Resumo Executivo

Maysa Damante Travain; Lorena Hernández Mastrapa

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

A eficiência da comunicação nas organizações contemporâneas atua como o pilar central para a manutenção da integridade de projetos complexos, garantindo que o fluxo de informações entre os diversos stakeholders ocorra de maneira fluida e precisa. No âmbito do gerenciamento de projetos, a articulação entre as partes interessadas define o sucesso ou o fracasso do cumprimento das restrições fundamentais de escopo, custo e prazo. Conforme apontam Carvalho e Rabechini (2011), o investimento em técnicas de gerenciamento é uma resposta direta à necessidade de aproveitar oportunidades de crescimento em mercados altamente competitivos, onde a agilidade na resposta às demandas dos clientes se torna um diferencial estratégico. A gestão eficaz assegura que os resultados entregues estejam rigorosamente alinhados às expectativas, exigindo um monitoramento constante e o controle rigoroso dos recursos disponíveis. A comunicação assertiva surge, portanto, não apenas como uma ferramenta de suporte, mas como um elemento crítico que impacta diretamente a avaliação de riscos e a viabilidade financeira das operações (Campos, 2009).

O engajamento com os stakeholders representa a maior parte do esforço despendido em um projeto. Esses indivíduos ou organizações, que possuem o poder de influenciar ou ser impactados pelas decisões do projeto, incluem desde a equipe interna até parceiros externos, como arquitetos, engenheiros e o consumidor final. A dinâmica dessa interação é complexa, pois as partes interessadas podem alterar o escopo ao adicionar ou remover requisitos, influenciar o cronograma por meio de feedbacks que aceleram ou retardam as entregas, e modificar a estrutura de custos ao sugerir alterações orçamentárias (PMI, 2021). Para mitigar ruídos, o gerenciamento de comunicações deve focar na escolha criteriosa de tecnologias e artefatos, priorizando a clareza dos objetivos e a compreensão técnica do destinatário. É imperativo que a mensagem seja transmitida pelo canal adequado e que o receptor a compreenda integralmente, evitando que falhas de interpretação resultem em retrabalhos e custos adicionais (PMI, 2017; Molena, 2010).

A fundamentação teórica que sustenta a otimização de processos comunicativos frequentemente recorre a metodologias de melhoria contínua. O ciclo PDCA, composto pelas etapas de planejar, executar, verificar e agir, oferece uma estrutura sistemática para avaliar a qualidade dos processos empregados e identificar falhas de maneira precoce (Pinto, 2022). Ao aplicar essa metodologia, busca-se não apenas a correção de problemas pontuais, mas o aprimoramento sustentável da performance organizacional (Campos, 2014). No contexto de uma empresa que atende o setor supermercadista em todo o território nacional, produzindo layouts e peças de comunicação visual, a precisão na troca de informações técnicas é vital. O fluxo operacional, que se inicia no atendimento comercial e transita pelo setor de layout até chegar ao Project Management Officer (PMO), depende da validação de dados específicos que serão inseridos na produção final. Qualquer atraso nessa cadeia de custódia da informação compromete a instalação e a inauguração das unidades comerciais.

A metodologia adotada para enfrentar os desafios de comunicação nesta organização classifica-se como descritiva e qualitativa, utilizando a abordagem da pesquisa-ação. Este método exige a participação ativa dos colaboradores e clientes na identificação de problemas e na implementação de soluções, garantindo que as ferramentas desenvolvidas sejam aderentes à realidade operacional (Tripp, 2005). A pesquisa-ação permite que o diagnóstico seja feito a partir da vivência prática, transformando a observação em intervenção direta. Para a interpretação dos dados, não se utilizam apenas métricas estatísticas frias, mas uma análise profunda das necessidades dos usuários e das barreiras técnicas encontradas no cotidiano (Zanella, 2013). A estrutura da investigação foi dividida em três fases principais: o levantamento e diagnóstico do problema, o desenvolvimento de ferramentas alternativas e, por fim, os testes e a implementação das melhorias baseadas em evidências (Cabral e Baggi, 2019; Silva e Sartori, 2014).

No diagnóstico inicial, realizado na fase de planejamento, identificou-se que a utilização de planilhas eletrônicas para a coleta de informações técnicas apresentava uma ineficiência crítica. A análise de registros internos revelou que apenas 38% das respostas dos clientes eram recebidas dentro do prazo estipulado, enquanto 62% sofriam atrasos significativos ou sequer eram retornadas. As dificuldades relatadas pelos clientes concentravam-se na falta de familiaridade com o software de planilhas, na impossibilidade de preenchimento via dispositivos móveis e na ausência de instruções didáticas. Além disso, a equipe interna de projetos apontou que a principal dúvida dos clientes residia na quantidade de placas prevista no orçamento, o que levava ao preenchimento de quantidades excedentes e gerava impasses financeiros e operacionais. Esse cenário de incerteza demandava uma reformulação completa da interface de comunicação, priorizando a acessibilidade e a clareza visual (Campos, 2014).

O desenvolvimento da nova ferramenta focou em requisitos de usabilidade, como layout responsivo e linguagem objetiva. Foram selecionadas duas plataformas para a criação de formulários digitais: Google Forms e Tally. O objetivo era comparar qual delas ofereceria melhores recursos de personalização e integração. Os requisitos estabelecidos incluíam a possibilidade de anexar imagens ilustrativas de cada modelo de placa, detalhando dimensões, formas de fixação e características técnicas, como a indicação de face única ou dupla. Além disso, era necessário um campo para que o cliente selecionasse textos pré-definidos e indicasse as quantidades desejadas de forma intuitiva, respeitando o limite máximo contratado no orçamento original. A intenção era transformar um processo burocrático em uma experiência guiada, reduzindo a carga cognitiva do usuário e minimizando a ocorrência de erros de preenchimento.

Na fase de testes e implementação, os formulários foram enviados a grupos distintos de clientes com inaugurações previstas para o período entre abril e setembro de 2025. A aplicação experimental permitiu coletar feedbacks qualitativos sobre a clareza das informações e a facilidade de navegação (Tripp, 2005). Os dados coletados foram processados no software Power BI, permitindo uma visualização comparativa do desempenho de cada plataforma. No caso do Google Forms, embora a ferramenta seja amplamente conhecida por sua simplicidade, foram identificadas limitações funcionais severas, especialmente na seleção de quantidades. A solução paliativa de criar campos com opções de zero a cinco mostrou-se limitada, e a equipe de projeto relatou dificuldades na análise do relatório de respostas, que apresentava os dados de forma desorganizada e visualmente extensa, prejudicando a agilidade no encaminhamento para a produção.

Em contrapartida, a plataforma Tally apresentou resultados superiores em diversos indicadores. Sua interface moderna e intuitiva permitiu uma estrutura mais enxuta e funcional. A ferramenta possibilitou a integração direta com plataformas de gestão de projetos, como o Notion, e o envio automático de relatórios detalhados por e-mail. Durante os testes iniciais com oito lojistas, a clareza nas instruções, a facilidade de preenchimento e a navegação receberam 100% de avaliações positivas. O tempo médio de conclusão variou entre cinco e 10 minutos, o que evidenciou uma agilidade considerável no processo. A capacidade de retornar os dados de forma organizada facilitou o arquivamento e o acompanhamento pela equipe interna, eliminando o gargalo de interpretação que existia na ferramenta anterior.

A segunda etapa da pesquisa consolidou a escolha pela plataforma Tally, aplicando o formulário em 14 unidades produtivas. Os resultados foram expressivos: obteve-se o retorno de 12 questionários dentro do prazo estipulado, elevando a taxa de resposta para aproximadamente 86%. Esse aumento, quando comparado aos 38% registrados anteriormente com o uso de planilhas de Excel, demonstra o impacto direto da escolha da tecnologia de comunicação na eficiência operacional. A análise detalhada dos feedbacks indicou que 83% dos usuários compreenderam perfeitamente as instruções, embora dois clientes tenham atribuído notas inferiores, sugerindo que ainda há espaço para ajustes finos no layout. A facilidade de navegação foi o quesito com melhor desempenho, alcançando 92% de aprovação, o que confirma a eficácia da plataforma em múltiplos dispositivos, como celulares e tablets.

A discussão dos resultados revela que a compreensão das orientações impacta diretamente a experiência do usuário e, consequentemente, a pontualidade das respostas. Observou-se que 58% dos clientes concluíram o preenchimento em menos de 10 minutos, enquanto 33% levaram um tempo superior, o que pode estar relacionado a dificuldades pontuais de interpretação ou à complexidade intrínseca de determinados pedidos. Esses dados reforçam a necessidade de revisões contínuas nas instruções fornecidas, buscando uma linguagem ainda mais acessível para o público leigo. A transição de um modelo de coleta de dados estático e complexo para um sistema interativo e responsivo não apenas otimizou o fluxo de informações, mas também reduziu o desgaste na relação entre a empresa e seus clientes, evitando cobranças extras por atrasos e garantindo que os materiais chegassem a tempo para as inaugurações das lojas.

A implicação prática deste estudo para a gestão de projetos é significativa. A redução drástica nos atrasos de resposta minimiza os riscos de descumprimento do cronograma de produção e instalação. Além disso, a precisão na coleta de dados evita o retrabalho causado por informações incorretas ou incompletas, o que se traduz em economia de recursos financeiros e humanos. A utilização de ferramentas que permitem a visualização clara do que foi contratado, comparando com o que está sendo solicitado pelo cliente no formulário, atua como um mecanismo de controle de escopo preventivo. Isso evita impasses comerciais no final do processo, uma vez que o cliente é guiado a selecionar apenas o que está previsto no orçamento, ou é alertado sobre a necessidade de um orçamento complementar de forma imediata.

As limitações observadas durante a pesquisa, como as avaliações menos favoráveis em pontos específicos de clareza, indicam que a ferramenta deve ser tratada como um organismo vivo, sujeito a atualizações constantes. Sugere-se para pesquisas futuras a investigação de como a automação total do fluxo, desde o preenchimento do formulário até a geração da ordem de produção, poderia reduzir ainda mais o tempo de ciclo do projeto. A integração de inteligência artificial para a validação automática de textos e imagens inseridos pelos clientes também se apresenta como um campo promissor para aumentar a assertividade da comunicação organizacional. A experiência demonstra que a tecnologia, quando bem aplicada e centrada no usuário, é capaz de romper barreiras históricas de ineficiência em processos tradicionais de engenharia e design.

A análise comparativa entre as plataformas Google Forms e Tally evidenciou que, embora ambas cumpram a função básica de coleta de dados, a experiência do usuário e a organização dos dados de saída são os fatores que determinam a adesão dos stakeholders. A plataforma Tally, por oferecer uma interface que se assemelha a um documento de texto interativo, reduziu a sensação de complexidade que as planilhas de Excel transmitiam. Esse fator psicológico é determinante para que o cliente não procrastine o preenchimento da pendência. A agilidade no retorno das informações permitiu que o setor de PMO da empresa objeto de estudo pudesse focar em atividades de maior valor agregado, como a análise de riscos e a medição técnica nas obras, em vez de despender tempo excessivo em cobranças de e-mails e correções de dados básicos.

A consolidação de uma taxa de 86% de respostas no prazo representa uma mudança de paradigma na cultura de comunicação da empresa. O sucesso da intervenção baseada na pesquisa-ação confirma que a solução para problemas operacionais complexos muitas vezes reside na simplificação das interfaces de contato com o cliente. A padronização das informações coletadas permitiu uma melhoria na qualidade final das placas informativas, uma vez que o risco de erros de digitação ou de interpretação de textos foi drasticamente reduzido. A organização agora possui um método validado e escalável, que pode ser aplicado a outros tipos de produtos e serviços oferecidos, fortalecendo sua posição no mercado de comunicação visual para o varejo.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que a comunicação organizacional com os clientes foi aprimorada por meio do desenvolvimento e implementação de uma ferramenta interativa e acessível. A substituição das planilhas de Excel pela plataforma Tally resultou em um aumento expressivo na taxa de respostas dentro do prazo, saltando de 38% para 86%, o que otimizou o fluxo de informações e garantiu maior assertividade nos processos produtivos. A metodologia de pesquisa-ação aliada ao ciclo PDCA permitiu identificar as falhas críticas e validar uma solução que atende tanto às necessidades técnicas da equipe interna quanto às expectativas de usabilidade dos clientes. Embora ajustes pontuais no layout e nas instruções ainda sejam necessários para maximizar a satisfação do usuário, a ferramenta consolidou-se como um elemento vital para a eficiência operacional e para o cumprimento das restrições de tempo e qualidade nos projetos da organização.

Referências Bibliográficas:

Cabral, S.M.; Baggi, C.A.S. 2019. Aplicação do PDCA e ferramentas de qualidade em uma indústria de biotecnologia. Trabalho de Conclusão de Curso de Pós-Graduação em Gestão de Projetos (MBA USP). Escola Superior de Agricultura “Luiz Queiroz” da Universidade de São Paulo, Piracicaba, SP, Brasil.

Campos, A.V. 2009. Avaliação do desempenho de projetos complexos: uma abordagem multidimensional. Dissertação (Mestrado). Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, São Paulo, SP, Brasil.

Campos, V.F. 2014. TQC – Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). 9ed. Editora Falconi. Nova Lima, MG, Brasil.

Carvalho, M.M; Rabechini Jr, R. 2011. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. 3ed. Atlas, São Paulo, SP, Brasil.

Molena, A. 2010. A comunicação na gestão de projetos. Trabalho de Conclusão de Curso de Pós-Graduação. Universidade Presbiteriana Mackenzie, São Paulo, SP, Brasil.

Pinto,F.R. 2022. Engenharia na Amazônia: conceitos, ferramentas e práticas. 1ed. Editora Amazônia et. al. Manaus, MA, Brasil. Disponível em: <https://publicacoes.even3.com.br/book/engenharia-na-amazonia-conceitos-ferramentas-e-praticas-563095>. Acesso em: 05 março 2025.

Project Managemet Institute [PMI]. 2017. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 6ed. Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA.

Project Managemet Institute [PMI]. 2021.Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 7ed. Project Management Institute, Newtown Square, PA, EUA.

Silva, P.M.; Sartori, M. 2014. A utilização prática do PDCA e das ferramentas da qualidade como provedoras intrínsecas para melhoria contínua nos processos produtivos em uma indústria têxtil. Organização sistêmica. 6 (3): 39-55.

Tripp, D. 2005. Pesquisa-ação: uma introdução metodológica. Educação e pesquisa 31(3): 443-466.

Zanella, L.C.H. 2013. Metodologia de Pesquisa. 2ed. Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, SC, Brasil.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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