Resumo Executivo

Anderson Igor de Jesus Liborio; Maria Júlia Xavier Belém

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

A padronização, o conhecimento e o monitoramento dos processos organizacionais proporcionam diferenciais competitivos significativos no cenário industrial contemporâneo. Entre os principais benefícios dessa estruturação, destaca-se a possibilidade de os envolvidos compreenderem melhor as atividades realizadas em seu ambiente de trabalho e suas interconexões, além de permitir que os gestores acompanhem os sistemas produtivos de maneira mais eficiente (Baldam, 2014). No contexto do Planejamento e Controle da Manutenção, esse acompanhamento torna-se ainda mais relevante, pois o setor desempenha um papel estratégico na gestão de ativos, sendo responsável pelas definições e implementações de estratégias que garantam a confiabilidade e disponibilidade dos equipamentos da organização. Essa atuação contribui diretamente para processos mais produtivos e lucrativos, promovendo um ambiente estável e seguro para a continuidade das operações (Teles, 2020).

A missão do planejamento, programação e controle de manutenção envolve desde o planejamento das atividades até a programação de sua execução, a gestão das partes interessadas, a mensuração e o controle de resultados, bem como a análise de dados para aprimoramento contínuo. Esse ciclo permite identificar oportunidades de melhoria e aumentar a produtividade das operações (Teles, 2020). O setor caracteriza-se pela documentação detalhada das atividades de manutenção, abrangendo procedimentos de segurança, escopo de atividades internas ou terceirizadas, detalhamento dos planos de manutenção, estimativa de duração e quantitativo de mão de obra. Essa documentação inclui ainda controles de apontamento que permitem a retroalimentação do processo e sua melhoria contínua. Além disso, são quantificados e identificados os recursos necessários para a execução das tarefas, como contratação de mão de obra especializada, aquisição de ferramentas, peças de reposição e demais insumos essenciais. Embora cada plano tenha abordagens específicas de gestão, programação e execução, o objetivo principal é garantir a disponibilidade e confiabilidade dos ativos (Oliveira, 2018).

No âmbito da programação da manutenção, destacam-se o cronograma semanal e o cronograma de paradas de manutenção, nos quais a gestão do tempo é considerada fundamental. A identificação do caminho crítico das atividades é uma etapa essencial, pois define o tempo total do projeto ou tarefa e permite compreender suas interações com outras atividades (PMI, 2021). A aplicação de conceitos e boas práticas de gerenciamento de projetos, como gestão de cronograma, controle de pendências e métodos visuais, tem o potencial de otimizar processos e aumentar a eficiência operacional dentro das organizações. Essas práticas, amplamente recomendadas, podem ser testadas na gestão de ativos, possibilitando o desenvolvimento de novos conceitos e metodologias para o setor. No contexto de manutenção, o termo backlog refere-se ao tempo necessário para que uma equipe conclua todos os serviços planejados em sua carteira (Viana, 2002).

Um projeto é definido como um esforço temporário, que conta com recursos limitados, destinado à criação de um serviço, produto ou resultado único (PMI, 2021). A abordagem preditiva pressupõe que a estrutura analítica do projeto, o custo e a duração sejam determinados nas fases iniciais do ciclo de vida e registrados em planos de trabalho, cronogramas e documentos utilizados para o gerenciamento ao longo de sua execução, controle e encerramento. Essa metodologia, fundamentada no guia de conhecimentos em gerenciamento de projetos, estabelece etapas interdependentes e sequenciais, garantindo um fluxo estruturado de desenvolvimento (PMI, 2021). Paralelamente, o Kanban surge como uma metodologia ágil de gestão visual de tarefas e processos, cujo termo de origem nipônica significa anotação visível ou sinal. Esse método de gerenciamento visual de fluxo de atividades tem como objetivo organizar eficientemente o sequenciamento e a execução das tarefas, reduzindo desperdícios e otimizando o controle do andamento das atividades (Agarwal, 2018). Sua aplicação mais comum ocorre por meio de quadros que classificam as ações conforme o status de andamento, permitindo uma visão holística do progresso operacional.

A necessidade de melhoria do desempenho nos processos de planejamento e controle visa a redução de lacunas operacionais. A aplicação de frameworks e boas práticas de gerenciamento de projetos recomendadas internacionalmente pode ser adaptada não apenas a projetos tradicionais, mas também a operações contínuas. Acredita-se que essa abordagem híbrida contribui para a construção e consolidação de um novo conceito de gestão, promovendo maior eficiência e efetividade na manutenção industrial. O foco central reside na análise da aplicabilidade desses métodos híbridos na gestão de cronograma para a gestão de ativos em empresas de grande porte, buscando identificar se a adoção dessas abordagens gera resultados positivos, como otimização de recursos e melhoria na previsibilidade das atividades.

A metodologia adotada classifica-se como uma pesquisa descritiva, fundamentada na análise de dados obtidos após a aplicação de variações em um processo já estabelecido. O objetivo primordial é a descrição das características de determinado fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis, permitindo identificar alterações de resultados com entradas diferentes (Gil, 2017). A observação sistemática foi utilizada como técnica padronizada de coleta de dados para análise, interpretação e obtenção dos resultados. Quanto à abordagem ao problema, realizou-se uma pesquisa mista, mesclando as perspectivas quantitativa e qualitativa. Inicialmente, conduziu-se a fase qualitativa para compreensão do fenômeno, seguida pela parte quantitativa, que requereu a quantificação dos dados e tabulação para análise estatística (Gil, 2017).

O delineamento da pesquisa configurou-se como um estudo de caso, permitindo o detalhado conhecimento dos objetos de estudo em seu contexto real. Essa abordagem é adequada para investigação de fenômenos cujos limites entre o objeto e o contexto não são facilmente percebidos (Gil, 2017). O estudo foi realizado em uma empresa privada de Santa Catarina, atuante no ramo de papel e celulose, que possui mais de 600 funcionários na unidade estudada e mais de 170 mil funcionários a nível global. A organização é estruturada em setores de manutenção, operação, logística, suprimentos, expedição e florestal. A investigação concentrou-se especificamente na divisão de planejamento e supervisão elétrica, focando na otimização do processo de gestão da programação e controle dos recursos.

Atualmente, as atividades de planejamento são realizadas com base nos conceitos fundamentais do setor, utilizando planilhas eletrônicas e módulos específicos de manutenção de planta e gestão de materiais de um sistema de gestão integrada. Esses módulos permitem que as ordens de manutenção gerem automaticamente as requisições dos materiais necessários. Apesar dessa estrutura, foram identificadas oportunidades de melhoria relacionadas à padronização e mensuração dos processos. A aplicação de métodos de gestão de projetos visou aprimorar o controle operacional existente por meio de etapas estruturadas. A primeira fase focou na gestão do cronograma, envolvendo a definição das atividades, sequenciamento com precedência, estimativa de durações, desenvolvimento do caminho crítico e monitoramento via curva S e índices de execução. A segunda fase consistiu na aplicação do Kanban, definindo ferramentas, formatos padrão, métricas de avaliação e intervalos de reuniões para atualização de status.

Na primeira fase, as cinco etapas do gerenciamento do cronograma foram aplicadas rigorosamente. A definição das atividades de manutenção elétrica contou com a participação do time de execução, composto por oito eletricistas e um supervisor, que forneceram dados essenciais para a mensuração das estimativas. As atividades foram identificadas a partir de solicitações de serviço extraídas do sistema de gestão da companhia. O fluxo levantado foi organizado em uma estrutura analítica que sistematizou as entregas e marcos (PMI, 2017). No sequenciamento, utilizou-se o método de precedência para definir as relações de dependência entre tarefas. Esse processo adaptou as práticas adotadas pela empresa à lógica do método preditivo, considerando a disponibilidade dos equipamentos produtivos e o cronograma de produção para evitar interferências.

Na etapa de estimativa das durações, cada atividade recebeu um tempo previsto baseado nos recursos e no calendário de disponibilidade. Utilizou-se a técnica de estimativa de três pontos, que considera os cenários otimista, pessimista e mais provável, seguindo a distribuição beta. Essa abordagem possibilitou uma análise precisa da duração esperada, contemplando riscos e incertezas (Barcaui e Castro, 2021). O cálculo do tempo estimado seguiu a fórmula que pondera o cenário mais provável com peso quatro, dividindo a soma total por seis. A duração foi compreendida como o número total de períodos de trabalho necessários para finalizar uma atividade, expressa em horas para o backlog e em dias para o cronograma geral. No desenvolvimento do cronograma, as informações foram inseridas em software especializado para análise de conflitos de recursos e definição do caminho crítico. A duração total do projeto não correspondeu à soma simples das atividades, mas sim à extensão do seu maior caminho (Barcaui et al., 2021). O monitoramento foi realizado em reuniões semanais para reportar o andamento e adotar medidas corretivas.

A segunda fase implementou o Kanban para organizar o controle de peças e equipamentos em reparo externo. Criou-se um padrão de visualização baseado nas necessidades dos envolvidos, permitindo acompanhar variáveis críticas. Reuniões semanais revisavam o status das ações, garantindo transparência. Para a operacionalização, adotou-se uma ferramenta digital de planejamento que possibilitou a visualização estruturada das tarefas e a centralização das informações. Os resultados foram avaliados por meio de relatórios internos de disponibilidade e confiabilidade, além de indicadores como o backlog de manutenção, o tempo médio entre falhas e o tempo médio para reparo.

As aplicações metodológicas iniciadas em setembro de 2024 forneceram dados para indicadores de desempenho que serviram de balizadores para a eficácia dos métodos. As atividades foram levantadas a partir de um fluxo fundamentado no plano empresarial de gestão de ativos, que orienta a rotina de manutenção e estabelece as atribuições dos grupos de planejamento, execução e controle. Nesse fluxo, o coordenador de operações e manutenção recebe as solicitações, verifica a prioridade e o escopo, e aprova ou rejeita a demanda. O planejador identifica requisitos, contrata serviços e adquire materiais. O supervisor designa os responsáveis, acompanha o andamento e garante o encerramento das ordens, enquanto o programador elabora o cronograma conforme o modelo preditivo.

A priorização das atividades foi realizada em conjunto com o setor de operações, avaliando impactos na produtividade e segurança. O planejamento técnico considerou alinhamentos para garantir um ambiente adequado, observando questões de meio ambiente, qualidade e custos. Consultas às partes interessadas, incluindo gerentes, engenheiros e eletrotécnicos, foram fundamentais para a definição do escopo (PMI, 2017). Ao longo de oito meses, realizaram-se 13 paradas setoriais, uma parada geral e 32 semanas de programações. O banco de dados foi atualizado diariamente, permitindo o sequenciamento e a estimativa de duração por três pontos. O detalhamento das ordens de serviço incluiu descrições, locais de instalação, custos, tempo estimado, quantidade de pessoas e status de materiais ou contratações.

O sequenciamento levou em conta a lógica de funcionamento da linha de produção e a janela de tempo disponível. Na estimativa de duração, o tempo otimista pressupôs execução sem contratempos, o pessimista considerou imprevistos e o mais provável baseou-se no histórico e experiência técnica. Nas programações semanais, o sequenciamento foi essencial para identificar interferências e alinhar o escopo. Nas paradas programadas, o caminho crítico foi fundamental para definir a duração total e garantir que a produção não fosse afetada além do planejado. O software de gerenciamento determinou a sequência de atividades interdependentes sem folgas, estabelecendo o menor prazo possível para a conclusão.

O controle do cronograma utilizou a curva S para representar o acúmulo de medições ao longo do tempo, permitindo acompanhar a evolução do projeto (Santos, 2024). A curva foi construída a partir do planejamento e dos apontamentos realizados durante a execução, detalhando a evolução dos serviços. Reuniões diárias com supervisores permitiram identificar lacunas e definir ajustes. Nas paradas de manutenção, horários específicos foram estabelecidos para o registro do progresso, alimentando planilhas que geravam os gráficos. Isso permitiu identificar desvios entre o percentual planejado e o executado, auxiliando na tomada de decisão para eliminar variações e evitar atrasos na liberação da linha de produção.

A aplicação do Kanban focou na rotina de controle de materiais em reparo externo, melhorando a visibilidade do processo. Cartões padrão continham informações sobre preço, destino, criticidade e responsáveis. O registro das etapas realizadas e a inclusão de comentários mantiveram os gestores atualizados. O método foi replicado para outras disciplinas, garantindo padronização e visibilidade do fluxo de trabalho em diferentes áreas. Os indicadores de eficácia, como o backlog, permitiram analisar os benefícios decorrentes das ações (Silva et al., 2024). O monitoramento do backlog mostrou uma redução gradual ao longo dos meses até atingir um patamar de estabilização. Esse indicador, calculado pela relação entre horas de atividades e horas disponíveis, foi convertido em semanas considerando a jornada de trabalho dos colaboradores.

Outro indicador relevante foi o cumprimento das atividades planejadas dentro do tempo previsto. O resultado incorporou a análise da estimativa de duração, indicando que a previsão de recursos foi assertiva e contribuiu para a eficiência operacional. Entre outubro de 2024 e maio de 2025, observou-se uma melhora significativa no tempo médio entre falhas. Esse aumento no intervalo entre paradas deveu-se ao cumprimento das manutenções preventivas sistemáticas, que previnem quebras funcionais. No início da aplicação dos métodos, os efeitos ainda não eram perceptíveis, mas tornaram-se consistentes a partir do quinto mês. O comportamento positivo também foi verificado na redução da quantidade de paradas e na estabilização do tempo médio para reparo.

A natureza de efeito a médio e longo prazo das ações de manutenção preventiva foi refletida nos dados. A estimativa de três pontos, a priorização e a construção de cronogramas, aliadas ao controle por curva S e ao Kanban, foram cruciais para a redução do backlog de preventivas. O índice de execução das atividades programadas permitiu avaliar a eficácia da equipe, evidenciando que o planejamento consistente resultou em execuções adequadas. A realização da pesquisa enfrentou desafios devido ao grande número de variáveis, exigindo isolamento para possibilitar a mensuração de resultados reais. A adaptação dos métodos para processos operacionais e pequenos projetos exigiu múltiplas iterações, configurando uma abordagem de melhoria contínua.

Uma limitação identificada foi a impossibilidade de isolar completamente os resultados de variáveis externas, uma vez que a pesquisa precisava respeitar a estratégia organizacional. No entanto, a investigação confirmou que os métodos podem ser aplicados com resultados positivos verificáveis. A relação direta entre os métodos implementados e os impactos observados nos indicadores demonstra a viabilidade da abordagem híbrida. A redução do backlog e a melhoria nos indicadores de produtividade e confiabilidade geram maior eficiência para a organização. A aplicação de boas práticas que antes eram restritas a projetos mostra-se eficaz em operações contínuas quando há conhecimento profundo dos processos.

A integração entre o modelo preditivo e as ferramentas ágeis proporcionou uma estrutura de controle mais robusta. O uso do software de gerenciamento de projetos para o cálculo do caminho crítico em paradas de manutenção trouxe previsibilidade, enquanto o Kanban ofereceu a flexibilidade necessária para a gestão de itens externos. A cultura de monitoramento contínuo, reforçada pelas reuniões de status e pelo uso da curva S, elevou o nível de maturidade da gestão de ativos na unidade. A participação ativa do time de execução nas estimativas de tempo aumentou o engajamento e a precisão dos dados, reduzindo a resistência às novas metodologias.

Os resultados quantitativos reforçam a tese de que a gestão científica da manutenção supera abordagens puramente empíricas. O salto no indicador de tempo médio entre falhas, saindo de 78 horas para patamares superiores a 350 horas em determinados meses, é um reflexo direto da maior disciplina no cumprimento do plano preventivo. A redução das paradas emergenciais permitiu que a equipe focasse em atividades planejadas, criando um ciclo virtuoso de confiabilidade. A padronização alcançada com o Kanban para reparos externos eliminou gargalos de informação e reduziu o tempo de espera por componentes críticos, impactando positivamente a disponibilidade global da planta.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, sendo possível analisar a aplicabilidade dos métodos híbridos na gestão de cronograma, com base no PMBOK e no Guia Ágil do PMI, para a gestão de ativos industriais em uma empresa do setor de papel e celulose. Os resultados foram satisfatórios para o período de amostragem, evidenciando que as adaptações dos frameworks não alteraram a metodologia original, mas exigiram uma compreensão profunda de como aplicá-los integralmente aos processos operacionais. A pesquisa contribuiu para a organização com melhorias no processo de manutenção e validação da efetividade das boas práticas, resultando na redução do backlog, aumento da produtividade e melhoria na confiabilidade dos equipamentos. O estudo abre possibilidades para a aplicação desses métodos em outros setores operacionais, como engenharia, expedição e compras, consolidando uma nova metodologia de planejamento de manutenção aliada a práticas híbridas de gestão.

Referências Bibliográficas:

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Barcaui, A. B.; Castro, M. 2021. Métodos Ágeis: sprints de experiências práticas. Editora Saramago, Rio de Janeiro, RJ, Brasil.

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Oliveira, C. 2017. Ferramentas da manutenção. Disponível em: <https://pt.essays.club/Ci%C3%AAncias-Exatas-e-Tecnol%C3%B3gicas//EngenhariaEl%C3%A9trica/Ferramentas-da-manuten%C3%A7%C3%A3o-4918.html>. Acesso em: 10 fev. 2025.

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Santos, B. S. C. 2024. Análise da correlação entre custos de obras, atraso e diminuição de lucros em uma unidade agroindustrial: Um estudo de caso utilizando a metodologia da curva ABC e curva S. UFMS. Campo Grande, MS, Brasil.

Silva, A. A.; Sales, L.; Carvalho, A. 2024. Abordagem estratégica para manutenção preventiva na indústria de autopeças: Integração de KPI’s e classificação ABC. DEP – PUC Minas, Belo Horizonte, MG, Brasil.

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Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso de MBA em Gestão de Projetos

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