Resumen Ejecutivo

Isis Penelope Sumarelli Albuquerque Huang; Vítor Melão Cassânego

Resumen elaborado por la herramienta ResumeAI, solución de inteligencia artificial desarrollada por el Instituto Pecege orientada a la síntesis y redacción.

La creciente complejidad de las cadenas de suministro agroalimentarias, impulsada por la globalización, ha generado una demanda intensificada de transparencia, seguridad y trazabilidad en los sistemas alimentarios. La integridad y la autenticidad de los productos son cruciales, lo que convierte la implementación de protocolos específicos y confiables para la trazabilidad en una prioridad en la industria, como lo señalan Rossi et al. (2025). Este escenario se ve agravado por la creciente exigencia de los consumidores de mayor claridad sobre la calidad y seguridad de los alimentos, así como por ofertas premium, como lo destaca Charlebois (2024).

En este contexto, el proceso de calificación de proveedores emergió como un pilar estratégico fundamental para asegurar la conformidad con los estándares regulatorios, mitigar riesgos y garantizar la calidad y seguridad de los insumos utilizados en la producción de alimentos para consumo humano y animal. La robustez de este proceso es vital para la obtención ágil de información crucial, que subsidia la toma de decisiones estratégicas y operacionales en toda la cadena de valor de la organización.

El escenario de riesgo en la cadena de suministro se evidenció drásticamente en 2020, cuando la detección de óxido de etileno en semillas de sésamo importadas de la India a Europa desencadenó una alerta global. Este incidente, según lo informado por Anyogu et al. (2024), expuso a los consumidores a contaminantes y subrayó la urgencia de fortalecer los mecanismos de control y trazabilidad de la información sobre el origen y procesamiento de los ingredientes, especialmente los de origen vegetal, que son particularmente vulnerables a tales contaminaciones.

En una gran multinacional, el proceso de calificación de proveedores de ingredientes enfrentaba desafíos significativos. Los cuestionarios globales utilizados estaban predominantemente compuestos por preguntas abiertas y discursivas, lo que dificultaba la recopilación y el análisis de datos estructurados. Este enfoque manual y aislado impedía un análisis comparativo eficaz y reducía la capacidad de implementar acciones correctivas y preventivas a escala global, comprometiendo la visión estratégica de la cadena de suministros.

La fragilidad del proceso de recopilación y análisis de datos se destacó tras el episodio de 2020, impulsando un proyecto para revisar y estandarizar los cuestionarios globales. La elaboración de un nuevo modelo, con aproximadamente un 85% de preguntas de opción múltiple y el uso de la plataforma Qualtrics, aportó mejoras en la calidad y agilidad de los datos recopilados. Sin embargo, la gestión de estos datos aún representaba un desafío, ya que cada región utilizaba un enlace distinto en Qualtrics, impidiendo una visualización integrada y en tiempo real de los riesgos y tendencias.

El problema central, por lo tanto, no se limitaba a la mera recopilación de datos, sino a la ausencia de una integración tecnológica eficaz y de un proceso analítico robusto y predictivo. La organización operaba de forma reactiva, respondiendo a las desviaciones solo después de su manifestación. Esto reforzaba la necesidad urgente de transicionar hacia un modelo de calificación de proveedores más integrado e inteligente, capaz de mitigar riesgos, fortalecer la conformidad regulatoria y sustentar decisiones estratégicas en toda la cadena de suministros global.

El análisis de la situación reveló que el proceso de calificación de proveedores, vigente desde 2012, presentaba limitaciones críticas en la recopilación, interpretación y consolidación de datos. La naturaleza discursiva de los cuestionarios resultaba en análisis manuales y aislados, fragmentando la información y dificultando la trazabilidad. Esta fragmentación impedía la visualización de patrones y la reacción ágil a riesgos emergentes en la cadena de suministros, comprometiendo la eficiencia y la seguridad operativa.

La complejidad de la cadena global de ingredientes, con proveedores en diversos países sujetos a legislaciones locales y diferentes niveles de madurez en sus procesos de producción y calidad, agravaba el problema. La ausencia de dashboards globales integrados impedía una visión clara y alineada de la situación en todas las regiones, reduciendo la capacidad de identificar riesgos y oportunidades en tiempo real, lo cual era crucial para la gestión global.

La relevancia del problema se acentuó en 2021, con el aumento de las alertas internacionales sobre la contaminación de ingredientes. Casos como la presencia de residuos de óxido de etileno en semillas y especias llevaron a cientos de notificaciones registradas en el sistema europeo Rapid Alert System for Food and Feed (RASFF) entre 2020 y 2025, totalizando 1003 ocurrencias, la mayoría provenientes de la India (RASFF, 2025). Estas ocurrencias presionaron a las autoridades regulatorias, resultando en normas específicas en la Unión Europea y en Brasil.

La no identificación y el tratamiento a tiempo de estos contaminantes pueden acarrear consecuencias severas, incluyendo retiros de productos, pérdidas financieras sustanciales y daños irreparables a la reputación de las empresas involucradas. Un ejemplo notable fue el retiro de los helados Häagen-Dazs sabor vainilla en 2022, debido a la detección de residuos de 2-cloroetanol. La Agencia Nacional de Vigilancia Sanitaria (ANVISA) confirmó el retiro voluntario en Brasil (Agência Brasil, 2022; ANVISA, 2022), evidenciando la criticidad de la ausencia de monitoreo integrado en cadenas globales.

El análisis de las causas raíz del problema, utilizando una lógica similar al método de los “5 porqués”, reveló que la dificultad no se restringía solo al formato de los cuestionarios, sino también al modelo de gestión de la información. Aunque los cuestionarios abiertos se aplicaban globalmente, la interpretación variaba entre las regiones, y la ausencia de una directriz global clara y de orientación tecnológica integrada permitía que cada región condujera el proceso de forma autónoma, resultando en una dinámica descentralizada e ineficaz para la estrategia global.

Estudios recientes corroboran que, incluso organizaciones con grandes volúmenes de datos, enfrentan desafíos al confiar exclusivamente en los números sin considerar el contexto, lo que puede llevar a decisiones sesgadas (Westover, 2024). Investigaciones de Alimi et al. (2024) identificaron problemas recurrentes como baja calidad de los datos, fragmentación de sistemas, falta de profesionales capacitados y resistencia interna al cambio. Así, la necesidad de desarrollar una cultura analítica sólida, donde los colaboradores interpreten y apliquen datos con significado, se ha vuelto imperativa (Tobin, 2024; Sheehan, 2025).

Ante este diagnóstico, el proyecto tuvo como objetivo desarrollar una base de datos globalmente alineada, utilizando la plataforma Qualtrics integrada con herramientas de Business Intelligence (BI), como Power BI. El objetivo era permitir la recopilación y consolidación de información del cuestionario, generando indicadores de desempeño y riesgo, además de modelos predictivos para anticipar fallas y oportunidades. Esto reforzaría la estandarización y el alineamiento a las metas estratégicas de la organización a nivel global, transformando la postura reactiva en un enfoque proactivo e inteligente.

Para solucionar las limitaciones del proceso global de calificación de proveedores, se identificaron dos líneas de trabajo principales. La primera alternativa proponía el desarrollo de una base de datos integrada de alertas, inspirada en el sistema europeo RASFF, conectada a plataformas gubernamentales y otras fuentes externas de monitoreo. La segunda alternativa consistía en la revisión y estandarización de los cuestionarios globales de calificación de proveedores de ingredientes, sustituyendo el modelo discursivo por un formato más estructurado y operativo en la plataforma Qualtrics.

La primera alternativa, centrada en la base integrada de alertas, tenía como objetivo consolidar información de organismos nacionales como ANVISA y MAPA, e internacionales como RASFF, FDA y EFSA. Esta solución contemplaba la captura automática de alertas y actualizaciones regulatorias vía APIs, permitiendo el cruce sistemático de alertas con registros de proveedores y materias primas. El alcance incluía la estructuración de un historial detallado de ocurrencias, categorizado por ingrediente, país de origen y gravedad, proporcionando una visión centralizada de las vulnerabilidades de la cadena de suministros.

Los entregables esperados para la primera alternativa incluían una plataforma centralizada de alertas, un módulo de integración por APIs, una base de datos estructurada y categorizada, informes operativos estandarizados y un sistema de mapeo de proveedores potencialmente impactados. La ejecución dependía de recursos humanos especializados, como desarrolladores, analistas de riesgo y equipos regionales, además de recursos tecnológicos significativos, como servidores internos, sistemas de integración, licencias de API, capas de seguridad, firewall e infraestructura de base de datos en la nube.

Desde el punto de vista financiero, la alternativa de la base de alertas implicaría una inversión inicial moderada a alta, con costos recurrentes de mantenimiento y eventual contratación de especialistas externos. El plazo estimado para la ejecución sería de seis a doce meses, lo que se mostró superior al período disponible para el proyecto. Aunque su potencial estratégico era elevado, la complejidad tecnológica, la dependencia de múltiples bases externas y la necesidad de curaduría continua de los datos, además del volumen de recursos incompatible con el plazo, hicieron que esta alternativa fuera inviable para el ciclo actual del proyecto.

La segunda alternativa, que fue la solución recomendada, se centró en la revisión completa y estandarización de los cuestionarios globales de calificación de proveedores de ingredientes. El objetivo era transformar los cuestionarios, que eran integralmente discursivos, en un modelo único, más estructurado y estandarizado, con aproximadamente el 85% de preguntas de opción múltiple, integrado a la plataforma Qualtrics. Este enfoque buscaba optimizar la recopilación y análisis de datos, haciéndolos más comparables y útiles para la toma de decisiones.

El alcance de esta alternativa implicó la revisión técnica del contenido del cuestionario, alineándolo a las exigencias regulatorias globales y regionales. Se definieron campos esenciales para la evaluación de riesgo, como país de origen, proceso de cosecha, análisis de laboratorio, certificaciones y controles aplicados al ingrediente. La estandarización de los criterios interpretativos entre las regiones de la compañía fue un punto crucial, garantizando consistencia y uniformidad en la evaluación de los proveedores a escala global.

La gran ventaja de esta alternativa fue la utilización exclusiva de recursos tecnológicos y humanos ya disponibles en la organización. No hubo necesidad de adquirir nuevos sistemas, licencias adicionales o contratar personal extra. Los recursos incluyeron representantes regionales de Calidad y Supply Chain, un especialista en Qualtrics y el soporte puntual del equipo de TI, además de las hojas de cálculo corporativas de Excel y del entorno interno de red y colaboración de la compañía, como SharePoint.

Los entregables esperados para la segunda alternativa incluyeron el cuestionario global estandarizado y operativo en Qualtrics, un manual global de datos para la uniformización de conceptos y un “pipeline” de extracción de las respuestas en Excel para análisis regionales y globales. También se desarrollaron guías de llenado para proveedores, un manual interno para los equipos de evaluación y materiales de capacitación. Estos elementos permitieron estructurar uniformemente el flujo de calificación, garantizando comparabilidad y mayor visibilidad de los riesgos.

Desde el punto de vista financiero, la inversión incremental fue mínima, dada la ausencia de necesidad de adquisición de sistemas o licencias adicionales. El plazo estimado para la ejecución fue de dos a cuatro meses, lo que resultó compatible con las restricciones del proyecto. Esta alternativa demostró ser adecuada al contexto, ya que transformó un formulario heterogéneo en un instrumento estructurado y estandarizado, reduciendo la variabilidad de las respuestas y aumentando la confiabilidad de los datos.

Estudios sobre trazabilidad y estandarización de información, como los de Rossi et al. (2025) y Charlebois et al. (2024), refuerzan que procesos con estructuras claras y protocolos uniformes mejoran la transparencia y la calidad de la información. La adopción del cuestionario estructurado trajo beneficios internos, como mayor agilidad en el procesamiento de la información y un alineamiento mejorado entre las regiones, fortaleciendo la gobernanza global y la cultura de datos en la organización.

El análisis costo-beneficio reforzó la elección de la segunda alternativa. Entre los beneficios tangibles, destacaron la reducción del tiempo de análisis de la información recopilada, el aumento de la confiabilidad de los datos, la disminución de los errores de interpretación y la mejora de la comparabilidad entre regiones. Los beneficios intangibles incluyeron el fortalecimiento de la gobernanza global, mayor transparencia para las áreas usuarias, estímulo a la cultura de datos y avance en la madurez analítica de la organización, elementos esenciales para una gestión de riesgos eficaz.

En contrapartida, la ausencia de acción mantendría el proceso fragmentado, dependiente de análisis manuales, vulnerable a inconsistencias y susceptible a riesgos ya evidenciados en episodios internacionales de contaminación de ingredientes. Esto podría resultar en potenciales pérdidas económicas e impactos reputacionales significativos, comprometiendo la competitividad y la seguridad de la cadena de suministros de la compañía, conforme al análisis de escenario realizado.

Para apoyar la decisión final, se utilizó una matriz de evaluación multicriterio fundamentada en el enfoque “Multi-Criteria Decision Making” (MCDM), según lo descrito por Velasquez y Hester (2013). Esta metodología aumentó la consistencia y la transparencia en la decisión, considerando múltiples factores simultáneamente. La matriz evaluó criterios como viabilidad técnica, complejidad, plazo, costo, dependencia tecnológica, riesgo de retraso, impacto inmediato e impacto estratégico para ambas alternativas propuestas.

La comparación reveló que la alternativa de revisión y estandarización de los cuestionarios globales presentó un mejor desempeño en la mayoría de los criterios, destacándose por su alta viabilidad técnica, rapidez de implementación y alineación con los recursos existentes. En contraste, la alternativa de la base integrada de alertas, aunque con un elevado potencial estratégico a largo plazo, implicaba costos superiores, mayor complejidad, alta dependencia tecnológica y necesidad de recursos no previstos en el alcance inicial, lo que la hacía menos adecuada para el momento.

Con base en este análisis multicriterio, la revisión y estandarización de los cuestionarios globales de calificación de proveedores de ingredientes fue la solución prioritaria recomendada. Para su implementación, se estructuró un plan de alto nivel compuesto por cinco etapas. La primera etapa involucró la revisión técnica del contenido del cuestionario, alineándolo a los requisitos regulatorios y a las necesidades regionales y globales, conducida por el líder del proyecto en conjunto con representantes de cada región.

La segunda etapa consistió en la construcción y prueba del nuevo cuestionario en la plataforma Qualtrics, liderada por el líder del proyecto, para asegurar la correcta parametrización, lógica y funcionamiento del instrumento. A continuación, la tercera etapa se centró en la validación con representantes de las regiones, incluyendo pruebas piloto con proveedores, ejecutadas por el líder del proyecto y representantes regionales, garantizando la aplicabilidad y eficacia del nuevo modelo en diferentes contextos operativos.

La cuarta etapa previó la integración de los datos recopilados a las herramientas de Business Intelligence, posibilitando análisis comparativos globales y regionales. Esta integración fue realizada por el equipo de TI en conjunto con el líder del proyecto, con el objetivo de transformar los datos brutos en información estratégica accionable. Finalmente, la quinta etapa involucró la capacitación de los equipos de usuarios y la implementación global, conducidas por el líder del proyecto para garantizar la adopción uniforme y eficaz del nuevo proceso en todas las regiones de la compañía.

Los entregables previstos incluyeron el nuevo cuestionario estandarizado e integrado a la plataforma Qualtrics, permitiendo su aplicación estructurada y centralizada por los equipos regionales. Se desarrolló un diccionario global de datos para la uniformización de conceptos, un “pipeline” de extracción estandarizada de las respuestas para análisis regional y global, informes analíticos preliminares y materiales de apoyo al uso y a la interpretación de los resultados, como guías e instrucciones internas, facilitando la transición y la operación del nuevo sistema.

Las principales relaciones de dependencia del proyecto involucraron la consolidación del cuestionario en la plataforma Qualtrics antes de la integración con el BI, y la validación regional antes de la implementación global. Los recursos utilizados se concentraron en la infraestructura tecnológica ya existente, en las horas asignadas a los equipos regionales y globales y en el apoyo del equipo de TI y Analytics, optimizando el uso de los activos de la compañía y minimizando la necesidad de inversiones adicionales.

La estructura funcional del proyecto, detallando cada etapa, sus responsables, dependencias y entregables, sirvió como una guía operativa clara para la implementación. Este enfoque aseguró claridad en la división de responsabilidades, previsibilidad en el desarrollo de las actividades y un control adecuado de las dependencias entre las etapas. De este modo, la alternativa seleccionada cumplió con las restricciones de plazo, mitigó los principales riesgos identificados y sentó las bases para evoluciones futuras, incluida la posibilidad de desarrollar, en una etapa posterior, la base integrada de alertas inspirada en el modelo RASFF.

La evaluación de la solución implementada se estructuró en base a indicadores de desempeño alineados con los objetivos estratégicos del proyecto: aumentar la eficiencia del proceso de calificación, ampliar la visibilidad de los riesgos y fortalecer la gobernanza regional. Para cada objetivo, se establecieron métricas medibles, metodología de recolección de datos, periodicidad de análisis y responsables del seguimiento, garantizando un monitoreo continuo y eficaz de los resultados alcanzados.

En el eje de eficiencia operativa, el indicador definido fue el tiempo medio de respuesta de los proveedores a los cuestionarios de calificación. Históricamente, este plazo era de 15 días hábiles. La meta establecida era reducir este tiempo en, como mínimo, un 30% en el primer ciclo tras la implementación. Tras la implementación, los datos extraídos directamente de la plataforma Qualtrics y consolidados en hojas de cálculo estandarizadas en Excel demostraron que el plazo medio se redujo a diez días hábiles, superando la meta prevista y evidenciando mayor claridad de las preguntas, reducción de retrabajo y mayor agilidad en el llenado por parte de los proveedores.

En el eje de visibilidad de riesgos, los indicadores incluyeron la completitud de la información crítica, como país de origen, tipo de cosecha, certificaciones vigentes, análisis de laboratorio realizados y controles aplicados, así como la capacidad de segmentación de los proveedores por nivel de riesgo. El objetivo era alcanzar el 95% de llenado de los campos críticos y permitir la clasificación estructurada de todos los proveedores de materias primas de alto impacto. El monitoreo demostró un avance consistente en la estandarización de la información y posibilitó análisis comparativos entre regiones, además de la identificación preventiva de fragilidades que antes no se evidenciaban de forma estructurada.

En el eje de gobernanza regional, los indicadores establecidos fueron la regularidad de los análisis de las respuestas recibidas y el tiempo de tratamiento de eventuales inconsistencias documentales. La meta era realizar revisiones semanales de las respuestas enviadas y tratar desviaciones críticas en hasta cinco días hábiles. Los análisis fueron conducidos por los responsables regionales de la categoría de ingredientes, con reporte consolidado al equipo global siempre que se identificaban riesgos relevantes, garantizando una respuesta rápida y coordinada a cualquier problema.

La metodología de seguimiento se basó en la extracción semanal de datos de Qualtrics, la consolidación en hojas de cálculo estructuradas y la revisión periódica de métricas en reuniones operativas. Aunque la integración automatizada con herramientas de Business Intelligence estaba prevista para una etapa posterior, no hubo tiempo suficiente para su implementación en el período analizado. Sin embargo, el modelo adoptado aseguró la trazabilidad, la transparencia y la consistencia en el análisis de la información, incluso sin la automatización completa.

El plan de monitoreo continuo contempló evaluaciones semanales a nivel regional, revisiones mensuales consolidadas a nivel global y reevaluaciones semestrales de los indicadores estratégicos. Este modelo permitió verificar si la solución entregó los resultados esperados y proporcionó subsidios para ajustes y evoluciones futuras en el proceso de calificación de proveedores, garantizando la mejora continua y la adaptación a las nuevas demandas del mercado y regulatorias.

La evaluación confirmó que la solución implementada generó ganancias medibles de eficiencia, amplió la previsibilidad de los riesgos y fortaleció la gobernanza del proceso. Estos resultados establecieron bases sólidas para futuras etapas de integración analítica y de evolución digital, posicionando a la organización para una gestión más proactiva y estratégica de su cadena de suministro, mitigando vulnerabilidades y aumentando la resiliencia operativa en un entorno de negocios cada vez más exigente.

El análisis desarrollado evidenció que el proceso global de calificación de proveedores presentaba limitaciones relevantes, especialmente relacionadas con la fragmentación de la información, la baja estandarización de las respuestas y la dificultad de transformar los datos recopilados en insumos estratégicos para la toma de decisiones. La ausencia de una estructura analítica integrada reducía la visibilidad de los riesgos y generaba retrabajo operativo, impactando la eficiencia y la previsibilidad de la cadena de suministros, un problema crítico para la seguridad alimentaria global.

Ante este escenario, la recomendación fue la revisión y estandarización de los cuestionarios globales de calificación de proveedores en la plataforma Qualtrics, sustituyendo el modelo predominantemente discursivo por un formato estructurado, comparable y orientado a indicadores. La solución priorizó el uso de herramientas ya disponibles en la organización, demandó una inversión financiera moderada y concentró los esfuerzos principalmente en horas técnicas de revisión, parametrización y entrenamiento de los equipos involucrados, optimizando los recursos existentes.

Los resultados obtenidos confirmaron ganancias tangibles, como la reducción del tiempo medio de respuesta de los proveedores, la disminución del retrabajo en los análisis y una mayor regularidad en el monitoreo regional. Además, generaron beneficios intangibles relevantes, incluyendo mayor transparencia en el proceso de toma de decisiones, fortalecimiento de la gobernanza interna, aumento de la confiabilidad de la información y mayor madurez en la gestión de riesgos de la cadena de suministros, elementos cruciales para la sostenibilidad y competitividad de la organización a largo plazo.

Se concluyó que la solución implementada no solo cumplió con los objetivos estratégicos establecidos, sino que también sentó bases sólidas para futuras evoluciones analíticas, incluida la eventual integración con herramientas de BI y fuentes externas de monitoreo. Dados los resultados obtenidos, la viabilidad operativa y la alineación con la estrategia organizacional, la consolidación y expansión del modelo estructurado de calificación se configuraron como la decisión más adecuada para sustentar la mejora continua y la mitigación proactiva de riesgos en el entorno global de negocios, garantizando la seguridad y la integridad de los productos.

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Resumen ejecutivo proveniente del Trabajo de Conclusión de Curso de la Especialización en Ejecutivo en Liderazgo y Gestión del MBA USP/Esalq

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