Gestão de Cronogramas em Projetos de Retrofit de Sistema de Automação Predial

Daniel Lacerda de Souza; Luciano Azevedo de Souza

DOI: 10.22167/2675-6528-202602805

Artigo derivado de Trabalho de Conclusão de Curso (TCC), com conteúdo baseado no trabalho original do aluno e adaptado ao formato editorial da Revista E&S com apoio da ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege para síntese e organização textual.

Resumo

A gestão de cronogramas em projetos de retrofit de automação predial em edifícios comerciais ocupados apresentou desafios específicos, devido à necessidade de conciliar a execução das atividades com a operação contínua do ambiente, incluindo restrições como intervenções noturnas e dependência de liberações para execução. O estudo analisou o cronograma de um projeto real de retrofit do sistema de automação predial, com foco em Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado (AVAC), executado ao longo de seis meses em um edifício comercial de grande porte em operação na cidade de São Paulo. Por meio do acompanhamento direto do projeto, foram analisadas cinco revisões sucessivas do cronograma, considerando o nível de detalhamento das atividades, a capacidade de replanejamento e o impacto no controle de prazos. Os resultados evidenciaram que o refinamento progressivo do cronograma, aliado a revisões semanais com o cliente e a uma comunicação estruturada entre as equipes, contribuiu para a recuperação de atrasos na entrega de equipamentos importados, que apresentaram um atraso de 14 dias, e para o cumprimento dos marcos do projeto dentro do prazo estabelecido. A experiência demonstrou que o cronograma, quando tratado de forma dinâmica e adaptativa, atuou como instrumento de controle, alinhamento e previsibilidade em projetos com alta complexidade operacional.

Palavras-chave: Ambiente ocupado; Gestão de prazos; PMBOK; Replanejamento; Retrofit AVAC.

1. Introdução

Projetos de retrofit de automação predial, com foco na disciplina de Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado (AVAC), têm se tornado cada vez mais frequentes em edificações corporativas. Essa tendência é impulsionada pela necessidade de modernizar sistemas automatizados, visando aprimorar o desempenho operacional, otimizar o conforto térmico e reduzir os custos de manutenção (Filho, 2016).

O conceito de retrofit, neste contexto, refere-se à modernização de sistemas e equipamentos obsoletos ou descontinuados por meio da atualização tecnológica de edificações existentes. O objetivo é melhorar o desempenho geral e prolongar a vida útil dessas construções (Rocha; Qualharini, 2001). Muitos edifícios erguidos na década de 1990, por exemplo, ainda operam com tecnologias defasadas, o que pode resultar em sensores de temperatura de baixa precisão, atrasos na comunicação de dados e limitações operacionais.

A modernização desses sistemas, contudo, eleva a complexidade dos projetos em termos de planejamento e execução. São exigidos cuidados adicionais para mitigar riscos e assegurar que o conforto operacional dos usuários não seja comprometido. Normas técnicas, como a ABNT NBR 16401, estabelecem diretrizes para o conforto térmico em ambientes climatizados, sublinhando a importância de sistemas de automação predial bem projetados e gerenciados.

Uma automação predial eficaz pode gerar um aumento significativo na eficiência energética, além de permitir um controle mais preciso das condições de conforto térmico para os ocupantes, o que pode estar associado a ganhos de produtividade. Adicionalmente, equipamentos modernos tendem a diminuir os custos de manutenção, oferecendo maior precisão e respostas mais rápidas na comunicação com outros periféricos instalados (Filho, 2016).

Diante da complexidade inerente a esses projetos de modernização, torna-se evidente a necessidade de um sistema estruturado de planejamento. O Project Management Institute (2017) destaca, na sexta edição do PMBOK, que o gerenciamento do cronograma é fundamental para o controle de prazos, a gestão de riscos e a comunicação eficaz ao longo da execução do projeto. Autores como Kerzner (2017) reforçam que o planejamento detalhado e o controle contínuo são elementos cruciais para o sucesso de empreendimentos complexos.

A gestão de cronogramas em projetos de retrofit de automação predial enfrenta desafios específicos, como as restrições operacionais do cliente, os prazos de entrega de materiais e a necessidade de alinhamento entre as diversas partes interessadas. Em ambientes de edifícios comerciais ocupados e em operação, essas particularidades, que incluem intervenções em horários alternativos e dependência de liberações para atividades, exigem uma abordagem de planejamento mais estruturada e adaptativa.

Nesse contexto, cronogramas com baixo nível de detalhamento podem dificultar o acompanhamento das atividades e a adaptação às condições reais do projeto, comprometendo a tomada de decisão. A ausência de um detalhamento adequado pode impedir a identificação precoce de desvios, reduzindo a capacidade de resposta da equipe a imprevistos e prejudicando o controle contínuo do andamento das atividades. Compreender como o nível de detalhamento do cronograma influencia o controle e a previsibilidade dos prazos é, portanto, de grande relevância prática e teórica.

Este trabalho tem como objetivo analisar como o nível de detalhamento do cronograma impacta o controle de prazos em um projeto de retrofit de automação predial, com foco em AVAC, realizado em um edifício comercial em operação ao longo de seis meses.

2. Material e Métodos

A pesquisa caracterizou-se como um estudo de caso de natureza aplicada, com abordagem qualitativa e caráter descritivo-analítico. A natureza aplicada justificou-se por partir de uma situação real vivenciada pelo autor, visando gerar conhecimento para a solução de problemas práticos na gestão de projetos (GIL, 2002). A abordagem qualitativa foi empregada para compreender fenômenos em profundidade, sem quantificá-los estatisticamente (CRESWELL, 2010).

O caráter descritivo manifestou-se na descrição das características e do comportamento do cronograma ao longo da execução do projeto, relacionando-os às condições reais do ambiente e às decisões tomadas pelas equipes. O caráter analítico evidenciou-se na comparação entre as versões do cronograma e na avaliação das estratégias de replanejamento adotadas.

A estratégia de pesquisa adotada foi o estudo de caso (YIN, 2015). A unidade de análise central foi o cronograma de um projeto de retrofit de automação predial, com foco em Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado (AVAC), realizado em um edifício comercial de grande porte em operação na cidade de São Paulo.

O projeto de retrofit analisado envolveu a substituição de aproximadamente 35 controladores de Volume de Ar Variável (VAV) e cerca de 200 sensores de temperatura, distribuídos em sete andares. Incluiu também a substituição de sete controladores de fancoil e sete válvulas de água gelada em áreas comuns, além de serviços hidráulicos e atualização de software e licenças do sistema de automação.

O estudo baseou-se na vivência prática do autor, que atuou diretamente no projeto, configurando uma abordagem de observação participante. Essa condição possibilitou o acompanhamento contínuo das atividades e o acesso a informações detalhadas sobre o planejamento, a execução e as revisões do cronograma ao longo de seis meses.

Para complementar o estudo de caso, realizou-se uma revisão bibliográfica sistemática. O objetivo foi identificar os principais fatores de atraso em projetos de construção e sua relação com a gestão de cronogramas. A busca foi conduzida na base de dados Scopus, utilizando a string de pesquisa: (“project delay” OR “schedule delay”) AND construction AND scheduling.

Inicialmente, 243 artigos foram identificados. Após filtros por tipo de documento, período (2018–2026), áreas (engenharia, negócios e energia) e idioma (inglês), 106 artigos foram selecionados. A triagem por títulos e resumos resultou em 30 estudos, dos quais 13 foram selecionados para análise detalhada.

A coleta de dados para o estudo de caso foi realizada a partir do acompanhamento direto do projeto. Incluiu-se o cronograma elaborado e suas versões revisadas ao longo da execução, bem como registros de reuniões semanais com o cliente e comunicações operacionais relacionadas ao andamento das atividades.

O cronograma inicial foi elaborado no Microsoft Excel, contemplando as principais etapas do projeto em um nível de detalhamento mais simples, como aprovação, aquisição e entrega de equipamentos, execução e finalização. O Excel foi a ferramenta padrão adotada pela empresa para o desenvolvimento de cronogramas.

Ao longo dos seis meses de execução do projeto, foram realizadas cinco revisões periódicas do cronograma. Essas revisões tiveram como objetivo aumentar o nível de detalhamento das atividades, adequando-se a fatores como atrasos na entrega de equipamentos e restrições operacionais impostas pelo cliente.

As interações com o cliente ocorreram por meio de reuniões semanais, realizadas durante todo o período de seis meses do projeto. Essas reuniões permitiram o alinhamento contínuo entre a equipe de automação e o cliente, além do acompanhamento das atividades e da tomada de decisões.

Para a análise do estudo de caso, consideraram-se as definições das atividades, o nível de detalhamento, os prazos estabelecidos e as revisões semanais. Também foram avaliados os impactos de atrasos na entrega de equipamentos, especialmente os de origem importada, e as estratégias de remanejamento das atividades.

A análise dos dados foi conduzida de forma qualitativa, por meio da comparação entre as versões do cronograma e da interpretação dos eventos observados ao longo da execução do projeto. Buscou-se identificar padrões e os impactos das decisões de replanejamento sobre o controle de prazos.

Nesse contexto, foram consideradas as revisões do cronograma e as estratégias de replanejamento adotadas, bem como seus impactos na execução, especialmente em relação ao cumprimento dos prazos. A metodologia permitiu analisar a evolução do cronograma ao longo do projeto, considerando seus impactos na gestão das atividades, na comunicação e na tomada de decisão.

Para preservar a confidencialidade e o anonimato institucional, não foram apresentados dados que permitam a identificação da empresa, cliente ou empreendimento. Os dados foram utilizados exclusivamente para fins acadêmicos e tratados de forma agregada, garantindo os cuidados éticos necessários.

3. Resultados e Discussão

A análise dos resultados da pesquisa permitiu uma compreensão aprofundada sobre a gestão de cronogramas em projetos de retrofit de automação predial em ambientes ocupados, destacando a relevância do nível de detalhamento e das estratégias de replanejamento. Inicialmente, a revisão bibliográfica identificou os principais fatores de atraso em projetos de construção, fornecendo um arcabouço teórico para a interpretação dos desafios observados no estudo de caso. Esses fatores, categorizados em planejamento, gestão, mão de obra, suprimentos, gestão de riscos e fatores externos, são recorrentes na literatura e frequentemente interdependentes, o que amplifica a complexidade do controle de prazos e exige uma abordagem integrada.

Os fatores de atraso identificados na literatura, como planejamento inadequado, falta de detalhamento e ausência de revisões periódicas, são frequentemente citados por autores como Viles et al. (2020) e Türkakın et al. (2020). Falhas de comunicação e tomada de decisão lenta, por sua vez, são apontadas por Hosaini e Singla (2019) como elementos críticos na gestão do projeto. Atrasos na entrega de materiais e problemas com fornecedores, conforme Mbala et al. (2019), também representam desafios significativos. A análise e mitigação insuficiente de riscos, bem como a ausência de planos de contingência, são destacadas por Koulinas et al. (2020), enquanto aprovações e restrições operacionais são fatores externos relevantes, segundo Rachid et al. (2019). Essa consolidação teórica alinha-se diretamente com os desafios práticos enfrentados no projeto de retrofit analisado, reforçando a universalidade desses problemas.

Características do Projeto

O projeto de retrofit analisado focou na modernização parcial do sistema de automação predial, especificamente na disciplina de Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado (AVAC). As intervenções incluíram a substituição de aproximadamente 35 controladores de Volume de Ar Variável (VAV) e cerca de 200 sensores de temperatura, distribuídos pelos sete andares da área privativa do cliente. Nas áreas comuns do edifício, foram substituídos sete controladores de fancoil e sete válvulas de água gelada, o que demandou serviços hidráulicos complexos. Ao final, o projeto envolveu a atualização de software e licenças, implementando uma nova arquitetura de rede de automação para os sete andares, demonstrando a abrangência e a complexidade técnica do escopo.

A diversidade de etapas, que incluíram engenharia, fornecimento de equipamentos, instalação, programação e comissionamento, e a participação de empresas parceiras em atividades específicas, como infraestrutura e hidráulica, contribuíram para a complexidade do planejamento e da coordenação. Essa multiplicidade de frentes de trabalho e a interdependência entre as atividades reforçaram a necessidade de um cronograma robusto e detalhado. A gestão de um projeto com essas características exige não apenas a organização das tarefas, mas também a integração eficaz entre os diferentes agentes envolvidos para garantir o alinhamento e o cumprimento dos prazos.

Contexto e Estrutura Organizacional

O projeto foi executado em um contexto de alta expectativa por parte do cliente, decorrente de revisões e reduções de escopo em anos anteriores. Embora a empresa responsável pela implantação não tivesse participado das etapas iniciais, a cobrança e o acompanhamento por parte do cliente foram intensos ao longo de toda a execução. Nesse cenário, o cronograma transcendeu sua função de mera ferramenta de planejamento, tornando-se um instrumento central de comunicação e alinhamento entre todas as partes interessadas, conforme preconizado pelo PMBOK® (PMI, 2017), que enfatiza a importância da gestão de stakeholders.

A estrutura organizacional do projeto envolveu a equipe técnica, empresas terceiras e o cliente, cada um com diferentes níveis de influência e expectativas. Essa dinâmica pode ser compreendida como parte dos fatores ambientais da empresa (FAE), que moldam o planejamento e a execução (PMI, 2017). Os cronogramas, as atas de reuniões semanais e os registros de comunicação funcionaram como ativos de processos organizacionais (APO), fundamentais para as decisões de replanejamento. A distribuição de responsabilidades entre gestão, engenharia, execução e comissionamento, com a dependência de validações do cliente e da administração do edifício, introduziu variáveis adicionais ao planejamento, especialmente em relação à liberação de atividades e aprovação de documentação.

Planejamento Inicial e Limitações

O planejamento inicial do projeto considerou duas frentes de atuação distintas: as áreas internas do cliente e as áreas comuns do edifício, devido às diferentes exigências de liberação de atividades, documentação e restrições operacionais. As atividades nas áreas comuns dependiam da aprovação da administração do edifício, frequentemente exigindo execução fora do horário comercial. Já nas áreas internas do cliente, as intervenções precisavam ocorrer com o sistema em funcionamento, demandando trabalhos noturnos e nos finais de semana para minimizar o impacto na operação, o que adicionou uma camada de complexidade ao planejamento.

O cronograma inicial foi elaborado em nível macro, com 23 atividades distribuídas em quatro seções: Pré-execução, Escopo da Área Privativa, Escopo da Área do Condomínio e Operação Assistida. Contudo, a falta de detalhamento por pavimento limitava a visualização do andamento real das atividades e comprometia a capacidade de controle do cronograma. Essa abordagem inicial, com durações estimadas de forma abrangente e baseadas em prazos de fornecedores e estimativas gerais de execução, não contemplava a complexidade operacional do projeto, o que se alinha com a literatura que aponta o planejamento inadequado e a falta de detalhamento como fatores de atraso (Yin, 2015).

Foi constatado que o cronograma inicial não possuía folgas adequadas para possíveis atrasos, um fator crítico que se manifestou com o atraso de 14 dias na entrega de equipamentos importados. Esse atraso impactou diretamente o planejamento, exigindo uma nova revisão do cronograma e evidenciando a necessidade de uma abordagem mais cautelosa na definição de prazos para equipamentos com dependência externa. A ausência de um detalhamento mais granular, como a segmentação por pavimento, dificultou a identificação precoce de desvios e a tomada de decisões ágeis para mitigar os impactos, comprometendo a previsibilidade do projeto.

Desafios e Estratégias de Replanejamento

Durante a execução do projeto, desafios significativos foram identificados, como os atrasos na entrega de equipamentos, a necessidade de liberação de atividades pela administração do edifício e as restrições operacionais do ambiente ocupado. Esses fatores, amplamente discutidos na literatura como causas comuns de atraso relacionadas à logística de suprimentos e à dependência de agentes externos, impactaram o andamento do cronograma e exigiram ajustes contínuos no planejamento. A gestão proativa desses desafios foi crucial para o sucesso do projeto.

Diante desse cenário, foram implementadas estratégias de replanejamento baseadas em revisões semanais do cronograma com o cliente, além da antecipação de documentações necessárias para a liberação de atividades futuras. O atraso de 14 dias na entrega dos equipamentos importados foi recuperado por meio da reorganização dos prazos das atividades por andar. Essa estratégia foi viabilizada pelo detalhamento do cronograma por pavimento, que permitiu identificar quais andares estavam disponíveis para as equipes, possibilitando a antecipação de tarefas e a manutenção do cronograma geral dentro do prazo planejado, demonstrando o valor do detalhamento progressivo como ferramenta de gestão e controle.

As revisões semanais com o cliente foram essenciais para garantir maior transparência no acompanhamento do projeto e para a tomada de decisões rápidas e adequadas. A comunicação estruturada entre as equipes também contribuiu significativamente, centralizando informações e reduzindo retrabalhos. Essa abordagem está em consonância com as recomendações do PMBOK® (PMI, 2017) nas áreas de Gestão das Comunicações e Gestão de Riscos, que enfatizam a importância do monitoramento contínuo e da comunicação eficaz para o controle da execução do projeto. A capacidade de replanejamento, em projetos com múltiplos agentes externos, demonstrou ser diretamente proporcional ao nível de detalhamento do cronograma.

Evolução do Cronograma e Resultados

A evolução do cronograma, do planejamento inicial à versão final, foi notável, com o número de atividades passando de 23 para 73, um aumento de 217% no nível de detalhamento. Atividades genéricas, como “Início das substituições”, foram decompostas por pavimento, gerando subatividades individuais para cada andar. Essa segmentação permitiu um acompanhamento preciso do progresso em cada frente de trabalho, refletindo um amadurecimento do planejamento ao longo da execução e uma transição de um modelo genérico para um mais aderente à realidade operacional do projeto.

Além do detalhamento por pavimento, novas atividades foram incorporadas ao escopo, incluindo o licenciamento de servidor e gerenciadora, o treinamento de operação das novas telas gráficas e a programação offline do controlador de fancoil. Esse aprimoramento progressivo do cronograma não apenas acompanhou a execução das atividades, mas atuou como uma ferramenta ativa de controle e apoio à tomada de decisão. A segmentação das atividades e o detalhamento dos tempos de execução permitiram um acompanhamento mais preciso, possibilitando reavaliar e reorganizar as atividades sempre que ocorriam atrasos, mantendo o cumprimento dos prazos estabelecidos.

A evolução do desempenho do cronograma foi analisada com base no avanço das atividades, nas alterações de datas, nos desvios identificados e nas ações de replanejamento. Observou-se uma recuperação progressiva do atraso inicial ao longo das revisões do cronograma, indicando uma melhoria na gestão dos prazos e um aumento do desempenho de prazo, conforme abordado na literatura de gerenciamento de projetos. A comparação entre as versões do cronograma evidenciou a mudança na forma de utilização da ferramenta, que passou de um planejamento estático para um instrumento dinâmico, ajustado constantemente às condições reais de execução.

Essa transição para um cronograma dinâmico, alinhado às práticas de monitoramento e controle descritas pelo PMBOK® (PMI, 2017), contribuiu significativamente para a melhoria do controle e da previsibilidade dos prazos. O resultado final demonstrou que as estratégias adotadas foram eficazes, pois o projeto foi concluído dentro do prazo originalmente estabelecido, com todas as 73 atividades da versão final do cronograma finalizadas com 100% de progresso. A entrega formal foi realizada em reunião presencial na semana seguinte ao término das atividades, confirmando o sucesso da abordagem.

De forma geral, os resultados observados no estudo são consistentes com os achados da literatura, que indicam que fatores como planejamento inadequado, falhas de comunicação, dependência de terceiros e restrições operacionais estão associados a desvios de prazo em projetos. A experiência prática demonstrou que o aumento do nível de detalhamento do cronograma, combinado com revisões periódicas e comunicação estruturada, contribuiu para a previsibilidade e o controle de prazos em um projeto de retrofit de automação predial em um edifício comercial ocupado, respondendo ao objetivo central do estudo.

4. Conclusão

O estudo analisou o impacto do nível de detalhamento do cronograma no controle de prazos em um projeto de retrofit de automação predial, com foco em AVAC, executado em um edifício comercial em operação. Verificou-se que o planejamento inicial, com 23 atividades em nível macro, apresentava limitações significativas para o acompanhamento e controle, especialmente diante de um atraso de 14 dias na entrega de equipamentos importados. Contudo, por meio de revisões semanais com o cliente e da antecipação de documentações, implementou-se um replanejamento que detalhou o cronograma por pavimento. Essa abordagem permitiu a reorganização das atividades e a recuperação do atraso, culminando na conclusão do projeto dentro do prazo originalmente estabelecido. A evolução do cronograma, que passou a contar com 73 atividades, demonstrou que o refinamento progressivo e a comunicação estruturada entre as equipes foram cruciais para a previsibilidade e o controle de prazos.

A principal contribuição deste trabalho reside na demonstração de que o cronograma, quando tratado como um instrumento dinâmico e adaptativo, atua como ferramenta essencial de controle, alinhamento e apoio à tomada de decisão em projetos de alta complexidade operacional, como os de retrofit em ambientes ocupados. Observou-se que o aumento do nível de detalhamento do planejamento está diretamente associado à melhoria do controle e da previsibilidade dos prazos. Como limitação, destaca-se que o estudo se baseou em um único caso, o que restringe a generalização estatística dos resultados, e não aplicou métodos quantitativos formais de análise de desempenho. Para estudos futuros, sugere-se a aplicação de metodologias como o Earned Value Management (EVM) e a replicação da pesquisa em projetos de retrofit de outras disciplinas da automação predial, bem como em edifícios de diferentes portes e segmentos, para ampliar a base de evidências.

Referências Bibliográficas

CRESWELL, John W. Projeto de pesquisa: métodos qualitativo, quantitativo e misto. Porto Alegre: Artmed, 2010.

FILHO, Claudio Veja Dourado. Sistema de automação predial. 2016. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Engenharia Elétrica) — Universidade Federal de Campina Grande, Campina Grande, 2016.

GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2002.

HOSAINI, Sayed Behbood; SINGLA, Sandeep. Significant factors of delay in construction projects in Afghanistan. Journal of Engineering, Design and Technology, v. 17, n. 6, p. 1243-1260, 2019.

KERZNER, Harold. Gestão de projetos: as melhores práticas. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2017.

KOULINAS, Georgios K.; XANTHOPOULOS, Alexandros S.; TSILIPIRAS, Thomas T.; KOULOURIOTIS, Dimitrios E. Schedule delay risk analysis in construction projects with a simulation-based expert system. Buildings, v. 10, n. 8, p. 134, 2020.

MBALA, Mbuyamba; AIGBAVBOA, Clinton; ALIU, John. Causes of delay in various construction projects: a literature review. Procedia Engineering, v. 196, p. 818–825, 2019.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® Guide). 6. ed. Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2017.

RACHID, Zemra; TOUFIK, Boudouh; MOHAMMED, Baheddi. Causes of schedule delays in construction projects in Algeria. International Journal of Construction Management, v. 19, n. 5, p. 371-381, 2019.

ROCHA, C. G.; QUALHARINI, E. L. Retrofit de edificações: uma alternativa para a modernização de edificações existentes. In: CONGRESSO DA CONSTRUÇÃO, 2001, Lisboa. Anais […]. Lisboa: Congresso da Construção, 2001.

TÜRKAKIN, Osman Hürol; MANİSALI, Ekrem; ARDITI, David. Delay analysis in construction projects with no updated work schedules. Journal of Construction Engineering and Management, v. 146, n. 9, 2020.

VILES, Elisabeth; RUDELI, Natalia Carolina; SANTILLI, Adrian. Causes of delay in construction projects: a quantitative analysis. Engineering, Construction and Architectural Management, v. 27, n. 4, p. 917–935, 2020.

YIN, Robert K. Estudo de caso: planejamento e métodos. 5. ed. Porto Alegre: Bookman, 2015.

Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

Para saber mais sobre o curso, clique aqui e acesse a plataforma MBX Academy