Resumo Executivo

Jaqueline Martini Gomes; Denis Bruno Viríssimo

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

A evolução tecnológica e a globalização reforçaram o papel da gestão de projetos no crescimento e desempenho organizacional. Em um cenário cada vez mais volátil, incerto, complexo e ambíguo, essa abordagem se tornou uma ferramenta essencial para os profissionais que precisam se adaptar rapidamente às mudanças (Moura et al., 2023). O gerenciamento eficiente de um projeto é fundamental para a sobrevivência da organização em um mercado competitivo, fortalecendo a gestão organizacional como um diferencial competitivo (Carneiro e Souza, 2020). Diante desse contexto dinâmico, a definição e estruturação de projetos tornam-se essenciais para garantir sua execução de forma eficiente. Um projeto é caracterizado como um esforço temporário voltado para a criação de um produto, serviço ou resultado único (PMI, 2021). Sua natureza temporária implica que ele possui um início e um fim bem definidos, podendo ser uma iniciativa isolada ou integrar um programa ou portfólio de projetos (PMI, 2021).

Um setor que exige fortemente a gestão de projetos é o turismo, que envolve o planejamento estratégico de infraestrutura, eventos e serviços para atender um público cada vez mais exigente e conectado (Alves, 2024). O turismo se caracteriza pela movimentação temporária de pessoas fora do ambiente habitual por até um ano consecutivo (Guizi, 2024). Essa mobilidade impulsiona setores econômicos, especialmente o de serviços, promovendo o desenvolvimento local, a geração de renda, o aumento da empregabilidade e a ascensão social (Guizi, 2024). O turismo corporativo é um dos segmentos mais rentáveis do setor, exigindo que as empresas desenvolvam estratégias inovadoras para manter a competitividade (Ferreira, 2014). Compreender o perfil dos clientes e desenvolver soluções eficazes são fatores essenciais para atender às necessidades do mercado.

Apesar da crescente importância da gestão de projetos, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades na formalização e padronização dos documentos estratégicos, o que resulta em atrasos e falhas nos projetos. Desafios na gestão de projetos incluem o não cumprimento dos prazos, citado em 60,2% das respostas em pesquisas setoriais, enquanto o escopo não definido adequadamente aparece como um entrave significativo em 39,5% dos casos (Terribili Filho, 2013). Ambos os problemas estão diretamente relacionados à elaboração de documentos de projetos, o que ressalta a importância da precisão e padronização na documentação para evitar gargalos futuros. Como um recurso para aprimorar essa rotina, a inteligência artificial se tornou um pilar fundamental no gerenciamento de projetos, potencializando a otimização dos fluxos de trabalho, a alocação eficiente de recursos e a melhoria na tomada de decisões (Weng, 2023). Ao automatizar tarefas repetitivas, a inteligência artificial não apenas reduz o esforço manual e a incidência de erros humanos, mas também libera os gerentes de projeto para se concentrarem em atividades estratégicas de maior impacto.

Profissionais que utilizaram a inteligência artificial como complemento em suas atividades concluíram 12% mais tarefas, foram 25% mais rápidos e alcançaram um desempenho 40% superior (Dell’Acqua et al., 2023). Uma prática essencial para melhorar a precisão e eficácia na utilização da inteligência artificial é a engenharia de prompts. Esta é definida como a ciência e arte de projetar, formatar e otimizar comandos conversacionais para aprimorar a interação com modelos de inteligência artificial ou aprendizado de máquina (Schmidt et al., 2024). Esse processo envolve a criação de estímulos ou instruções por meio de entradas em linguagem natural, que orientam os sistemas na geração de respostas específicas e relevantes.

Estudos comparativos entre a aplicação de uma inteligência artificial e um gerente de projetos para a elaboração do plano de projeto apontam que ambos apresentam pontos fortes e fracos, indicando a complementariedade no processo de planejamento (Barcaui e Monat, 2023). A inteligência artificial desempenha um papel crucial no aumento da eficiência do projeto por meio da redução de prazos, melhoria do controle de custos e otimização de recursos (Hossain et al., 2024). Para a criação de comandos eficazes, propõe-se a estrutura baseada em papel, pedido, contexto, formato e tom (Bainey, 2024). Prompts bem elaborados otimizam tempo, comunicação e tomada de decisões, reforçando a engenharia de prompts como ferramenta estratégica alinhada ao uso de inteligência artificial generativa.

Para aprofundar o assunto estudado, realizou-se uma pesquisa exploratória com o objetivo de compreender a engenharia de prompts e a inteligência artificial generativa aplicadas à elaboração de documentos de gestão. Adotou-se a pesquisa bibliográfica fundamentada em materiais já publicados, como livros, revistas e textos acadêmicos. O procedimento configurou-se como um estudo de caso, entendido como uma investigação empírica voltada à análise aprofundada de um fenômeno em seu contexto real (Gil, 2017). Foram aplicadas técnicas de análise quantitativa e qualitativa para ampliar a compreensão do objeto. Nas pesquisas quantitativas, as categorias são definidas antecipadamente, enquanto nas qualitativas as categorias iniciais passam por revisões contínuas para alcançar uma compreensão mais ampla (Gil, 2017).

Foram conduzidas duas pesquisas com colaboradores de diferentes áreas do setor de turismo corporativo, os quais atuam de forma pontual ou colaborativa em iniciativas relacionadas a projetos. A coleta de dados foi realizada por meio de formulários estruturados para garantir padronização. A primeira pesquisa mensurou a eficiência da utilização da inteligência artificial generativa no apoio à elaboração de documentos. Os participantes avaliaram a assertividade e a viabilidade dos conteúdos, além de cronometrar o tempo para a produção manual em comparação com a produção assistida pela inteligência artificial. Esse procedimento permitiu obter percepções qualitativas sobre clareza, aderência e utilidade, além de dados quantitativos sobre o tempo de elaboração.

A segunda pesquisa concentrou-se na avaliação qualitativa dos documentos gerados. Especialistas com experiência em gestão de projetos analisaram os materiais e emitiram pareceres críticos quanto à clareza, aderência e utilidade prática. Essa etapa forneceu uma camada adicional de validação que reforçou a consistência metodológica. Utilizou-se o modelo ChatGPT-4 para a configuração dos prompts, desenvolvendo instruções estruturadas para o Termo de Abertura do Projeto, Estrutura Analítica do Projeto e Ata de Reuniões. A engenharia de prompts foi aplicada para garantir que as respostas fossem precisas, relevantes e alinhadas ao objetivo proposto, permitindo a personalização conforme o campo de aplicação (Nascimento, 2024; Singh et al., 2024).

A definição dos prompts baseou-se em métodos consolidados. O Role-Playing Prompting foi utilizado para instruir a inteligência artificial a adotar o papel de um gerente de projetos sênior com experiência em turismo corporativo (Nascimento, 2024; Kong et al., 2024). O Few-shot Prompt consistiu em fornecer exemplos explícitos da estrutura esperada, com instruções detalhadas sobre formato e elementos obrigatórios (Nascimento, 2024; Sahoo et al., 2025). O Zero-shot Prompting foi empregado em testes para avaliar a habilidade do modelo em executar tarefas com base apenas em seu conhecimento prévio (Singh et al., 2024). Por fim, o Iterative Prompting permitiu o refinamento progressivo dos comandos após cada interação para aumentar a clareza e a qualidade das respostas (Nascimento, 2024; Sahoo et al., 2025).

A elaboração dos prompts teve como referência três documentos fundamentais. O Termo de Abertura do Projeto formaliza o início da iniciativa e atribui autoridade ao gerente (PMI, 2021). A Estrutura Analítica do Projeto organiza o escopo em níveis sucessivos de detalhamento para facilitar o gerenciamento (PMI, 2021). A Ata de Reunião registra formalmente os assuntos discutidos e decisões tomadas, sendo essencial para a rastreabilidade (Molina et al., 2021). Os documentos gerados basearam-se em um projeto hipotético intitulado Implementação do Copiloto Inteligente para Viagens Corporativas, que simula a adoção de uma ferramenta de inteligência artificial para uso interno por consultores de viagens. O projeto contemplou entregas como templates de política, estruturação de backlog, campanhas de comunicação e treinamentos, com cronograma previsto entre maio e dezembro de 2025.

Durante a configuração dos prompts, identificou-se que o modelo apresentava limitações na replicação de formatações específicas em arquivos de texto, o que exigiu comandos mais criteriosos. A ferramenta também foi empregada na avaliação da clareza dos próprios prompts para identificar gargalos de interpretação. Os testes e coletas de dados envolveram profissionais de múltiplos departamentos, refletindo um cenário realista do ambiente corporativo. Os participantes receberam os mesmos insumos e prompts padronizados, sendo orientados a elaborar os documentos manualmente e, posteriormente, com apoio da inteligência artificial, registrando o tempo gasto em cada etapa. Após o recebimento do texto, realizaram ajustes necessários e avaliaram a qualidade e fidelidade do material.

A amostra da pesquisa foi composta por profissionais de diferentes áreas vinculadas ao setor de turismo corporativo. Observou-se uma predominância de participantes com idade entre 26 e 35 anos, seguidos pelo grupo de até 25 anos. Quanto à experiência em projetos, a maioria indicou até um ano de atuação, seguida por aqueles com experiência entre um e três anos. A totalidade dos respondentes afirmou já utilizar ferramentas de inteligência artificial generativa em atividades profissionais ou pessoais, o que contribui para a legitimidade das respostas. Cerca de 81% dos participantes declararam utilizar essas ferramentas há mais de seis meses, evidenciando um histórico de utilização contínua que favorece a avaliação da aplicação dos prompts.

A etapa prática contemplou a distribuição equilibrada entre os tipos de documentos testados. Na produção manual, 29% dos participantes levaram mais de duas horas para concluir a tarefa, 29% indicaram até duas horas, 28% apontaram duração de até uma hora e 14% informaram conclusão em até 30 minutos. Esses dados evidenciam a elevada dedicação exigida pelo método tradicional. A análise cruzada entre tempo de execução e experiência revelou que iniciantes concentram-se em prazos superiores a duas horas, enquanto seniores apresentam maior variação de desempenho. A curva de aprendizado influencia diretamente a produtividade no método manual.

Em contraste, 67% dos participantes concluíram a geração do documento com apoio da inteligência artificial em menos de cinco minutos. Outros 24% indicaram tempo entre cinco e dez minutos, enquanto apenas 9% levaram de dez a 20 minutos. Essa expressiva redução no tempo de produção reforça o potencial da automação. Diferentemente do processo manual, a produção assistida apresentou resultados homogêneos independentemente do nível de experiência do profissional. A tecnologia reduziu a curva de aprendizado e equalizou a produtividade, neutralizando as discrepâncias observadas no método tradicional.

Quanto à necessidade de ajustes, para 33% dos participantes o conteúdo gerado estava pronto para uso. A maioria, representando 53%, realizou apenas ajustes leves de ortografia ou formatação, enquanto 14% precisaram alterar partes significativas. Nenhum participante relatou a necessidade de reescrever o documento integralmente, o que indica um alto nível de aproveitamento. A assertividade do conteúdo foi avaliada como excelente por 76% dos respondentes, boa por 19% e regular por 5%. Não houve registros de avaliações negativas, reforçando a qualidade percebida.

A aceitação da solução foi elevada, com 71% dos participantes afirmando que recomendariam o uso do prompt com certeza para outros profissionais. Os demais 29% indicaram recomendação com ressalvas. Os participantes relataram adequada aderência dos conteúdos ao contexto de trabalho, destacando a clareza e a organização. Sugestões de aprimoramento focaram em ajustes visuais e na divisão dos prompts em blocos menores para facilitar o processamento. Destacou-se também a necessidade de tornar os conteúdos mais detalhados para indivíduos que não participaram diretamente do projeto.

Os resultados convergem com estudos anteriores que avaliaram planos de projeto elaborados por inteligência artificial e por gerentes certificados (Barcaui e Monat, 2023). Naquele comparativo, a inteligência artificial produziu uma estrutura analítica mais ampla, com 13 entregáveis contra seis do humano. O processo iterativo de refinamento de prompts foi decisivo para elevar a qualidade das entregas. Embora a tecnologia ofereça maior velocidade, a intervenção humana permanece essencial para a contextualização de mercado e definição de objetivos específicos, reforçando a importância da abordagem com supervisão humana para garantir o alinhamento organizacional.

A percepção externa de profissionais de gestão de projetos que não participaram da etapa inicial validou a consistência dos documentos. Esse grupo de controle apresentou maior concentração nas faixas etárias de 26 a 45 anos, representando profissionais em fases intermediárias de carreira. Cerca de 46% desses profissionais possuem mais de três anos de atuação em projetos, o que contribui para análises consistentes. Quanto ao uso de inteligência artificial, 46% utilizam as ferramentas há mais de seis meses. A avaliação desse grupo confirmou a homogeneidade na análise dos diferentes modelos documentais.

A assertividade foi classificada como excelente por 52% dos especialistas externos e como boa por 44%. Apenas 4% consideraram o conteúdo regular. Quanto à recomendação, 78% indicaram que recomendariam o uso dos prompts com certeza. Esses dados corroboram a eficácia da engenharia de prompts na redução de prazos e melhoria da precisão. Ganhos expressivos de eficiência e qualidade foram observados, com redução de prazos que pode chegar a 20% e melhoria na alocação de recursos em até 35% (Hossain et al., 2024).

A aplicação da engenharia de prompts favorece a padronização documental e contribui para a mitigação de erros. O emprego da inteligência artificial generativa como instrumento de refinamento contínuo é essencial para a obtenção de resultados satisfatórios. Observaram-se limitações relacionadas à dificuldade do modelo em reproduzir determinadas formatações, o que evidencia que a qualidade dos resultados está condicionada à precisão das instruções e ao treinamento do modelo. A revisão crítica e a experiência humana são indispensáveis para assegurar a conformidade documental e a evolução dos prompts utilizados.

Do ponto de vista aplicado, a engenharia de prompts pode ser incorporada como ferramenta estratégica de apoio em empresas de turismo corporativo, fortalecendo a eficiência operacional e qualificando a tomada de decisão. O espaço para que os profissionais atuem de forma mais analítica diante dos documentos gerados amplia as oportunidades para aprimoramentos contínuos e maior valor agregado às entregas. A economia de tempo superior a 90% na elaboração de documentos estratégicos representa um ganho de produtividade sem precedentes para a área de gestão de projetos.

Recomenda-se a realização de pesquisas com amostras mais amplas e a aplicação em casos reais de projetos complexos para consolidar a aplicabilidade da solução. A ampliação do uso da engenharia de prompts em diferentes formatos de documentação de gestão pode revelar novas possibilidades de automação e otimização. A integração equilibrada entre a tecnologia e a expertise humana amplia a confiabilidade dos processos e garante que os objetivos organizacionais sejam atingidos com maior precisão e menor esforço operacional.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, demonstrando que a engenharia de prompts integrada à inteligência artificial generativa é uma alternativa consistente e eficaz para otimizar a elaboração de documentos de gestão de projetos no setor de turismo corporativo. Os resultados evidenciaram uma redução drástica no tempo de produção documental, mantendo elevados níveis de assertividade e qualidade técnica. A solução apresentou ampla aceitação entre profissionais experientes e iniciantes, equalizando a produtividade e mitigando falhas comuns de padronização. A intervenção humana permanece fundamental para o refinamento dos comandos e a contextualização estratégica, consolidando a tecnologia como um suporte indispensável para a eficiência operacional e a inovação na gestão de projetos contemporânea.

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Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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