente na qualidade das revisões realizadas.

Apesar da consistência dos achados, o estudo apresenta limitações que devem ser consideradas na interpretação dos resultados. O tamanho da amostra (n = 30), embora adequado para análises descritivas, restringe a generalização dos resultados para outros contextos organizacionais ou instituições de ensino de idiomas. Adicionalmente, a amostra é composta majoritariamente por professores experientes e especializados, o que pode introduzir viés de percepção, uma vez que esses profissionais tendem a avaliar os processos com base em práticas já consolidadas, podendo subestimar falhas estruturais (Strandvik, 2025). O uso de dados autorrelatados via escala Likert também está sujeito a interpretações individuais e possíveis vieses, como desejabilidade social ou tendência à concordância. Por fim, o estudo concentra-se em uma única organização, o que caracteriza um recorte específico e limita a comparação com diferentes modelos de gestão adotados em outras instituições.

4. Conclusão

Conclui-se que o objetivo foi atingido, pois o estudo analisou as práticas de planejamento, monitoramento e comunicação na revisão de textos em língua alemã, identificando fragilidades e propondo ações de melhoria. A pesquisa revelou atrasos sistemáticos, desalinhamento entre prazos e capacidade operacional devido à sobrecarga dos profissionais, e baixa visibilidade do progresso. As causas-raiz foram predominantemente estruturais, como a falta de padronização e controle, amplificadas por fatores humanos e contextuais. Em resposta, foi elaborado um plano de ação 5W2H focado na padronização do planejamento, no controle sistemático e na melhoria da comunicação, visando maior previsibilidade e qualidade das entregas.

Apesar da consistência dos achados, o estudo possui limitações. A amostra de 30 participantes, majoritariamente professores experientes, restringe a generalização e pode introduzir viés de percepção. Além disso, os dados autorrelatados via escala Likert estão sujeitos a interpretações individuais, e o foco em uma única organização limita comparações. Para estudos futuros, sugere-se ampliar a amostra e sua diversidade, empregar métodos complementares como entrevistas e observação direta, e investigar a aplicação prática das ações propostas, avaliando seus impactos em indicadores de desempenho e a integração de ferramentas digitais de gestão.

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Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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