Resumo Executivo

Artur Baptista e Silva; Beatriz Cristina de Freitas

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

O debate acerca do papel social das empresas privadas remonta à Revolução Industrial e abrange distintas perspectivas sobre as responsabilidades corporativas perante a sociedade (Milani Filho, 2008). Atualmente, as iniciativas empresariais no campo social incluem desde o financiamento de projetos nas áreas de educação, saúde, cultura, meio ambiente e cidadania, até doações filantrópicas em dinheiro ou bens materiais (Schommer, 2000). Para garantir que essas ações sejam conduzidas de forma ética, transparente e alinhada às estratégias corporativas, muitas organizações adotam diretrizes que asseguram conformidade legal e eficiência operacional. Esse movimento acompanha uma crescente demanda das instâncias reguladoras por mais transparência, especialmente quanto à divulgação das ações socioambientais e à gestão de recursos (Ribeiro et al., 2020). Nesse cenário, a incorporação de práticas ESG, entendidas como critérios ambientais, sociais e de governança que mensuram o desempenho não financeiro das organizações, vem se consolidando como estratégia essencial para alinhar governança corporativa e impacto social (Silva, 2023). Pesquisas recentes mostram que empresas que adotam políticas consistentes de sustentabilidade não apenas reduzem riscos, mas também fortalecem sua competitividade e reputação junto a investidores e à sociedade (Martini e Schreiber, 2025). Essa integração é igualmente visível no campo da gestão de projetos, na medida em que a adoção de fatores ambientais, sociais e de governança pode contribuir para reduzir custos, aumentar a confiança dos stakeholders e gerar valor a médio e longo prazo (Belo, 2023).

O processo de doações de bens fabricados por empresas, entretanto, ainda se revela marcado por elevada burocracia e baixa eficiência operacional. Entre os principais entraves estão a morosidade na tramitação dos pedidos, a exigência de múltiplas aprovações e a dispersão de responsabilidades entre diferentes áreas e níveis hierárquicos, fatores que dificultam o monitoramento e a execução ágil das solicitações. Como consequência, os prazos para a concretização das doações tendem a se alongar, prejudicando o atendimento a demandas que muitas vezes possuem caráter emergencial. Para enfrentar esses desafios, as organizações podem recorrer às metodologias ágeis como instrumentos de gestão da mudança. A transformação ágil impacta a cultura organizacional ao promover mais autonomia, colaboração entre equipes e capacidade de adaptação em ciclos curtos, favorecendo a inovação e a eficiência operacional (Costa Jr. e Nunes, 2023). Essa lógica de agilidade se revela particularmente relevante em processos que envolvem múltiplos atores e etapas, como a tramitação de doações, em que a redução de burocracias é fundamental. Além disso, o fortalecimento da governança de projetos aparece como fator determinante para assegurar que as iniciativas empresariais realmente entreguem benefícios sociais e estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da organização. A literatura recente tem mostrado que a governança de projetos e a gestão de benefícios estão positivamente relacionadas ao sucesso dos projetos e ao desempenho organizacional, reforçando a importância de estruturas claras de acompanhamento e avaliação (Scheffer e Soares, 2023). Essa perspectiva também se conecta ao campo dos negócios de impacto social, no qual a gestão de projetos tem o potencial de exercer papel central na estruturação de iniciativas inovadoras que buscam gerar transformação social e ambiental de maneira sustentável.

A pesquisa caracteriza-se como exploratória e descritiva, delineada como um estudo de caso com abordagem qualitativa e aplicada. Segundo Conjo et al. (2022), a pesquisa qualitativa é especialmente indicada para analisar a complexidade de problemas organizacionais, permitindo a compreensão aprofundada de processos e particularidades de grupos e indivíduos, além de favorecer a análise de dinâmicas institucionais em constante transformação. O objeto de estudo é uma grande empresa brasileira dos setores de madeira e acabamentos para construção, que mantém 14 unidades industriais distribuídas em 13 municípios brasileiros e emprega mais de 11 mil pessoas. A organização adotou uma norma operacional interna que estabelece critérios rigorosos para garantir conformidade com a legislação vigente, a Estratégia Corporativa de Sustentabilidade, o plano de negócios e o Código de Ética e Conduta. Entre as exigências dessa norma, destacam-se a análise reputacional da entidade beneficiária, a formalização documental detalhada e a necessidade de múltiplas aprovações institucionais. As doações realizadas pela companhia assumem três formas principais: produtos próprios, bens diversos ou recursos financeiros, sendo que todas são regulamentadas pelo mesmo instrumento normativo.

A análise baseou-se na vivência profissional no ambiente corporativo, complementada por uma análise documental exaustiva e pela aplicação de técnicas consagradas de gestão de projetos. O foco específico recaiu sobre as doações de produtos fabricados, que representam o cerne da operação logística e social da empresa. A análise documental compreendeu a revisão da norma interna atualizada em maio de 2023, bem como de documentos institucionais correlatos, com o intuito de mapear o fluxo atual e identificar os principais pontos críticos que afetam a gestão dessas doações. Os instrumentos metodológicos para coleta e análise dos dados foram o Diagrama de Ishikawa e a técnica dos 5 Porquês. O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Espinha de Peixe, foi utilizado para estruturar e categorizar as causas dos entraves identificados, proporcionando uma visão sistêmica dos fatores que influenciam o processo. Segundo Paladini et al. (2012), essa ferramenta facilita a visualização das relações causais, contribuindo para a identificação de padrões e oportunidades de melhoria. Com base na estruturação promovida pelo diagrama, aplicou-se a técnica dos 5 Porquês para aprofundar a investigação das causas-raiz. Esse método consistiu na repetição sucessiva da pergunta “por quê?” até alcançar o nível fundamental das falhas observadas (Costa e Mendes, 2018). A partir das informações obtidas, elaborou-se um novo Diagrama de Fluxo de Processos, sintetizando um modelo otimizado para o trâmite das doações, visando promover agilidade, controle e transparência.

O detalhamento metodológico da coleta de dados envolveu a imersão nos registros do sistema SAP Ariba, utilizado pela empresa para a geração de ordens de venda e controle de custos logísticos. Foram analisados os prazos médios de tramitação desde a submissão do formulário inicial até a entrega final do produto na entidade beneficiária. A amostra de documentos analisados incluiu termos de doação, minutas jurídicas, pareceres de compliance e recibos de entrega. O processo operacional foi decomposto em etapas sequenciais para identificar onde ocorriam as maiores retenções de tempo. A fase de análise reputacional, conduzida pelo setor de Compliance, foi examinada quanto aos critérios de verificação de representantes legais e histórico da entidade. Paralelamente, a etapa de aprovação pela Diretoria de ESG, Relações com Investidores e Relações Institucionais e Governamentais foi mapeada para entender a hierarquia de decisões. Todo o percurso metodológico foi orientado pelos princípios de transparência e ética, assegurando que as propostas de otimização mantivessem a aderência ao rigoroso contexto corporativo analisado.

A análise documental da norma operacional interna revelou que o documento tem como objetivo assegurar conformidade legal, integridade, rastreabilidade e transparência. Entre os critérios obrigatórios, destacam-se a vedação de contrapartidas, o alinhamento com a estratégia de sustentabilidade e a aprovação por instâncias hierárquicas específicas. No caso das doações de produtos fabricados, o fluxo inicia-se com o preenchimento de um formulário por um trabalhador de qualquer uma das 14 unidades. A solicitação deve ser aprovada pela gerência local e pela diretoria do segmento de negócios (madeira ou acabamento). O formulário deve conter descrição detalhada e estimativa de custo, sendo encaminhado à área de Responsabilidade Social. Esta área aciona o Compliance para a análise reputacional. Em caso de parecer favorável, o processo segue para a Diretoria de ESG, RI e RIG. Após essa aprovação, a área de Responsabilidade Social elabora a minuta do termo de doação, que é validada pelo solicitante e pela donatária. A coleta de assinaturas ocorre via plataforma eletrônica, exigindo firmas de dois representantes da empresa, dois da donatária e duas testemunhas. Somente após a formalização, o pedido é registrado no sistema SAP Ariba, com custos absorvidos por um centro de custos específico. Na etapa final, a entidade deve apresentar evidências fotográficas e assinar um recibo de doação, que é consolidado com a nota fiscal e enviado ao Compliance.

A aplicação do Diagrama de Ishikawa evidenciou que a morosidade resulta da interação de múltiplas dimensões. Na categoria Métodos, observou-se a inexistência de análise sistemática e a falta de protocolos para casos urgentes. Em Pessoas, identificou-se uma distribuição difusa de papéis e capacitação insuficiente em gestão de processos. No grupo Materiais, a exigência de documentação extensa aumenta o tempo de coleta e análise. Na dimensão Processos, a estrutura linear e a ausência de mecanismos de paralelismo geram gargalos. No Meio Ambiente Organizacional, a cultura centrada na mitigação de riscos e a pressão por conformidade jurídica resistem a simplificações. Por fim, em Tecnologia, a fragmentação dos sistemas e a ausência de dashboards digitais impedem o monitoramento em tempo real. A análise demonstra que a morosidade não se restringe a um fator isolado, mas é fruto de uma dualidade entre governança e agilidade. Enquanto os controles rígidos asseguram transparência, eles impõem barreiras que reduzem a capacidade de resposta a demandas emergenciais.

O aprofundamento por meio da técnica dos 5 Porquês revelou que a causa-raiz da lentidão está diretamente relacionada a uma cultura organizacional centrada em controle e conformidade, que sustenta um modelo processual rígido e sequencial. O primeiro porquê identificou que o processo envolve múltiplas etapas de aprovação distribuídas entre diferentes níveis. O segundo revelou que a norma impõe controles rigorosos com foco em integridade e mitigação de riscos. O terceiro apontou que o modelo adotado é sequencial e dependente da conclusão de cada etapa anterior. O quarto porquê mostrou que o desenho foi feito com ênfase na proteção jurídica em detrimento da eficiência. O quinto porquê confirmou que a cultura e o arcabouço normativo priorizam o compliance mesmo que isso resulte em burocracia excessiva. Esse diagnóstico é essencial para formular propostas que equilibrem os imperativos de controle com a agilidade necessária para ampliar o impacto social. A dificuldade em conciliar esses dois pilares impacta a performance interna e o potencial transformador das doações, reduzindo a capacidade de gerar valor social de maneira tempestiva.

Com base nesse diagnóstico, o redesenho do fluxo processual incorporou princípios de simplificação, paralelismo e automação. A proposta inclui a eliminação de etapas redundantes e a adoção de fluxos paralelos para aprovações independentes. Foram criados protocolos de priorização para demandas emergenciais, como as enchentes no estado do Rio Grande do Sul em 2024, onde a empresa mantém operação industrial. Nesses casos, o processo tramita em regime prioritário, podendo suspender temporariamente outras doações. A centralização de responsabilidades foi estabelecida com a introdução de uma função de triagem tática na área de Responsabilidade Social, encarregada de validar dados básicos e dar celeridade a encaminhamentos simples. A integração tecnológica prevê a consolidação dos sistemas em um formulário digital único, substituindo o modelo atual e promovendo rastreabilidade desde a origem. O novo modelo também sugere o uso de dashboards para monitoramento em tempo real e alertas automatizados para prazos críticos.

A otimização documental foca na padronização de termos e recibos, eliminando redundâncias e utilizando checklists digitais. A gestão de riscos passa a contar com uma avaliação preliminar do nível de risco jurídico e reputacional, com estratégias de mitigação proporcionais ao grau de exposição. Para garantir a melhoria contínua, propõe-se a realização de reuniões intersetoriais trimestrais para revisão do processo e implementação de ajustes baseados em indicadores de tempo de ciclo e reincidência de retrabalho. Um canal de feedback institucionalizado permitirá que as entidades beneficiárias avaliem a experiência, fornecendo dados qualitativos sobre o valor percebido. O novo fluxo inicia-se com a submissão do pedido via formulário digital integrado, incluindo orçamento atualizado do canal de vendas interno para dimensionamento financeiro imediato. Após a triagem, as solicitações são categorizadas como normais, emergenciais ou estratégicas. A análise reputacional pelo Compliance permanece como pré-requisito, mas a aprovação pelas diretorias ocorre de forma paralela à elaboração da minuta do termo de doação, evitando retrabalhos e esperas desnecessárias.

A discussão dos resultados indica que o redesenho responde diretamente às ineficiências diagnosticadas, instituindo um modelo dinâmico e orientado à entrega de valor social. A simplificação de etapas e a garantia de transparência favorecem uma experiência mais ágil, alinhando a atuação da empresa às expectativas das organizações atendidas. A mensuração e divulgação dos resultados sociais constituem elementos essenciais para a consolidação da legitimidade institucional no âmbito do ESG (Martini e Schreiber, 2025). A integração de fatores ambientais, sociais e de governança à gestão de projetos contribui para a redução de riscos e fortalecimento da reputação junto aos stakeholders (Belo, 2023). Os achados confirmam que a morosidade decorre de um desenho institucional excessivamente orientado ao controle, e que a incorporação de paralelismo e automação alinha-se ao que a literatura identifica como fundamental para equilibrar conformidade e eficiência (Costa Jr. e Nunes, 2023; Scheffer e Soares, 2023). O uso de ferramentas de gestão de projetos, portanto, evidencia-se como um instrumento estratégico para articular eficiência operacional e impacto social positivo.

As limitações do estudo residem no fato de ter sido conduzido em uma única organização, configurando-se como um estudo de caso único, o que restringe a generalização dos achados. Além disso, a análise concentrou-se exclusivamente no fluxo de doações de produtos próprios. Recomenda-se que trabalhos futuros ampliem o escopo para outras modalidades de doação e realizem estudos quantitativos para mensurar os tempos médios de tramitação antes e depois da implementação do novo modelo. A realização de benchmarking com outras organizações de grande porte também poderia enriquecer a proposta, identificando práticas inovadoras convergentes. A incorporação sistemática da percepção das entidades beneficiárias, tanto em termos qualitativos quanto quantitativos, permitiria avaliar não apenas a eficiência interna, mas o real impacto social gerado pelas doações na ponta final da cadeia.

Conclui-se que o objetivo foi atingido, uma vez que a análise detalhada do processo de doação permitiu identificar que a morosidade e a baixa eficiência operacional decorrem de uma cultura organizacional excessivamente voltada ao controle e ao compliance, em detrimento da agilidade. A aplicação das ferramentas de gestão de projetos, como o Diagrama de Ishikawa e os 5 Porquês, foi fundamental para diagnosticar as causas-raiz e fundamentar a proposta de um novo fluxo processual. O modelo redesenhado, ao incorporar paralelismo nas aprovações, triagem tática, automação sistêmica e protocolos para demandas emergenciais, demonstra ser capaz de reduzir significativamente os prazos de tramitação sem comprometer o rigor normativo e a governança corporativa. A pesquisa reforça que a gestão de projetos atua como um suporte metodológico robusto para a responsabilidade social corporativa, permitindo que as doações de produtos próprios deixem de ser um processo meramente burocrático para se tornarem uma ferramenta estratégica de impacto social tempestivo e transparente.

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Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso de Especialização em Gestão de Projetos do MBA USP/Esalq

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