Digitalización del Control y Procesos de Gestión del Almacén: un Estudio de Caso sobre Ganancias Operacionales en una Empresa de Reciclaje de Plástico.

Bruno Piunti Castello; Elisa Morandé Sales

DOI: 10.22167/2675-6528-202602746

Artículo derivado del Trabajo de Conclusión de Curso (TCC), con contenido basado en el trabajo original del alumno y adaptado al formato editorial de la Revista E&S con el apoyo de la herramienta ResumeAI, solución de inteligencia artificial desarrollada por el Instituto Pecege para síntesis y organización textual.

Resumen

La transformación digital se ha consolidado como un vector estratégico para la eficiencia operativa en organizaciones industriales, particularmente en el sector del reciclaje de plásticos. Un estudio de caso descriptivo evaluó los impactos operativos y gerenciales de la digitalización del control de almacén, sustituyendo un sistema manual en Excel por una solución digital automatizada. La metodología implicó la recopilación y análisis de datos históricos de ambos sistemas, utilizando indicadores de desempeño como precisión del inventario, tiempo de respuesta a solicitudes, frecuencia de roturas de stock y calidad de los registros. Los datos fueron tratados estadísticamente y presentados en gráficos comparativos y dashboards. Los resultados indicaron ganancias medibles en confiabilidad de la información, agilidad procesal y reducción de fallas operativas. Se observó un aumento en la precisión de los registros, mayor trazabilidad y una disminución significativa de errores e interrupciones por falta de piezas críticas. El estudio contribuyó a la literatura sobre digitalización en la gestión de inventarios, demostrando empíricamente los beneficios de la automatización en la industria recicladora y ofreciendo subsidios para la toma de decisiones en empresas de tamaño mediano que buscan aumentar su madurez digital y eficiencia.

Palabras clave: Automatización; Estudio de caso; Gestión de inventarios; Reciclaje de plásticos; Transformación digital.

1. Introducción

La transformación digital se ha consolidado como un vector estratégico para el aumento de la competitividad y la eficiencia operativa en diversas organizaciones industriales. Esta tendencia está impulsada por el avance continuo de las tecnologías de la información, los sistemas integrados de gestión y las plataformas basadas en datos, que influyen desde la cadena productiva hasta la toma de decisiones gerenciales (Bigaton et al., 2024; Holloway et al., 2024). La digitalización de los procesos internos es reconocida como un elemento crucial para la optimización de las operaciones y la sostenibilidad de los negocios.

En el sector industrial, particularmente en segmentos que involucran alta complejidad logística y una vasta gama de insumos, como el reciclaje de plásticos, la gestión eficiente de recursos es vital (Gil, 2010). La cadena de reciclaje de plásticos, por ejemplo, exige una elevada coordinación entre las etapas productivas y el mantenimiento constante de equipos críticos. En este contexto, la gestión del almacén asume un papel estratégico, especialmente en lo que respecta a piezas de mantenimiento e insumos que pueden interrumpir la producción, siendo que fallos en este sector frecuentemente causan interrupciones operativas (Pacheco, 2020). La digitalización de procesos como la gestión de inventarios y almacenes es, por lo tanto, esencial para garantizar precisión, trazabilidad y agilidad en las operaciones (Esquivel-López, 2024).

La empresa objeto de este estudio, con más de cincuenta y seis años de trayectoria y ubicada en Caieiras/SP, enfrentaba desafíos significativos en la administración de su stock de piezas e insumos. Sus procesos principales incluyen la recuperación de recortes plásticos, extrusión en gránulos y transformación en productos como lonas y bolsas. El almacén de la empresa no solo abastece la producción, sino que también actúa como interfaz con proveedores para la reparación y mantenimiento de piezas críticas. Hasta el año 2025, el control del stock se realizaba mediante hojas de cálculo en Excel, un sistema que, a pesar de ser accesible, presentaba fragilidades como la ausencia de bloqueos para reglas de negocio, la vulnerabilidad a errores humanos, la baja trazabilidad de los movimientos y la capacidad analítica limitada. Estas deficiencias resultaban en fallas frecuentes de inventario, reposiciones tardías e indisponibilidad de piezas en momentos críticos.

Para mitigar estos problemas, la empresa desarrolló internamente una solución digital en la plataforma Work BI. Esta herramienta, un sistema web con arquitectura multicapa, ofrece funcionalidades como control de lotes, seguimiento de movimientos, alertas automáticas, dashboards e integración en tiempo real con la gestión de la empresa. La automatización y la digitalización de los flujos de materiales, como señalan Tubis et al. (2023), promueven mayor visibilidad y asertividad en las decisiones logísticas. Estudios anteriores también corroboran que la digitalización contribuye al aumento de la precisión del inventario y la reducción de errores operativos (Mattos et al., 2024), además de mejorar la visibilidad, conectividad y el soporte a la decisión (Ángel et al., 2024; Holloway et al., 2024).

Ante la relevancia de la digitalización para la eficiencia operativa y la problemática que enfrenta la empresa, se justifica el análisis de los impactos concretos de la implementación de la nueva solución. Este estudio propone analizar los impactos operativos y gerenciales de la digitalización del control de almacén, mediante la sustitución de un sistema manual en Excel por una solución digital automatizada, en una empresa de reciclaje de plástico. El objetivo es evaluar en qué medida esta digitalización contribuye a la mejora de la eficiencia operativa y de la confiabilidad de la información, buscando también contribuir a la literatura y a la práctica gerencial en empresas que aspiran a elevar su madurez digital.

2. Material y Métodos

La investigación se llevó a cabo bajo el enfoque de estudio de caso descriptivo, siguiendo los principios metodológicos establecidos por Yin (2001) y Pereira, Godoy y Terçariol (2009). Se clasificó como una investigación aplicada de naturaleza cuantitativa, centrada en la operación del almacén de una empresa de reciclaje de plástico.

La unidad de análisis consistió en los datos operativos del almacén de la empresa, ubicado en Caieiras/SP. La recolección de datos abarcó dos períodos: uno anterior a la digitalización, con registros de hojas de cálculo Excel hasta octubre de 2025, y otro posterior a la solución digital, con datos generados a partir de noviembre de 2025.

El sistema manual de control de almacén, evaluado en el estudio, se basaba en hojas de cálculo de Excel y estaba estructurado en tres pestañas no integradas. Estas pestañas contenían información sobre el stock actual y el registro (código, descripción, tipo unitario, proveedor, stock mínimo, stock inicial en KG, stock actual, valor unitario y valor total). Los registros de entradas y compras, así como de salidas, se procesaban manualmente, lo que requería cálculos de actualización de stock realizados de forma manual.

Para mitigar las debilidades del sistema manual, se desarrolló internamente una solución digital en la plataforma WorkBI. Esta herramienta consistió en un sistema web con arquitectura multicapa, utilizando frontend en React y TypeScript, backend en Node.js con APIs RESTful y base de datos MongoDB para la persistencia de datos.

El sistema WorkBI ofreció funcionalidades completas, como control de lotes, seguimiento de movimientos, alertas automáticos y dashboards analíticos. La herramienta permitió la integración en tiempo real con la gestión de la empresa, soportando la automatización de procesos y la toma de decisiones basada en datos. Su arquitectura desacoplada y escalable fue diseñada para la integración con módulos analíticos y recursos de inteligencia artificial.

La estructura de WorkBI comprendía seis módulos principales. Un panel mostraba el total de productos registrados, artículos almacenados, artículos con stock crítico, valor inmovilizado, resumen de movimientos y distribución por categorías. Módulos específicos gestionaban productos y stock, detallando código, descripción, ubicación, categoría, proveedor, unidad, stock mínimo y

tiempo de espera

de reposición. Otros módulos estaban dedicados a movimientos, bajo stock, lotes e informes, que abarcaban rotación de inventario, valores inmovilizados por categorías y análisis ABC.

Los procedimientos de recolección y análisis de los datos se iniciaron con la extracción y organización de los registros del sistema manual en hojas de cálculo de Excel. Estos registros, referentes al período anterior a noviembre de 2025, fueron evaluados en cuanto a la ocurrencia de fallas operacionales, inconsistencias de llenado y registros incompletos.

Posteriormente, se consultaron los datos estructurados de la nueva solución digital WorkBI, implementada a partir de noviembre de 2025. En esta etapa, se accedió a historiales de movimientos de entrada y salida de artículos, alertas de stock, indicadores de desempeño (KPIs), informes operativos y estado de criticidad de los productos. La información necesaria para el estudio se consultó directamente en la herramienta en línea, garantizando la integridad de los datos.

El análisis de los datos se realizó mediante la comparación de los dos períodos, aplicando indicadores operativos específicos. Se calculó la precisión del inventario [AE], definida como el porcentaje de artículos registrados correctamente, utilizando la fórmula `AE = (ISC / TIR) * 100`. En esta fórmula, ISC representó el número de artículos con saldo correcto, y TIR, el total de artículos registrados en la herramienta.

Se midió el porcentaje de información obligatoria faltante o incompleta [PIOFI] mediante la fórmula `PIOFI = (IRI / TIR) * 100`. Se consideró registro incompleto cualquier artículo sin código, descripción, unidad, stock mínimo o stock actual, siendo IRI el número de artículos con registros incompletos y TIR el total de artículos registrados. La frecuencia de roturas y fallos de reposición se definió como la ocurrencia de indisponibilidad de un artículo crítico, ya sea por stock por debajo del mínimo o sin definición de stock mínimo.

El tiempo medio de atención a las solicitudes internas se estimó mediante observación directa del proceso y validación con la colaboradora responsable del almacén. La calidad de los registros y el nivel de integración de los datos se evaluaron mediante un análisis cualitativo de la organización, disposición y facilidad para la identificación y análisis de los datos en ambos sistemas.

Los datos recopilados fueron mapeados, las fórmulas aplicadas y los resultados visualizados a través de tablas comparativas. Se realizó un análisis crítico de los hallazgos, comparando los indicadores cuantitativos y evaluando cualitativamente las herramientas, basándose en la literatura especializada sobre transformación digital y gestión de inventarios (Ángel et al., 2024; Holloway et al., 2024; Mattos et al., 2024; Tubis et al., 2023).

3. Resultados y Discusión

El análisis de los datos recopilados reveló ganancias operacionales y gerenciales significativas tras la implementación de la solución digital WorkBI para el control de almacén, en sustitución del sistema manual basado en hojas de cálculo Excel. La comparación entre los períodos de uso de ambos sistemas, antes y después de la digitalización, se estructuró en base a indicadores de desempeño previamente definidos, permitiendo una evaluación cuantitativa y cualitativa de los impactos. Los hallazgos demuestran una mejora sustancial en la confiabilidad de la información, agilidad procesal y reducción de fallos operacionales, corroborando el objetivo del estudio de analizar la contribución de la digitalización a la eficiencia y confiabilidad.

A continuación, se presentan los análisis cuantitativos y cualitativos realizados para la comparación de los dos sistemas de gestión de almacén, destacando los principales indicadores de desempeño evaluados. La transición del control manual a la plataforma digital WorkBI impactó directamente la precisión del inventario, la completitud de la información de registro, la frecuencia de quiebres de stock y el tiempo de respuesta a las solicitudes, elementos cruciales para la eficiencia de la cadena de suministro de la empresa de reciclaje de plástico.

Precisión de inventario

La evaluación de la precisión del inventario demostró una mejora expresiva con la adopción del sistema digital. En el control manual, basado en hojas de cálculo de Excel, se registraron 1307 artículos, de los cuales solo 459 presentaban saldo correcto, resultando en una precisión del 35,12%. En contraste, el sistema automatizado WorkBI registró 1393 artículos, con 1265 de ellos presentando saldo correcto, elevando la precisión al 90,81%. Este aumento del 55,7% en la precisión de la gestión de inventarios es un indicativo claro de la mayor confiabilidad de la información proporcionada por la digitalización.

Esta ganancia de precisión está en consonancia con los hallazgos de la literatura, que señalan que los sistemas digitales con integración en tiempo real tienden a mejorar significativamente la confiabilidad de la información y la trazabilidad de los movimientos de inventario (Holloway et al., 2024). La capacidad de WorkBI para registrar y actualizar datos de forma automática y consistente elimina la dependencia de intervenciones manuales, que son inherentemente más susceptibles a errores, contribuyendo directamente a la precisión de los inventarios y a la toma de decisiones más asertivas.

Porcentaje de información obligatoria faltante

El análisis del porcentaje de información obligatoria faltante reveló una de las mayores debilidades del sistema manual y uno de los mayores beneficios de la solución digital. En el control manual vía Excel, de los 1307 ítems registrados, 1063 presentaban una o más informaciones obligatorias faltantes, como código, descripción, unidad, stock mínimo o stock actual, resultando en un porcentaje del 81,33% de informaciones incompletas. Esta brecha comprometía severamente la gestión eficaz del stock y la trazabilidad de los ítems.

En contrapartida, el sistema digitalizado WorkBI presentó cero ítems con información obligatoria faltante, resultando en un porcentaje de 0,00%. Esto se debe a que WorkBI exige el llenado de campos clave en la página de creación de un nuevo producto, impidiendo la conclusión del registro sin la información esencial. Este bloqueo del sistema elimina problemas de datos incompletos en el origen, ya sea por error humano o sistémico, garantizando la integridad de los registros. La estandarización y centralización de los registros en entornos digitales, tal como destacado por Mattos et al. (2024), promueven mayor integridad de los datos, facilitan auditorías y mejoran las previsiones de consumo.

Frecuencia de rupturas

La frecuencia de roturas, definida como la indisponibilidad de artículos críticos para mantenimiento o producción, también mostró una mejora notable. En el sistema manual, se identificaron 1062 artículos sin definición de stock mínimo y 47 artículos con stock actual por debajo del mínimo establecido, totalizando 1109 ocurrencias de roturas. Aunque Excel poseía la funcionalidad de gestión de stock crítico, su baja efectividad operativa era evidente, ya que la dependencia de la fiabilidad humana para el llenado y actualización de los datos comprometía la identificación proactiva de necesidades de reposición.

Con la implementación de WorkBI, el número de artículos sin identificación de stock mínimo se redujo a cero, ya que esta información se convirtió en un dato obligatorio en el registro de creación del producto. El sistema digital registró 128 artículos con stock actual por debajo del mínimo establecido, lo que representa una reducción significativa del 88,46% en las roturas en comparación con el sistema anterior. La herramienta automatizada aún proporciona un informe específico para facilitar la identificación y gestión de estos 128 artículos, con niveles de stock por debajo del mínimo establecido. Este resultado corrobora las conclusiones de Ángel et al. (2024), quienes indican que las soluciones digitales aumentan la visibilidad de la cadena de suministro y reducen la incidencia de fallas por falta de material.

Tiempo medio de atención a solicitudes

El tiempo medio de atención a las solicitudes internas fue otro indicador que presentó una mejora sustancial. En el sistema manual, se estimaba una media de tres días hábiles para la realización de este proceso. El primer día se dedicaba a la identificación de la necesidad y a la actualización del inventario físico, una práctica recurrente debido a los registros manuales. Al segundo día, la información se enviaba para validación del área responsable, un proceso que no siempre era inmediato. Solo al tercer día, la solicitud de reposición se hacía efectiva.

Con el nuevo sistema WorkBI, el tiempo medio de atención se redujo a un día hábil, pudiendo, en algunos casos, ser disparado casi de forma inmediata. La definición previa de los stocks mínimos por el área responsable durante el registro del producto, aliada a la automatización del sistema, permitió establecer un nuevo proceso de solicitud de reposición instantánea, eliminando la necesidad de validación y aprobación con las áreas responsables. Esta agilidad es un reflejo de la mayor visibilidad y asertividad en las decisiones logísticas promovidas por la digitalización de los flujos de materiales, según lo señalado por Tubis et al. (2023), que destaca la eliminación de cuellos de botella de información y la mejora en la fiabilidad del registro de movimientos.

Calidad de los registros y nivel de integración de los datos

Además de los indicadores cuantitativos, la transición a WorkBI proporcionó un salto cualitativo en la estructura de los registros y en el nivel de integración de los datos. El sistema digital exige el llenado de campos clave, lo que permite segmentaciones, filtrados avanzados y el cálculo de Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) que no eran posibles en el modelo Excel. La plataforma WorkBI, por ejemplo, presenta un dashboard que consolida información como el total de productos registrados, la cantidad total de artículos almacenados, artículos con stock crítico, valor total inmovilizado y un resumen de los movimientos de los últimos 30 días, además de la distribución porcentual de los productos por categoría.

La herramienta también ofrece módulos detallados para productos/inventario, movimientos, inventario bajo, lotes e informes, cada uno con funcionalidades específicas que brindan mayor visibilidad y control. Por ejemplo, el módulo de productos/inventario muestra el código, descripción, ubicación, categoría, proveedor, unidad, inventario mínimo y tiempo de entrega de reposición. El módulo de informes, a su vez, ofrece análisis de rotación de inventario, valores inmovilizados por categorías, análisis ABC, estadísticas generales, productos para reposición y planificación de compras. Esta riqueza de información y la capacidad de generar informes operativos y de estado de criticidad de los productos en tiempo real representan un avance significativo en la capacidad de la empresa para monitorear y responder proactivamente a las necesidades operacionales, posibilitando, incluso, la delegación del proceso de solicitud de reposición de artículos a la propia colaboradora del almacén.

Los resultados obtenidos refuerzan la hipótesis inicial del proyecto, confirmando que la digitalización del almacén promovió ganancias operacionales relevantes y medibles. La mejora cualitativa y visual proporcionada por la estructuración robusta del sistema, aliada a los resultados cuantitativos del análisis, apunta a una mejora significativa en el proceso de gestión de inventarios. La síntesis de los análisis cuantitativos demuestra que la exactitud del inventario pasó de 35,12% a 90,81%; el porcentaje de información faltante fue de 81,33% a 0,00%; la frecuencia de quiebres disminuyó de 1109 a 128; y el tiempo medio de atención a solicitudes fue reducido de tres días útiles a un día útil.

Estos resultados corroboran la literatura especializada sobre los beneficios de la digitalización de procesos logísticos y de gestión de materiales (Ángel et al., 2024; Holloway et al., 2024; Mattos et al., 2024; Tubis et al., 2023), y apuntan a un escenario de mayor eficiencia operativa y soporte a la toma de decisiones en la empresa analizada. La sustitución del sistema manual basado en hojas de cálculo Excel por una solución digital desarrollada internamente en la plataforma WorkBI resultó en mejoras objetivas en los principales indicadores de desempeño de gestión del almacén. El análisis cuantitativo demostró aumentos significativos en todos los indicadores evaluados, lo que corrobora para concluir que la nueva herramienta digital proporciona mayor confiabilidad, control y agilidad en la ejecución de los procesos de gestión de inventario y activos críticos para una operación industrial. Estos resultados refuerzan las evidencias ya discutidas en la literatura especializada, como en los estudios de Ángel et al. (2024) y Holloway et al. (2024), que destacan la relevancia de la digitalización para la visibilidad, trazabilidad y asertividad en la gestión de inventarios. Además de los indicadores cuantitativos, se observó una evolución cualitativa en la estructura de los registros, en la confiabilidad de la información y en la capacidad de la empresa para monitorear y responder de forma proactiva a las necesidades operativas, posibilitando delegar el proceso de solicitud de reposición de artículos a la propia colaboradora del almacén. Este avance está en consonancia con los hallazgos de Mattos et al. (2024) y Tubis et al. (2023), que apuntan a las ganancias derivadas de la automatización de procesos y del uso de sistemas inteligentes en el contexto de la Industria 4.0.

En resumen, la digitalización del control de almacén en la empresa de reciclaje de plástico, mediante la implementación de la plataforma WorkBI, demostró ser una estrategia eficaz para superar las limitaciones del sistema manual. Las ganancias medibles en precisión de inventario, reducción de información faltante, disminución de roturas y agilidad en la atención de solicitudes, aliadas a la mejora cualitativa de los registros y de la capacidad analítica, confirman que la digitalización contribuye significativamente a la eficiencia operativa y a la confiabilidad de la información, alineando la empresa a las prácticas de la Industria 4.0 y fortaleciendo su madurez digital.

4. Conclusión

El presente estudio propuso analizar los impactos operacionales y gerenciales de la digitalización del control de almacén en una empresa de reciclaje de plástico, sustituyendo un sistema manual basado en hojas de cálculo de Excel por una solución digital automatizada. Se verificó que esta transición resultó en ganancias expresivas en la eficiencia operacional y en la confiabilidad de la información. La precisión del inventario aumentó de 35,12% a 90,81%, y el porcentaje de información obligatoria faltante se redujo de 81,33% a 0,00%. Adicionalmente, la frecuencia de quiebres de stock disminuyó de 1109 a 128 ocurrencias, y el tiempo medio de atención a solicitudes internas se redujo drásticamente de tres a un día hábil. Cualitativamente, se observó una mejora sustancial en la estructura de los registros y en la integración de los datos, permitiendo mayor visibilidad, trazabilidad y capacidad analítica para la toma de decisiones.

La implementación de la plataforma WorkBI representó un avance significativo en la madurez digital de la empresa, estableciendo una base sólida para la planificación y el control gerencial orientados por datos. Este estudio contribuye a la literatura al proporcionar evidencia empírica de los beneficios de la digitalización de procesos en industrias de tamaño mediano, un tema aún poco explorado. Aunque la investigación no abordó directamente la aplicación de técnicas de Inteligencia Artificial, la estandarización y la confiabilidad de los datos alcanzadas configuran un prerrequisito fundamental para futuras implementaciones de IA. Se sugiere, por lo tanto, que estudios futuros exploren la evolución del sistema y la integración de automatización y análisis de datos avanzado en la gestión de inventarios.

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Artículo originado del Trabajo de Conclusión de Curso de la Especialización en Data Science y Analytics del MBA USP/Esalq

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