Ferramentas e Técnicas de Gestão do Tempo Utilizadas por Técnicos da Capacitação Profissional Rural e Promoção Social

Marcos Aurélio Lopes; Bruno Gomes Pereira

DOI: 10.22167/2675-6528-202603236

Artigo derivado de Trabalho de Conclusão de Curso (TCC), com conteúdo baseado no trabalho original do aluno e adaptado ao formato editorial da Revista E&S com apoio da ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege para síntese e organização textual.

Resumo

A gestão do tempo configura-se como um elemento essencial para a melhoria da produtividade e da qualidade das entregas, ao permitir a organização, priorização e execução eficiente das atividades, contribuindo diretamente para o alcance de metas e a otimização dos resultados no contexto profissional e pessoal. Objetivou-se compreender como práticas, ferramentas e técnicas de gestão do tempo, adotadas por instrutores de formação profissional rural e de promoção social, se associaram a dois desfechos centrais: a realização das atividades diárias planejadas e a percepção do impacto dessas práticas no bem-estar e produtividade. Os dados foram coletados por meio de questionário on-line estruturado, composto por 18 questões, e as análises foram realizadas no ambiente Python com bibliotecas estatísticas. Os resultados revelaram que a elevada formação acadêmica e maturidade profissional não se traduziu em maior eficácia na gestão do tempo. Observou-se amplo conhecimento sobre ferramentas e técnicas, mas sua utilização prática foi limitada e desigual. Ferramentas mais simples e intuitivas, como listas de tarefas, apresentaram maior adesão, enquanto técnicas que exigem transformações comportamentais, como a Técnica Pomodoro, tiveram baixa aplicação. Houve predominância do uso de soluções digitais, com destaque para o Google Agenda. Evidenciou-se uma percepção quase unânime de que a gestão do tempo influencia diretamente a produtividade e o bem-estar. Concluiu-se que a melhoria da gestão do tempo não dependeu exclusivamente da adoção de ferramentas e técnicas, mas, sobretudo, do desenvolvimento de habilidades práticas e comportamentais, aliado a ajustes nas condições de trabalho.

Palavras-chave: 5W2H; Matriz de Eisenhower; Matriz GUT; Multitarefa; Procrastinação.

1. Introdução

A gestão do tempo configura-se como um elemento essencial para a melhoria da produtividade e da qualidade das entregas, ao permitir a organização, priorização e execução eficiente das atividades. Essa prática contribui diretamente para o alcance de metas e a otimização dos resultados tanto no contexto profissional quanto no pessoal.

A preocupação com a gestão eficiente do tempo remonta a tempos antigos. Há registros que enfatizam a existência de um tempo para todo propósito em diferentes aspectos da vida humana, como observado em textos milenares (Bíblia Sagrada, sd).

No ambiente acadêmico, a gestão do tempo pode ser compreendida como um conjunto de práticas voltadas à organização, priorização e execução eficiente de atividades, com o objetivo de maximizar resultados e reduzir desperdícios. Nesse contexto, distingue-se a aplicação de técnicas, relacionadas ao comportamento individual, e de ferramentas, que funcionam como instrumentos estruturais de apoio (Mackenzie, 1990). Sob outra perspectiva, a gestão do tempo é entendida como uma forma autorregulada e subjetiva de tentar utilizar o tempo de maneira eficiente para alcançar os resultados desejados e satisfatórios (Koch; Kleinmann, 2002), facilitando a rotina e a organização das tarefas (Montenegro et al., 2020).

Questões relacionadas à gestão do tempo e os resultados de pesquisas científicas têm sido amplamente apresentados por diversos estudiosos, dada a sua grande relevância nos ambientes corporativo, escolar, doméstico e pessoal (Lima; Jesus, 2011; Lopes et al., 2016; Lopes et al., 2018; Reis et al., 2019; Oliveira, Lima e Vale, 2021; Pacola et al., 2022; Martins et al., 2022; Martínez, 2024). A inadequada utilização do tempo não apenas eleva o estresse de trabalhadores e estudantes, mas também compromete o desempenho geral. A gestão do tempo é um fator importante que interfere na qualidade de vida no trabalho (Montenegro et al., 2020).

A literatura científica sobre modelos de gestão do tempo indica que discussões sobre como gerir o tempo no trabalho existem desde a década de 1950, com pesquisadores propondo métodos para aumentar o desempenho e o bem-estar, essenciais para resultados satisfatórios tanto para indivíduos quanto para organizações (Montenegro et al., 2020).

Apesar da relevância, uma parcela expressiva da população não possui critérios de organização do tempo, o que compromete suas agendas e responsabilidades (Barbosa, 2011). Problemas como a escolha de tarefas urgentes em detrimento das importantes são recorrentes, gerando inquietação e preocupação. Diante disso, diversas ferramentas e técnicas têm sido desenvolvidas, validadas e utilizadas, inclusive em pesquisas científicas.

Ferramentas e técnicas de organização e gestão de tempo disponíveis são capazes de proporcionar melhorias significativas na forma como esse recurso é gerenciado (Lima e Jesus, 2011), otimizando atividades e resultando em melhores desfechos (Pacola et al., 2022). Contudo, questiona-se se os instrutores de formação profissional rural e de promoção social, de uma instituição do Estado de Minas Gerais, conhecem e utilizam essas ferramentas e técnicas, e se o uso delas lhes proporciona algum benefício. Visando obter respostas a essas indagações, objetivou-se compreender como práticas, ferramentas e técnicas de gestão do tempo, adotadas por instrutores de formação profissional rural e de promoção social, se associam a dois desfechos centrais: a) realizar ou não as atividades diárias planejadas; e b) conhecer as percepções do impacto dessas práticas no bem-estar e produtividade.

2. Material e Métodos

A presente pesquisa caracterizou-se como descritiva, com abordagem quali-quantitativa e delineamento transversal, sendo os dados coletados em um único momento. A estratégia de pesquisa empregada foi um levantamento de campo, conhecido como “survey”, utilizando um questionário on-line como instrumento principal para a coleta de dados.

Os participantes do estudo foram instrutores credenciados em uma instituição paraestatal do Estado de Minas Gerais, responsável pela capacitação profissional rural e promoção social de produtores, trabalhadores rurais e seus familiares. A seleção dos participantes ocorreu por meio do envio direto do questionário a esse público-alvo específico.

O instrumento de coleta de dados consistiu em um questionário estruturado, composto por 18 perguntas, as quais foram organizadas em três blocos temáticos. O Bloco 1 abordou o perfil sociodemográfico dos respondentes, com base teórica em Santos e Lopes (2026).

O Bloco 2 do questionário focou na percepção dos participantes sobre a gestão do tempo, produtividade e bem-estar, fundamentado nos trabalhos de Koch e Kleinmann (2002), Montenegro et al. (2020), Steel (2007) e Santos e Lopes (2026). As questões 6, 8, 12 e 13, inseridas neste bloco, foram formuladas com categorias de concordância, embora a redação em segunda pessoa tenha sido interpretada como medidas autorrelatadas.

O Bloco 3 concentrou-se nas ferramentas e técnicas de gestão do tempo, com referências teóricas em Barbosa (2011), Cirillo (2018), Martins et al. (2022), Pacola et al. (2022) e Santos e Lopes (2026). Dentre as ferramentas e técnicas abordadas, destacaram-se a Matriz GUT (Lopes et al., 2016; Reis et al., 2019), a Matriz de Eisenhower (Pacola et al., 2022), o 5W2H (4Q 1 POC) (Lopes et al., 2016; Lopes et al., 2018; Oliveira et al., 2021), a Lista de Tarefas (Martins et al., 2022), a Tríade do Tempo (Barbosa, 2011; Lima e Jesus, 2011), a Regra dos 5 minutos (Martins et al., 2022), a Técnica Pomodoro (Cirillo, 2018; Martínez, 2024), o Getting Things Done (GTD) (Martins et al., 2022) e o Kanban (Martins et al., 2022).

A elaboração do questionário tomou como referência um instrumento desenvolvido por Santos e Lopes (2026), sendo adaptado com acréscimos, exclusões e alterações de questões para melhor adequação ao público-alvo. Após a realização de um pré-teste, o questionário foi enviado aos participantes por meio do aplicativo Google Forms, durante o mês de dezembro de 2025.

A etapa inicial de tratamento e organização dos dados coletados foi realizada utilizando o software Microsoft Excel®. Neste ambiente, executaram-se operações de limpeza, padronização, tabulação e análise preliminar dos dados, visando estruturar a base de dados de forma consistente e gerar os indicadores necessários para a investigação.

As análises estatísticas foram conduzidas no ambiente Python, empregando bibliotecas padrão como pandas e numpy para tratamento e transformação de dados, scipy.stats para testes não paramétricos e correlações, statsmodels para regressão logística, e scikit-learn para validação cruzada. A visualização dos dados foi auxiliada pela biblioteca matplotlib.

Para as análises, foram realizadas padronizações e recodificações das principais variáveis do estudo. A variável desfecho “realização de todas as tarefas planejadas para o dia” foi recodificada de forma binária, assumindo valores 1 para “realização de todas as tarefas” e 0 para “não realização de todas”. A variável procrastinação foi dicotomizada em “procrastina (algum grau)” e “não procrastina”.

De modo similar, a habilidade percebida de gestão do tempo foi agrupada em “habilidade alta” (ótima/boa) e “habilidade média/baixa” (mediana/ruim/péssima). A variável realização de multitarefa foi recodificada em “multitarefa alta” e “multitarefa baixa/média”, e a preferência de agenda foi classificada em “prefere digital” e “não prefere digital”.

As variáveis de intensidade de uso de ferramentas e plataformas, originalmente de múltipla seleção, foram tratadas pela contagem dos itens selecionados, com atribuição de valor zero para a opção “nenhum”, e categorizadas em níveis de intensidade (nenhum, baixo, médio e alto). Adicionalmente, criou-se uma variável binária para indicar o uso de duas ou mais ferramentas.

Para analisar as associações com o desfecho, empregaram-se tabelas de contingência (crosstab) com percentuais por linha. A verificação da associação entre as variáveis foi realizada por meio do teste do qui-quadrado de independência. Em situações de frequências esperadas reduzidas, utilizou-se o teste exato de Fisher. O tamanho de efeito das associações foi calculado pelo coeficiente Phi, e o nível de significância adotado foi α = 0,05.

Antes da interpretação da regressão logística, examinou-se a multicolinearidade entre os preditores por meio do fator de inflação da variância (VIF). A avaliação de observações potencialmente influentes considerou alavancagem, resíduos de Pearson padronizados e distância de Cook. Realizou-se, ainda, análise de sensibilidade para verificar a robustez do modelo.

Para mensurar o impacto percebido das práticas de gestão do tempo, construiu-se um índice sintético a partir das variáveis de bem-estar e produtividade, ambas mensuradas em escala Likert de cinco pontos. As respostas foram convertidas em escores numéricos de 1 a 5, e o índice foi calculado pela média aritmética simples entre essas variáveis.

O software Microsoft Excel® também foi utilizado para análises descritivas e para a organização de dados em tabelas. As representações visuais foram elaboradas com o auxílio das ferramentas NotebookLM e matplotlib (Python). Os resultados das regressões foram consolidados em tabelas acadêmicas, apresentando coeficientes, erros-padrão, valores de p, razões de chances e intervalos de confiança.

A ferramenta de inteligência artificial ChatGPT foi utilizada como apoio na revisão linguística, na melhoria da clareza textual e na realização de algumas análises, sendo a concepção da pesquisa, coleta de dados e interpretação dos resultados conduzidas pelos autores. Em conformidade com o Art. 1º, inciso I, da Resolução nº 510/2016 do Conselho Nacional de Saúde, e o resultado do Formulário de Direcionamento Ético, o projeto de pesquisa não foi submetido ao Comitê de Ética em Pesquisa.

3. Resultados e Discussão

Os resultados desta pesquisa revelaram um panorama complexo sobre a gestão do tempo entre instrutores de formação profissional rural e de promoção social, evidenciando que a eficácia nessa área não se restringe apenas ao conhecimento de ferramentas e técnicas. A amostra, composta por 75 participantes, demonstrou um perfil sociodemográfico de alta qualificação, com 76,0% na faixa etária de 30 a 59 anos e 86,6% possuindo algum tipo de pós-graduação, predominantemente mestrado (26,6%) e especialização (32,0%). A maioria atua na Formação Profissional Rural (96%) e concentra-se em faixas de renda entre 4 e 11 salários mínimos (65,3%), indicando um grupo com maturidade profissional e elevado nível acadêmico.

A autopercepção dos participantes sobre a procrastinação mostrou-se dividida, com 46,6% concordando em algum grau que se consideram procrastinadores, enquanto 53,3% discordaram. Essa variável foi reclassificada em “procrastina (algum grau)” e “não procrastina”. Observou-se que 55,6% dos que não procrastinam realizaram todas as atividades previstas, em contraste com apenas 25,6% daqueles que procrastinam. Essa associação foi estatisticamente significativa (p=0,0102), com um efeito pequeno a moderado (Phi=0,278), sugerindo que o reconhecimento da procrastinação se relaciona a uma menor probabilidade de finalizar integralmente o planejado.

Em relação à habilidade de gerenciar o tempo, a maioria dos instrutores (68,0%) avaliou-se como “Boa” ou “Ótima”, enquanto apenas 4,0% consideraram sua habilidade como ruim ou péssima. Ao agrupar essa percepção em “alta” (ótima/boa) e “média/baixa” (mediana/ruim/péssima), verificou-se que 56,2% dos que se autoavaliaram com alta habilidade realizaram todas as atividades planejadas, comparado a apenas 11,1% daqueles com habilidade média/baixa. Essa associação foi estatisticamente significativa (p=0,0002), com um efeito moderado (Phi=0,414), indicando que a autopercepção de competência na gestão do tempo é um preditor relevante para a realização das tarefas diárias.

A análise da probabilidade de realização das atividades planejadas, considerando a combinação entre nível de habilidade e procrastinação, revelou que indivíduos com alta habilidade e ausência de procrastinação apresentaram uma probabilidade significativamente superior de concluir suas tarefas, em torno de 65,6%. Mesmo na presença de procrastinação, indivíduos com alta habilidade mantiveram uma probabilidade considerável de realização das atividades (42,8%). Em contrapartida, a combinação de níveis médios ou baixos de habilidade com procrastinação resultou em uma queda acentuada na probabilidade de sucesso, com apenas 9,3% de conclusão de tarefas para aqueles com habilidade média/baixa que procrastinam.

A regressão logística confirmou que a habilidade percebida de gestão do tempo é o principal preditor da realização das tarefas diárias. Indivíduos com alta habilidade (boa/ótima) tiveram 8,53 vezes maiores chances de declarar a realização de todas as atividades planejadas (OR = 8,53; IC95% [2,21; 33,02]; p = 0,0019). A procrastinação, embora esperada para reduzir a chance de realizar o planejado, apresentou uma evidência estatística mais fraca quando controlada pela habilidade (OR = 0,38; IC95% [0,13; 1,10]; p = 0,0731). Isso sugere que o domínio de competências de organização e priorização exerce uma influência mais significativa no desempenho diário.

O hábito de realizar multitarefas é amplamente presente entre os instrutores, com 88,0% concordando em algum grau que costumam realizar mais de uma atividade ao mesmo tempo. No entanto, a análise não indicou associação estatisticamente significativa entre a realização de multitarefas e a conclusão das atividades diárias planejadas (p=1,0000; Phi≈0,000). Esse achado sugere que a multitarefa, por si só, pode estar mais relacionada a um estilo individual de trabalho do que a um fator determinante de resultados efetivos, dependendo de outros elementos como a qualidade do planejamento e da priorização.

Quanto ao impacto da gestão do tempo, os resultados demonstraram um forte consenso sobre sua relevância. A maioria dos participantes reconheceu, em algum grau, que a gestão do tempo impacta diretamente a produtividade (97,3%) e o bem-estar (96,0%). Essa percepção positiva foi consolidada em um índice-síntese de impacto percebido, que variou de 2,0 a 5,0, com média de 4,34, mediana de 4,50 e desvio-padrão de 0,79, reforçando a avaliação favorável dessas estratégias pelos participantes.

Apesar da percepção positiva, a realização integral do planejamento diário não é o padrão predominante. Apenas 40,0% dos respondentes afirmaram terminar o dia com todas as tarefas previstas concluídas. Uma parcela significativa (25,3%) priorizou urgências sem finalizar o planejado, 18,7% realizou mais atividades do que o previsto, e 16,0% não concluiu todas as tarefas. Isso indica que 60,0% dos instrutores finalizam o dia em uma condição diferente do planejamento inicial, seja por urgências, excesso de demandas ou tarefas não realizadas, apontando para desafios na organização e priorização.

Essa não realização das atividades planejadas não pode ser atribuída exclusivamente a aspectos individuais. O contexto de trabalho, com planejamentos ambiciosos, demandas imprevistas, interrupções frequentes e alta variabilidade de tarefas, também influencia. Assim, a capacidade de “realizar todas as tarefas previstas” é um resultado multifatorial, dependendo de condições individuais, organizacionais e contextuais. A gestão do tempo, portanto, envolve não apenas a aplicação de ferramentas, mas também a adaptação às contingências do ambiente de trabalho e a elaboração de planejamentos realistas.

A sobrecarga de trabalho foi identificada como o principal fator que influencia negativamente a gestão do tempo, mencionada por 57,9% dos respondentes. Esse achado sugere que as dificuldades não se limitam a falhas individuais de organização, mas também a fatores estruturais, como o excesso de demandas e a inadequada distribuição de tarefas, conforme apontado por Drucker (1967) e Covey (1989) sobre a importância de priorizar e eliminar atividades desnecessárias.

As distrações frequentes foram citadas por 34,2% dos participantes como outro desafio significativo. Este resultado corrobora a ideia de que a fragmentação da atenção é um problema central na gestão do tempo contemporânea, especialmente em ambientes com múltiplas interrupções. Estudos de Mark, Gudith e Klocke (2008) demonstram que interrupções frequentes reduzem a produtividade, enquanto Newport (2016) enfatiza a importância do foco contínuo para atividades que exigem maior esforço cognitivo.

O uso de redes sociais foi mencionado por 32,9% dos participantes como um fator negativo relevante. Embora associado ao comportamento individual, reflete a dificuldade de autorregulação diante de estímulos digitais. Steel (2007) relaciona a procrastinação à busca por recompensas imediatas, intensificada pelas tecnologias digitais. Alter (2017) complementa que plataformas digitais são projetadas para capturar e manter a atenção, prejudicando a gestão do tempo.

A análise conjunta desses fatores negativos sugere que a má gestão do tempo é uma combinação de aspectos organizacionais e comportamentais. A sobrecarga de trabalho indica a necessidade de melhorias na gestão organizacional e no planejamento das atividades, enquanto as distrações e o uso de redes sociais apontam para a importância do desenvolvimento de habilidades individuais de autocontrole, foco e priorização. Mintzberg (1973) já destacava a fragmentação do trabalho gerencial, e Kahneman (2011) ressalta as limitações da atenção humana diante de múltiplos estímulos.

A preferência pela utilização de agendas digitais foi expressa por 51,3% dos respondentes, enquanto 42,1% preferem as agendas físicas. Uma pequena parcela (6,6%) afirmou não utilizar nenhuma. Ao agrupar as preferências em “prefere digital” e “não prefere digital” (tradicional + nenhum), observou-se que 43,6% dos que preferem digital realizaram todas as atividades previstas, comparado a 36,1% dos que preferem métodos tradicionais. Contudo, os testes não indicaram associação relevante (p=0,6711; Phi=0,049) entre a preferência por agenda digital e a sensação de realização ao final do dia.

Entre as plataformas de gerenciamento de tarefas, o Google Agenda destacou-se como a mais utilizada (68,4%). Outras plataformas como Monday.com, Trello e Todoist apresentaram baixa adesão (2,6% cada), enquanto Asana e Smartsheet não foram utilizadas por nenhum participante. Cerca de 32,8% dos participantes declararam não utilizar nenhuma plataforma. Esse resultado, em conjunto com a preferência por agendas digitais, sugere uma predominância de soluções digitais, mas também a coexistência com práticas tradicionais e uma parcela de indivíduos que não utilizam ferramentas formais de apoio.

No que se refere ao conhecimento e utilização de ferramentas e técnicas de gestão do tempo, a lista de tarefas apresentou a maior convergência entre conhecimento (72,4%) e utilização (60,5%), indicando sua facilidade de uso e adaptabilidade. Ferramentas como 5W2H ou 4Q1POC, embora conhecidas por 59,2%, tiveram uma utilização menor (30,3%). A Matriz GUT mostrou uma diferença ainda maior entre conhecimento (34,2%) e uso (14,5%), sugerindo maior dificuldade de operacionalização ou menor aderência.

A discrepância entre conhecer e utilizar é ainda mais acentuada nas técnicas de gestão do tempo. A Técnica Pomodoro, a mais conhecida (22,4%), apresentou baixa utilização (7,9%). Situação semelhante ocorreu com a Tríade do Tempo (17,1% de conhecimento e 6,6% de uso) e Kanban (23,7% de conhecimento e 5,3% de utilização). A Regra dos 5 minutos, por sua simplicidade, manteve uma relação mais equilibrada (19,7% de conhecimento e 11,8% de utilização). Essa comparação permite inferir que, quanto maior a complexidade percebida ou a exigência de disciplina e autorregulação, menor tende a ser a taxa de utilização, especialmente para técnicas que dependem de modificações comportamentais.

Os resultados indicam que o conhecimento, embora necessário, não é suficiente para garantir a utilização efetiva de ferramentas e técnicas de gestão do tempo. A maioria (88,2%) dos participantes conhece ou já ouviu falar sobre mais de uma ferramenta ou técnica, contrastando com estudos anteriores onde 46% não possuíam esse conhecimento (Santos e Lopes, 2026). No entanto, essa familiaridade não se traduz em melhores resultados na realização das atividades diárias planejadas, pois apenas 35,7% dos que utilizam duas ou mais ferramentas conseguiram concluir todas as tarefas, proporção inferior à observada entre aqueles que utilizam uma ou nenhuma (42,6%).

A ausência de associação estatística significativa entre a quantidade de ferramentas utilizadas e a realização das atividades planejadas (p = 0,7330; Phi = 0,039) reforça a interpretação de que o desempenho está mais relacionado à qualidade do uso e a fatores individuais, como disciplina e clareza de objetivos, do que à diversidade de recursos. A lacuna formativa, mesmo em um grupo com elevado nível de escolaridade (97,3% com ensino superior ou pós-graduação), sugere que parte dos profissionais ainda não teve acesso a conceitos básicos de gestão do tempo.

Ao investigar a relação entre o impacto percebido das práticas de gestão do tempo no bem-estar e produtividade e a capacidade de realizar as atividades planejadas, não foram identificadas diferenças estatísticas significativas. Os respondentes que declararam realizar todas as atividades planejadas apresentaram uma média de impacto de 4,20, enquanto aqueles que não o fizeram tiveram uma média ligeiramente superior de 4,43. Essa diferença não foi significativa (Mann-Whitney p=0,1698), assim como a correlação ponto-bisserial (r = -0,146; p = 0,2119).

Esses resultados sugerem que a percepção de alto impacto das práticas de gestão do tempo no bem-estar e produtividade não se traduz, necessariamente, em maior taxa de realização das atividades planejadas. Isso pode refletir diferenças de perfil entre os respondentes, onde indivíduos que enfrentam mais dificuldades podem buscar mais ativamente estratégias de gestão do tempo. A percepção positiva pode coexistir com limitações práticas impostas por fatores contextuais, como demandas excessivas, urgências imprevistas, interrupções frequentes e alta carga de trabalho.

A faixa etária também apresentou uma diferença estatística significativa no índice de impacto percebido (Kruskal-Wallis p=0,0089; ε² ≈ 0,121). O grupo com 60 anos ou mais apresentou uma média inferior (3,64) em comparação aos grupos de 30-43 anos (4,5; p=0,0084) e 44–59 anos (4,46; p=0,0350). Embora com cautela devido ao tamanho reduzido de alguns estratos, esse achado sugere que respondentes mais velhos podem perceber um menor impacto das práticas de gestão do tempo, possivelmente associado a diferenças de contexto ou expectativas.

Os principais desafios na gestão do tempo, ou “ladrões do tempo”, foram identificados como sobrecarga de trabalho, distrações frequentes, uso de redes sociais, falta de planejamento e organização, dificuldade em dizer “não” e má priorização de tarefas. A sobrecarga de trabalho foi consistentemente o desafio mais assinalado, e uma forte correlação subjetiva foi observada entre esses ladrões de tempo e o desgaste pessoal. A dificuldade em estabelecer limites entre trabalho e descanso também impacta diretamente o bem-estar dos instrutores.

O predomínio da faixa etária de 30 a 59 anos (76,0%) indica um corpo técnico em seu ápice produtivo, com alta autonomia. No entanto, a alta escolaridade (mestres e doutores, 46% do total) correlaciona-se com a “Dificuldade em estabelecer limites entre trabalho e descanso”, um desafio crítico. Para esse perfil, a senioridade não se traduz em facilidade de gestão do tempo; a complexidade das funções e o acúmulo de papéis técnicos e administrativos ampliam a percepção de sobrecarga, tornando esses profissionais vulneráveis ao esgotamento.

Um paradoxo relevante foi observado: um grupo altamente qualificado, com amplo conhecimento sobre ferramentas e técnicas de gestão do tempo, ainda enfrenta dificuldades significativas na execução do planejamento diário. A autopercepção de “Habilidade mediana” convive com o sentimento frequente de frustração ao término da jornada de trabalho. A falha na priorização não reside na falta de ferramentas, mas na dificuldade em distinguir o urgente do importante, e a alta incidência de “Não saber dizer NÃO” compromete o desempenho técnico dos especialistas.

Diante dos desafios e paradoxos identificados, propõe-se um plano de ação estruturado para aprimorar a gestão do tempo dos instrutores. A primeira ação consiste em um treinamento em métodos de priorização, com capacitação prática em Matriz de Eisenhower e Matriz GUT. O objetivo é aprimorar a distinção entre tarefas urgentes e importantes, apoiando a priorização diante da sobrecarga. Essa capacitação seria conduzida por gestores da instituição e facilitadores experientes, em ambiente presencial ou virtual, com oficinas que incluam situações reais de trabalho e elaboração de planos individuais.

A segunda ação proposta é a implementação de protocolos de trabalho focado, com a implantação experimental de períodos protegidos para tarefas de alta complexidade. O propósito é reduzir interrupções e favorecer a continuidade de atividades que exigem concentração. Instrutores e lideranças seriam os responsáveis, com bloqueio de agenda e redução de notificações em períodos acordados, avaliados após um ciclo piloto, sem custo direto relevante, salvo adequação tecnológica.

A terceira ação visa promover um planejamento híbrido, combinando recursos físicos e digitais de planejamento. Isso respeitaria as preferências individuais e reduziria a dependência de uma única ferramenta. Os instrutores, com orientação da área de desenvolvimento de pessoas, utilizariam “planners” físicos para visão geral e agendas digitais para compromissos e lembretes, no planejamento individual e nas rotinas compartilhadas, com revisões semanais.

Por fim, a quarta ação consiste em um workshop sobre limites organizacionais, focado na definição de limites, negociação de demandas e equilíbrio entre trabalho e descanso. O objetivo é apoiar o enfrentamento da dificuldade em estabelecer limites e da sobrecarga percebida. Gestores, instrutores e a área de desenvolvimento de pessoas participariam de encontros institucionais, presenciais ou virtuais, com discussão de casos, pactuação de protocolos de comunicação e definição de critérios para urgências e redistribuição de demandas, após o diagnóstico das demandas.

Em síntese, os resultados desta pesquisa demonstram que a gestão eficaz do tempo entre os instrutores de formação profissional rural e de promoção social é um fenômeno multifatorial. Não depende apenas da adoção de ferramentas e técnicas, mas, crucialmente, do desenvolvimento de habilidades práticas e comportamentais, como a autopercepção da habilidade de gerenciar o tempo e a capacidade de mitigar a procrastinação, aliadas a ajustes nas condições de trabalho para reduzir sobrecarga e distrações. A percepção positiva do impacto da gestão do tempo no bem-estar e produtividade, embora generalizada, não se traduz automaticamente na realização de todas as tarefas planejadas, evidenciando a necessidade de abordagens integradas que considerem tanto o indivíduo quanto o ambiente organizacional para otimizar o desempenho e a qualidade de vida.

4. Conclusão

O presente estudo objetivou compreender como práticas, ferramentas e técnicas de gestão do tempo, adotadas por instrutores de formação profissional rural e de promoção social, se associaram à realização das atividades diárias planejadas e à percepção do impacto dessas práticas no bem-estar e produtividade. Verificou-se que a elevada formação acadêmica e a maturidade profissional dos instrutores não se traduziram em maior eficácia na gestão do tempo. Observou-se amplo conhecimento sobre diversas ferramentas e técnicas, mas sua utilização prática mostrou-se limitada e desigual, com maior adesão a soluções mais simples, como listas de tarefas, e menor aplicação de técnicas que exigem transformações comportamentais. A autopercepção da habilidade de gerenciar o tempo emergiu como o principal preditor da realização das tarefas diárias, enquanto a procrastinação, embora presente, teve um efeito atenuado quando controlada pela habilidade. Constatou-se que a realização integral do planejamento diário não é o padrão predominante, sendo influenciada por fatores como sobrecarga de trabalho, distrações frequentes e uso de redes sociais. Evidenciou-se um paradoxo em que um grupo altamente qualificado, apesar do conhecimento, ainda enfrenta desafios significativos na execução do planejamento, com a dificuldade em distinguir o urgente do importante e em estabelecer limites entre trabalho e descanso comprometendo o desempenho. A principal contribuição do estudo reside na proposição de um plano de ação estruturado, visando aprimorar a gestão do tempo por meio de treinamento em métodos de priorização, implementação de protocolos de trabalho focado, promoção de planejamento híbrido e workshops sobre limites organizacionais, abordando tanto aspectos individuais quanto contextuais.

Como limitações, destaca-se que a pesquisa utilizou medidas autorrelatadas e um tamanho de amostra que pode restringir a generalização dos resultados. As respostas, baseadas na percepção dos participantes, podem estar sujeitas a vieses de memória e desejabilidade social, e o delineamento transversal impede o estabelecimento de relações de causa e efeito. Para estudos futuros, sugere-se a ampliação da amostra, a inclusão de medidas objetivas de desempenho e a investigação de intervenções práticas que promovam o desenvolvimento da habilidade de gestão do tempo em diferentes contextos profissionais. Conclui-se que a gestão eficaz do tempo, no contexto analisado, não se restringe à mera adoção de ferramentas e técnicas, mas depende crucialmente do desenvolvimento de habilidades comportamentais e cognitivas, como foco, disciplina e autorregulação, aliadas à criação de condições organizacionais que favoreçam o planejamento realista e a redução de interrupções. Dessa forma, a melhoria da gestão do tempo requer uma abordagem integrada que considere tanto o indivíduo quanto o ambiente de trabalho para otimizar o desempenho e o bem-estar.

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Artigo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Gestão de Pessoas do MBA USP/Esalq

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