Digitalização do Controle e Processos de Gestão do Almoxarifado: um Estudo de Caso sobre Ganhos Operacionais em uma Empresa de Reciclagem Plástica.

Bruno Piunti Castello; Elisa Morandé Sales

DOI: 10.22167/2675-6528-202602746

Artigo derivado de Trabalho de Conclusão de Curso (TCC), com conteúdo baseado no trabalho original do aluno e adaptado ao formato editorial da Revista E&S com apoio da ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege para síntese e organização textual.

Resumo

A transformação digital consolidou-se como vetor estratégico para a eficiência operacional em organizações industriais, particularmente no setor de reciclagem plástica. Um estudo de caso descritivo avaliou os impactos operacionais e gerenciais da digitalização do controle de almoxarifado, substituindo um sistema manual em Excel por uma solução digital automatizada. A metodologia envolveu a coleta e análise de dados históricos dos dois sistemas, utilizando indicadores de desempenho como acurácia de estoque, tempo de atendimento a requisições, frequência de rupturas e qualidade dos cadastros. Os dados foram tratados estatisticamente e apresentados em gráficos comparativos e dashboards. Os resultados indicaram ganhos mensuráveis em confiabilidade da informação, agilidade processual e redução de falhas operacionais. Observou-se aumento na acurácia dos registros, maior rastreabilidade e diminuição significativa de erros e interrupções por falta de peças críticas. O estudo contribuiu para a literatura sobre digitalização na gestão de estoques, demonstrando empiricamente os benefícios da automação na indústria recicladora e oferecendo subsídios para a tomada de decisão em empresas de porte médio que buscam aumentar sua maturidade digital e eficiência.

Palavras-chave: Automação; Estudo de caso; Gestão de estoques; Reciclagem plástica; Transformação digital.

1. Introdução

A transformação digital tem se consolidado como um vetor estratégico para o aumento da competitividade e eficiência operacional em diversas organizações industriais. Essa tendência é impulsionada pelo avanço contínuo de tecnologias da informação, sistemas integrados de gestão e plataformas baseadas em dados, que influenciam desde a cadeia produtiva até a tomada de decisões gerenciais (Bigaton et al., 2024; Holloway et al., 2024). A digitalização de processos internos é reconhecida como um elemento crucial para a otimização de operações e a sustentabilidade dos negócios.

No setor industrial, particularmente em segmentos que envolvem alta complexidade logística e uma vasta gama de insumos, como a reciclagem plástica, a gestão eficiente de recursos é vital (Gil, 2010). A cadeia de reciclagem plástica, por exemplo, exige coordenação elevada entre as etapas produtivas e a manutenção constante de equipamentos críticos. Nesse contexto, a gestão do almoxarifado assume um papel estratégico, especialmente no que tange a peças de manutenção e insumos que podem interromper a produção, sendo que falhas nesse setor frequentemente causam interrupções operacionais (Pacheco, 2020). A digitalização de processos como a gestão de estoques e almoxarifado é, portanto, essencial para garantir acuracidade, rastreabilidade e agilidade nas operações (Esquivel-López, 2024).

A empresa objeto deste estudo, com mais de cinquenta e seis anos de atuação e localizada em Caieiras/SP, enfrentava desafios significativos na administração de seu estoque de peças e insumos. Seus processos principais incluem a recuperação de aparas plásticas, extrusão em grãos e transformação em produtos como lonas e sacolas. O almoxarifado da empresa não apenas abastece a produção, mas também atua como interface com fornecedores para reparo e manutenção de peças críticas. Até o ano de 2025, o controle do estoque era realizado por meio de planilhas em Excel, um sistema que, apesar de acessível, apresentava fragilidades como a ausência de travas para regras de negócios, a vulnerabilidade a erros humanos, a baixa rastreabilidade das movimentações e a capacidade analítica limitada. Essas deficiências resultavam em falhas frequentes de inventário, reposições tardias e indisponibilidade de peças em momentos críticos.

Para mitigar esses problemas, a empresa desenvolveu internamente uma solução digital na plataforma Work BI. Esta ferramenta, um sistema web com arquitetura multicamadas, oferece funcionalidades como controle de lotes, rastreamento de movimentações, alertas automáticos, dashboards e integração em tempo real com a gestão da empresa. A automação e a digitalização dos fluxos de materiais, conforme apontado por Tubis et al. (2023), promovem maior visibilidade e assertividade nas decisões logísticas. Estudos anteriores também corroboram que a digitalização contribui para o aumento da acurácia de inventário e a redução de erros operacionais (Mattos et al., 2024), além de melhorar a visibilidade, conectividade e o suporte à decisão (Ángel et al., 2024; Holloway et al., 2024).

Diante da relevância da digitalização para a eficiência operacional e da problemática enfrentada pela empresa, justifica-se a análise dos impactos concretos da implementação da nova solução. Este estudo propõe analisar os impactos operacionais e gerenciais da digitalização do controle de almoxarifado, por meio da substituição de um sistema manual em Excel por uma solução digital automatizada, em uma empresa de reciclagem plástica. O objetivo é avaliar em que medida essa digitalização contribui para a melhoria da eficiência operacional e da confiabilidade das informações, buscando também contribuir para a literatura e a prática gerencial em empresas que almejam elevar sua maturidade digital.

2. Material e Métodos

A pesquisa foi conduzida sob a abordagem de estudo de caso descritivo, conforme os princípios metodológicos estabelecidos por Yin (2001) e Pereira, Godoy e Terçariol (2009). Classificou-se como uma investigação aplicada de natureza quantitativa, focada na operação de almoxarifado de uma empresa de reciclagem plástica.

A unidade de análise consistiu nos dados operacionais do almoxarifado da empresa, localizada em Caieiras/SP. A coleta de dados abrangeu dois períodos: um anterior à digitalização, com registros de planilhas Excel até outubro de 2025, e outro posterior à solução digital, com dados gerados a partir de novembro de 2025.

O sistema manual de controle de almoxarifado, avaliado no estudo, era baseado em planilhas Excel e estruturado em três abas não integradas. Essas abas continham informações sobre estoque atual e cadastro (código, descrição, tipo unitário, fornecedor, estoque mínimo, estoque em KG inicial, estoque atual, valor unitário e valor total). Registros de entradas e compras, bem como de saídas, eram processados manualmente, exigindo cálculos de atualização de estoque realizados de forma manual.

Para mitigar as fragilidades do sistema manual, desenvolveu-se internamente uma solução digital na plataforma WorkBI. Esta ferramenta consistiu em um sistema web com arquitetura multicamadas, utilizando frontend em React e TypeScript, backend em Node.js com APIs RESTful e banco de dados MongoDB para persistência de dados.

O sistema WorkBI ofereceu funcionalidades abrangentes, como controle de lotes, rastreamento de movimentações, alertas automáticos e dashboards analíticos. A ferramenta permitiu a integração em tempo real com a gestão da empresa, suportando a automação de processos e a tomada de decisão baseada em dados. Sua arquitetura desacoplada e escalável foi projetada para integração com módulos analíticos e recursos de inteligência artificial.

A estrutura do WorkBI compreendia seis módulos principais. Um dashboard exibia o total de produtos cadastrados, itens armazenados, itens com estoque crítico, valor imobilizado, resumo de movimentações e distribuição por categorias. Módulos específicos gerenciavam produtos e estoque, detalhando código, descrição, localização, categoria, fornecedor, unidade, estoque mínimo e

lead time

de reposição. Outros módulos eram dedicados a movimentações, estoque baixo, lotes e relatórios, que abrangiam giro de estoque, valores imobilizados por categorias e análise ABC.

Os procedimentos de coleta e análise dos dados iniciaram-se com a extração e organização dos registros do sistema manual em planilhas Excel. Esses registros, referentes ao período anterior a novembro de 2025, foram avaliados quanto à ocorrência de falhas operacionais, inconsistências de preenchimento e registros incompletos.

Posteriormente, consultaram-se os dados estruturados da nova solução digital WorkBI, implementada a partir de novembro de 2025. Nesta etapa, foram acessados históricos de movimentações de entrada e saída de itens, alertas de estoque, indicadores de desempenho (KPIs), relatórios operacionais e status de criticidade dos produtos. As informações necessárias para o estudo foram consultadas diretamente na ferramenta online, garantindo a integridade dos dados.

A análise dos dados foi realizada por meio da comparação dos dois períodos, aplicando-se indicadores operacionais específicos. Calculou-se a acurácia de estoque [AE], definida como o percentual de itens corretamente registrados, utilizando a fórmula `AE = (ISC / TIR) * 100`. Nesta fórmula, ISC representou o número de itens com saldo correto, e TIR, o total de itens registrados na ferramenta.

Mensurou-se o percentual de informações obrigatórias faltantes ou incompletas [PIOFI] pela fórmula `PIOFI = (IRI / TIR) * 100`. Considerou-se registro incompleto qualquer item sem código, descrição, unidade, estoque mínimo ou estoque atual, sendo IRI o número de itens com registros incompletos e TIR o total de itens registrados. A frequência de rupturas e falhas de reposição foi definida como a ocorrência de indisponibilidade de item crítico, seja por estoque abaixo do mínimo ou sem definição de estoque mínimo.

O tempo médio de atendimento às requisições internas foi estimado por observação direta do processo e validação com a colaboradora responsável pelo almoxarifado. A qualidade dos cadastros e o nível de integração dos dados foram avaliados por meio de uma análise qualitativa da organização, disposição e facilidade para identificação e análise dos dados em ambos os sistemas.

Os dados coletados foram mapeados, as fórmulas aplicadas e os resultados visualizados por meio de tabelas comparativas. Realizou-se uma análise crítica dos achados, comparando os indicadores quantitativos e avaliando qualitativamente as ferramentas, com base na literatura especializada sobre transformação digital e gestão de estoques (Ángel et al., 2024; Holloway et al., 2024; Mattos et al., 2024; Tubis et al., 2023).

3. Resultados e Discussão

A análise dos dados coletados revelou ganhos operacionais e gerenciais significativos após a implementação da solução digital WorkBI para o controle de almoxarifado, em substituição ao sistema manual baseado em planilhas Excel. A comparação entre os períodos de uso de ambos os sistemas, antes e depois da digitalização, foi estruturada com base em indicadores de desempenho previamente definidos, permitindo uma avaliação quantitativa e qualitativa dos impactos. Os achados demonstram uma melhoria substancial na confiabilidade das informações, agilidade processual e redução de falhas operacionais, corroborando o objetivo do estudo de analisar a contribuição da digitalização para a eficiência e confiabilidade.

A seguir, são apresentadas as análises quantitativas e qualitativas realizadas para comparação dos dois sistemas de gestão de almoxarifado, destacando os principais indicadores de desempenho avaliados. A transição do controle manual para a plataforma digital WorkBI impactou diretamente a acurácia do estoque, a completude das informações cadastrais, a frequência de rupturas e o tempo de atendimento às requisições, elementos cruciais para a eficiência da cadeia de suprimentos da empresa de reciclagem plástica.

Acurácia de estoque

A avaliação da acurácia de estoque demonstrou uma melhoria expressiva com a adoção do sistema digital. No controle manual, baseado em planilhas Excel, foram registrados 1307 itens, dos quais apenas 459 apresentavam saldo correto, resultando em uma acurácia de 35,12%. Em contraste, o sistema automatizado WorkBI registrou 1393 itens, com 1265 deles apresentando saldo correto, elevando a acurácia para 90,81%. Este aumento de 55,7% na acurácia do gerenciamento de estoques é um indicativo claro da maior confiabilidade da informação proporcionada pela digitalização.

Esse ganho de acurácia está em consonância com os achados da literatura, que apontam que sistemas digitais com integração em tempo real tendem a melhorar significativamente a confiabilidade da informação e a rastreabilidade das movimentações de estoque (Holloway et al., 2024). A capacidade do WorkBI de registrar e atualizar dados de forma automática e consistente elimina a dependência de intervenções manuais, que são inerentemente mais suscetíveis a erros, contribuindo diretamente para a precisão dos inventários e a tomada de decisões mais assertivas.

Percentual de informações obrigatórias faltantes

A análise do percentual de informações obrigatórias faltantes revelou uma das maiores fragilidades do sistema manual e um dos maiores benefícios da solução digital. No controle manual via Excel, dos 1307 itens registrados, 1063 apresentavam uma ou mais informações obrigatórias faltantes, como código, descrição, unidade, estoque mínimo ou estoque atual, resultando em um percentual de 81,33% de informações incompletas. Essa lacuna comprometia severamente a gestão eficaz do estoque e a rastreabilidade dos itens.

Em contrapartida, o sistema digitalizado WorkBI apresentou zero itens com informações obrigatórias faltantes, resultando em um percentual de 0,00%. Isso se deve ao fato de que o WorkBI exige o preenchimento de campos-chave na página de criação de um novo produto, impedindo a conclusão do cadastro sem as informações essenciais. Essa trava de sistema elimina problemas de dados incompletos na origem, seja por erro humano ou sistêmico, garantindo a integridade dos cadastros. A padronização e centralização dos cadastros em ambientes digitais, conforme destacado por Mattos et al. (2024), promovem maior integridade dos dados, facilitam auditorias e aprimoram as previsões de consumo.

Frequência de rupturas

A frequência de rupturas, definida como a indisponibilidade de itens críticos para manutenção ou produção, também demonstrou uma melhoria notável. No sistema manual, foram identificados 1062 itens sem definição de estoque mínimo e 47 itens com estoque atual abaixo do mínimo estabelecido, totalizando 1109 ocorrências de rupturas. Embora o Excel possuísse a funcionalidade de gestão de estoque crítico, sua baixa efetividade operacional era evidente, pois a dependência da confiabilidade humana para o preenchimento e atualização dos dados comprometia a identificação proativa de necessidades de reposição.

Com a implementação do WorkBI, o número de itens sem identificação de estoque mínimo foi reduzido a zero, uma vez que essa informação se tornou um dado obrigatório no registro de criação do produto. O sistema digital registrou 128 itens com estoque atual abaixo do mínimo estabelecido, o que representa uma redução significativa de 88,46% nas rupturas em comparação com o sistema anterior. A ferramenta automatizada ainda fornece um relatório específico para facilitar a identificação e gestão desses 128 itens, com níveis de estoque abaixo do mínimo estabelecido. Esse resultado corrobora as conclusões de Ángel et al. (2024), que indicam que soluções digitais aumentam a visibilidade da cadeia de suprimentos e reduzem a incidência de falhas por falta de material.

Tempo médio de atendimento a requisições

O tempo médio de atendimento às requisições internas foi outro indicador que apresentou melhoria substancial. No sistema manual, estimava-se uma média de três dias úteis para a realização desse processo. O primeiro dia era dedicado à identificação da necessidade e à atualização do inventário físico, uma prática recorrente devido aos registros manuais. No segundo dia, as informações eram encaminhadas para validação da área responsável, um processo que nem sempre era imediato. Somente no terceiro dia, a solicitação de reposição era efetivada.

Com o novo sistema WorkBI, o tempo médio de atendimento foi reduzido para um dia útil, podendo, em alguns casos, ser disparado quase que de forma imediata. A definição prévia dos estoques mínimos pela área responsável durante o cadastro do produto, aliada à automação do sistema, permitiu estabelecer um novo processo de solicitação de reposição instantânea, eliminando a necessidade de validação e aprovação com as áreas responsáveis. Essa agilidade é um reflexo da maior visibilidade e assertividade nas decisões logísticas promovidas pela digitalização dos fluxos de materiais, conforme apontado por Tubis et al. (2023), que destaca a eliminação de gargalos de informação e a melhoria na confiabilidade do registro de movimentações.

Qualidade dos cadastros e nível de integração dos dados

Além dos indicadores quantitativos, a transição para o WorkBI proporcionou um salto qualitativo na estrutura dos cadastros e no nível de integração dos dados. O sistema digital exige o preenchimento de campos-chave, o que permite segmentações, filtragens avançadas e o cálculo de Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) que não eram possíveis no modelo Excel. A plataforma WorkBI, por exemplo, apresenta um dashboard que consolida informações como o total de produtos cadastrados, a quantidade total de itens armazenados, itens com estoque crítico, valor total imobilizado, e um resumo das movimentações dos últimos 30 dias, além da distribuição percentual dos produtos por categoria.

A ferramenta também oferece módulos detalhados para produtos/estoque, movimentações, estoque baixo, lotes e relatórios, cada um com funcionalidades específicas que proporcionam maior visibilidade e controle. Por exemplo, o módulo de produtos/estoque exibe o código, descrição, localização, categoria, fornecedor, unidade, estoque mínimo e lead time de reposição. O módulo de relatórios, por sua vez, oferece análises de giro de estoque, valores imobilizados por categorias, análise ABC, estatísticas gerais, produtos para reposição e planejamento de compras. Essa riqueza de informações e a capacidade de gerar relatórios operacionais e status de criticidade dos produtos em tempo real representam um avanço significativo na capacidade da empresa de monitorar e responder proativamente às necessidades operacionais, possibilitando, inclusive, a delegação do processo de solicitação de reposição de itens para a própria colaboradora do almoxarifado.

Os resultados obtidos reforçam a hipótese inicial do projeto, confirmando que a digitalização do almoxarifado promoveu ganhos operacionais relevantes e mensuráveis. A melhoria qualitativa e visual fornecida pela estruturação robusta do sistema, aliada aos resultados quantitativos da análise, aponta para uma melhora significativa no processo de gestão de estoques. A síntese das análises quantitativas demonstra que a acurácia de estoque passou de 35,12% para 90,81%; o percentual de informações faltantes foi de 81,33% para 0,00%; a frequência de rupturas diminuiu de 1109 para 128; e o tempo médio de atendimento a requisições foi reduzido de três dias úteis para um dia útil.

Esses resultados corroboram com a literatura especializada sobre os benefícios da digitalização de processos logísticos e de gestão de materiais (Ángel et al., 2024; Holloway et al., 2024; Mattos et al., 2024; Tubis et al., 2023), e apontam para um cenário de maior eficiência operacional e suporte à tomada de decisão na empresa analisada. A substituição do sistema manual baseado em planilhas Excel por uma solução digital desenvolvida internamente na plataforma WorkBI resultou em melhorias objetivas nos principais indicadores de desempenho de gestão do estoque do almoxarifado. A análise quantitativa demonstrou aumentos significativos em todos os indicadores avaliados, o que corrobora para concluir que a nova ferramenta digital fornece mais confiabilidade, controle e agilidade na execução dos processos de gestão de estoque e ativos críticos para uma operação industrial. Esses resultados reforçam as evidências já discutidas na literatura especializada, como nos estudos de Ángel et al. (2024) e Holloway et al. (2024), que destacam a relevância da digitalização para a visibilidade, rastreabilidade e assertividade na gestão de estoques. Além dos indicadores quantitativos, observou-se uma evolução qualitativa na estrutura dos cadastros, na confiabilidade da informação e na capacidade da empresa de monitorar e responder de forma proativa às necessidades operacionais, possibilitando delegar o processo de solicitação de reposição de itens para a própria colaboradora do almoxarifado. Esse avanço está em consonância com os achados de Mattos et al. (2024) e Tubis et al. (2023), que apontam para os ganhos derivados da automação de processos e do uso de sistemas inteligentes no contexto da Indústria 4.0.

Em síntese, a digitalização do controle de almoxarifado na empresa de reciclagem plástica, por meio da implementação da plataforma WorkBI, demonstrou ser uma estratégia eficaz para superar as limitações do sistema manual. Os ganhos mensuráveis em acurácia de estoque, redução de informações faltantes, diminuição de rupturas e agilidade no atendimento de requisições, aliados à melhoria qualitativa dos cadastros e da capacidade analítica, confirmam que a digitalização contribui significativamente para a eficiência operacional e a confiabilidade das informações, alinhando a empresa às práticas da Indústria 4.0 e fortalecendo sua maturidade digital.

4. Conclusão

O presente estudo propôs analisar os impactos operacionais e gerenciais da digitalização do controle de almoxarifado em uma empresa de reciclagem plástica, substituindo um sistema manual baseado em planilhas Excel por uma solução digital automatizada. Verificou-se que essa transição resultou em ganhos expressivos na eficiência operacional e na confiabilidade das informações. A acurácia de estoque aumentou de 35,12% para 90,81%, e o percentual de informações obrigatórias faltantes foi reduzido de 81,33% para 0,00%. Adicionalmente, a frequência de rupturas diminuiu de 1109 para 128 ocorrências, e o tempo médio de atendimento a requisições internas foi drasticamente reduzido de três para um dia útil. Qualitativamente, observou-se uma melhoria substancial na estrutura dos cadastros e na integração dos dados, permitindo maior visibilidade, rastreabilidade e capacidade analítica para a tomada de decisões.

A implementação da plataforma WorkBI representou um avanço significativo na maturidade digital da empresa, estabelecendo uma base sólida para o planejamento e o controle gerencial orientados por dados. Este estudo contribui para a literatura ao fornecer evidências empíricas dos benefícios da digitalização de processos em indústrias de médio porte, um tema ainda pouco explorado. Embora a pesquisa não tenha abordado diretamente a aplicação de técnicas de Inteligência Artificial, a padronização e a confiabilidade dos dados alcançadas configuram um pré-requisito fundamental para futuras implementações de IA. Sugere-se, portanto, que estudos futuros explorem a evolução do sistema e a integração de automação e análise de dados avançada na gestão de estoques.

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Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Data Science e Analytics do MBA USP/Esalq

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