Gestión de la Comunicación en el Monitoreo de Campo en Loteamiento Urbano: un Estudio de Caso

Érick Fernando Botelho do Prado; Liliane Pires Andrade

DOI: 10.22167/2675-6528-202602861

Artículo derivado del Trabajo de Conclusión de Curso (TCC), con contenido basado en el trabajo original del alumno y adaptado al formato editorial de la Revista E&S con el apoyo de la herramienta ResumeAI, solución de inteligencia artificial desarrollada por el Instituto Pecege para síntesis y organización textual.

Resumen

La comunicación en proyectos de construcción civil es fundamental para el seguimiento de la ejecución, especialmente en urbanizaciones con múltiples partes interesadas. El estudio tuvo como objetivo estructurar el proceso de comunicación en la fase de ejecución de una urbanización, considerando las necesidades informacionales de las partes interesadas y un modelo para la recopilación, organización, almacenamiento y disponibilidad de datos que apoyara el monitoreo y la toma de decisiones. Se realizó una investigación aplicada, descriptiva y cualitativa, a través de un estudio de caso único en un emprendimiento en Jaguaquara, Bahía. El análisis incluyó documentos, instrumentos de seguimiento de la ejecución, registros de telemetría y observaciones del flujo de trabajo. El modelo se aplicó entre marzo y abril de 2026. Los resultados revelaron limitaciones en el flujo informacional anterior, especialmente en cuanto a estandarización, integración y trazabilidad. La solución implementada incorporó datos parametrizados, vinculación a la Estructura Analítica del Proyecto, almacenamiento centralizado en Microsoft OneDrive con control de acceso y automatizaciones parciales en Excel/VBA. Durante la aplicación, se identificaron lagunas de registro, superposición de actividades y divergencias de ubicación de maquinarias, además de indicios cualitativos de mayor organización y trazabilidad del flujo. Aunque el corto período de aplicación y la naturaleza cualitativa no permitieron atribuir efectos causales ni generalizar los resultados, el modelo demostró potencial para apoyar el monitoreo de la ejecución y la comunicación entre las partes interesadas en el contexto analizado.

Palabras clave: Gestión de la información; Calidad de la información; Trazabilidad; Registros operativos.

1. Introducción

La comunicación es un componente esencial en la gestión de proyectos, ya que facilita la circulación de información, responsabilidades y decisiones entre todos los involucrados. Más que solo transmitir mensajes, la comunicación eficaz en proyectos implica organizar y poner a disposición datos útiles para el seguimiento de las actividades y para la toma de decisiones. El Project Management Institute (PMI, 2025) reconoce la comunicación como un elemento transversal al trabajo del proyecto, con especial relevancia en las interacciones con los “stakeholders”, durante las fases de ejecución y monitoreo. En emprendimientos de construcción, esta necesidad se intensifica debido a la gran cantidad de información generada simultáneamente por diversos agentes.

El sector de la construcción se caracteriza por la interacción de profesionales con atribuciones variadas, diferentes niveles de responsabilidad y distintas necesidades de información. Cuando los registros están incompletos, dispersos o no llegan a los responsables a tiempo, el monitoreo de la ejecución exige búsquedas adicionales, conferencias y consolidaciones manuales. Las fallas de comunicación pueden estar asociadas a retrasos y problemas de calidad en proyectos de construcción (Abdallah et al., 2024). Aunque las tecnologías digitales amplían las posibilidades de registrar, integrar y compartir información, sus beneficios dependen de la forma en que se incorporan a los procesos organizacionales y a las necesidades de los usuarios (Adekunle et al., 2024).

En loteamientos urbanos, la gestión de la información implica interfaces complejas con organismos públicos, concesionarias de servicios, equipos técnicos y otros agentes relacionados con la implantación del emprendimiento. En Brasil, la Ley nº 6.766/1979 establece requisitos para el fraccionamiento del suelo urbano, abarcando infraestructuras como el drenaje de aguas pluviales, el suministro de agua, el saneamiento, la energía eléctrica y las vías de circulación (Brasil, 1979). De esta forma, los registros producidos durante la ejecución deben atender tanto a las necesidades internas de seguimiento como a la comprobación de las actividades realizadas ante agentes externos.

La simple existencia de registros, sin embargo, no garantiza su utilidad. Para apoyar la gestión de forma eficaz, la información debe ser adecuada a la finalidad para la cual será empleada. La calidad de la información implica su adecuación al uso, y no solo su precisión (Wang y Strong, 1996). En proyectos de infraestructura, la integración entre procesos de trabajo y gestión de la información favorece mayor confiabilidad y eficiencia en el uso de los datos (Goonetillake et al., 2023). Así, un dato correctamente completado puede tener un valor gerencial limitado si permanece aislado o si no puede relacionarse con otra información del proyecto.

En el proyecto analizado, el seguimiento de la ejecución utilizaba diversas fuentes, como Informes Diarios de Obras, formularios de operación de maquinaria, hojas de control de asistencia y registros de telemetría. Aunque estos instrumentos contenían información relevante, existía la necesidad de relacionarla de forma más estructurada, asociando los registros a las actividades ejecutadas, al origen de los datos, a los responsables y a las necesidades de los “stakeholders”. La literatura señala que información precisa y actualizada, compartida digitalmente, puede apoyar la planificación, el monitoreo y la colaboración en proyectos de construcción (Lota et al., 2022). Sin embargo, en el contexto estudiado, persistía la cuestión gerencial y empírica: cómo organizar los diferentes registros de la ejecución de manera compatible con las necesidades informacionales de los agentes involucrados.

La investigación se justificó por la posibilidad de acercar los datos producidos en campo a la información necesaria para el monitoreo del proyecto, buscando comprender qué información era esencial, quién la utilizaba y cómo los registros existentes podían organizarse y relacionarse. Este enfoque se alinea con la integración entre procesos, requisitos de los usuarios y recursos digitales, como lo discuten Adekunle et al. (2024) y Goonetillake et al. (2023). Ante este contexto, este estudio tuvo como objetivo estructurar la comunicación formal en la fase de ejecución de un loteamiento urbano en Jaguaquara, Bahía, orientada por las necesidades informacionales de los principales “stakeholders” internos y externos. Para ello, se buscó identificar los “stakeholders” relacionados con el seguimiento de la ejecución y sus necesidades de información, caracterizar el flujo de recopilación, organización, almacenamiento y puesta a disposición de los datos, estructurar su reconfiguración y comparar cualitativamente el flujo anterior con la solución aplicada en el período estudiado.

2. Material y Métodos

La investigación fue de naturaleza aplicada, con un enfoque descriptivo y cualitativo, y se llevó a cabo a través de un estudio de caso único. Esta estrategia permitió el examen en profundidad de un fenómeno contemporáneo en su contexto específico, utilizando diferentes fuentes de evidencia y delimitando la unidad de análisis (Mtisi, 2022; Saunders et al., 2023). Los resultados se interpretaron de forma contextual, sin pretensión de generalización estadística.

La unidad de análisis consistió en un emprendimiento de urbanización situado en Jaguaquara, Bahía, Brasil, que se encontraba en fase de ejecución durante el período del estudio. El recorte de la investigación abarcó los procesos de comunicación, registro y monitoreo directamente relacionados con el seguimiento de la obra. Para garantizar los cuidados éticos, se completó el Formulario de Direccionamiento Ético [FDE] institucional, y su resultado indicó la dispensa de someter el proyecto al Comité de Ética en Investigación [CEP].

La recolección de datos combinó análisis documental y observaciones del flujo de trabajo y de los instrumentos de registro. El análisis documental se limitó a los documentos e instrumentos directamente vinculados al emprendimiento de Jaguaquara, abarcando registros referentes al período de octubre de 2023 a marzo de 2026. Se consideraron 165 Informes Diarios de Obras (RDOs) y 1.264 formularios de operación de maquinarias.

Adicionalmente, se recopilaron registros de telemetría, hojas de tiempo, cronogramas, controles de costos y otros registros gerenciales del proyecto. Se excluyeron documentos de otros proyectos para mantener el enfoque en el caso de estudio. Los registros de telemetría se contrastaron con los formularios de operación para verificar la coherencia entre la actividad declarada, las variaciones de horómetro u odómetro y la ubicación del equipo, según la literatura (Rao et al., 2022).

Las observaciones del flujo de trabajo, asociadas a las asignaciones funcionales de los “stakeholders”, subsidiaron la identificación de las necesidades informacionales y la comprensión del uso de los registros en el contexto de la obra. Los documentos permitieron examinar cómo la información de la ejecución era registrada, organizada, almacenada y utilizada antes de la intervención propuesta por el estudio.

El análisis se llevó a cabo en cinco etapas, agrupadas en dos ejes metodológicos. El primer eje, denominado diagnóstico del flujo y de las necesidades informacionales, comprendió la identificación de los “stakeholders” relacionados con el seguimiento de la ejecución y de sus necesidades informacionales, la caracterización del flujo vigente de recolección, registro, almacenamiento y uso de la información, y la identificación de limitaciones según atributos de calidad.

Como referencia para organizar el flujo de comunicación, se utilizaron las áreas de enfoque de planificación, ejecución y monitoreo y control presentadas en la 8ª edición de “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” [PMBOK®] (PMI, 2025). Esta estructura ofreció un marco de referencia para relacionar necesidades informacionales, recopilación de datos y seguimiento de la ejecución, orientando el análisis de las necesidades informacionales y la operacionalización de los registros.

Para operacionalizar el recorte analítico, el flujo se examinó en cinco dimensiones: recopilación, creación y organización, distribución, almacenamiento y recuperación, y gestión del ciclo de la información. En estas dimensiones, los registros se evaluaron en cuanto a su capacidad para satisfacer las necesidades de los “stakeholders” y los atributos de calidad definidos en la investigación (Hassenstein y Vanella, 2022; ISO, 2016; PMI, 2021, 2025; Wang y Strong, 1996).

Los atributos de calidad recibieron definición operacional. La tempestividad fue observada por la proximidad entre el hecho ejecutado, su registro y su disponibilidad para consulta; la precisión, por la compatibilidad entre el contenido registrado y las evidencias disponibles; la consistencia, por la ausencia de contradicciones entre fuentes; la integridad, por la preservación del registro y de sus elementos esenciales; y la trazabilidad, por la posibilidad de relacionar información, responsable, actividad, frente de servicio, fecha y evidencia correspondiente.

El segundo eje metodológico, estructuración, aplicación y comparación del modelo, comprendió la estructuración y la aplicación del modelo, y la comparación cualitativa entre el flujo anterior y el modelo aplicado. La estructuración del modelo estuvo orientada por las limitaciones identificadas en el diagnóstico y por las necesidades informacionales mapeadas.

El modelo se aplicó en el período comprendido entre el 18 de marzo de 2026 y el 11 de abril de 2026, período utilizado para observar la operación de la solución. Los campos se reorganizaron y parametrizaron, y los registros pasaron a relacionarse con la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT/WBS), permitiendo identificar obra, frente de servicio, etapa y actividad. El almacenamiento se centralizó en Microsoft OneDrive, con estructura jerárquica y control de acceso por perfil de usuario.

Durante el período de aplicación, se implementaron parcialmente rutinas automatizadas en “Microsoft Excel”, con macros en Visual Basic for Applications (VBA), destinadas a apoyar consultas, análisis y generación de informes. La comparación entre el flujo anterior y la solución aplicada buscó identificar cambios observables en la integración entre fuentes, en la necesidad de reprocesamiento manual y en la posibilidad de rastrear y cruzar registros. No se emplearon pruebas estadísticas.

3. Resultados y Discusión

Los resultados de la investigación se presentaron en dos secciones principales, siguiendo la estructura metodológica adoptada: el diagnóstico del flujo informacional y de las necesidades de los “stakeholders”, y la estructuración, aplicación y comparación del modelo propuesto. La interpretación de los hallazgos consideró atributos de calidad de la información como oportunidad, precisión, trazabilidad, integridad y consistencia, conforme se delineó en la metodología. El análisis se mantuvo restringido a las evidencias recolectadas en el emprendimiento estudiado y al período de aplicación del modelo, que ocurrió entre el 18 de marzo de 2026 y el 11 de abril de 2026.

Diagnóstico del flujo y de las necesidades informacionales

El mapeo inicial reveló que los “stakeholders” involucrados en el seguimiento de la ejecución del loteamiento poseían necesidades informacionales distintas. Para los agentes internos, las demandas estaban directamente ligadas a la planificación, a la producción en campo y al control administrativo-financiero. En contraste, los “stakeholders” externos presentaban necesidades potenciales relacionadas con la comprobación de la ejecución, la fiscalización, la integración técnica y la formalización documental. Esta distinción fue crucial, pues indicó que un único registro de campo no era capaz de atender, de forma directa, a todas las necesidades de los diferentes usuarios.

Para los “stakeholders” internos, se identificaron necesidades informacionales específicas y se propusieron indicadores de desempeño compatibles con sus respectivas funciones. Sin embargo, estos indicadores no fueron medidos durante el período de aplicación del estudio. Para los “stakeholders” externos, que no estuvieron directamente involucrados en la aplicación del modelo, los productos informacionales permanecieron en carácter propositivo. Este enfoque, que prioriza la orientación al usuario, se alinea con los principios de gestión sistemática de la información y la adecuación de los procesos a los requisitos informacionales, según lo discutido por Adekunle et al. (2022) y Goonetillake et al. (2023).

El análisis detallado de las necesidades informacionales y de los productos asociados a los “stakeholders” reveló que para PCP (Planificación y Control de la Producción), la necesidad predominante era el avance físico, el cronograma y la comparación entre lo planificado y lo realizado, con indicadores propuestos como porcentaje planificado versus realizado, variación de plazo y tendencia de conclusión. Para la Producción de Campo, las necesidades involucraban actividades diarias, productividad, restricciones y disponibilidad de recursos, con indicadores como productividad por equipo, utilización de equipos y retrabajo. En el ámbito Administrativo-Financiero, la demanda era por costos, mediciones y pagos con registros rastreables, y los indicadores incluían avance físico versus financiero, variación de costos y tiempo de procesamiento.

En relación con los “stakeholders” externos, las necesidades fueron predominantemente propositivas. Para la Alcaldía y órganos municipales, la demanda era de evidencias de avance físico y conformidad, con informes de avance, ocurrencias y expedientes de evidencias propuestos. Las Concesionarias necesitaban coordinación de interfaces e interconexiones, con boletines técnicos, registros por tramo y cronogramas de inspecciones. Órganos ambientales y de licenciamiento demandaban información sobre condicionantes, ocurrencias y conformidad, con informes de condicionantes y eventos relevantes. Propietarios, compradores y la comunidad necesitaban insumos informacionales para comunicación, mientras que Notaría y agentes correlatos demandaban organización y recuperación documental, con expedientes por etapa y control de pendientes. La mayoría de estos productos externos no fue validada directamente durante la aplicación del modelo.

La caracterización del flujo informacional anterior se basó en el análisis de 165 Informes Diarios de Obras (RDOs) y 1.264 formularios de operación de maquinaria, además de otras fuentes. Antes de la reestructuración, la recopilación de información dependía principalmente del RDO, del Formulario de Operación de Maquinaria y de la Hoja de Asistencia. El desafío no residía en la ausencia de registros, sino en la forma en que estos datos estaban dispersos en instrumentos con finalidades y estructuras distintas, lo que impedía una visión integrada y dificultaba el seguimiento eficaz de la ejecución.

El RDO, aunque elaborado digitalmente, pasaba por un proceso de impresión, validación, firma y nueva digitalización para archivo, sin que su contenido se consolidara en una base de datos estructurada. El formulario de maquinarias contenía información esencial como identificación, operador, horómetro, kilometraje, repostaje y mantenimiento, pero sus datos se registraban en hojas de cálculo sin parametrización ni vínculo sistemático con la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT/WBS). La hoja de registro de horas, por su parte, utilizaba una aplicación para registrar horarios y ubicación, pero su enfoque principal era el control de recursos humanos.

La presencia de instrumentos digitales, por lo tanto, no garantizaba la integración digital de la información. Cada fuente cumplía su función inmediata, pero la combinación de datos exigía la localización de documentos, la cotejo de registros y la reorganización manual. Este hallazgo es significativo, ya que desplaza el problema de la mera disponibilidad tecnológica a la necesidad de una organización más eficaz del proceso informacional. Lota et al. (2022) ya habían observado que información actualizada y compartida digitalmente puede apoyar la planificación y el monitoreo, mientras que Goonetillake et al. (2023) enfatizaron que los beneficios de la digitalización dependen de la integración entre procesos y la gestión de la información.

La fragmentación del flujo informacional anterior impactaba negativamente la puntualidad, la consistencia y la trazabilidad de los datos. La información solicitada por los “stakeholders” frecuentemente exigía búsquedas y consolidaciones posteriores, lo que añadía etapas al proceso de generación de informes. Las diferencias en la forma de registrar y almacenar los datos dificultaban la comparación entre documentos y el rastreo del origen de la información. Estos atributos son cruciales para la adecuación de la información al uso, según lo discutido por Hassenstein y Vanella (2022) y Wang y Strong (1996).

Aunque el estudio no midió el tiempo dedicado a estas actividades adicionales ni demostró efectos directos sobre el plazo, el costo o la productividad, el flujo anterior requería pasos adicionales de búsqueda, verificación y consolidación antes de que los registros de diferentes fuentes pudieran utilizarse conjuntamente. Este diagnóstico está en consonancia con la literatura del sector, donde Abdallah et al. (2024) relacionaron problemas de comunicación con retrasos y baja calidad en proyectos de construcción, y Rahimian et al. (2022) destacaron la importancia de la calidad de la comunicación para el entendimiento entre los participantes de los proyectos. Sin embargo, los efectos específicos en el emprendimiento de Jaguaquara no fueron cuantificados.

Estructuración, aplicación y comparación del modelo

La solución propuesta se desarrolló a partir de las limitaciones identificadas en el diagnóstico y de las necesidades informacionales mapeadas. En lugar de sustituir los instrumentos de recolección existentes, como el RDO y los formularios de maquinaria, el modelo se centró en la reestructuración de los datos y en el establecimiento de relaciones entre ellos. Este enfoque tuvo como objetivo optimizar el uso de las herramientas ya familiares para el equipo, minimizando la resistencia al cambio y centrándose en la integración y la calidad de la información.

Los campos de registro se reorganizaron y parametrizaron, y los datos pasaron a vincularse a la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT/WBS), lo que permitió la identificación clara de la obra, frente de servicio, etapa y actividad correspondiente. Esta vinculación acercó el dato a su finalidad de seguimiento y facilitó el uso de referencias comunes entre las diferentes fuentes de información. La estandarización y la estructuración de los registros son aspectos fundamentales en la gestión de la información en proyectos de construcción, como lo resaltan Adekunle et al. (2022), ya que promueven el intercambio y el uso sistemático de los datos.

El almacenamiento de los registros también se reorganizó, centralizándolos en Microsoft OneDrive, con una estructura jerárquica y control de acceso basado en el perfil del usuario. Cuando la documentación física era indispensable, el documento digitalizado se asociaba al registro correspondiente, preservando el vínculo entre la información estructurada y su evidencia de origen. Esta organización es compatible con los principios de integridad, confiabilidad y usabilidad de los registros, según lo establecido por la ISO 15489-1:2016 (ISO, 2016), aunque el estudio no realizó una auditoría formal de cumplimiento de la norma.

La información consolidada pasó a formar una base estructurada, utilizada para relacionar registros, responsables, fechas y documentos asociados. Aunque la validación humana no se eliminó, el modelo ofreció una referencia común para la consulta y el cruce de información, lo cual es coherente con la importancia de la integración entre procesos y la gestión informacional en proyectos de infraestructura, según lo destacado por Goonetillake et al. (2023). Esta base permitió una visión más holística e interconectada de los datos del proyecto.

Durante el período de aplicación del modelo, se implementaron parcialmente rutinas automatizadas en Microsoft Excel, utilizando macros en VBA, para apoyar consultas, análisis y la generación de informes. Las observaciones cualitativas realizadas indicaron una mayor facilidad en la organización y seguimiento de los registros, además de una reducción en la necesidad de consolidación manual. Sin embargo, estos efectos no fueron medidos cuantitativamente, siendo tratados como indicios cualitativos del funcionamiento del modelo, y no como evidencias de ganancias de eficiencia o productividad.

La comparación entre el flujo informacional anterior y la solución aplicada reveló cambios significativos en diversas dimensiones. En la recolección, se mantuvieron los diferentes instrumentos sin estructura común, pero con campos más parametrizados. La vinculación al proyecto, antes caracterizada por registros poco relacionados, pasó a tener datos vinculados a la EAP, frente, etapa y actividad. El almacenamiento, que era en archivos físicos y digitales distribuidos, se convirtió en un repositorio centralizado en OneDrive. El acceso, antes dependiente de la ubicación de los archivos y solicitudes, pasó a tener control por perfil de usuario.

La integración, que antes se daba por fuentes consultadas por separado, evolucionó a una base común para consolidación y cruce. La trazabilidad, que se veía dificultada por la dificultad de relacionar registros entre fuentes, pasó a permitir la asociación entre dato, origen, responsable y documento, configurando una evidencia cualitativa de mejora. El procesamiento, antes predominantemente manual, tuvo automatización parcial en Excel/VBA. La validación, que era predominantemente por documento, pasó a incluir la posibilidad de confrontar registros y telemetría, evidenciada en el análisis de maquinarias. Los productos externos, antes producidos conforme a demandas específicas, se convirtieron en productos informacionales estructurados, aunque no suficientemente probados. El efecto en el desempeño no fue medido en ambos casos, no permitiendo inferencia causal.

El resultado empírico más consistente de la aplicación del modelo se obtuvo en el cruce entre los formularios de operación de la maquinaria y los registros de telemetría. Este análisis permitió verificar simultáneamente la actividad declarada, la variación del horómetro u odómetro y la ubicación del equipo, revelando tres tipos de inconsistencias que no eran fácilmente identificables por la consulta aislada de los formularios. Esta capacidad de verificación cruzada es un avance significativo en la calidad de la información.

La primera inconsistencia identificada correspondió a períodos en los que no había actividad registrada en el formulario, a pesar de que los datos del horómetro u odómetro del equipo presentaban variación. Este hallazgo indicó una brecha entre la evidencia de uso del equipo y el registro operativo correspondiente, comprometiendo la completitud de los registros. La ausencia de un registro equivalente dificulta la reconstrucción posterior de los eventos, lo cual es relevante para la calidad de los datos, según Hassenstein y Vanella (2022) e ISO (2016), que enfatizan la necesidad de preservar el contexto asociado a los registros.

La segunda ocurrencia involucró la declaración de la misma maquinaria en dos frentes de servicio con coincidencia de horarios o registros de kilometraje. En este caso, había registros, pero su uso conjunto reveló una incompatibilidad lógica, interpretada principalmente como un problema de consistencia. Este resultado demuestra que la simple existencia del dato no garantiza su calidad, ya que registros que parecen plausibles de forma aislada pueden revelar contradicciones al ser confrontados, resaltando la importancia de la coherencia para la adecuación de la información al uso (Wang y Strong, 1996; Hassenstein y Vanella, 2022).

La tercera inconsistencia observada fue la divergencia entre la ubicación registrada por la telemetría y el frente de servicio declarado. Este problema afectó principalmente la trazabilidad, ya que el vínculo entre equipo, actividad ejecutada y lugar informado no pudo ser confirmado directamente. Rao et al. (2022) destacaron que las tecnologías de posicionamiento, sensoriamento y rastreo pueden apoyar el monitoreo de equipos y actividades en obras. En el presente estudio, la telemetría no automatizó la operación, pero ofreció una fuente independiente para confrontar registros declaratorios e indicar situaciones que requerían verificación.

En conjunto, los hallazgos demostraron que el cruce de diferentes fuentes de información permitió dirigir la verificación de registros que, analizados aisladamente, no revelaban las mismas inconsistencias. Sin embargo, el estudio no permitió determinar las causas específicas de las divergencias, como fallos de llenado, errores de clasificación o cambios operacionales no registrados. Tampoco se midieron la frecuencia de estas ocurrencias, su impacto financiero o su influencia sobre la productividad y el plazo del proyecto. El resultado, por lo tanto, demuestra la capacidad del flujo estructurado para identificar situaciones que demandan verificación, pero no para explicar sus causas o efectos sobre el desempeño del proyecto.

En resumen, la comparación cualitativa indicó que el principal cambio del modelo aplicado fue la organización integrada de registros ya existentes, estableciendo vínculos entre necesidades informacionales, responsables, EAP y almacenamiento. En el contexto estudiado, esto creó condiciones para una mayor estandarización, trazabilidad y verificación cruzada, sin la necesidad de sustituir inmediatamente los instrumentos de campo. Esta interpretación está en consonancia con estudios que enfatizan la articulación entre tecnologías, procesos y necesidades organizacionales en la gestión de la información (Adekunle et al., 2022, 2024; Goonetillake et al., 2023).

Los hallazgos también dialogan con la literatura que relaciona la calidad de la comunicación con la colaboración y la interdependencia entre diferentes grupos de “stakeholders” (Rahimian et al., 2022; Yang et al., 2023). Sin embargo, el estudio evidenció sobre todo las condiciones para organizar y verificar información, sin medir cambios en el comportamiento de los “stakeholders” o en la calidad global de la comunicación. Las limitaciones del estudio, como el corto período de aplicación, la implementación parcial de las automatizaciones, la ausencia de indicadores comparativos y la evaluación limitada de los productos para “stakeholders” externos, impiden la generalización de los hallazgos y la atribución de efectos causales sobre plazo, costo, productividad o desempeño global. La contribución central del estudio fue, por lo tanto, estructurar un proceso que relaciona la necesidad informacional, el registro de campo, el responsable, la EAP, el almacenamiento y el producto de comunicación, ampliando la capacidad de relacionar y verificar registros sin comprobar la superioridad de una tecnología específica, respondiendo al objetivo del estudio de estructurar la comunicación formal en la fase de ejecución del loteamiento urbano.

4. Conclusión

El presente estudio tuvo como objetivo estructurar la comunicación formal en la fase de ejecución de un loteamiento urbano en Jaguaquara, Bahía, considerando las necesidades informacionales de los principales stakeholders internos y externos. Se verificó que el flujo informacional anterior presentaba fragmentación, con datos dispersos en instrumentos distintos, lo que dificultaba la estandarización, integración y trazabilidad de los registros. En respuesta a estas limitaciones, se desarrolló un modelo que reestructuró los datos, incorporando campos parametrizados, vinculación a la Estructura de Desglose del Trabajo EDT/WBS y almacenamiento centralizado en Microsoft OneDrive, con automatizaciones parcialmente implementadas en Excel/VBA. Durante la aplicación, se observaron indicios cualitativos de mayor organización y trazabilidad del flujo. El hallazgo empírico más consistente se reveló en el cruce de los formularios de operación de maquinarias con los registros de telemetría, lo que permitió identificar lagunas de registro, superposición de actividades y divergencias de ubicación de los equipos, evidenciando la capacidad del modelo para dirigir la verificación de inconsistencias que no eran fácilmente detectables de forma aislada.

La principal contribución del estudio reside en la sistematización de un proceso que relaciona la necesidad de información, el registro de campo, el responsable, la Estructura Analítica del Proyecto (EAP), el almacenamiento y el producto de comunicación, ampliando la capacidad de relacionar y verificar registros existentes. Sin embargo, las conclusiones permanecen restringidas al estudio de caso y al período de aplicación, entre el 18 de marzo y el 11 de abril de 2026. El corto intervalo, la implementación parcial de las automatizaciones, la ausencia de indicadores comparativos y la evaluación limitada de los productos para stakeholders externos impiden la generalización de los hallazgos y la atribución de efectos causales sobre el plazo, el costo o la productividad. Como continuidad, se sugiere ampliar el período de aplicación del modelo, concluir las automatizaciones y establecer indicadores para evaluar el funcionamiento del flujo informacional a lo largo del tiempo, incluyendo el tiempo de procesamiento, la incidencia de inconsistencias y el retrabajo.

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Artículo originado del Trabajo de Conclusión de Curso de la Especialización en Gestión de Proyectos del MBA USP/Esalq

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