Resumo Executivo

Nadia Silva De Carvalho; Gleison De Souza

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Nas últimas décadas, a evolução das soluções tecnológicas e de comunicação tem impulsionado transformações profundas nos ambientes corporativos, especialmente no que tange à integração e automação dos fluxos de trabalho. Nesse cenário, os sistemas Enterprise Resource Planning consolidaram-se como ferramentas estratégicas para a administração empresarial, permitindo a centralização de informações, a gestão de processos, a redução de riscos e o suporte à tomada de decisões. A implantação desses sistemas, no entanto, demanda um planejamento multidisciplinar que envolve aspectos técnicos, organizacionais e humanos (Oliveira et al., 2016). Segundo o framework Cynefin, tais projetos inserem-se frequentemente em domínios complexos ou complicados, exigindo abordagens de planejamento estruturado e cronogramas rigorosos. O sistema integrado de gestão possui a capacidade intrínseca de transformar fluxos operacionais e centralizar dados para promover eficiência em larga escala, mas sua eficácia depende diretamente da metodologia de projeto aplicada.

A implantação de um sistema de gestão é, por natureza, um projeto de alta complexidade que requer a coordenação de diversos setores, o realinhamento de processos internos, a definição precisa de escopo e o monitoramento constante de prazos e custos. Estudos demonstram que a ausência de um planejamento estruturado figura como uma das principais causas de fracasso em iniciativas dessa magnitude (Somers e Nelson, 2015). Torna-se fundamental, portanto, a adoção de práticas de gestão de projetos que priorizem o desenvolvimento de cronogramas coerentes com a realidade da organização, aliados ao uso de ferramentas colaborativas que possibilitem o acompanhamento eficaz das tarefas. A gestão do tempo, conforme os parâmetros estabelecidos pelo Project Management Body of Knowledge, envolve etapas essenciais para a finalização dos projetos dentro do prazo estipulado, fundamentando-se na decomposição da Estrutura Analítica do Projeto, no sequenciamento lógico das atividades e na definição de durações por meio de técnicas como a metodologia do caminho crítico ou o Program Evaluation and Review Technique (PMI, 2017).

No contexto brasileiro, a região Sudeste concentra grande parte das iniciativas de implantação de softwares de gestão, porém pesquisas apontam fragilidades recorrentes no planejamento desses projetos. Investigações conduzidas em estados como São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro e Espírito Santo evidenciam que a falta de estrutura adequada compromete os resultados finais, gerando atrasos, custos elevados, resistência interna e baixa adesão dos usuários (Oliveira e Hatakeyama, 2015; Gambôa, 2018; Jesus e Oliveira, 2019). Diante dessas lacunas, a utilização de plataformas digitais como o Taskweb surge como uma alternativa para fortalecer o monitoramento de prazos e a visibilidade das tarefas. O uso de tais soluções alinha-se às tendências contemporâneas de gestão, onde a comunicação ágil e a rastreabilidade das atividades assumem papel estratégico para a mitigação de riscos e o aumento da eficiência operacional (Ferreira et al., 2020). O fortalecimento intelectual e prático da gestão de projetos, com foco na prevenção de falhas recorrentes, depende da integração entre o planejamento técnico e a adoção de ferramentas digitais de suporte (Fonseca e Santos, 2025).

A metodologia adotada para a análise do problema foi classificada como aplicada, quantitativa, descritiva, bibliográfica e experimental, estruturando-se em etapas rigorosas para garantir a reprodutibilidade do estudo. Inicialmente, elaborou-se um questionário estruturado por meio da plataforma Google Forms, contendo 10 questões que mesclavam perguntas fechadas e abertas. O foco do instrumento de coleta foi identificar o uso de metodologias e ferramentas de gestão de projetos entre profissionais da área. Para a distribuição do questionário, utilizou-se a técnica de amostragem bola de neve, que consiste em convocar participantes iniciais que, por sua vez, sugerem novos contatos que atendam aos requisitos da pesquisa. Essa estratégia permitiu a expansão da amostra de maneira direcionada e eficiente, alcançando um público especializado (Vinuto, 2014). A coleta de dados ocorreu entre os dias 12 e 25 de junho de 2025, garantindo o anonimato dos 38 respondentes situados na região Sudeste do Brasil.

O processamento das respostas quantitativas foi realizado com o auxílio do software Microsoft Excel, permitindo a organização dos dados em planilhas para a construção de análises estatísticas. Para as questões abertas, aplicou-se a técnica de nuvem de palavras, visando identificar os termos e percepções mais recorrentes sobre as ferramentas digitais de gestão. Essa abordagem mista possibilitou captar tanto padrões estatísticos quanto insights práticos sobre os desafios enfrentados no cotidiano corporativo. Paralelamente, realizou-se um levantamento bibliográfico em bases científicas como SciELO, Google Acadêmico, CAPES e BDTD, abrangendo publicações entre 2015 e 2025. A partir desse diagnóstico, elaborou-se um briefing sintetizando as dores e limitações percebidas pelos profissionais e autores consultados. A etapa experimental consistiu na análise das funcionalidades da plataforma Taskweb, relacionando os problemas identificados com os recursos oferecidos pela ferramenta, como a atribuição de tarefas, o monitoramento de prazos e a rastreabilidade de atividades.

A análise detalhada da amostra revelou que 50% dos respondentes possuem idade entre 30 e 40 anos, enquanto 26% estão na faixa de 40 a 50 anos, 19% entre 20 e 30 anos e 5% acima de 60 anos. Esses dados indicam uma predominância de profissionais em estágio de maturidade técnica, o que os torna mais propensos à adoção de práticas e ferramentas estruturadas de planejamento. A maturidade técnica, nesse contexto, refere-se à consolidação de competências e à capacidade de adaptar boas práticas às realidades organizacionais específicas (Kerzner, 2017). No recorte por gênero, observou-se que 71% dos participantes são do sexo masculino e 29% do sexo feminino. Embora a predominância masculina ainda seja evidente, nota-se um crescimento progressivo da presença feminina na gestão de projetos, tendência que se alinha aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU para a promoção da igualdade de gênero. Estudos destacam que a liderança feminina contribui para maior colaboração e inovação, apesar dos desafios culturais persistentes (Santos et al., 2021; Souza et al., 2020).

Quanto à atuação profissional, 76,3% dos respondentes afirmaram trabalhar diretamente com gestão de projetos, exercendo funções de coordenação de equipes, acompanhamento de cronogramas e monitoramento de entregas. Em relação aos métodos de projeto utilizados, verificou-se a predominância do modelo tradicional com 46%, seguido pelo modelo híbrido com 40% e, em menor proporção, pelo adaptativo com 14%. Esse padrão sugere uma transição para estruturas mais flexíveis, compatíveis com os contextos complexos identificados pelo framework Cynefin, o que reforça a demanda por ferramentas capazes de sustentar tanto o controle rigoroso de prazos quanto ciclos iterativos (PMI, 2017). A familiaridade prévia com softwares de gestão foi confirmada pela grande maioria dos colaboradores, que já utilizaram ferramentas como Jira, Notion ou MS Project, reduzindo a curva de aprendizado para novas implementações.

A percepção sobre a essencialidade das ferramentas digitais é quase unânime, visto que 87% dos participantes consideram esses softwares indispensáveis para a execução de cronogramas. Apenas 13% não os reconhecem como fundamentais, o que demonstra um consenso sobre a importância de soluções que assegurem visibilidade, previsibilidade e governança do tempo. Tal visão converge com a literatura, que aponta o papel das ferramentas colaborativas na redução de falhas de comunicação e no fortalecimento da confiabilidade dos cronogramas (Ferreira e Araújo, 2019). Na análise qualitativa, a categoria essencialidade foi a mais frequente, com 13 menções diretas, associando o valor percebido das ferramentas ao planejamento e à eficácia operacional. Os respondentes enfatizaram que, sem um planejamento adequado, os projetos podem se estender por longos períodos, incorrendo em custos extras e afetando a relação com o cliente.

A investigação sobre o impacto da falta de planejamento e cronograma revelou uma unanimidade absoluta: 100% dos 38 respondentes afirmaram que a ausência desses elementos impacta negativamente a implantação de qualquer projeto. Esse consenso demonstra a maturidade dos profissionais em reconhecer que, sem uma estrutura clara de atividades e responsabilidades, os projetos estão sujeitos a riscos severos, como atrasos, aumento de custos e fracasso total. Esses resultados dialogam diretamente com os fundamentos da gestão de projetos, que posicionam o planejamento como o alicerce da execução eficaz (PMI, 2017; Kerzner, 2018). A nuvem de palavras gerada a partir das respostas evidenciou termos como fracasso, atrasos, custos e risco, reforçando a percepção de que a falta de organização leva ao retrabalho e à perda de direção.

A partir das dores identificadas, como a carência de relatórios rastreáveis e a dificuldade de integração entre setores, estabeleceu-se um briefing de requisitos que um software de gestão deve atender. Entre as necessidades prioritárias, destacam-se a criação simples de atividades, a atribuição clara de responsáveis, a disponibilização de painéis visuais para acompanhamento de status e a oferta de alertas automáticos para prazos vencidos. A plataforma Taskweb demonstrou aderência a essas demandas por meio de recursos de acompanhamento visual e rastreabilidade que dialogam com as principais dificuldades relatadas. A criação de atividades na plataforma permite o uso de modelos pré-configurados, garantindo padronização e redução de erros operacionais. A clareza na distribuição de tarefas e a previsibilidade das entregas são atributos valorizados que fortalecem a governança do projeto (Ferreira et al., 2020).

O monitoramento das atividades no Taskweb é facilitado por um painel visual em formato Kanban, onde as tarefas são organizadas em etapas como a fazer, em andamento, revisão e finalizada. Essa visualização é reforçada por alertas de cores que indicam o status do prazo, proporcionando maior transparência e agilidade na identificação de gargalos. Além disso, a ferramenta oferece relatórios e filtros que permitem analisar o desempenho por setor ou colaborador, atendendo à necessidade de monitorar frentes de trabalho distintas sem perder a coerência do cronograma global (Oliveira et al., 2016). O controle de riscos é outro diferencial, pois atividades concluídas fora do prazo ou em não conformidade podem ser automaticamente redirecionadas para um painel de incidentes, exigindo justificativas ou planos de ação imediatos. Essa funcionalidade permite que os gestores atuem de forma preventiva, mitigando riscos antes que eles comprometam o objetivo final (Ferreira e Araújo, 2019).

A gestão da comunicação é ampliada pela possibilidade de abertura de chamados vinculados a atividades específicas, o que garante o registro formal de problemas e aumenta a transparência entre as equipes (PMI, 2017). Outro recurso relevante é a gamificação, que estimula o engajamento dos participantes por meio de recompensas virtuais ao finalizarem suas tarefas, fortalecendo a cultura de cumprimento de prazos (Pasarič et al., 2022). A validação das tarefas por meio de assinatura eletrônica ou registro fotográfico assegura a rastreabilidade e o controle rigoroso da execução. Os dashboards consolidados reduzem a assimetria de informações e fornecem métricas dinâmicas que são críticas para aumentar a confiabilidade do cronograma. Sistemas integrados, após a implantação, funcionam como base de apoio para outras iniciativas estratégicas, fornecendo dados em tempo real sobre custos e recursos (Tarhini et al., 2015).

A análise dos dados e a prática observada indicam uma alta aderência ao uso de plataformas colaborativas para o gerenciamento de projetos de software. O Taskweb apresenta-se como uma solução de suporte eficaz ao oferecer funcionalidades que reforçam a atribuição de atividades, o sequenciamento em Kanban, a definição de marcos e o monitoramento contínuo. A integração entre a teoria e a prática, demonstrada pelo cruzamento dos resultados empíricos com a literatura científica, reforça que falhas no planejamento são as principais causas de insucesso, enquanto o uso de ferramentas digitais pode reduzir atrasos e fortalecer a tomada de decisão baseada em dados. A pesquisa contribui para evidenciar a importância de integrar ferramentas colaborativas ao processo de gestão, especialmente em ambientes empresariais que enfrentam fragilidades recorrentes na implantação de sistemas integrados.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que se compreendeu como as ferramentas de gestão de tarefas digitais, exemplificadas pelo Taskweb, apoiam a eficácia no planejamento e cronograma de projetos de implantação de software. A análise demonstrou que a utilização dessas tecnologias mitiga riscos de atrasos e custos elevados, promove a transparência na comunicação entre equipes e garante a rastreabilidade das atividades, fatores considerados indispensáveis pelos profissionais da área. A convergência entre os dados coletados na região Sudeste e a base teórica consultada confirma que o sucesso de um projeto complexo depende da simbiose entre um planejamento estruturado e o suporte de plataformas digitais que permitam o monitoramento em tempo real e a governança eficiente do tempo.

Referências Bibliográficas:

Ferreira, A.R.; Araújo, M.S. 2019. Ferramentas colaborativas digitais e sua contribuição para a governança de projetos. Revista de Gestão e Projetos 10(3): 67-84.

Ferreira, A.R.; Oliveira, P.H.; Gomes, L.A.; Barros, T.V.; Campos, M.R. 2020. A utilização de ferramentas colaborativas na gestão de projetos: um estudo sobre o uso do Taskweb em empresas de tecnologia. Revista de Gestão e Projetos 11(2): 45-59.

Fonseca, P.G.; Santos, E.M. 2025. Fatores críticos de sucesso na implementação de ERP em pequenas e médias empresas da região Sudeste. Revista de Empreendedorismo e Gestão de Pequenas Empresas 14: e2345.

Gambôa, F.A.R. 2018. Método para gestão de riscos em implementações de sistemas ERP: um estudo na região de Campinas. Journal of Information Systems and Technology Management 15: e-2025.

Jesus, R.G.; Oliveira, M.O.F. 2019. Fatores de resistência em processos de implantação de ERP: um estudo em empresas do Espírito Santo. Revista Brasileira de Gestão de Negócios 21(1): 104-122.

Kerzner, H. 2017. Project Management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 12ed. Wiley, Hoboken.

Kerzner, H. 2017. Project Management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 12ed. Wiley, Hoboken.

Oliveira, L.S.; Hatakeyama, K. 2015. A study on ERP system implementation: a survey at large industrial companies in São Paulo and Minas Gerais. Production 25(1): 1-15.

Oliveira, M.; Maçada, A.C.G.; Becker, J.L. 2016. Fatores críticos de sucesso na implementação de sistemas ERP: uma análise do impacto nas organizações. Revista de Administração Contemporânea 20(4): 465-484.

Pasarič, S.; Pušnik, T. 2022. Collaborative platforms and gamification in project management: enhancing engagement and efficiency. Journal of Project Management 7(2): 95-109.

Project Management Institute [PMI]. 2017. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). 6ed. Pennsylvania, USA.

Santos, A.P.; Silva, J.R.; Costa, M.F. 2021. Liderança feminina e desafios na gestão de projetos no Brasil. Revista de Gestão e Projetos 12(2): 55-70.

Somers, T.M.; Nelson, K. 2015. Critical success factors for ERP implementations and upgrades. Journal of Computer Information Systems 56(2): 50-62.

Souza, K.L.; Martins, D.C.; Ferreira, P.H. 2020. Mulheres em cargos de gestão de projetos: impactos e percepções sobre liderança feminina. Revista de Administração e Inovação 17(3): 89-104.

Tarhini, A.; Alobaidy, H.; Hone, K.; Lilley, M. 2015. Examining the critical success factors for ERP implementation: an empirical study in the Middle East. International Journal of Enterprise Information Systems 11(3): 27-46.

Vinuto, J. 2014. A amostragem em bola de neve na pesquisa qualitativa: um debate em aberto. Temáticas, Campinas 22(44): 203-220.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

Para saber mais sobre o curso, clique aqui e acesse a plataforma MBX Academy