Artículo

_{DOI: 10.22167/2675-6528-20210005}

^{E&S 2021.2: e.20210005}

Fernando Rocha Moreira e Gressa Amanda Chinelato

Con el avance de la tecnología y la competitividad en el sector financiero, las instituciones financieras buscan cada vez más espacio a través de internet, proporcionando mejores productos y aplicaciones móviles más robustas, haciendo la competitividad cada vez más acirrada (Moreira et. al, 2020).

Con esta competencia, las pérdidas de datos e información pueden hacer que estas instituciones dejen de obtener ganancias o tengan perjuicios de valores incalculables. Hoy es extremadamente necesario cuidar los procesos de copias de seguridad de las organizaciones financieras, que dejó de realizarse a través de medios físicos, como las copias de seguridad en cintas (Fonseca et al., 2010).

Ante este escenario, el objetivo fue elaborar bots para dar inicio al proceso de backup automático de datos de un sistema que realiza el cierre contable mensual de una institución financiera. El estudio de caso se realizó en una institución financiera de gran tamaño que posee más de 90.000 empleados, y que está presente en Brasil y en el extranjero.

Para crear esta metodología híbrida de gestión de proyectos, fue necesario:

• crear un modelo visual a través de un Project Model Canvas-[PMC] (Finocchio Junior, 2013);
• adoptar conceptos de Metodología Ágil como Scrum (Beck et al, 2001; Sutherland et al, 2009; Vallerão, 2013);
• elaborar el Quadro Kanban y Diagrama Burndown para el seguimiento del proyecto (Arafeen y Saugata, 2009);
• adoptar conceptos contenidos en el PMBOK como Diagrama de Gantt, Análisis de Riesgo, Técnica de Evaluación y Revisión de Programas – (PERT), Método de la Ruta Crítica – (com) y el Probabilístico (Novais et al, 2011; PMI, 2017).

Los campos de los Canvas se rellenaron a través de una lluvia de ideas con los especialistas, trabajando sobre los campos: justificación, objetivo, cronograma, beneficios, productos, requisitos, stakeholders, equipos y restricciones (Cuadro 1).

Cuadro 1. Lienzo para el desarrollo de una solución para el proceso de copia de seguridad en una institución financiera

Justificación	Necesidad de automatización del proceso de copia de seguridad
Meta	Mitigación de riesgos financieros, pérdida de datos, fallo humano
Horario	Duración inferior a 40 horas
Beneficios	Automatización del proceso y mitigación de riesgos en general y ganancia de tiempo
Producto	Creación del bot para la realización de copias de seguridad automáticas
Exigencias	Definición de detalles técnicos de la creación del bot
Partes interesadas	Levantamiento de todas las partes interesadas en el proyecto, desde el equipo, empleados de las agencias, proveedores y clientes
Equipos	Levantamiento de todos los analistas con sus atribuciones
Restricciones	No efectúes los cambios en el entorno de producción directamente y sin pruebas
Premisas	El bot solo realiza la copia de seguridad y no procede al cierre mensual sin la autorización de un analista

El proyecto se inició el último día hábil del mes de noviembre de 2019. Para definir el campo Grupos de entrega se realizó el levantamiento de las actividades que debían ser realizadas. Para ello, se construyó una Estructura Analítica del Proyecto (EAP) (Figura 1), se definió el orden de prioridades de entrega (Tabla 1) y un diagrama de red para ilustrar este orden de preferencia de las entregas (Figura 2).

Figura 1. Estructura Analítica del Proyecto (EAP)

Tabla 1. Actividades definidas en el proyecto de acuerdo con las prioridades identificadas

Actividad	Antecesor
1. Planificación con el equipo
2. Documentación Región 1	1
3. Implementación de la Región 1	2
4. Documentación Región 2	3
5. Implementación Región 2	4
6. Prueba	5

Figura 2. Diagrama de red

Para el campo Línea de tiempo, se calculó la estimación a través de la utilización de las técnicas PERT/CPM (Tabla 2) y a continuación se estableció el Diagrama de Gantt con los analistas asignados a sus respectivas actividades (Figura 3). Se elaboró también un diagrama Burndown (Figura 4), donde la línea negra muestra la estimación de ejecución del proyecto y se construyó un tablero Kanban con las actividades divididas en post-its, conteniendo los campos: Por hacer, Haciendo, Hecho y Bloqueado.

Tabla 2. Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT) con la estimación de finalización del proyecto y Varianza

Actividad	PERT	Varianza
	———Horarios———
Planificación con el equipo	5,6	0,1
Documentación Región 1	4,0	0,1
Implementación de la Región 2	3,8	0,2
Documentación Región 2	10,6	1,0
Implementación Región 2	10	1,2
Prueba	3,5	0,0
Suma	37,4	2,7

Figura 3. Diagrama de Gantt

Figura 4. Gráfico Burndown

Para llenar el campo Costos: se colocó un valor de R$ 7.185,82, calculado de acuerdo con el valor/hora de los Analistas (Tabla 3) y por el valor total obtenido por actividad de acuerdo como los analistas fueron asignados por actividad (Tabla 4).

Tabla 3. Analistas con sus respectivos valores de trabajo por hora

El analista	Valor horario
	(BRL) hora-1
Analista 1	54,00
Analista 2	54,00
Analista 3	74,00
Analista Cuatro	54,00
Analista 5	74,00

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Tabla 4. Valor de cada actividad y el total de la ejecución del proyecto

Actividad	Valía
	(BRL)
Planificación con el equipo	1.729,80
Documentación Región 1	506,88
Implementación de la Región 2	687,96
Documentación Región 2	1359,36
Implementación Región 2	1823,64
Prueba	1078,18
Suma	7.185,82

Para llenar el campo Grupo de Riesgos se calculó la probabilidad de éxito del proyecto, se encontró Z=1,6 valor equivalente al 94% de posibilidades de que el proyecto sea concluido a tiempo usando la tabla de distribución normal. El pico del gráfico fue de 37,4 horas que se refiere al plazo estimado para la conclusión del proyecto (Figura 5). También se realizó el Análisis de Riesgos cuantitativo usando el PERT para estimar la Probabilidad de que ocurra algún riesgo y, consecuentemente, el cálculo de Valor Esperado (Tabla 5).

Figura 5. Área de probabilidad de que el proyecto se ejecute en 40 horas

Tabla 5 Análisis cuantitativo de riesgos de los datos considerando Categoría

Después de todo el levantamiento realizado y las actividades concluidas, el proyecto se inició el 21 de noviembre de 2018 y se concluyó a mediodía del 28 de noviembre de 2018, con la producción iniciada con éxito el último día hábil de noviembre de 2018. El objetivo del proyecto se alcanzó, cumpliendo la necesidad de un período inferior a 40 horas (Tabla 6) (Figura 6).

Tabla 6. Comparativa de lo estimado con lo realizado en tiempo

Actividad	PERT(Estimado)	Concluido	Valoración estimada	Valor gastado
	———— tiempo ———–		————- (BRL) ————
Planificación con el equipo	5.6	6,0	1.729,80	1.858,89
Documentación Región 1	4,0	2,0	506,88	254,50
Implementación de la Región 2	3,8	1,6	687,96	293,53
Documentación Región 2	10,6	10,0	1.359,36	1.279,73
Implementación Región 2	10	11,29	1.823,64	2.058,89
Prueba	3,5	3,5	1.078,18	1.078,18
Suma	37,4	34,39	7.185,82	6.823,72

Figura 7. Burndown después de la ejecución del proyecto

*la línea negra muestra la estimación y la línea roja el tiempo de ejecución del proyecto

Al considerar trabajos como el de Melo y Ferreira (2010) que aplicaron la metodología Extreme Programming [XP], se constató ganancia en velocidad, pero dificultad en efectuar un cambio de cultura organizacional, lo que no sucedió en este trabajo debido a la utilización de métodos híbridos.

El trabajo de Andrade y Taiti (2012), enfocado en la creación de software utilizando técnicas del PMBOK, trajo beneficios como la gestión de recursos humanos, costos y riesgos; sin embargo, la ausencia de una metodología ágil comprometió las entregas debido a un gran enfoque en la documentación.

La utilización de métodos híbridos correspondió a lo esperado, arrojando resultados cercanos a lo estimado, lo que no comprometió la ejecución del proyecto. Las estimaciones y resultados obtenidos a través de técnicas se mostraron eficientes en no sobreestimar ni subestimar los riesgos, y el tiempo de duración del proyecto, así todo este conjunto contribuyó al éxito del proyecto.

Referencias

Andrade, S.; Tait, T.F. 2012. Uma aplicação do guia PMBOK na gestão de projetos de software. Revista Brasileira de Computação Aplicada, 4(1):  2-11.

Arafeen, M. J.; Saugata, B. 2009. Improving Software Development Using Scrum Model by Analyzing Up and Down Movements on The Sprint Burn Down Chart – Proposition for Better Alternatives. J. Digit. Content Technol. its Appl., 3: 109-115.

Beck, K.; Beedle, M.; van Bennekum, A.; Cockburn, A.; Cunningham, W.; Fowler, M.; Grenning, J.; Highsmith, J.; Hunt, A.; Jeffries, R.; Kern, J.; Marick, B.; Martin, R.C., Mellor, S.; Schwaber, K.; Sutherland, J.; Thomas, D. 2001. Manifesto for Agile Software Development Manifesto for Agile Software Development. Disponível em: <https://agilemanifesto.org/iso/ptbr/manifesto.html> Acesso em: 10 jun. 2018.

Finocchio Júnior, J. 2013. Project Model Canvas: gerenciamento de projetos sem burocracia. Elsevier/Campus. Rio de Janeiro, RJ, Brasil.

Fonseca, C.E.C.; Meirelles, F.S.; Diniz, E.H. 2010. Tecnologia bancária no Brasil. FGV, RAE, São Paulo, SP, Brasil.

Melo, C.; O.; Ferreira G.R.M. 2010. Adoção de métodos ágeis em uma Instituição Pública de grande porte – um estudo de caso. In: Proceedings of the Brazilian Workshop for Agile Methods (WBMA 2010) in the Brazilian Conference on Agile Methods (Agile Brazil 2010): 112-125. Disponível em: <http://www.agilcoop.org.br/files/WBMA_Melo_e_Ferreira.pdf> Acesso em: 08 maio 2018.

Moreira, R.F.; Nunes, R.R.; Giozza, W.F.; Nze, G.A. 2020. Optimization of the performance of an online payment application by the improvement of its infrastructure. In: 2020 15th Iberian Conference on Information Systems and Technologies (CISTI). IEEE, Sevilha, Espanha.

Novais, I.F.; Jorge, E.M.F.; Junior, C.P.C.; Souza, D.T. 2011. Gerenciamento de Projeto Otimista (GPO): Um Método que integra PERT/CPM à CCPM. Revista de Gestão eProjetos, 2(2): 150-165.

Project Management Institute [PMI]. 2017. A guide to the project management body of knowledge (PMBOK). 6 ed. Project Managemente Institute. Newtown Square, PA, EUA.

Sutherland A.C.; Sutherland J.; Hegarty C. 2009. Scrum in Church: Saving the World One Team at a Time. In: 2009 Agile Conference, Chicago, p. 329-332. IL, USA,

Vallerão, A.G.; Roses, L.K. 2013. Monitoramento e controle de projetos de desenvolvimento de Software com o Scrum: avaliação da Produção Científica. Revista de Gestão e Projetos – GeP, 4(2): 100.

Como citar

Moreira, F.R.; Chinelato, G.A. Gerenciamento de projetos usando métodos híbridos na tecnologia da informação de uma Instituição Financeira. Estratégias e Soluções, 2: e.20210005.

Sobre os autores

Fernando Rocha Moreira – Graduado em Sistemas de Informação (UFV) e Especialista em Gestão de Projetos (USP).

Gressa Amanda Chinelato – Mestre em Fitopatologia (USP) e Especialista em Agronegócios (USP).

Editorado por: Edson Pereira da Mota

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