Resumo Executivo

Jean José de Lima; Valderice Herth Junkes

Resumo elaborado pela ferramenta ResumeAI, solução de inteligência artificial desenvolvida pelo Instituto Pecege voltada à síntese e redação.

Anualmente, o setor público destina vultosos investimentos a projetos de infraestrutura, com foco especial na mobilidade urbana de grandes centros. Este cenário, já complexo, foi intensificado pela Lei nº 14.133/2021, que estabeleceu novos patamares de exigência para a gestão e fiscalização de obras, demandando maior eficiência, transparência e rastreabilidade. A empresa em questão, uma referência em engenharia e transporte público de passageiros, viu-se diante de desafios internos que comprometiam sua capacidade de resposta e a qualidade dos serviços prestados à população, apesar dos expressivos investimentos em expansão recebidos nos últimos anos.

O contexto organizacional da empresa, caracterizado por uma estrutura mais enxuta e pela crescente terceirização de equipes, revelou a dependência de processos internos defasados. Tais fatores, somados à necessidade de modernizar ferramentas de gestão e capacitar a força de trabalho terceirizada, criaram um ambiente onde a eficiência e a competitividade estavam em risco. A falta de padronização, a burocracia excessiva e a baixa adoção de tecnologias digitais resultavam em retrabalho, lentidão na tramitação de documentos e dificuldades no arquivamento e rastreamento de informações, impactando diretamente a qualidade das análises e pareceres técnicos.

A análise aprofundada da situação, utilizando a metodologia dos Cinco Porquês, revelou duas causas-raiz principais para os problemas identificados. Primeiramente, a baixa eficiência dos processos internos foi atribuída à falta de priorização estratégica da organização para investir em ferramentas tecnológicas de gestão. Ao longo dos anos, a empresa não acompanhou a evolução das metodologias e tecnologias de mercado, resultando em processos obsoletos que perderam sua eficácia diante das crescentes demandas e da concorrência, especialmente de concessões e privatizações.

Em segundo lugar, a baixa qualificação das equipes terceirizadas foi diagnosticada como consequência direta da ausência de um plano estruturado de carreira e de políticas de desenvolvimento, desde a concepção dos editais. A terceirização, embora vista como uma alternativa menos onerosa à reposição de mão de obra própria devido a menores exigências contratuais, salários e benefícios, não previa investimentos em aperfeiçoamento e capacitação técnica. Essa lacuna resultava em profissionais com baixo engajamento, alta rotatividade e pouca identificação com a cultura organizacional, comprometendo a produtividade e a qualidade dos serviços.

A pesquisa demonstrou que a falta de informatização e padronização nos processos organizacionais gerava problemas críticos, como a ampliação do tempo de tramitação entre setores e a diminuição da capacidade de resposta. Paralelamente, a ausência de investimentos em capacitação, integração e perspectivas de carreira para os terceirizados resultava em baixa qualificação e dificuldades de retenção. Esses fatores, interligados, impactavam negativamente a produtividade, a qualidade do serviço e a capacidade da empresa de formar competências essenciais para uma vantagem competitiva sustentável no médio e longo prazos.

Diante desse diagnóstico, o estudo propôs um conjunto de recomendações integradas, visando à modernização dos processos e ao aprimoramento das competências das equipes terceirizadas. A solução central reside na combinação entre a informatização dos processos internos e o fortalecimento da gestão de pessoas, especialmente no que tange à capacitação e ao engajamento dos colaboradores terceirizados. Essa abordagem busca não apenas resolver os problemas atuais, mas também posicionar a organização de forma mais competitiva e alinhada às exigências contemporâneas de governança e eficiência.

A implementação de uma plataforma informatizada de gestão de processos, baseada na metodologia Business Process Management (BPM), é a principal ação proposta para a modernização dos fluxos de trabalho. Essa plataforma deve ser compartilhada, com automação total de assinaturas, rastreabilidade e validação jurídica, permitindo a reestruturação e padronização dos processos. O objetivo é criar um repositório único, digital e compartilhado de documentos, possibilitando edições colaborativas, comentários, fluxo digital de análises e assinaturas eletrônicas, eliminando trocas excessivas de e-mails e garantindo acesso remoto e histórico de versões.

A adoção de tal plataforma de automatização de processos implicará em ganhos significativos de agilidade, reduzindo o tempo de resposta às demandas e aumentando a produtividade em comparação com as tarefas executadas manualmente. Projeta-se uma economia de tempo substancial e uma maior escalabilidade operacional, mesmo com equipes reduzidas. Para a implementação, a empresa pode optar por soluções de mercado já consagradas, como TOTVS, Solar BPM ou SoftExpert, ou desenvolver um sistema internamente, ou ainda contratar um desenvolvedor especializado para atender suas necessidades de forma personalizada.

Paralelamente à modernização tecnológica, a solução recomendada para as equipes terceirizadas foca na qualificação e engajamento. A proposta é incluir, nas subcláusulas dos editais públicos, a exigência de programas de capacitação contínua para as empresas contratadas, bem como a criação de planos de carreira bem definidos. Para os contratos já existentes, a recomendação é negociar a disponibilização de treinamentos periódicos, oportunidades de desenvolvimento profissional e avaliações de desempenho, promovendo canais de comunicação direta entre gestores e equipes terceirizadas.

Essas ações visam promover feedbacks construtivos e identificar necessidades específicas de treinamento para cada função, contribuindo para a formação de equipes qualificadas, engajadas e orientadas a metas. A expectativa é que o reconhecimento e os incentivos promovam motivação e engajamento, revertendo o cenário atual e agregando valor aos colaboradores. Isso resultará no alinhamento dos profissionais terceirizados às expectativas do gestor público, na disseminação do conhecimento e em maior retenção de bons profissionais, fatores essenciais para a melhoria contínua da qualidade do serviço prestado.

O escopo das soluções recomendadas abrange, para a gestão de processos, a implementação de novas tecnologias que entreguem processos baseados em BPM, com foco em padronização, otimização de fluxos de trabalho, redução de esforço e retrabalho, aumento da produtividade, rastreabilidade e monitoramento contínuo. Os recursos necessários incluem alternativas de investimento em tecnologia, como a contratação de soluções de mercado, de uma empresa desenvolvedora ou o desenvolvimento interno, além de investimento financeiro específico para aquisição de software, licenças, suporte técnico e consultoria especializada.

Para a capacitação dos colaboradores terceirizados, os entregáveis incluem profissionais qualificados, planos de desenvolvimento e carreira, mecanismos de avaliação, metas claras e incentivos. Os recursos para esta frente envolvem convênios com instituições de ensino para incentivo à capacitação, profissionais de Recursos Humanos com experiência em implantação de plano de carreira e avaliações, e investimento financeiro em trilhas de capacitação, materiais didáticos e horas de treinamento das equipes. Essas iniciativas são cruciais para construir uma força de trabalho mais competente e motivada.

O planejamento da implementação das ações supracitadas prevê uma abordagem faseada, com duração estimada entre 12 e 24 meses. A iniciativa deve começar com um projeto-piloto em áreas específicas, expandindo gradualmente para os demais setores envolvidos na gestão e fiscalização de obras. A alta direção será responsável pela decisão estratégica, enquanto as áreas de engenharia e fiscalização definirão os requisitos. A equipe de TI será encarregada da implantação da solução e o RH, do programa de capacitação, com a participação das empresas terceirizadas nos treinamentos.

As ações detalhadas incluem mapear e redesenhar os processos, selecionar ou desenvolver a solução BPM, configurar os fluxos digitais e as assinaturas eletrônicas, capacitar os usuários, formalizar as diretrizes de uso e instituir rotinas de monitoramento contínuo dos resultados. O objetivo é reduzir retrabalhos e tempos de tramitação, aumentar a rastreabilidade e a padronização, elevar o engajamento e a qualificação das equipes, fortalecendo a eficiência e a competitividade da organização. Essa abordagem sistemática garante que a transformação seja bem-sucedida e sustentável.

A não aplicação das recomendações destacadas neste estudo pode perpetuar os problemas relatados, gerando impactos negativos em médio e longo prazo. A manutenção de processos obsoletos e a baixa qualificação das equipes terceirizadas comprometem a gestão adequada dos contratos, a fiscalização da qualidade das obras, o cumprimento dos prazos e a imagem institucional. Além disso, projeta-se um aumento dos custos operacionais e uma maior dificuldade em atender às crescentes demandas do setor, o que pode comprometer a relevância e a sobrevivência da empresa no mercado.

A importância da transformação digital para a sobrevivência das empresas no mercado brasileiro é corroborada por relatórios como o da McKinsey Brasil (2025), que aponta práticas claras para superar desafios e alcançar uma transformação digital eficaz. Nesse contexto, a avaliação das ações propostas é fundamental e será realizada por meio de indicadores de desempenho, que são métricas quantitativas e qualitativas destinadas a mensurar, monitorar e avaliar a eficiência, a eficácia e os resultados dos processos e projetos em relação aos objetivos estabelecidos.

Para a dimensão de “Eficiência”, foram estabelecidos dois indicadores chave. O primeiro é o tempo médio de tramitação de documentos entre áreas, medido em dias, desde a abertura até a conclusão dos processos de análise e parecer. A meta estabelecida é uma redução de 30% nesse tempo, a ser alcançada em até 12 meses, com acompanhamento mensal. O segundo indicador é o índice de retrabalho em análises e pareceres, que mede o percentual de processos que retornam para correção ou complementação devido a falhas procedimentais ou de informação. A meta é uma redução de 40% em até 12 meses, também com frequência mensal.

Na dimensão de “Conformidade”, foram definidos outros dois indicadores. O primeiro é a conformidade com padrões e fluxos de processo, que mede o percentual de processos executados aderentes aos modelos padronizados, fluxos de BPM e checklists. A meta é atingir um mínimo de 95% de conformidade após 12 meses, com avaliação trimestral. O segundo indicador é o índice de não conformidades em auditorias internas e externas, que quantifica as não conformidades registradas em auditorias relativas à gestão contratual e à fiscalização de obras. A meta é uma redução de 50% em até 24 meses, com frequência semestral.

Para a dimensão de “Qualidade”, foram estabelecidos mais dois indicadores. O primeiro é o nível de qualificação das equipes terceirizadas, que mede o percentual de colaboradores terceirizados que concluíram as atividades de capacitação previstas no programa de desenvolvimento no período analisado. A meta é alcançar um mínimo de 80% de qualificação em até 12 meses, com avaliação trimestral. O segundo indicador é o índice de satisfação de usuários internos, que mede a nota média (de zero a dez) de satisfação das áreas usuárias em relação à agilidade, clareza e suporte dos processos. A meta é uma nota mínima de 8 após 18 meses, com frequência semestral.

É importante ressaltar que, nesta etapa, não foi possível definir as “baselines” ou linhas de base para os indicadores. Isso se deve ao fato de que os processos atuais não geram registros confiáveis ou padronizados que permitam mensurar, de forma consistente, o desempenho inicial. O estabelecimento das “baselines” ocorrerá somente após a implementação da plataforma de gestão de processos e a padronização dos fluxos. Nesse momento, a organização passará a registrar sistematicamente as métricas, que constituirão o marco zero para o acompanhamento evolutivo e a avaliação da efetividade das ações.

A consolidação desses indicadores como rotina de acompanhamento permitirá à organização avaliar sistematicamente a efetividade das ações implementadas, identificando rapidamente eventuais desvios ou oportunidades de aprimoramento. Cada avaliação fortalecerá a capacidade de aprendizagem da empresa, aumentará a previsibilidade dos resultados e criará condições para ajustes ágeis. Isso garantirá que os investimentos em tecnologia e capacitação se revertam, de fato, em ganhos sustentáveis de produtividade, transparência e qualidade na gestão e fiscalização das obras públicas, contribuindo para a perenidade da organização.

Em síntese, este business case identificou os principais entraves que a empresa pública enfrenta para alcançar uma gestão moderna e eficiente, alinhada aos desafios de quadros mais enxutos, terceirizações e a crescente concorrência do setor privado. A raiz dos problemas reside na falta de priorização de investimentos em tecnologias para a gestão de processos e na ausência de um plano de desenvolvimento para a força de trabalho terceirizada, resultando em processos defasados e baixa qualificação e engajamento dos colaboradores.

A solução recomendada envolve o investimento em softwares de gestão de processos do tipo BPM, seja por meio de ferramentas de mercado ou desenvolvimento interno, e a adoção de parcerias com instituições para o desenvolvimento de planos de carreira para as equipes terceirizadas. A implementação dessas medidas projeta ganhos significativos de eficiência, com processos mais ágeis e menor índice de retrabalhos, além de uma maior retenção de profissionais qualificados e motivados. Esses impactos positivos se estenderão aos prazos, custos e à qualidade final das obras.

A modernização dos processos e o investimento em capacitação resultarão em melhoria dos indicadores de desempenho, redução de custos operacionais e aumento da satisfação dos clientes internos e externos. O principal incentivo para a implementação deste projeto não se limita ao fortalecimento e à preservação da competitividade e relevância da empresa pública. A contribuição gerencial e estratégica central reside na garantia da sobrevivência da organização no médio e longo prazos, frente aos desafios impostos pelas concessões e pela acirrada concorrência com agentes privados, assegurando sua capacidade de continuar prestando serviços essenciais à sociedade.

Referências Bibliográficas:

McKinsey Brasil. 2019. Transformações digitais no Brasil: insights sobre o nível de maturidade digital das empresas no país. Disponível em: . Acesso em: 16 nov. 2025.

Resumo executivo oriundo de Trabalho de Conclusão de Curso da Especialização em Executivo em Liderança e Gestão do MBA USP/Esalq

Para saber mais sobre o curso, clique aqui e acesse a plataforma MBX Academy