Resumo Executivo

André Pavon Pires; Thaís Helena Zero De Oliveira Pereira

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

No cenário global contemporâneo, a agilidade com que o mercado demanda novos produtos e soluções impõe desafios significativos ao gerenciamento interno de projetos em organizações multinacionais. Empresas que mantêm estruturas conservadoras e falham em se adaptar às flutuações de demanda frequentemente são superadas por concorrentes dotados de maior capacidade de resposta. Um exemplo emblemático dessa dinâmica é o processo de falência da Kodak, cujo declínio foi acentuado por uma estrutura organizacional rígida que não acompanhou as atualizações tecnológicas exigidas pelos consumidores, permitindo que organizações como a Fuji capitalizassem sobre a revolução da imagem digital (Garcia, Viana Junior e Lucena, 2020). Como resposta a essas transformações, a gestão de projetos evoluiu para incluir metodologias ágeis, que visam acelerar entregas e aumentar a flexibilidade organizacional em contraposição aos modelos tradicionais. Esse movimento demonstrou eficácia em setores de tecnologia, onde o escopo é frequentemente revisado e o foco reside nas necessidades imediatas do usuário. A capacidade de reagir prontamente a mudanças e reduzir os fluxos de decisão é considerada fundamental para a manutenção da competitividade em ambientes de projeto, tornando a organização apta a se reorganizar para atender a novos objetivos estratégicos (Kerzner, 2009).

Entretanto, em empreendimentos de engenharia, a aplicação isolada de metodologias puramente preditivas ou puramente ágeis apresenta limitações intrínsecas. Enquanto as abordagens preditivas oferecem maior controle, padronização e previsibilidade, as metodologias ágeis garantem a adaptabilidade necessária para lidar com incertezas. A abordagem híbrida surge, portanto, como a combinação de ferramentas tradicionais e adaptativas para atender às necessidades específicas de cada projeto (PMI, 2017). Essa integração é vantajosa quando se busca previsibilidade em entregas críticas e, simultaneamente, flexibilidade para gerir fases sujeitas a alterações. O problema central reside em como a aplicação de uma abordagem híbrida pode contribuir para a gestão de cronogramas em projetos de engenharia, conciliando a estrutura das técnicas tradicionais com a agilidade das práticas adaptativas. O objetivo deste estudo concentra-se em analisar a aplicação dessa abordagem híbrida em um projeto real de engenharia, integrando ferramentas de ambos os espectros metodológicos para otimizar o cumprimento de prazos e a gestão de recursos.

A fundamentação teórica que sustenta a gestão de projetos moderna destaca que a escolha da metodologia deve considerar a complexidade do escopo e a estabilidade do ambiente. Em projetos de engenharia industrial, o rigor técnico e a dependência entre atividades físicas exigem um planejamento detalhado, típico do modelo em cascata. Contudo, a volatilidade de suprimentos e as pressões corporativas por prazos reduzidos demandam uma camada de agilidade operacional. A integração proposta pelo guia PMBOK permite que o gerente de projetos utilize o cronograma como uma ferramenta viva, capaz de absorver impactos sem perder a visão do caminho crítico (PMI, 2017). A literatura indica que o hibridismo não é apenas uma tendência, mas uma evolução natural para lidar com a complexidade crescente dos projetos modernos, onde a eficiência é medida tanto pela conformidade técnica quanto pela velocidade de entrega (Conforto, 2023).

A organização metodológica deste estudo seguiu um rigoroso percurso exploratório, estruturado em etapas sequenciais para garantir a integridade da análise (Flick, 2009). A pesquisa caracterizou-se como um estudo de caso, método adequado para investigar fenômenos contemporâneos em profundidade dentro de seu contexto real (Yin, 2015). O objeto de análise foi um projeto de transferência de equipamento entre plantas de uma multinacional do setor de embalagens de alumínio, denominada Empresa Latas, realizado entre novembro de 2024 e maio de 2025. A coleta de dados ocorreu por meio de observação participante, onde o acompanhamento direto do desenvolvimento do projeto permitiu o acesso a informações em tempo real e o contato constante com os responsáveis pelas entregas. Além da observação, foram consultados documentos internos, planilhas de controle e relatórios de projetos anteriores para servir de base comparativa e referencial na construção do novo cronograma.

A operacionalização da pesquisa iniciou-se com a estruturação da Estrutura Analítica do Projeto, utilizando o software Microsoft Excel. A estrutura foi concebida em três níveis hierárquicos, decompondo os grandes marcos do projeto até os pacotes de trabalho específicos, seguindo as diretrizes normativas de gestão (PMI, 2017). No primeiro nível, definiram-se as entregas principais, como início do projeto, preparação do equipamento, transporte, instalação, comissionamento e lições aprendidas. O segundo nível detalhou as atividades específicas de cada grupo, enquanto o terceiro nível correspondeu ao detalhamento de atividades-chave que exigiam a atribuição a um único responsável. A numeração seguiu um padrão de código numérico único para identificar a relação hierárquica de cada tarefa. Após a consolidação da estrutura, elaborou-se uma tabela contendo o código, a descrição, o nível e a duração estimada de cada atividade, utilizando a técnica de estimativa análoga baseada em três projetos anteriores da companhia.

Para a definição do cronograma preditivo, utilizou-se o Método do Caminho Crítico. Foram criadas colunas para o cálculo do início mais cedo, término mais cedo, início mais tarde, término mais tarde e folga. A automação desses cálculos foi realizada via programação em Visual Basic for Applications no Excel, permitindo identificar a sequência de atividades com folga zero, que determina a duração total do projeto. Paralelamente, para a camada ágil da gestão, implementou-se o Microsoft Planner como ferramenta de gerenciamento sistêmico e visual. As tarefas foram distribuídas em colunas denominadas buckets, correspondentes às fases de nível superior da estrutura analítica. As atividades integrantes do caminho crítico foram sinalizadas com etiquetas vermelhas para destacar sua prioridade. Cada item foi atribuído a um responsável com datas de conclusão vinculadas à planilha mestre, e os colaboradores interagiam com um quadro Kanban para atualizar o status das tarefas entre pendentes, em andamento e concluídas.

O monitoramento e controle foram estruturados em ciclos semanais denominados Sprints, adaptando o conceito de metodologias ágeis para o contexto da engenharia. As reuniões de Sprint possuíam duração máxima de 30 minutos e seguiam uma pauta fixa: abertura e revisão da Sprint anterior, atualização do quadro Kanban no Planner, apresentação de indicadores de desempenho e levantamento de pontos de atenção. O mapeamento das Sprints no Excel incluiu dados de início, término e os entregáveis previstos para cada período. Para mensurar a eficácia da execução, foram desenvolvidos dois indicadores principais: o Burndown Chart e o indicador de aderência ao plano. O indicador de aderência foi calculado pela razão entre as atividades efetivamente entregues e as atividades planejadas para cada Sprint. O Burndown Chart, por sua vez, permitiu a visualização gráfica do progresso do projeto, comparando a linha de tendência planejada com a execução real ao longo das 32 semanas de duração do empreendimento.

A análise dos dados e a interpretação dos resultados basearam-se na comparação sistemática entre o planejado e o realizado, permitindo identificar desvios e a eficácia das ações corretivas tomadas. A fase de interpretação buscou refletir sobre a aplicabilidade da abordagem híbrida no contexto específico da Empresa Latas, avaliando se a combinação de ferramentas preditivas e adaptativas proporcionou o suporte necessário à tomada de decisão pela diretoria e pela equipe operacional. O detalhamento de cada etapa operacional, desde a codificação das tarefas até o escalonamento de responsabilidades em reuniões emergenciais, forneceu a base para a discussão sobre as implicações práticas dessa metodologia na gestão de cronogramas complexos de engenharia.

Os resultados obtidos com a aplicação da abordagem híbrida revelaram que a estruturação inicial por meio da Estrutura Analítica do Projeto foi fundamental para a organização do escopo. A utilização da ferramenta SmartArt no Excel permitiu uma visualização clara dos três níveis hierárquicos, mantendo-se estável desde o início até a conclusão do projeto. A separação das atividades em níveis facilitou a comunicação com diferentes partes interessadas; as atividades de nível 1, como transporte e comissionamento, eram discutidas em reuniões estratégicas com a diretoria, enquanto os detalhes técnicos de níveis 2 e 3, como desmontagem elétrica e instalação hidráulica, eram tratados nas reuniões semanais de Sprint. Essa hierarquização está em conformidade com as melhores práticas de gestão, que preconizam a EAP como ferramenta essencial para organizar o escopo e facilitar o acompanhamento (PMI, 2017).

A definição do cronograma inicial apontou para uma duração total que se estenderia de 04 de novembro de 2024 a 07 de junho de 2025. O caminho crítico foi identificado com precisão, revelando que atividades como a liberação do valor do projeto e a entrega de peças eram determinantes para o prazo final. Durante a execução, a planilha automatizada permitiu identificar que o atraso na atividade 1.4, referente à liberação de verba, impactaria severamente o cronograma. Originalmente prevista para finalizar em dezembro de 2024, uma decisão estratégica de fechamento contábil da companhia postergou a liberação dos recursos para janeiro de 2025, aumentando a duração da tarefa de 30 para 67 dias. Sem intervenção, esse atraso de 37 dias empurraria a entrega final para meados de julho de 2025, o que comprometeria o volume de produção já vendido a clientes externos.

Diante desse cenário, a agilidade proporcionada pela abordagem híbrida permitiu a convocação de uma reunião emergencial com a diretoria na Sprint 7. Utilizando a simulação no cronograma automatizado, foram definidas cinco ações corretivas no caminho crítico para recuperar o tempo perdido. A desmontagem mecânica teve seu prazo reduzido de 30 para 20 dias mediante o aumento do efetivo e implementação de turno extra. O acondicionamento foi otimizado para 2 dias em vez de 5, com o fornecedor realizando a montagem das caixas internamente na planta. A coleta do equipamento foi alterada para o modo personalizado, reduzindo o prazo de 5 para 2 dias mediante o pagamento de uma taxa adicional. As instalações hidráulica e elétrica passaram a operar em dois turnos, reduzindo os prazos de 20 para 15 dias e de 30 para 15 dias, respectivamente. Por fim, o comissionamento foi planejado para ocorrer em 10 dias, com uma rampa de produção mais agressiva. Essas medidas permitiram que a data final de entrega retornasse à previsão inicial, demonstrando a importância da capacidade de adaptação rápida para mitigar riscos (Kerzner, 2009).

Um segundo evento crítico ocorreu na Sprint 15, quando o fornecedor de peças alertou sobre atrasos na alfândega. As atividades de entrega de peças e entrega de novas peças sofreram atrasos de 5 e 12 dias. Entretanto, a análise do cronograma mostrou que uma dessas atividades possuía uma folga de 5 dias e, combinada com a antecipação de outras tarefas, o impacto final na entrega do projeto seria de apenas 4 dias. Após nova consulta à diretoria, optou-se por manter o cronograma sem novos ajustes agressivos, visto que o atraso era marginal e aceitável dentro da margem de segurança do projeto. Essa experiência reforçou a utilidade do indicador de folga e do caminho crítico para evitar reações exageradas a desvios que não comprometem o objetivo final.

O monitoramento via Microsoft Planner e Sprints semanais promoveu um engajamento superior da equipe em comparação com projetos anteriores. A cadência de reuniões de 30 minutos garantiu que as lacunas de comunicação fossem preenchidas rapidamente. O indicador de aderência ao plano e o Burndown Chart mostraram oscilações significativas, especialmente entre as Sprints 11 e 15, onde a aderência caiu para níveis próximos a 36% devido aos problemas de suprimentos. Contudo, a visibilidade desses dados permitiu uma recuperação gradual, com o projeto atingindo 100% de aderência nas Sprints finais. O uso de indicadores de desempenho como fatores críticos para antecipar riscos é corroborado pela literatura, que destaca sua importância para acelerar a adaptação das equipes diante de desvios (Conforto, 2023). Embora o indicador de aderência não avalie a criticidade das tarefas atrasadas, ele serviu como um excelente instrumento de comunicação com a alta liderança, traduzindo visualmente a evolução do projeto.

A utilização do Microsoft Planner facilitou a distribuição de tarefas e a visualização do progresso por todos os envolvidos. A integração direta com os sistemas da empresa eliminou barreiras de acesso, embora a alimentação manual da estrutura da EAP para o Planner tenha sido uma limitação operacional inicial. A transparência gerada pelo quadro Kanban reduziu a necessidade de cobranças individuais, pois o status de cada entrega estava disponível para consulta em tempo real. Essa clareza nas responsabilidades é um dos pilares para o sucesso em ambientes dinâmicos, pois reforça o compromisso individual com os prazos acordados (Kerzner, 2009). A finalização do projeto ocorreu na Sprint 32, com apenas uma semana de atraso em relação ao planejamento original de 31 Sprints, um resultado considerado altamente satisfatório dado o volume de intercorrências enfrentadas.

A discussão dos resultados aponta que a abordagem híbrida superou as limitações do modelo puramente preditivo ao oferecer mecanismos de resposta rápida. Em projetos de engenharia tradicionais, um atraso de 37 dias na liberação de verba frequentemente resultaria em um atraso equivalente na entrega final. No estudo de caso da Empresa Latas, a combinação da análise de caminho crítico com a flexibilidade das Sprints permitiu uma renegociação de prazos e recursos em tempo hábil. A visão de hibridismo como uma evolução natural da gestão de projetos em ambientes dinâmicos é confirmada pela eficácia com que as ferramentas adaptativas complementaram o rigor do planejamento inicial (Conforto, 2023). As limitações observadas, como a falta de conexão automática entre as caixas da EAP no Excel e as células de cálculo, sugerem oportunidades para o uso de softwares de gestão mais integrados em pesquisas futuras, embora a simplicidade do Excel tenha garantido a acessibilidade dos dados para todos os setores da companhia.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que a aplicação da abordagem híbrida na gestão do cronograma da Empresa Latas demonstrou ser eficaz para conciliar a previsibilidade necessária em projetos de engenharia com a adaptabilidade exigida por imprevistos corporativos e logísticos. A integração da Estrutura Analítica do Projeto e do Método do Caminho Crítico com as Sprints semanais e o Microsoft Planner proporcionou um monitoramento robusto, permitindo a detecção precoce de desvios e o suporte ágil à tomada de decisão estratégica. O projeto de transferência de equipamento foi concluído com sucesso, apresentando um atraso final de apenas uma semana, apesar de enfrentar interrupções significativas no fluxo de caixa e na cadeia de suprimentos. As ferramentas utilizadas mostraram-se valiosas como instrumentos de comunicação e liderança, reforçando a premissa de que o hibridismo metodológico aumenta a eficiência na gestão de cronogramas complexos e contribui diretamente para a competitividade organizacional em ambientes de alta incerteza.

Referências Bibliográficas:

Conforto, C.E. 2023. Hibridismo: A evolução dos modelos de gestão para a agilidade nos negócios. 1ed. Atlas, Barueri, SP, Brasil.

Flick, U. 2009. Introdução à pesquisa qualitativa. Editora Artmed, Porto Alegre, RS, Brasil.

Garcia, I. A. S.; Viana Junior D. B. C.; Lucena, W. G. L. 2020. Cadê a Empresa que Estava Aqui? Processo de Falência e Reestruturação da Kodak à Luz da Teoria do Ciclo de Vida da Firma. Revista Produção Online Internext: 107–119.

Kerzner, H. 2009. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. 10ed. John Wiley & Sons, Hoboken, New Jersey, EUA.

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. 2017. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos: Guia PMBOK®. 6ed. Project Management Institute, Inc., Newtown Square, Pensilvânia, EUA.

Yin, Robert K. 2015. Estudo de caso: planejamento e métodos. 5ed. Bookman, Porto Alegre, MG, Brasil.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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