Gestión de Cronogramas en Proyectos de Retrofit de Sistema de Automatización Predial

Daniel Lacerda de Souza; Luciano Azevedo de Souza

DOI: 10.22167/2675-6528-202602805

Artículo derivado del Trabajo de Conclusión de Curso (TCC), con contenido basado en el trabajo original del alumno y adaptado al formato editorial de la Revista E&S con el apoyo de la herramienta ResumeAI, solución de inteligencia artificial desarrollada por el Instituto Pecege para síntesis y organización textual.

Resumen

La gestión de cronogramas en proyectos de retrofit de automatización de edificios en edificios comerciales ocupados presentó desafíos específicos, debido a la necesidad de conciliar la ejecución de las actividades con la operación continua del entorno, incluyendo restricciones como intervenciones nocturnas y dependencia de liberaciones para la ejecución. El estudio analizó el cronograma de un proyecto real de retrofit del sistema de automatización de edificios, con enfoque en Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado (HVAC), ejecutado a lo largo de seis meses en un edificio comercial de gran tamaño en operación en la ciudad de São Paulo. Mediante el seguimiento directo del proyecto, se analizaron cinco revisiones sucesivas del cronograma, considerando el nivel de detalle de las actividades, la capacidad de replanificación y el impacto en el control de plazos. Los resultados evidenciaron que el refinamiento progresivo del cronograma, aliado a revisiones semanales con el cliente y a una comunicación estructurada entre los equipos, contribuyó a la recuperación de retrasos en la entrega de equipos importados, que presentaron un retraso de 14 días, y al cumplimiento de los hitos del proyecto dentro del plazo establecido. La experiencia demostró que el cronograma, cuando se trata de forma dinámica y adaptativa, actuó como instrumento de control, alineación y previsibilidad en proyectos con alta complejidad operativa.

Palabras clave: Ambiente ocupado; Gestión de plazos; PMBOK; Replanificación; Retrofit AVAC.

1. Introducción

Los proyectos de modernización de automatización de edificios, con enfoque en la disciplina de Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado (HVAC), se han vuelto cada vez más frecuentes en edificaciones corporativas. Esta tendencia está impulsada por la necesidad de modernizar sistemas automatizados, con el objetivo de mejorar el rendimiento operativo, optimizar el confort térmico y reducir los costos de mantenimiento (Filho, 2016).

El concepto de retrofit, en este contexto, se refiere a la modernización de sistemas y equipos obsoletos o descontinuados mediante la actualización tecnológica de edificaciones existentes. El objetivo es mejorar el rendimiento general y prolongar la vida útil de estas construcciones (Rocha; Qualharini, 2001). Muchos edificios construidos en la década de 1990, por ejemplo, todavía operan con tecnologías obsoletas, lo que puede resultar en sensores de temperatura de baja precisión, retrasos en la comunicación de datos y limitaciones operacionales.

La modernización de estos sistemas, sin embargo, eleva la complejidad de los proyectos en términos de planificación y ejecución. Se exigen cuidados adicionales para mitigar riesgos y asegurar que el confort operacional de los usuarios no se vea comprometido. Normas técnicas, como la ABNT NBR 16401, establecen directrices para el confort térmico en ambientes climatizados, subrayando la importancia de sistemas de automatización predial bien diseñados y gestionados.

Una automatización predial eficaz puede generar un aumento significativo en la eficiencia energética, además de permitir un control más preciso de las condiciones de confort térmico para los ocupantes, lo que puede estar asociado a ganancias de productividad. Adicionalmente, equipos modernos tienden a disminuir los costos de mantenimiento, ofreciendo mayor precisión y respuestas más rápidas en la comunicación con otros periféricos instalados (Filho, 2016).

Ante la complejidad inherente a estos proyectos de modernización, se hace evidente la necesidad de un sistema estructurado de planificación. El Project Management Institute (2017) destaca, en la sexta edición del PMBOK, que la gestión del cronograma es fundamental para el control de plazos, la gestión de riesgos y la comunicación eficaz a lo largo de la ejecución del proyecto. Autores como Kerzner (2017) refuerzan que la planificación detallada y el control continuo son elementos cruciales para el éxito de emprendimientos complejos.

La gestión de cronogramas en proyectos de retrofit de automatización de edificios enfrenta desafíos específicos, como las restricciones operativas del cliente, los plazos de entrega de materiales y la necesidad de alineación entre las diversas partes interesadas. En entornos de edificios comerciales ocupados y en operación, estas particularidades, que incluyen intervenciones en horarios alternativos y dependencia de liberaciones para actividades, exigen un enfoque de planificación más estructurado y adaptativo.

En este contexto, los cronogramas con bajo nivel de detalle pueden dificultar el seguimiento de las actividades y la adaptación a las condiciones reales del proyecto, comprometiendo la toma de decisiones. La ausencia de un detalle adecuado puede impedir la identificación temprana de desviaciones, reduciendo la capacidad de respuesta del equipo a imprevistos y perjudicando el control continuo del avance de las actividades. Comprender cómo el nivel de detalle del cronograma influye en el control y la previsibilidad de los plazos es, por lo tanto, de gran relevancia práctica y teórica.

Este trabajo tiene como objetivo analizar cómo el nivel de detalle del cronograma impacta el control de plazos en un proyecto de retrofit de automatización de edificios, con enfoque en AVAC, realizado en un edificio comercial en operación a lo largo de seis meses.

2. Material y Métodos

La investigación se caracterizó como un estudio de caso de naturaleza aplicada, con enfoque cualitativo y carácter descriptivo-analítico. La naturaleza aplicada se justificó al partir de una situación real vivida por el autor, con el objetivo de generar conocimiento para la solución de problemas prácticos en la gestión de proyectos (GIL, 2002). El enfoque cualitativo se empleó para comprender fenómenos en profundidad, sin cuantificarlos estadísticamente (CRESWELL, 2010).

El carácter descriptivo se manifestó en la descripción de las características y el comportamiento del cronograma a lo largo de la ejecución del proyecto, relacionándolos con las condiciones reales del entorno y las decisiones tomadas por los equipos. El carácter analítico se evidenció en la comparación entre las versiones del cronograma y en la evaluación de las estrategias de replanificación adoptadas.

La estrategia de investigación adoptada fue el estudio de caso (YIN, 2015). La unidad de análisis central fue el cronograma de un proyecto de retrofit de automatización de edificios, con enfoque en Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado (CVAA), realizado en un edificio comercial de gran porte en operación en la ciudad de São Paulo.

El proyecto de retrofit analizado implicó la sustitución de aproximadamente 35 controladores de Volumen de Aire Variable (VAV) y unos 200 sensores de temperatura, distribuidos en siete plantas. También incluyó la sustitución de siete controladores de fancoil y siete válvulas de agua helada en áreas comunes, además de servicios hidráulicos y actualización de software y licencias del sistema de automatización.

El estudio se basó en la experiencia práctica del autor, quien actuó directamente en el proyecto, configurando un enfoque de observación participante. Esta condición posibilitó el seguimiento continuo de las actividades y el acceso a información detallada sobre la planificación, la ejecución y las revisiones del cronograma a lo largo de seis meses.

Para complementar el estudio de caso, se realizó una revisión bibliográfica sistemática. El objetivo fue identificar los principales factores de retraso en proyectos de construcción y su relación con la gestión de cronogramas. La búsqueda se realizó en la base de datos Scopus, utilizando la cadena de búsqueda: (“project delay” OR “schedule delay”) AND construction AND scheduling.

Inicialmente, se identificaron 243 artículos. Después de aplicar filtros por tipo de documento, período (2018–2026), áreas (ingeniería, negocios y energía) e idioma (inglés), se seleccionaron 106 artículos. El cribado por títulos y resúmenes dio como resultado 30 estudios, de los cuales se seleccionaron 13 para un análisis detallado.

La recopilación de datos para el estudio de caso se realizó a partir del seguimiento directo del proyecto. Se incluyó el cronograma elaborado y sus versiones revisadas a lo largo de la ejecución, así como registros de reuniones semanales con el cliente y comunicaciones operativas relacionadas con el avance de las actividades.

El cronograma inicial se elaboró en Microsoft Excel, contemplando las principales etapas del proyecto en un nivel de detalle más simple, como aprobación, adquisición y entrega de equipos, ejecución y finalización. Excel fue la herramienta estándar adoptada por la empresa para el desarrollo de cronogramas.

A lo largo de los seis meses de ejecución del proyecto, se realizaron cinco revisiones periódicas del cronograma. Estas revisiones tuvieron como objetivo aumentar el nivel de detalle de las actividades, adaptándose a factores como retrasos en la entrega de equipos y restricciones operativas impuestas por el cliente.

Las interacciones con el cliente ocurrieron por medio de reuniones semanales, realizadas durante todo el período de seis meses del proyecto. Estas reuniones permitieron el alineamiento continuo entre el equipo de automatización y el cliente, además del seguimiento de las actividades y la toma de decisiones.

Para el análisis del estudio de caso, se consideraron las definiciones de las actividades, el nivel de detalle, los plazos establecidos y las revisiones semanales. También se evaluaron los impactos de los retrasos en la entrega de equipos, especialmente los de origen importado, y las estrategias de reasignación de las actividades.

El análisis de los datos se realizó de forma cualitativa, mediante la comparación entre las versiones del cronograma y la interpretación de los eventos observados a lo largo de la ejecución del proyecto. Se buscaron identificar patrones y los impactos de las decisiones de replanificación sobre el control de plazos.

En este contexto, se consideraron las revisiones del cronograma y las estrategias de replanificación adoptadas, así como sus impactos en la ejecución, especialmente en relación con el cumplimiento de los plazos. La metodología permitió analizar la evolución del cronograma a lo largo del proyecto, considerando sus impactos en la gestión de las actividades, en la comunicación y en la toma de decisiones.

Para preservar la confidencialidad y el anonimato institucional, no se presentaron datos que permitan la identificación de la empresa, cliente o emprendimiento. Los datos se utilizaron exclusivamente para fines académicos y se trataron de forma agregada, garantizando los cuidados éticos necesarios.

3. Resultados y Discusión

El análisis de los resultados de la investigación permitió una comprensión profunda de la gestión de cronogramas en proyectos de retrofit de automatización de edificios en entornos ocupados, destacando la relevancia del nivel de detalle y de las estrategias de replanificación. Inicialmente, la revisión bibliográfica identificó los principales factores de retraso en proyectos de construcción, proporcionando un marco teórico para la interpretación de los desafíos observados en el estudio de caso. Estos factores, categorizados en planificación, gestión, mano de obra, suministros, gestión de riesgos y factores externos, son recurrentes en la literatura y frecuentemente interdependientes, lo que amplifica la complejidad del control de plazos y exige un enfoque integrado.

Los factores de retraso identificados en la literatura, como planificación inadecuada, falta de detalle y ausencia de revisiones periódicas, son citados frecuentemente por autores como Viles et al. (2020) y Türkakın et al. (2020). Las fallas de comunicación y la toma de decisiones lenta, a su vez, son señaladas por Hosaini y Singla (2019) como elementos críticos en la gestión del proyecto. Los retrasos en la entrega de materiales y los problemas con proveedores, según Mbala et al. (2019), también representan desafíos significativos. El análisis y mitigación insuficiente de riesgos, así como la ausencia de planes de contingencia, son destacados por Koulinas et al. (2020), mientras que las aprobaciones y restricciones operacionales son factores externos relevantes, según Rachid et al. (2019). Esta consolidación teórica se alinea directamente con los desafíos prácticos enfrentados en el proyecto de retrofit analizado, reforzando la universalidad de estos problemas.

Características del Proyecto

El proyecto de retrofit analizado se centró en la modernización parcial del sistema de automatización de edificios, específicamente en la disciplina de Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado (HVAC). Las intervenciones incluyeron la sustitución de aproximadamente 35 controladores de Volumen de Aire Variable (VAV) y unos 200 sensores de temperatura, distribuidos en los siete pisos del área privada del cliente. En las áreas comunes del edificio, se sustituyeron siete controladores de fancoil y siete válvulas de agua helada, lo que requirió complejos servicios hidráulicos. Finalmente, el proyecto implicó la actualización de software y licencias, implementando una nueva arquitectura de red de automatización para los siete pisos, demostrando la amplitud y complejidad técnica del alcance.

La diversidad de etapas, que incluyeron ingeniería, suministro de equipos, instalación, programación y puesta en marcha, y la participación de empresas asociadas en actividades específicas, como infraestructura e hidráulica, contribuyeron a la complejidad de la planificación y la coordinación. Esta multiplicidad de frentes de trabajo y la interdependencia entre las actividades reforzaron la necesidad de un cronograma robusto y detallado. La gestión de un proyecto con estas características exige no solo la organización de las tareas, sino también la integración eficaz entre los diferentes agentes involucrados para garantizar el alineamiento y el cumplimiento de los plazos.

Contexto y Estructura Organizacional

El proyecto se ejecutó en un contexto de alta expectativa por parte del cliente, derivado de revisiones y reducciones de alcance en años anteriores. Aunque la empresa responsable de la implementación no había participado en las etapas iniciales, la exigencia y el seguimiento por parte del cliente fueron intensos a lo largo de toda la ejecución. En este escenario, el cronograma trascendió su función de mera herramienta de planificación, convirtiéndose en un instrumento central de comunicación y alineación entre todas las partes interesadas, según lo preconizado por el PMBOK® (PMI, 2017), que enfatiza la importancia de la gestión de stakeholders.

La estructura organizacional del proyecto involucró al equipo técnico, empresas externas y al cliente, cada uno con diferentes niveles de influencia y expectativas. Esta dinámica puede ser comprendida como parte de los factores ambientales de la empresa (FAE), que moldean la planificación y la ejecución (PMI, 2017). Los cronogramas, las actas de reuniones semanales y los registros de comunicación funcionaron como activos de los procesos organizacionales (APO), fundamentales para las decisiones de replanificación. La distribución de responsabilidades entre gestión, ingeniería, ejecución y comisionamiento, con la dependencia de validaciones del cliente y de la administración del edificio, introdujo variables adicionales a la planificación, especialmente en relación con la liberación de actividades y la aprobación de documentación.

Planificación Inicial y Limitaciones

La planificación inicial del proyecto consideró dos frentes de actuación distintos: las áreas internas del cliente y las áreas comunes del edificio, debido a las diferentes exigencias de liberación de actividades, documentación y restricciones operacionales. Las actividades en las áreas comunes dependían de la aprobación de la administración del edificio, frecuentemente exigiendo ejecución fuera del horario comercial. Ya en las áreas internas del cliente, las intervenciones precisaban ocurrir con el sistema en funcionamiento, demandando trabajos nocturnos y los fines de semana para minimizar el impacto en la operación, lo que añadió una capa de complejidad a la planificación.

El cronograma inicial se elaboró a nivel macro, con 23 actividades distribuidas en cuatro secciones: Pre-ejecución, Alcance del Área Privativa, Alcance del Área del Condominio y Operación Asistida. Sin embargo, la falta de detalle por planta limitaba la visualización del progreso real de las actividades y comprometía la capacidad de control del cronograma. Este enfoque inicial, con duraciones estimadas de manera general y basadas en plazos de proveedores y estimaciones generales de ejecución, no contemplaba la complejidad operativa del proyecto, lo que se alinea con la literatura que señala la planificación inadecuada y la falta de detalle como factores de retraso (Yin, 2015).

Se constató que el cronograma inicial no contaba con holguras adecuadas para posibles retrasos, un factor crítico que se manifestó con el retraso de 14 días en la entrega de equipos importados. Este retraso impactó directamente la planificación, exigiendo una nueva revisión del cronograma y evidenciando la necesidad de un enfoque más cauteloso en la definición de plazos para equipos con dependencia externa. La ausencia de un detalle más granular, como la segmentación por planta, dificultó la identificación temprana de desviaciones y la toma de decisiones ágiles para mitigar los impactos, comprometiendo la previsibilidad del proyecto.

Desafíos y Estrategias de Replanificación

Durante la ejecución del proyecto, se identificaron desafíos significativos, como los retrasos en la entrega de equipos, la necesidad de liberación de actividades por parte de la administración del edificio y las restricciones operativas del entorno ocupado. Estos factores, ampliamente discutidos en la literatura como causas comunes de retraso relacionadas con la logística de suministros y la dependencia de agentes externos, impactaron el avance del cronograma y requirieron ajustes continuos en la planificación. La gestión proactiva de estos desafíos fue crucial para el éxito del proyecto.

Ante este escenario, se implementaron estrategias de replanificación basadas en revisiones semanales del cronograma con el cliente, además de la anticipación de documentaciones necesarias para la liberación de actividades futuras. El retraso de 14 días en la entrega de los equipos importados se recuperó mediante la reorganización de los plazos de las actividades por planta. Esta estrategia fue viabilizada por el detalle del cronograma por planta, que permitió identificar qué plantas estaban disponibles para los equipos, posibilitando la anticipación de tareas y el mantenimiento del cronograma general dentro del plazo planificado, demostrando el valor del detalle progresivo como herramienta de gestión y control.

Las revisiones semanales con el cliente fueron esenciales para garantizar una mayor transparencia en el seguimiento del proyecto y para la toma de decisiones rápidas y adecuadas. La comunicación estructurada entre los equipos también contribuyó significativamente, centralizando información y reduciendo retrabajos. Este enfoque está en consonancia con las recomendaciones del PMBOK® (PMI, 2017) en las áreas de Gestión de las Comunicaciones y Gestión de Riesgos, que enfatizan la importancia del monitoreo continuo y la comunicación eficaz para el control de la ejecución del proyecto. La capacidad de replanificación, en proyectos con múltiples agentes externos, demostró ser directamente proporcional al nivel de detalle del cronograma.

Evolución del Cronograma y Resultados

La evolución del cronograma, desde la planificación inicial hasta la versión final, fue notable, con el número de actividades pasando de 23 a 73, un aumento del 217% en el nivel de detalle. Actividades genéricas, como “Inicio de las sustituciones”, se desglosaron por planta, generando subactividades individuales para cada piso. Esta segmentación permitió un seguimiento preciso del progreso en cada frente de trabajo, reflejando una maduración de la planificación a lo largo de la ejecución y una transición de un modelo genérico a uno más apegado a la realidad operativa del proyecto.

Además del desglose por planta, se incorporaron nuevas actividades al alcance, incluyendo la licencia del servidor y del gestor, la formación en la operación de las nuevas pantallas gráficas y la programación offline del controlador de fan coil. Esta mejora progresiva del cronograma no solo siguió la ejecución de las actividades, sino que actuó como una herramienta activa de control y apoyo a la toma de decisiones. La segmentación de las actividades y el detalle de los tiempos de ejecución permitieron un seguimiento más preciso, posibilitando reevaluar y reorganizar las actividades siempre que ocurrían retrasos, manteniendo el cumplimiento de los plazos establecidos.

La evolución del desempeño del cronograma se analizó con base en el avance de las actividades, los cambios de fechas, las desviaciones identificadas y las acciones de replanificación. Se observó una recuperación progresiva del retraso inicial a lo largo de las revisiones del cronograma, lo que indica una mejora en la gestión de los plazos y un aumento del desempeño de plazo, según lo abordado en la literatura de gestión de proyectos. La comparación entre las versiones del cronograma evidenció el cambio en la forma de utilización de la herramienta, que pasó de ser una planificación estática a un instrumento dinámico, ajustado constantemente a las condiciones reales de ejecución.

Esta transición a un cronograma dinámico, alineado con las prácticas de monitoreo y control descritas por el PMBOK® (PMI, 2017), contribuyó significativamente a la mejora del control y la previsibilidad de los plazos. El resultado final demostró que las estrategias adoptadas fueron eficaces, ya que el proyecto se completó dentro del plazo originalmente establecido, con las 73 actividades de la versión final del cronograma finalizadas al 100% de progreso. La entrega formal se realizó en una reunión presencial la semana siguiente a la finalización de las actividades, confirmando el éxito del enfoque.

En términos generales, los resultados observados en el estudio son consistentes con los hallazgos de la literatura, que indican que factores como la planificación inadecuada, las fallas de comunicación, la dependencia de terceros y las restricciones operativas están asociadas con desviaciones de plazo en los proyectos. La experiencia práctica demostró que el aumento del nivel de detalle del cronograma, combinado con revisiones periódicas y comunicación estructurada, contribuyó a la previsibilidad y al control de plazos en un proyecto de retrofit de automatización de edificios en un edificio comercial ocupado, respondiendo al objetivo central del estudio.

4. Conclusión

El estudio analizó el impacto del nivel de detalle del cronograma en el control de plazos en un proyecto de retrofit de automatización de edificios, con enfoque en AVAC, ejecutado en un edificio comercial en operación. Se verificó que la planificación inicial, con 23 actividades a nivel macro, presentaba limitaciones significativas para el seguimiento y control, especialmente ante un retraso de 14 días en la entrega de equipos importados. Sin embargo, mediante revisiones semanales con el cliente y la anticipación de documentaciones, se implementó una replanificación que detalló el cronograma por planta. Este enfoque permitió la reorganización de las actividades y la recuperación del retraso, culminando en la conclusión del proyecto dentro del plazo originalmente establecido. La evolución del cronograma, que pasó a contar con 73 actividades, demostró que el refinamiento progresivo y la comunicación estructurada entre los equipos fueron cruciales para la previsibilidad y el control de plazos.

La principal contribución de este trabajo reside en la demostración de que el cronograma, cuando se trata como un instrumento dinámico y adaptativo, actúa como una herramienta esencial de control, alineación y apoyo a la toma de decisiones en proyectos de alta complejidad operativa, como los de retrofit en entornos ocupados. Se observó que el aumento del nivel de detalle de la planificación está directamente asociado a la mejora del control y la previsibilidad de los plazos. Como limitación, se destaca que el estudio se basó en un único caso, lo que restringe la generalización estadística de los resultados, y no aplicó métodos cuantitativos formales de análisis de desempeño. Para estudios futuros, se sugiere la aplicación de metodologías como el Earned Value Management (EVM) y la replicación de la investigación en proyectos de retrofit de otras disciplinas de la automatización de edificios, así como en edificios de diferentes tamaños y segmentos, para ampliar la base de evidencia.

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Artículo originado del Trabajo de Conclusión de Curso de la Especialización en Gestión de Proyectos del MBA USP/Esalq

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