Artigo

Nadja Lieny Silva Borges; Iara Moroni

DOI: 10.22167/2675-6528-202601584

Artigo derivado de Trabalho de Conclusão de Curso (TCC), com conteúdo baseado no trabalho original do aluno e adaptado ao formato editorial da Revista E&S com apoio da ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege para síntese e organização textual.

Resumo

Em um cenário competitivo e de alta demanda por eficiência operacional, analisou-se os impactos da aplicação do método Kanban para otimização dos projetos em uma empresa de comercialização e instalação de materiais elétricos. A pesquisa adotou abordagem qualitativa, de caráter descritivo, baseada na observação direta da rotina e na implementação prática da ferramenta de gestão visual utilizando a plataforma Trello. Os resultados observados indicaram que a implementação do método Kanban contribuiu significativamente para a melhoria da produtividade, transparência e organização dos processos. Destacaram-se a redução de retrabalho, a maior previsibilidade dos prazos, a identificação de gargalos operacionais e a melhoria da comunicação entre os setores. Esses ganhos alinharam-se à literatura, que aponta o Kanban como uma ferramenta eficaz para a otimização do fluxo de trabalho e o aumento da eficiência operacional na realidade de pequenas e médias empresas do setor elétrico. O estudo contribuiu ao demonstrar a aplicabilidade da gestão visual e dos princípios de gerenciamento de projetos em empresas de pequeno e médio porte, mesmo em setores tradicionais de serviços.

Palavras-chave: Eficiência Operacional; Fluxo de Trabalho; Gestão Visual; Setor energético; Trello.

1. Introdução

Em um cenário de mercado crescentemente competitivo, a ineficiência na organização e coordenação dos processos colaborativos emerge como um desafio significativo, impactando diretamente a produtividade das empresas. Para enfrentar essa realidade, as organizações buscam continuamente por novas iniciativas em seus processos, técnicas, sistemas e tecnologias, visando aprimorar o planejamento e controle da produção (Costa, 2018).

Tais esforços são cruciais, pois o conjunto de atividades de uma empresa deve agregar valor específico ao cliente (Kerzner, 2017). A estruturação eficiente dessas atividades é fundamental para garantir a qualidade e a excelência na entrega de produtos ou serviços. Sem organização adequada, o fluxo de trabalho torna-se propenso a falhas, atrasos e retrabalhos, comprometendo a produtividade e a competitividade (Kerzner, 2017).

Este desafio se manifesta de forma evidente em setores como o de energia e instalações elétricas, onde uma maior integração entre o fornecimento de materiais e a prestação de serviços é essencial para a entrega de valor ao cliente (Slack; Brandon – Jones; Johnston, 2018). Nesse segmento, a produtividade está intrinsecamente ligada à coordenação eficaz entre a área comercial, gestão de estoque e equipe de serviços. Falhas na comunicação ou deficiências na gestão das etapas podem gerar insatisfação do cliente, riscos técnicos e desperdício de recursos (Mamede Filho, 2017).

O setor de energia elétrica no Brasil reflete o desenvolvimento nacional, com o crescimento das cidades e o aumento da demanda por novas ligações e regularização de padrões de energia. Segundo a ANEEL, esse volume crescente exige eficiência e segurança. Historicamente, empresas de pequeno e médio porte enfrentam dificuldades em seus sistemas de controle e monitoramento de informações, com a ausência de ferramentas visuais limitando o acompanhamento das atividades e a previsibilidade das entregas (Sebrae, 2020).

Na organização em estudo, o crescimento das operações nos últimos anos evidenciou que os controles manuais eram insuficientes para a nova realidade. Essa limitação impedia o monitoramento do progresso real das equipes e dos prazos, gerando gargalos no fluxo de trabalho e dificultando a gestão do tempo. Processos invisíveis impediam a identificação rápida de problemas e a tomada de decisão assertiva (Liker; Convis, 2013), culminando em informações descentralizadas e falta de padronização.

Para transformar essa problemática em oportunidade de melhoria contínua, a aplicação de princípios e ferramentas de gerenciamento de projetos é fundamental. A gestão eficaz propõe um plano de ação mensurável para otimizar o fluxo de trabalho. De acordo com o Project Management Institute, a Gestão de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atingir seus requisitos (PMI, 2017). Nesse contexto, ferramentas de gestão visual têm se destacado como alternativas eficientes para melhorar a organização do trabalho e o desempenho das equipes, tornando os processos mais transparentes e facilitando a tomada de decisão (Liker; Convis, 2013).

Entre as ferramentas de gestão visual, o método Kanban se destaca por sua simplicidade, flexibilidade e foco na visualização do progresso das tarefas, facilitando a integração entre equipes e setores (Anderson, 2010). Originado no sistema de produção da Toyota, foi desenvolvido por Taiichi Ohno por volta de 1953 para tornar os processos mais eficientes (Milnitz, 2013). O sistema funciona com base na lógica de puxar as demandas, permitindo o autocontrole das operações e clareza sobre o que está sendo feito, por quem e em que etapa cada atividade se encontra. Isso contribui significativamente para a melhoria da comunicação, planejamento, priorização de tarefas e redução do retrabalho (Milnitz, 2013).

Apesar da relevância do setor elétrico, a falta de visibilidade na gestão das operações em campo compromete prazos e decisões. Este trabalho investiga como a implementação do Kanban pode solucionar esses gargalos, transformando processos antes “invisíveis” em um fluxo de trabalho estruturado e transparente. Ao aplicar o método em um cenário real, esta pesquisa contribui para a Gestão de Projetos ao demonstrar o impacto direto da gestão visual na produtividade e na previsibilidade das entregas operacionais. Diante desses benefícios e da versatilidade do método, este trabalho teve como objetivo analisar os impactos da aplicação do método Kanban para a otimização dos projetos em empresa de venda e instalação de material elétrico.

2. Material e Métodos

A presente pesquisa caracterizou-se como descritiva quanto aos objetivos, buscando analisar e descrever a aplicação do método Kanban para a estruturação das atividades de uma empresa (Gerhardt e Silveira, 2009). Adotou uma abordagem qualitativa, favorecendo análises aprofundadas e descrições detalhadas do fenômeno investigado (Gil, 2002). Em relação ao procedimento, configurou-se como um estudo de caso, metodologia empírica que visa compreender fenômenos em seus contextos reais, especialmente quando as fronteiras entre o fenômeno e o contexto não são claramente definidas (Yin, 2001).

O estudo foi conduzido em uma empresa localizada em Uberlândia (MG) e região, especializada na comercialização de materiais elétricos e na prestação de serviços de instalações elétricas personalizadas. A unidade de análise consistiu nos projetos desenvolvidos pela empresa, que variam em escopo e dimensão conforme a demanda do cliente. A população de participantes envolveu cerca de 30 colaboradores, distribuídos entre os setores de administração, vendas, almoxarifado e execução, todos diretamente envolvidos nos processos de gerenciamento de projetos.

A estratégia empírica para coletar os dados e estruturar a pesquisa foi dividida em três etapas principais, conforme ilustrado na Figura 1. Essa abordagem sequencial permitiu uma compreensão aprofundada do contexto organizacional antes da implementação da ferramenta e uma avaliação sistemática de seus impactos. A metodologia fundamentou-se nos princípios de Gerenciamento de Projetos, adaptando processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento ao cotidiano da empresa (PMBOK, 2017).

Figura 1. Etapas aplicadas na estratégia empírica

Fonte: Dados originais da pesquisa

A Figura 1 representa o fluxo metodológico adotado, iniciando pela “Análise do contexto organizacional”, progredindo para a “Estruturação do sistema Kanban” e culminando na “Análise qualitativa do processo”. Este diagrama visualizou as fases da pesquisa, garantindo clareza sobre a sequência das atividades e a interdependência entre elas, desde a compreensão inicial do ambiente até a avaliação final da implementação do método.

A primeira etapa, “Análise do contexto organizacional”, dedicou-se à coleta de dados para compreender o cotidiano da empresa, seu fluxo de trabalho e os desafios enfrentados pelas equipes. Mapeou-se o ciclo de vida dos projetos, identificaram-se os principais stakeholders e os desafios na comunicação e controle das atividades. Na segunda etapa, “Estruturação do sistema Kanban”, os conceitos teóricos do método foram personalizados para a empresa, criando-se um quadro que atendesse às necessidades diárias. Definiram-se as etapas do ciclo de cada projeto, regras de movimentação de demandas e responsabilidades, aplicando os pilares de visualização do trabalho, gestão do fluxo e limitação do Trabalho em Progresso (WIP) (Anderson, 2010).

A terceira etapa, “Análise qualitativa do processo”, envolveu a observação do uso do novo sistema, com caráter investigativo e reflexivo. A coleta de dados ocorreu por meio da observação participante constante da equipe, com ênfase no planejamento das atividades, definição de prazos, equipes responsáveis e particularidades de cada projeto. Realizaram-se reuniões periódicas com os colaboradores para avaliar a usabilidade da ferramenta e os impactos gerados, considerando aspectos como a organização do fluxo de tarefas e a comunicação entre os envolvidos.

A análise dos dados coletados, provenientes da observação direta e das reuniões periódicas, foi de natureza qualitativa, baseada em descrições detalhadas e interpretações contextualizadas do fenômeno investigado (Gil, 2002). Os procedimentos de organização dos dados incluíram a centralização das informações dos projetos na plataforma Trello, onde cada cartão representava um projeto e era atualizado pelos setores envolvidos. Uma limitação metodológica identificada foi a ausência de indicadores quantitativos formais para mensurar os impactos, baseando-se a avaliação em observações e percepções.

3. Resultados e Discussão

A implementação do método Kanban na empresa de comercialização e instalação de materiais elétricos revelou uma transformação significativa na gestão de projetos e na eficiência operacional. Inicialmente, a organização enfrentava desafios consideráveis devido à ausência de processos formalizados de planejamento e controle, o que resultava em informações descentralizadas e um fluxo de trabalho pouco transparente. A introdução da gestão visual, por meio da plataforma Trello, permitiu a superação de muitas dessas lacunas, estruturando as atividades e promovendo uma visão clara do progresso dos projetos, conforme os princípios de gerenciamento de projetos (PMBOK, 2017).

Antes da aplicação do Kanban, a rotina da empresa era marcada por um trabalho manual e de difícil acompanhamento, onde a visibilidade do status dos projetos era baixa e o planejamento carecia de suporte visual imediato. As informações sobre o andamento dos projetos eram registradas de forma informal, dependendo da presença física dos colaboradores, o que gerava perda de dados e retrabalho em caso de ausências. Essa falta de padronização e a comunicação ineficaz entre os setores comprometiam a produtividade e a satisfação do cliente, evidenciando a necessidade de uma ferramenta que integrasse as equipes e centralizasse as informações.

A implementação do sistema Kanban envolveu a participação ativa de diversos setores, incluindo a coordenação comercial, a equipe de vendas, o encarregado de instalações, o almoxarifado e a administração. Cada área assumiu responsabilidades específicas no novo fluxo de trabalho: o setor comercial registrava as demandas iniciais, a equipe de instalações atualizava os projetos com evidências visuais, o almoxarifado verificava materiais antecipadamente e a administração monitorava prazos e resultados. Essa colaboração multifuncional foi crucial para o sucesso da transição e para a adaptação do método às necessidades operacionais da empresa.

O quadro Kanban foi configurado na plataforma Trello, servindo como uma ferramenta tecnológica para estruturar quadros, listas e cartões, tornando o trabalho invisível em cartões visuais e facilitando a identificação de gargalos (Liker, 2005). A estrutura do quadro foi personalizada para atender ao fluxo de trabalho específico da empresa, com regras claras para a movimentação das demandas entre as etapas. Essa visualização permitiu que todos os envolvidos tivessem clareza sobre o que estava sendo feito, por quem e em que etapa cada atividade se encontrava, conforme ilustrado na Figura 2.

Figura 2. Ilustração das etapas de planejamento

Fonte: Dados originais da pesquisa

A Figura 2 demonstra a organização visual das etapas de planejamento dos projetos no Trello, divididas em “Pra Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Essa representação gráfica do fluxo de trabalho, com cartões detalhando cada projeto e seus responsáveis, foi fundamental para a transparência e o acompanhamento em tempo real das atividades. A visualização clara das etapas permitiu uma gestão mais eficiente, facilitando a priorização de demandas e a redução do acúmulo de projetos em andamento, o que antes era um desafio significativo devido à falta de um sistema estruturado. Transparência do fluxo

Com a estruturação do quadro no Trello, todos os projetos foram centralizados em uma única plataforma, superando a descentralização e a falta de protocolo de registro que caracterizavam o cenário anterior. Essa centralização mitigou os riscos de perda de informações decorrentes da ausência de colaboradores, garantindo que o progresso de qualquer demanda estivesse disponível para todas as partes interessadas. A equipe conquistou maior autonomia, acessando os cartões de diversos dispositivos, inclusive fora da sede da empresa, o que contribuiu para a redução de falhas corriqueiras relacionadas à perda de informações.

O planejamento das atividades foi significativamente aprimorado pela visualização do fluxo de trabalho, permitindo a separação de demandas por prioridades, como rota e prazo, e resultando em uma melhora notável na produtividade. A transparência gerada pela gestão visual tornou o trabalho visível a todos, valorizando a produtividade individual e coletiva, e expondo gargalos e períodos de ociosidade das equipes. Essa mudança impulsionou uma cultura organizacional mais proativa, com a designação clara de equipes para cada projeto, eliminando conflitos de agenda e otimizando a escolha de profissionais.

A antecipação na separação dos materiais pelo almoxarifado foi outro benefício direto da transparência do fluxo. Com a visibilidade das próximas demandas, o setor de logística pôde organizar o espaço e identificar os materiais necessários com antecedência, reduzindo drasticamente o tempo de espera e o tempo ocioso das equipes. Essa melhoria na coordenação entre os setores, antes prejudicada pela falta de comunicação, contribuiu para a finalização mais rápida dos projetos e para a identificação clara dos responsáveis, alinhando-se aos princípios de gestão de projetos que enfatizam a comunicação e a organização dos recursos (PMI, 2017). Identificação de gargalos

Um dos impactos mais relevantes da implementação do Kanban foi a identificação de gargalos que antes eram invisíveis e comprometiam a eficiência operacional. Observou-se uma grande quantidade de projetos aguardando programação para início, sem impedimentos aparentes, o que era causado pela falta de planejamento e pela escolha inadequada da equipe. Essa lentidão na execução, somada à comunicação tardia e ineficaz com o almoxarifado, diminuía a qualidade do trabalho e a percepção dos clientes sobre o serviço prestado.

A visualização do fluxo de trabalho no Trello permitiu que esses pontos de estrangulamento fossem rapidamente identificados e abordados. Em apenas 30 dias de uso da ferramenta, a empresa conseguiu reverter o cenário desfavorável, reduzindo a quantidade de demandas represadas. Reuniões com os líderes foram realizadas para alinhar estratégias e priorizar demandas, resultando em uma mudança profunda em todos os setores da companhia. Essa capacidade de identificar e resolver problemas de forma ágil é um dos pilares do Kanban, conforme descrito por Anderson (2010).

As alterações promovidas pela identificação dos gargalos também impactaram o setor de almoxarifado, que passou a verificar a disponibilidade dos materiais de forma independente assim que um cartão era inserido no quadro. Essa proatividade, aliada à organização do espaço de logística, resultou em uma melhor identificação dos materiais separados para cada serviço. Consequentemente, houve uma melhoria na produtividade das equipes de trabalho e uma redução significativa do tempo ocioso, gerando benefícios operacionais e financeiros para a empresa. Centralização das informações

A obrigatoriedade de anexar imagens fotográficas e textos com observações técnicas nos cartões do Trello representou um avanço imediato na rastreabilidade das informações e na qualidade dos serviços. Anteriormente, imprevistos técnicos eram de conhecimento limitado da equipe, e a liderança muitas vezes não era informada, dificultando a tomada de decisões proativas. Com a alimentação obrigatória e em tempo real do quadro, o setor comercial e a administração passaram a acompanhar a qualidade da entrega e prever correções necessárias, evitando a insatisfação do cliente.

A criação de uma memória técnica digital, por meio das fotos e observações anexadas aos cartões, proporcionou maior segurança jurídica e facilitou o trabalho de pós-venda. As imagens da evolução dos projetos serviram como evidência documental da finalização das etapas, protegendo a empresa contra reclamações infundadas e permitindo a identificação e correção antecipada de falhas. Essa centralização e documentação das informações transformaram a dinâmica da organização, que antes era marcada por dados incompletos e de baixa visibilidade, em um fluxo de trabalho estruturado e transparente. Análise dos resultados da implementação do Kanban

A implementação do sistema Kanban proporcionou uma gestão estruturada e orientada por resultados, contribuindo para a organização do fluxo de trabalho e para maior clareza na execução das atividades. A ferramenta permitiu que a equipe visualizasse de forma simples e objetiva o andamento das tarefas, favorecendo a priorização das demandas e a identificação de possíveis atrasos nos projetos. As principais mudanças observadas antes e depois da implantação do método, em diversas dimensões de gestão, são sintetizadas a seguir, demonstrando a transição de um cenário de vulnerabilidade para um de maior controle e eficiência.

No que tange à Comunicação, o cenário anterior era informal, descentralizado e dependente da memória individual, o que dificultava o gerenciamento eficaz das comunicações. Após a implementação do Kanban, a comunicação tornou-se centralizada no Trello e documentada em tempo real, alinhando-se aos princípios de gerenciamento de projetos. Essa mudança eliminou a dependência da presença física dos colaboradores e garantiu que as informações fossem acessíveis a todos os membros da equipe, independentemente de sua localização, promovendo uma maior integração entre os setores.

Em relação à Visibilidade, os processos eram invisíveis e a etapa atual dos projetos era frequentemente desconhecida, impedindo um monitoramento efetivo. Com o Kanban, houve uma transformação para a transparência, com cada etapa sendo atualizada e documentada com fotos, permitindo um monitoramento e controle contínuos. Essa visibilidade aprimorada permitiu a identificação rápida de gargalos e a tomada de decisões mais assertivas, transformando processos antes opacos em um fluxo de trabalho claro e compreensível para todos os envolvidos.

O Fluxo de Materiais, antes da implementação, era caracterizado pela separação sob demanda imediata, gerando atrasos e ineficiências no gerenciamento de recursos. Com o Kanban, a separação tornou-se antecipada, baseada na movimentação dos cartões no quadro, otimizando o gerenciamento de recursos. Essa mudança reduziu drasticamente o tempo de espera por materiais e o tempo ocioso das equipes, contribuindo para uma maior produtividade e previsibilidade na execução dos projetos, um aspecto crucial para a eficiência operacional.

Quanto ao Risco e Qualidade, a empresa enfrentava vulnerabilidade jurídica devido à falta de evidências documentais dos projetos. A implementação do Kanban introduziu uma memória técnica fotográfica, garantindo a segurança no pós-venda e fortalecendo o gerenciamento de risco e qualidade. As imagens e observações técnicas anexadas aos cartões serviram como prova da execução e finalização das etapas, protegendo a empresa contra reclamações infundadas e permitindo a correção proativa de problemas, o que se alinha à gestão de qualidade e mitigação de riscos (PMBOK, 2017).

A análise comparativa entre os cenários anterior e posterior à implementação do método Kanban demonstra um aumento da produtividade, decorrente do maior foco na conclusão dos projetos iniciados. A visualização clara das etapas permitiu uma priorização mais eficiente das demandas e uma redução no acúmulo de projetos em andamento. O quadro possibilitou que toda a equipe acompanhasse o status das atividades, facilitando a identificação de gargalos operacionais que antes não eram perceptíveis, o que acelerou a resolução de impedimentos e contribuiu para um fluxo de trabalho mais eficiente.

O acompanhamento estruturado das etapas do projeto resultou em uma redução significativa na quantidade de retrabalho e uma menor sobrecarga de trabalho. O controle visual das atividades permitiu uma melhor distribuição das tarefas entre os colaboradores, otimizando o uso dos recursos humanos. Esses resultados dialogam com domínios de conhecimento do PMBOK, como comunicação, recursos, qualidade e riscos, evidenciando que o Kanban contribui de forma prática para o fortalecimento de aspectos fundamentais na gestão de projetos (PMI, 2017).

Apesar dos ganhos observados, é importante ressaltar que a ferramenta não substitui integralmente práticas formais de gerenciamento de projetos, especialmente no que se refere ao planejamento estruturado, definição de indicadores quantitativos e controle sistemático de desempenho. O método Kanban deve ser compreendido como uma ferramenta complementar que contribui para a organização do fluxo de trabalho e para o aprimoramento gradual das práticas de gestão, desmistificando a ideia de que a gestão de projetos eficientes é prerrogativa exclusiva de grandes corporações (Leopold, 2018).

Para consolidar a utilização do método, sugeriu-se a elaboração de um guia prático de integração para novos colaboradores, garantindo que o Kanban seja mantido independentemente da rotatividade da equipe. Além disso, a realização de reuniões diárias rápidas foi indicada para identificar impedimentos e tomar ações imediatas. Embora não tenham sido utilizados indicadores quantitativos formais, observou-se uma redução perceptível no número de demandas em atraso e no retrabalho, além de maior previsibilidade nos prazos de execução das atividades, reforçando que a gestão visual pode atuar como um mecanismo inicial de maturidade em gerenciamento de projetos, especialmente em organizações com baixo nível de formalização.

Em síntese, a implementação do método Kanban na empresa de instalações elétricas demonstrou ser uma estratégia eficaz para otimizar a gestão de projetos, transformando um cenário de processos invisíveis e informações descentralizadas em um fluxo de trabalho estruturado e transparente. Os resultados evidenciaram melhorias significativas na produtividade, na comunicação intersetorial, na identificação e resolução de gargalos, e na centralização de informações técnicas, contribuindo diretamente para a maior previsibilidade dos prazos e a redução do retrabalho, alinhando-se ao objetivo de otimização dos projetos.

4. Conclusão

Este estudo analisou os impactos da aplicação do método Kanban para a otimização dos projetos em uma empresa de comercialização e instalação de materiais elétricos. Verificou-se que a implementação da gestão visual, por meio da plataforma Trello, transformou um cenário de processos informais e informações descentralizadas em um fluxo de trabalho estruturado e transparente. Observou-se uma melhoria significativa na produtividade, na organização das atividades e na comunicação intersetorial. Identificou-se a redução de retrabalho, a maior previsibilidade dos prazos de execução e a rápida identificação de gargalos operacionais que antes comprometiam a eficiência. A centralização das informações técnicas, com o registro fotográfico e observações nos cartões, proporcionou maior rastreabilidade e segurança jurídica, fortalecendo a gestão de risco e qualidade. Esses achados demonstram a eficácia do Kanban em alinhar a prática operacional aos princípios de gerenciamento de projetos, mesmo em organizações de pequeno e médio porte.

A principal contribuição deste trabalho reside em evidenciar a aplicabilidade e os benefícios da gestão visual e das metodologias ágeis em empresas de pequeno e médio porte do setor elétrico, um segmento tradicional de serviços, ampliando a discussão sobre a otimização de processos em contextos com menor formalização. Contudo, como limitação, destaca-se a dependência da disciplina coletiva dos colaboradores para a manutenção da atualização do quadro em tempo real, e a ferramenta não substitui integralmente práticas formais de planejamento estruturado e controle sistemático de desempenho. Para consolidar a utilização do método, sugeriu-se a elaboração de um guia prático de integração para novos colaboradores e a realização de reuniões diárias rápidas para identificar impedimentos. Sugere-se para estudos futuros a exploração da aplicação do método em outros contextos de serviços e a utilização de indicadores quantitativos para mensurar de forma mais precisa os impactos na produtividade e nos resultados organizacionais.

Referências Bibliográficas

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Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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